Clase digital 2. Cómo confirmar información importante

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Cómo confirmar información importante

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje de Comunicación Organizacional. En el entorno organizacional es fundamental que los usuarios intercambien información, el empleo adecuado de la comunicación permitirá que los colaboradores puedan llevar a cabo cualquier actividad que logre alcanzar los objetivos esperados.

2. Objetivo didáctico

Conocer las herramientas que permitan la confirmación de información importante, identificando el proceso de comunicación que será útil durante tu trayectoria estudiantil y profesional, para lograr la efectividad al intercambiar los mensajes que van encaminados a la realización de tareas, evitando el uso de aspectos poco relevantes que interrumpan la realización de dichas actividades.

3. Contenido didáctico

Introducción

Bienvenido a este recurso didáctico, el cual te proporcionará la diferencia entre información y comunicación, esto te permitirá conocer el proceso de comunicación así como todas las características que lo componen para que puedas visualizar que hay diferentes tipos de comunicación y la importancia de lograr una comunicación efectiva en el entorno organizacional donde es necesario intercambiar información importante. 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

El cómo contestar información importante dentro de una empresa es esencial ya que agiliza las actividades a realizar por medio de una adecuada comunicación, donde se informa a los colaboradores lo que se debe llevar a cabo o lo que está pasando a través de la afirmación de hechos, por lo cual la interacción se vuelve un aspecto importante para comunicar lo que se requiere en el entorno organizacional. 

  • La manera más efectiva para las relaciones de trabajo radica en que el proceso de información sea de persona a persona no solo por la rapidez sino también porque es el canal que representa menos costos para la empresa; aunque los medios de comunicación utilizados en las organizaciones estén catalogados en que son también señales múltiples que proporcionan retroalimentación rápida, no obstante, la comunicación interpersonal siempre es la mayor riqueza comunicativa. 

(Rodas. 2017, p. 5)

¿Por qué es necesario saber cómo confirmar información importante dentro del entorno organizacional? Dentro de las empresas suelen surgir dudas acerca de la realización de las tareas que son designadas a cada colaborador, la comunicación se vuelve esencial cuando se requiere dar a conocer información acerca de las funciones a realizar ya que de esto dependerá el éxito que se tendrá cuando se desarrollen las actividades.

Para comenzar se hará énfasis en la definición de comunicación e información, es necesario conocer la diferencia entre estos dos conceptos porque se utilizan de forma frecuente en el entorno organizacional. 

  • …La comunicación es una de las grandes herramientas para provocar y gestionar cambios. A través de la comunicación se transmiten nuevas ideas y valores, se da sentido a la realidad, se gestionan símbolos asociados a los cambios y se confrontan posturas que pueden concretarse en nuevas realidades organizativas.

(Peiró, José M. & Bresó, Irene, 2012, p. 46)

  • La comunicación humana es entendida como un proceso social que le ha permitido al ser humano relacionarse con sus semejantes y emitir mensajes a través de medios y códigos, los cuales le han servido de vínculo para transmitir información entre dos o más personas, haciendo posible su interacción y entendimiento.

(Hernández, 2013, p. 8)

  • Algunas definiciones conceptualizan a la información como “aquello que transforma la estructura del conocimiento. La percepción de información de carácter novedoso puede producir un cambio en la estructura del conocimiento del usuario, sin embargo, con frecuencia, la información solo añade, modifica o sustituye una porción de dicho conocimiento que no se relaciona con su estructura, condición por la cual el mensaje recibido no pierde su informatividad, una propiedad universal de la materia que es independiente del conocimiento del receptor.

(Cañedo, 2003, p. 11)

En otras palabras, la información logra que se puedan adquirir nuevos conocimientos puesto que permite que se recolectan, procesen y almacenen nuevos datos por medio de canales de comunicación, de modo que en un entorno organizacional se requiere que los colaboradores generen nuevos conocimientos y habilidades que puedan aplicar en su desempeño, de tal modo que la información adquirida por la interacción proporcione mejores resultados para la empresa. 

