Clase digital 2: Funciones avanzadas de procesador de textos

Funciones avanzadas de procesador de textos

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Informática en los negocios” de segundo semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en recordar que la tecnología siempre está presente en nuestras vidas, y junto con ella, la ofimática también. Este término puede llegar a no ser tan conocido, pero eso no significa que nunca la hayamos utilizado, en concreto la ofimática nace de unir las palabras oficina e informática, por lo que podemos deducir que se trata de utilizar programas, herramientas y aplicaciones dentro de las organizaciones teniendo como finalidad una mejor optimización del tiempo y calidad para el trabajo. Una de las aplicaciones más usadas y conocidas es Microsoft Word ya que en esta se redactan millones de documentos en todo el mundo, esto debido a su gran facilidad de uso y libre elección de distintas funciones a aplicar. Aprender a utilizar las funciones avanzadas de Microsoft Word nos da un plus como estudiantes y profesionistas, ya que nos hace ver formales y serios al presentar nuestros trabajos escritos.

2. Objetivo didáctico

Dominar ciertas funciones avanzadas del procesador de textos Microsoft Word para profesionalizar y formalizar los trabajos escritos que debemos de presentar ante un profesor o jefe en el trabajo.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en conocer veintidós atajos de comandos que podemos utilizar para recortar nuestro tiempo al redactar o editar textos, ya que así nos evitamos tomar el ratón para realizar acciones que de igual manera se hacen con el teclado. También aprenderemos cómo accionar con nuestro teclado la barra de herramientas para de igual manera, navegar por este menú sin tomar el ratón. A continuación comprenderemos de qué trata la combinación de correspondencia y la gran ayuda que esto genera al momento de redactar cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etiquetas, etc., las cuales queremos que estén personalizadas de acorde a la información de cada destinatario. Después, sabremos los pasos que debemos de seguir para crear un índice automático que nos salvará de escribir manualmente todos los títulos y subtítulos que contiene nuestro documento y con un diseño a nuestro gusto. Posteriormente aprenderemos cómo colocar notas de pie de página, en caso de tener que escribir referencias bibliográficas al final de la hoja o colocar un comentario complementario y breve. En seguida, estudiaremos cómo introducir fuentes bibliográficas para insertar citas en nuestro texto y así poder agregar un listado de referencias bibliográficas a nuestro trabajo. Para finalizar, conoceremos la sencilla manera en que podemos transformar nuestro documento a una vista de página web que podemos compartir mediante un enlace.

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

Como primer punto queremos aclarar que las instrucciones que se muestran a continuación se pueden utilizar en el sistema operativo Windows con la aplicación Word, pero si se tiene macOS o se utiliza Word en línea, las instrucciones pueden variar.

1. Atajo de comandos

1.1 Atajos de teclado

Con el constante avance de la tecnología hemos tenido que pasar de realizar trabajos a mano en un cuaderno u hojas de máquina a realizarlos en computadora, por consecuencia el uso de Microsoft Word se ha hecho indispensable tanto para la escuela como para la vida laboral. Todos llegamos a un punto donde tenemos trabajo atrasado y a algunos nos estresa mover el ratón por todos lados en pantalla dando clic en los iconos en vez de tener las dos manos libres en el teclado para escribir, es por eso que es importante aprender de memoria los atajos de comandos para así ahorrar tiempo, a continuación se presentan los más usados.

Es importante aclarar que estos comandos son funcionales solamente para cuando tenemos Microsoft Word en la versión español, ya que en Inglés los comandos varían debido al idioma.

1.2 Atajos para la barra de herramientas

Si queremos acceder a la barra de herramientas de acceso rápido con nuestro teclado, bastará con pulsar Alt y aparecerán letras cada una en un lugar donde nos indican qué opción podemos tomar pulsando ahora la letra que necesitemos.

Por ejemplo, dar clic en W para acceder a las opciones de “Vista”, y aparecerá la siguiente pantalla:

Como podemos observar, siguen apareciendo más opciones que podemos pulsar, y todo esto sin mover siquiera el ratón.

2. Combinación de correspondencia

Puede que nunca hayas oído hablar de este tema y es comprensible ya que muchos no tenemos la necesidad de enviar correos electrónicos masivos, pero hay posibilidades de que en algún trabajo nos toque realizar esta laboriosa tarea y por eso es importante conocer esta increíble función que optimizará nuestro tiempo. En sencillas palabras Microsoft (s.f) nos explica que la combinación de correspondencia  “permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario.”

2.1 Origen de datos

Lo primero que se debe de hacer es seleccionar el origen de datos para así poder realizar mensajes personalizados, las dos opciones más comunes son Outlook y Excel, en este recurso sólo abordaremos el Outlook.

Primero debemos de abrir nuestra aplicación de Outlook, en la pestaña de Inicio damos click en “Nuevo contacto” y agregamos todos los datos que ocupemos. Damos click en “Guardar y nuevo” en caso de querer seguir agregando más contactos, de lo contrario, seleccionar “Guardar y cerrar”.

