Parametrización de la empresa en el sistema
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la UDA de paquetería contable, en esta ocasión, revisaremos el tema sobre la parametrización de la empresa en el sistema. Su importancia radica en cómo parametrizar una empresa desde cero en algunos sistemas contables, con la finalidad de tener el conocimiento de los requerimientos y datos respecto a la entidad al momento de darla de alta en los sistemas contables.
2. Objetivo didáctico
Conocer el procedimiento de parametrización de la empresa en sistemas contables, así como reconocer la información con respecto a la entidad necesaria para su alta.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico! Nos da mucho gusto tenerte aquí, en esta lección veremos cómo parametrizar la empresa al momento de darla de alta en el sistema contable de Contpaqi Contabilidad.
Daremos muestra de los cuadros de diálogo que se despliegan durante el proceso y la información necesaria para llenar los campos solicitados a manera de tutorial.
¡Sin más preámbulo, comencemos!
Desarrollo del tema
1. Contpaqi Contabilidad
CONTPAQi Contabilidad es un software contable que es utilizado por empresas nacionales para el registro de de las operaciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a las entidades, aunque cabe aclarar que existen muchas opciones en el mercado y con características particulares cada uno, pero para fines didácticos se ocupará de referencia el citado y otro software con una dinámica diferente para la parametrización inicial de la empresa.
Te recomendamos antes de continuar con el tema, que te des la oportunidad de leer la ficha técnica y que posibilidades se pueden hacer en el paquete, accede al siguiente link para ver la información: https://www.contpaqi.com/ficha-producto-contabilidad
1.1 Parametrización inicial
Lo primero que debemos hacer es el alta de la nueva empresa en el paquete. Para ello, comenzaremos en la pantalla inicial del sistema, se debe dar click en la pestaña denominada “empresas” situada en la parte superior derecha de la pantalla:
Al darle clic, se desplegará un cuadro de diálogo con las empresas que se han creado con anterioridad o en su defecto ninguna, nos situaremos y daremos click al botón con el nombre “Nueva empresa”, situado en la parte superior del cuadro como se puede mostrar en la siguiente imagen:
Una vez que se fue seleccionado la opción de “Nueva Empresa”, se abrirá un cuadro de diálogo con la pantalla para hacer la primera parametrización de la empresa:
1.1.1 Nombre de la empresa
Es el primer campo que se nos solicita, en este espacio colocaremos el nombre de la empresa como queremos que aparezca en el paquete, es decir, no es obligatorio sea la razón social, aunque sería lo más recomendable, aún así este dato se puede modificar, más adelante mostraremos otros parámetros que pueden definirse o redefinirse.
1.1.2 RFC Empresa
En éste campo colocaremos el registro federal de contribuyentes (RFC) de la empresa, el cuál es asignado al momento de dar la empresa de alta ante la secretaría de hacienda y crédito Público (SHCP) mediante los servicios electrónicos o presenciales que ofrece a través del órgano desconcentrado del servicio de administración tributaria (SAT).
1.1.3 Catálogo de cuentas preinstalado y su estructura
En esta sección tú puedes seleccionar entre dos opciones: Ninguno o el catálogo general del SAT. Si selecciona la opción Ninguno, debe agregarse la estructura que llevará el catálogo, es decir en este aspecto, cuantos dígitos formarán el código de cuenta, la función de ello, es llevar un mejor control de la información y poder desplegar las cuentas de acuerdo a las necesidades del usuario, así como los valores que podrán conformar dicho código, ya pueden ser numéricos o alfanuméricos y el nivel que tendrá cada segmento.
Si se elige la opción de catálogo preinstalado de acuerdo al SAT, no se modificarán las demás opciones y en automático se asigna como catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF).
1.1.4 Inicio de Historia
En el campo que se presenta debemos colocar el inicio del ejercicio en el que se comenzará a registrar operaciones, la fecha de fin de ejercicio será el último día del año del ejercicio que se trate.
1.1.5 Periodos Contables
Aquí se puede seleccionar el tipo de periodo que se ocupará, lo más usual es que sea mensual, pero existe la posibilidad de que sea de otra manera, bimestral, trimestral, entre otros.
El periodo vigente dependerá del tipo de periodo seleccionado, su función es marcar el periodo de inicio de las operaciones. La casilla que anuncia “Manejar periodos abiertos”, es para que se pueda trabajar en otros periodos fuera del periodo vigente, de lo contrario, sólo se permitirá trabajar durante los periodos vigentes.