Para confirmar información importante necesitaremos abordar los elementos que componen el proceso de comunicación: 

  1. Fuente o emisor. La comunicación inicia con el emisor o fuente: puede ser una o varias personas con ideas, información y propósito para comunicar…Por ejemplo, un memorando enviado por correo electrónico a todo el personal de la empresa, redactado por el asistente del director de recursos humanos y avalado por el propio director, es un caso de fuente o emisor de información.
  2. Mensaje. Es la forma que se le da a una idea o pensamiento que se desea transmitir, ya sea en forma verbal o no verbal. En el ejemplo del memorando que envía recursos humanos, el mensaje cifrado por escrito consiste en dar aviso a los empleados que no se laborará el viernes 2 de noviembre.
  3. Codificación. Convierte una idea en un mensaje que pueda ser entendido claramente. Para que sea adecuada, la fuente debe ser hábil en el manejo del lenguaje, con conocimientos suficientes para explicar la idea, una actitud positiva ante el interlocutor y conocer el sistema sociocultural en el que el destinatario se desenvuelve.
  4. Canal. Es el medio por el cual se transmite el mensaje, puede ser formal e informal, dependiendo de la utilización de los medios que la organización dispone para tal informal o de la transmisión del mensaje “de boca en boca”. En el ejemplo, el canal por el que se envió el mensaje fue la red de cómputo de la empresa.
  5. Decodificación. Es la interpretación que el receptor hace del mensaje, manejando las habilidades y actitudes que se comentaron en el caso de la codificación. Cuando se decodifica el mensaje no sólo se “traduce” literalmente, sino que se interpreta de acuerdo con la realidad personal del receptor.
  6. “Receptor. Es quien recibe el mensaje, lo decodifica y responde al emisor o fuente. En el ejemplo es el personal de la empresa, colectiva e individualmente.”
  7. “Retroalimentación. Es una vía para la respuesta del receptor al mensaje del emisor. La respuesta (verbal o no verbal) permite al emisor saber si el receptor recibió o no su mensaje, y si produjo en el receptor la respuesta pretendida (seguimiento y control).”

(Anónimo, s.f.p. 255 – 256)

Veamos el siguiente ejemplo: El asistente de director de recursos humanos gira un memorando por correo electrónico (emisor y comunicación escrita);  el mensaje cifrado por escrito consiste en dar aviso a los empleados que no se laborará el viernes 2 de noviembre (mensaje- información). Para que este llegue a ser atendido claramente se requiere de un lenguaje hábil sencillo y claro , para explicar la idea de forma correcta (decodificación-interpretación) , así es como se podrá traducir no solo de forma literal sino de acuerdo con la realidad de quien recibe (receptor). El medio por el cual se transmite en este caso la información es formal (red de cómputo de la empresa), sin embargo se convierte en informal si se lleva a cabo a través de redes (boca en boca) esto es aquellos que no tuvieron acceso al comunicado. Al darse una respuesta verbal o no verbal permite saber si fue recibido o no (retroalimentación), el acuse de recibo permite otorgar seguimiento y llevar un control. Las organizaciones cuentan con personal que ocupan distintas posiciones con diferentes roles que conforman redes de comunicación.. 

El empleo de los elementos de la comunicación nos permitirá que sea posible desempeñar el proceso de comunicación para poder transmitir información. Por consiguiente, una vez que tenemos en cuenta los elementos que se utilizan en el proceso de comunicación proseguimos a ver los tipos de comunicación que nos facilitarán la transmisión de información importante. 

Petrone (2020) explica que la comunicación puede ser dividida en verbal (palabra oral o escrita), no verbal, y asertiva.

a) La palabra escrita es un proceso mecánico, una destreza psicomotriz mediante la cual se aprende a escribir palabras y oraciones, que permiten la materialización inteligible del mensaje. La comunicación escrita se caracteriza porque se puede revisar y eliminar errores antes de transmitirla, se puede archivar fácilmente, el receptor puede leer a su ritmo y revisar la información cuantas veces quiera.

b) La comunicación oral es más personal e individualizada, se puede adaptar sobre la marcha con base al feedback que se va recibiendo. Generalmente es menos costoso producirla, se puede apoyar en elementos no verbales, pero no se puede revisar, por lo que una vez dicho algo no se puede borrar, es efímera y de corta duración.