Después, damos click a los tres puntitos de la parte superior derecha para seleccionar la opción de “Combinar correspondencia”.

Se abrirá la siguiente ventana que aparece en la imagen y seleccionamos a nuestra preferencia las opciones. En este caso vamos a crear un documento desde cero.

2.2 Redacción de la correspondencia

Al darle click en Aceptar, se abrirá un documento Word donde automáticamente nos situará en la pestaña de Correspondencia. Iniciamos escogiendo qué tipo de correspondencia haremos en la herramienta de “Iniciar combinación de correspondencia”, en esta ocasión haremos un Mensaje de correo electrónico.

De ahora en adelante serán totalmente a tu gusto los campos que desees agregar, para nuestro ejemplo colocaremos una “Línea de saludo” donde podemos seleccionar una de las distintas opciones que nos ofrece Word ayudándonos de la vista previa.

Empezamos a escribir nuestro correo electrónico y donde requiramos agregar un campo que se debe cambiar dependiendo el destinatario, utilizamos la función “Insertar campo combinado”. Hay que tener en cuenta que si el destinatario tiene vacío en su registro de contacto el campo que queremos, este quedará en blanco.

Cuando hayamos terminado de redactar, podemos dar click en “Vista previa de resultados” para revisar cada correo electrónico que será enviado hacia nuestros destinatarios.

Al terminar la revisión, damos click en “Enviar mensajes de correo electrónico” para finalizar con este envío masivo.

3. Tabla de contenidos automáticas

La tabla de contenido automática es de gran utilidad para cuando se requiere agregar un índice y tenemos en nuestro texto una gran cantidad de títulos y subtítulos puesto que con solo unos cuantos clicks nuestro índice se generará e irá actualizando. Además de que al utilizar esta herramienta se genera un hipervinculado, es decir, al dar clic en el título del índice nos llevará directo a la hoja donde este se encuentra.

3.1 De texto normal a título

Para que esta herramienta funcione correctamente, debemos subrayar los títulos de nuestro texto de acorde así es Título o Subtítulo (en el caso de Word, maneja como “Título 2” a los Subtítulos), utilizando la herramienta de acceso rápido “Estilos”.

3.2 Modificar diseño

Word tiene preparados algunos diseños en el grupo llamado “Estilos”, pero si deseas adecuarlos a tu preferencia lo puedes hacer. Lo que tienes que hacer es desplegar la lista de Estilos y dar click derecho en uno de estos y click en “Modificar”.

Se abrirá una ventana llamada “Modificar estilo” donde puedes cambiar el Formato. En el ejemplo de la imagen se cambió a letra verde, centrado, fuente Georgia y negritas. Al final es recomendable dar click en la casilla “Actualizar automáticamente” y “Aceptar”, esto con la finalidad de que todos los títulos que hayas seleccionado dependiendo a si es Título o Subtítulo sean del mismo diseño y así no tengas que modificar uno por uno.

Como podemos ver en la imagen, la modificación ha surtido efecto para los dos títulos.

3.3 Insertar tabla de contenido

Ahora, nos situamos en la página donde queramos colocar el índice, seleccionamos la pestaña “Referencias”, click en “Tabla de contenido” y al pasar el ratón por cada una de las opciones, se mostrará una pequeña descripción, elegimos la de nuestra preferencia.

Como podemos observar en la siguiente imagen, se muestran nuestros Títulos y Subtítulos de manera ordenada y al final el número de página en la que se encuentra. Si nos posicionamos en cualquiera de estos y presionamos Ctrl+Click, nos llevará a la página donde se encuentra.

En ocasiones sucede que después de añadir la tabla de contenido, regresamos a nuestro texto y hacemos modificaciones de títulos o agregamos más información y el número de páginas ya no coinciden con lo que muestra la tabla, para esto solo debemos de dar click en la opción “Actualizar tabla” y en la nueva ventana que se abre click en “Actualizar toda la tabla”.

Si fuera el caso de que queremos cambiar el diseño de la tabla, podemos dar click en “Tabla de contenido personalizada” y escoger a nuestro gusto.

4. Notas al pie de página

En ocasiones tenemos que agregar a nuestro texto algunas notas al pie de página, se podría hacer de forma manual pero para evitar esto, existe la función de “Insertar nota al pie” que la encontramos en el apartado de “Referencias” que también tiene un atajo de comando que se puede apreciar en la siguiente imagen.

Así que solo tienes que situarte con el ratón y dar un clic en el lugar exacto donde quieras agregar el número de referencia, dar clic en la opción “Insertar nota al pie” o presionar Alt+Ctrl+O y aparecerá un número en el texto y al final de la hoja donde tendrás que escribir lo que necesites tal como se puede ver en la imagen.