El último paso para la primera parametrización será darle en “Guardar” y habremos conseguido con éxito la creación de la empresa en el sistema. Ahora veremos los demás parámetros que se pueden definir de la empresa o en su caso, redefinir.
1.2 Parametrización posterior
Una vez creada la empresa se pueden realizar configuraciones más avanzadas o redefinir configuraciones de cuando se creó la empresa en el sistema contable, vamos a verlas.
Para realizar lo anterior, nos vamos a colocar dentro de la pantalla principal del sistema en la pestaña “Configuración” y posteriormente en la opción de “redefinir empresa” o presionar el comando “Ctrl+R”.
Se abrirá un cuadro de diálogo con varias pestañas, entre ellas se encuentran:
- Generales
- Fechas y Periodos
- Cuentas y sus estructura
- Pólizas y su captura
- IVA
- CSD
Cada una de ellas se explicará a continuación.
1.2.1 Generales
En esta pestaña se podrán colocar datos de la entidad, como son:
- RFC de la empresa
- Razón social
- Algún otro registro ante una cámara o cuenta.
- Datos del representante legal de la empresa
- Apellidos
- Nombre
- Curp
- Correo electrónico
- Teléfono
- RFC
- Domicilio de la empresa
Existe al final de esta pestaña un apartado acerca de la ubicación de los archivos de la empresa, en donde podremos editar la ruta donde se realizarán los respaldos de la información de la empresa, así como la ubicación al darle salida a algún reporte, es muy relevante esta información, al momento de querer respaldar, pero más aún al querer compartir un respaldo de la empresa.
De igual forma la parte denominada “index”, aunque no es editable, nos da la ubicación del administrador de documentos digitales de la entidad.
1.2.2 Fechas y periodos
En esta pestaña no permite hacer modificaciones con excepción del periodo vigente, pero no se aconseja se cambie de en esta pestaña, pues existe un proceso particular para ello, esta pestaña sirve sólo tiene uso de informativa para rectificar el inicio de la empresa en el sistema, el tipo de periodo y el periodo vigente de la misma.
1.2.3 Cuentas y su estructura
Esta pestaña tiene varios elementos que se pueden configurar, veamos cada uno de ellos:
1.2.3.1 Manejo de cuentas
Usted puede seleccionar las casillas que sean de su preferencia, acorde a las necesidades de la empresa.
- Usar cuenta de cuadre: Cuando se hacen registros de pólizas y no cuadran los cargos con los abonos, existe la opción de hacerlo mediante la cuenta de cuadre, no se recomienda en su totalidad, por los errores que se pueden producir al ocupar dicha cuenta, pues lo más ideal es tener reconocido cada una de las partidas de cada transacción, transformación u otros eventos.
- Usar cuenta de flujo de efectivo: Esta opción va a permitir al sistema reconocer que cuenta maneja la empresa para cuestiones de flujo de efectivo, esto ayuda a tener un mejor control, y permite facilidades para reportes fiscales, en especial del Impuesto al Valor Agregado (IVA) o en la presentación de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT), así como reportes financieros, aunque puede ser opcional el uso de ella.
- Permitir cambiar números de cuentas: Esta opción permite una vez se haya creado una cuenta en el catálogo de cuentas, poderla modificar posteriormente, aunque existe la limitación de si existen movimientos en la cuenta que se pretende cambiar, de no poder hacerlo.
- Mostrar el árbol de cuentas, búsqueda por páginas y asumir la siguiente cuenta: Estas opciones son en función de cómo se desplegará las pantallas al crear, editar o buscar cuentas en el catálogo.
- Obligar asignar agrupador SAT al dar de alta cuentas: Esta opción limita o no el asignar el código agrupador del SAT, plasmado en el anexo 24 de la RMF, esta casilla es altamente recomendable de utilizar, pues previene la carencia del código agrupador en las cuentas de la empresa, que al momento de timbrar la contabilidad es necesario.
1.2.3.2 Estructura de las cuentas:
En esta opción, en primera instancia te da la estructura que se configuró al momento de la creación de la empresa, pero existe un botón denominado “cambiar estructura”, y permite cambiar la estructura del catálogo de cuentas.