Por otro lado Petrone (2020) describe a la comunicación no verbal como un intercambio de información en el que no se usan palabras y lo divide en 3 categorias: 

a) Comunicación no verbal kinésica: se refiere al uso del lenguaje corporal (gestos, miradas).

b) Comunicación no verbal proxémica: tiene que ver con la distancia entre una persona y otra, la cual varía según la circunstancia y la cultura. 

c) Comunicación no verbal paralingüística: se refiere a la expresión de sonidos sin palabras (gritos de euforia, bostezos, cambios de tono de voz).

Por último Petrone (2020) explica que en el proceso de la comunicación asertiva el emisor logra expresar un mensaje de forma simple, oportuna y clara, considerando las necesidades del receptor o interlocutor. 

Cabe destacar que dentro de las organizaciones es esencial mantener comunicación, esto permitirá que las actividades a realizar estén al día. 

Rodas, (2017) en su tesis Comunicación efectiva y trabajo en equipo explica, dentro de las organizaciones existe un interés ambicioso de los empleados por conocer la información, entonces cuanto mayor es la gestión comunicativa la sensación de ansiedad disminuye y existe menor pérdida en el tiempo; también se evitan murmuraciones, tergiversaciones al obtener una información incompleta; por esto es preciso que existan espacios para el intercambio de ideas o participación. 

a) Formalidad en la comunicación organizacional

La establece la misma empresa, su estructura va en función a las metas y sujeta a reglas, existen diversos medios para transmitir información lo cual refiere la intencionalidad de la misma y se clasifican en: (p.18)

  • Comunicación descendente: es la que se da de las gerencias hacia el personal, comúnmente se componen por información institucional como lo son normas, procedimientos o reglamentos, en ocasiones son inadecuadas o no son de agrados de todos los colaboradores por lo que se da la expresión “los de arriba no tienen idea de lo que sucede abajo”.
  • Comunicación ascendente: del personal hacia la dirección o presidencia de la empresa, es importante pues la gerencia con este tipo de información obtiene una visión del clima laboral que se maneja en la institución, debido a que ayuda a aclarar malentendidos o chismes; los medios que colaboran en esto pueden ser un buzón de sugerencias o la resolución de conflictos.
  • Comunicación horizontal: Se da entre los empleados del mismo nivel jerárquico, es indispensable para la buena coordinación o unificación de los departamentos en las empresas y para que las labores que desempeñan sean correctas, se den procesos adecuados para no incurrir en repetir funciones ni derrochar recurso de tiempo o económicos.
  • Comunicación diagonal: relacionada a miembros que pertenecen a diferentes departamentos que entrelazan mensajes, tienen la característica que esta clase iguala a los individuos que participan por ello es importante prestar atención a la personalidad de cada uno para evitar problemas.

(Rodas, 2017, p. 18 – 19)

Te invitamos a revisar el siguiente recurso Presentación. Comunicación efectiva donde revisaremos aspectos de la comunicación efectiva.

Para concluir, la confirmación de información importante dentro de la organización por medio del empleo de los elementos de comunicación y su proceso proporciona mayor productividad, mantener comunicación entre los empleados ayudará a que el trabajo en equipo sea mejor mejorando el desempeño de actividades, es necesario que exista este proceso, en todas las organizaciones debe existir comunicación, quizá se vuelve deficiente pero es algo que se debe reforzar día a día para el logro de objetivos.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Dentro de una organización es importante que exista comunicación entre los colaboradores para lograr una mejor organización. 
  • El proceso de comunicación a través del empleo de todos los elementos proporcionará una mejor transmisión de información.
  • Es necesario que los colaboradores reciban información acerca de los relacionado con la organización para que en conjunto se puedan lograr los objetivos.
  • Tener información acerca de cualquier aspecto que involucre a los colaboradores de una organización permitirá que sean mas eficientes en el proceso de la realización de actividades.

Fuentes de consulta