5. Citas y Referencias bibliográficas

Hemos de recordar que las citas bibliográficas se utilizan cuando la información que estamos escribiendo fue tomada de otro autor y debemos de darle crédito a su trabajo. Suele llegar a confundirse la diferencia entre las Referencias bibliográficas y la Bibliografía, vamos a distinguir cada una de de ellas:

• Referencias bibliográficas: Se utiliza cuando en el trabajo agregamos citas.
• Bibliografía: Se utiliza cuando en el trabajo no agregamos citas, además de que se pueden incluir recomendaciones de lecturas para complementar el trabajo.

5.1 Insertar cita

En el grupo “Citas y bibliografías” debemos de escoger el “Estilo” que necesitemos, para este ejemplo se usará el Formato APA (La Sexta Edición es la última actualización que tiene Word).

Ahora damos click en “Insertar cita” y “Agregar nueva fuente”.

Se abre una nueva ventana llamada “Crear fuente” donde podemos escoger de qué tipo de fuente proviene la información que vamos a agregar.

En este caso la fuente proviene de una página web, ahora solo debemos de llenar los campos que nos pide Word. Hay una casilla al final que se llama “Mostrar todos los campos bibliográficos”, que al activarse mostrará más campos a llenar en caso de que lo necesitemos.

Ahora ya tenemos lista la información de nuestra cita para agregarla. Posicionamos el ratón en el lugar donde queramos agregar la cita, damos click en “Insertar cita” y seleccionamos la correcta. Aparecerá la cita entre paréntesis.

Después de que hayamos terminado de agregar todas las citas que ocupamos, colocamos el ratón en la hoja donde vamos a poner nuestra Referencias bibliográficas, de nuevo en la pestaña de “Referencias” pero ahora click en “Bibliografía” para que se despliegue la lista de opciones y escogemos la segunda, esto por la explicación que se dio al principio del tema sobre la diferencia entre Bibliografía y Referencias bibliográficas.

6. Transformar en página web

Hay una función en Word que nos permite convertir nuestro documento a una página web para que se vuelva llamativo para nuestros lectores. Para esto podemos aplicar primero la opción de vista “Diseño web” que se encuentra en las herramientas de acceso rápido, o también en la parte de abajo en la Barra de estado, esto con la finalidad de tener una vista previa de cómo se visualizará nuestro documento al transformarlo.

Cuando hayamos terminado de redactar y acomodar nuestro texto, seleccionamos “Archivo” y después “Transformar”, se abrirá una ventana como la que se muestra en la imagen donde podemos seleccionar el diseño que más nos agrade y damos click en “Transformar”.

Se creará una página web que podemos compartir mediante un link. Cabe aclarar que si se quiere editar esta página web dando click en el botón que aparece en el borde superior derecho, nos redireccionará a una nueva pestaña donde editaremos el archivo pero desde el programa Microsoft Sway.

Hemos llegado al final de este recurso didáctico, una vez más deseando que los conocimientos que te hemos compartido te sean de utilidad y puedas aplicarlos en tus tareas, y en un futuro en tus encargos laborales. En los siguientes dos recursos continuaremos aprendiendo sobre la paquetería Office 365: Power Point y Excel, ambos relevantes para tu desarrollo profesional. ¡Sigamos adelante!

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

• Puede llegar a ser el caso en que no entiendas o no salga a la primera alguna de las funciones avanzadas, pero basta con practicar, leer guías o ver videos para lograr usar estas funciones como cualquier otra básica.
• Microsoft Word ofrece variedad de opciones de prediseño para aplicar a nuestros trabajos, pero si se quiere personalizar aún más, debemos hacer la modificaciones correspondientes para obtener la presentación que queremos o que en dado caso, sea adecuada para la organización donde se trabaja.
• No hay que olvidar que el convertir un documento a formato PDF cuando así lo amerita la ocasión, siempre le agrega valor y formalidad, además de que evita que sufra cambios el acomodo del texto a lo largo de las hojas cuando se comparte el documento a terceras personas, esto debido a que las versiones y configuraciones de Microsoft Word varían.

Fuentes de consulta

• Microsoft. (s.f). Agregar citas en un documento de Word. Soporte de Microsoft. Recuperado de: https://support.microsoft.com/es-es/office/agregar-citas-en-un-documento-de-word-ab9322bb-a8d3-47f4-80c8-63c06779f127
• Microsoft. (s.f).  Microsoft .(s.f).  Usar la combinación de correspondencia de correo electrónico masivo, cartas, etiquetas y sobres. Recuperado de: https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-la-combinaci%C3%B3n-de-correspondencia-de-correo-electr%C3%B3nico-masivo-cartas-etiquetas-y-sobres-f488ed5b-b849-4c11-9cff-932c49474705
• Microsoft. (s.f).  Métodos abreviados de teclado de Word. Soporte de Microsoft. Recuperado de: https://support.microsoft.com/es-es/topic/m%C3%A9todos-abreviados-de-teclado-de-word-95ef89dd-7142-4b50-afb2-f762f663ceb2