1.2.3.3 Segmentos de negocio
En esta opción se permite asignar segmentos de negocio en las operaciones de la empresa, y tener un mejor control en la generación de la información financiera.
1.2.3.4 Cuenta de flujo de efectivo
En esta opción se asigna la cuenta que maneja la empresa para el flujo de efectivo, sólo podrá asignarse si se activa la casilla “Usar cuenta de flujo de efectivo” en las opciones de manejo de cuentas anterior vistas.
1.2.4 Pólizas y su estructura
Esta pestaña permite opciones en la creación, edición, modificación de pólizas.
1.2.4.1 Periodos abiertos
Esta opción sólo se habilita si la empresa al momento de su creación se activó la casilla de manejar periodos abiertos, las casillas que se pueden rellenar es para permitir crear, editar o borrar pólizas de periodos anteriores, futuros o ambos, de no seleccionar las casillas, sólo se permitirá crear, editar o borrar pólizas del periodo vigente.
1.2.4.2 Manejo de pólizas y movimientos
Estas opciones permiten modificar la presentación y los conceptos que integran las pólizas, ya que viene una configuración precargada, dependiendo de las necesidades particulares del usuario.
1.2.4.3 Captura rápida
Estas opciones pretenden facilitar el registro de pólizas, son opcionales y dependen de las necesidades o el juicio profesional de quien esté elaborando las pólizas.
1.2.4.5 Presupuestos y decimales para el tipo de cambio
La opción de presupuestos, ayudará a poder acumular las partidas a presupuestos, para una futura comparación y los decimales para el tipo de cambio son los dígitos que permite utilizar en pólizas con moneda extranjera.
1.2.5 IVA
Esta pestaña es de uso específico de llevar un control del Impuesto al valor agregado (IVA), esta pestaña sólo se puede hacer uso y habilitar si se hace uso de cuenta de flujo de efectivo, la finalidad de esto, es poder facilitar la determinación del IVA acreditable y causado de un periodo y la opción de poder sacar reportes o el archivo para la presentación de la declaración informativa de operaciones con terceros. (DIOT).
1.2.6 CSD
Esta pestaña es para colocar el certificado de sellos digitales (CSD) de la empresa, para poder timbrar documentos digitales y poder recibir documentos digitales.
Con este última pestaña, terminamos la parametrización inicial y posterior de la empresa en el sistema contable Contpaqi Contabilidad, existen una gran diversidad de sistemas contables, este sistema lo tomamos como referencia solamente, cada sistema tiene sus particularidades al igual que similitudes, espero sea haya podido ser de su agrado y que les haya sido de apoyo.
Te invitamos a ver el siguiente vídeo de el proceso anterior visto resumido:
Esperamos que el tema haya sido claro, nos vemos más adelante.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- CONTPAQi Contabilidad es un software contable para el registro de de las operaciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a las entidades.
- La parametrización inicia al momento de crear la empresa en el sistema.
- El registro federal de contribuyentes (RFC) de la empresa, es asignado al momento de dar de alta ante la secretaría de hacienda y crédito Público (SHCP) mediante los servicios electrónicos o presenciales que ofrece a través del órgano desconcentrado del servicio de administración tributaria (SAT).
- Existe una parametrización posterior para redefinir o agregar ajustes a la configuración de la empresa.
- El código agrupador que se debe asignar a cada cuenta del catálogo está plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal.
- La opción en la parametrización posterior de manejar flujo de efectivo permitirá al sistema la generación de reportes auxiliares fiscales para el Impuesto al valor agregado (IVA) y la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT), así como otros reportes financieros.
- La opción de periodos abiertos sólo se habilita si la empresa al momento de su creación se activó la casilla de manejar periodos abiertos, las casillas que se pueden rellenar es para permitir crear, editar o borrar pólizas de periodos anteriores, futuros o ambos, de no seleccionar las casillas, sólo se permitirá crear, editar o borrar pólizas del periodo vigente
- Se puede llevar un control de IVA, tanto acreditable como trasladado.
Fuentes de consulta
- Sitio Web: CONTPAQi, (2021). México. CONTPAQi Contabilidad (Ficha de producto técnica, beneficios y características) https://www.contpaqi.com/ficha-producto-contabilidad
- Vídeo en internet: Ulises Mascote [Infut Mascote]. (2018). México Crear una empresa nueva en contpaqi Contabilidad Público. URL: Crear una empresa nueva en contpaqi Contabilidad