Clase digital 2. Módulos que constituyen un ERP

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Módulos que constituyen un ERP

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA de TIC’S para contabilidad, en esta ocasión, revisaremos el tema sobre los ERP y los módulos que los integran . Es de vital importancia su conocimiento, dado que los ERP son sistemas de uso diario en la mayoría de las medianas y grandes empresas, lo cual los convierte en un elemento imprescindible en la formación profesional de los contadores, así como de otras profesiones.

2. Objetivo didáctico

Identificar los principales conceptos con relación de los ERP, los módulos que lo integran y aspectos generales, lo que permite optimizar procesos empresariales y facilitar su uso en el ejercicio profesional.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en los sistemas ERP y los módulos que los integran, en cuanto a sus funciones y cómo interactúan en este ecosistema, con el objetivo de formar el marco de referencia para el uso de los sistemas ERP.

¡Sin más preámbulo, comencemos!

Desarrollo del tema

1. Concepto

Nos da mucho gusto tenerte aquí de nuevo, antes de adentrarnos a los módulos que constituyen a un ERP, debemos dar el marco de referencias acerca del mismo.

Lo primero es revisar algunas acepciones del mismo, utilizaremos, dos definiciones para ello:

  •  “Un ERP es un sistema que busca aumentar la eficiencia de los procesos de negocios, reduciendo tiempos, estandarizando y optimizando procesos y recursos, incluyendo cada uno de las actividades que se realizan dentro de la organización”

(Universidad Militar Nueva Granada, 2015)

  • “Es un sistema de gestión de la información estructurado para satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial, basado en el ofrecimiento de una solución completa que permite a las empresas evaluar, implementar y gestionar más fácilmente su negocio. Las soluciones ERP se caracterizan por su modularidad, integración de la información (dato único), universalidad, estandarización e interfaces con otras aplicaciones. Son sistemas abiertos y en la mayoría de los casos multiplataforma.”

(Blog business, 2009)

Hemos visto que un ERP es un software de aplicación de uso empresarial, por sus siglas en inglés ERP (Enterprise resource planning), sistemas de planeación de los recursos empresariales, su labor es integrar la información de los departamentos donde ante había un sistema de información especializado para cada órgano de la entidad, donde se busca que la eficiencia de los procesos, estandarizar y optimizar recurso y procesos, en tiempo real.

Te invitamos a ver el siguiente video acerca del concepto de ERP y su funcionalidad: Qué es un ERP y para qué sirve – Definición de ERP – Aplimedia 

Ahora es momento de observar de donde proviene, cuales fueron los antecedentes de los sistemas ERP

2. Antecedentes de los sistemas ERP

 La idea de gestionar los recursos de manera como lo hacen actualmente los ERP, vio sus orígenes desde la segunda guerra mundial, cuando el gobierno estadounidense utilizó sistemas especializados para gestionar los provisiones que se utilizaban en campo de batalla denominados MRP Systems (Material requirements Planning Systems)  y ha vivido un extenso proceso de cambios y adaptaciones desde ese entonces.

2.1 Década de 1970

En esta década los MRP, empezaban a surgir de manera no sólo con fines militares, sino para uso de las organizaciones, los MRP, buscaban atender la necesidad de predecir la demanda de consumo y estimar las cantidades de materiales necesarias para el abastecimiento de los mismos. 

(Fernández, F., 2016)

Observemos la estructura de un sistema MRP:




Fuente: Delgado, J., & Marín, F. (2000). Evolución en los sistemas de gestión empresarial del MRP as ERP. Departamento de ingeniería de organización, administración de empresas y estadística ETS de ingenieros industriales, universidad politécnica de Madrid, Madrid España

Los sistemas MRP significaron un antes y después de gestión de inventarios, sin embargo, tenían sus limitaciones, como lo era la capacidad productiva disponible y seguía siendo un sistema especializado del manejo de almacenes.

2.2 Década de 1980

En la década de 1980, empiezan a desarrollarse los MRP II, en los cuales ya se contemplaba el aspecto de la capacidad productiva instalada y disponible para atender la demanda de insumos y materias primas para la producción. La estructura del MRP II se veía de la siguiente manera

(Fernández, F., 2016)

Estructura de un sistema MRP II.

2.3 Década de 1990 

Conforme pasaba el tiempo y con el paso acelerado del desarrollo de las tecnologías de la información, los desarrolladores eran capaces de crear soluciones muy útiles en los procesos productivos,. y no solamente en ellos, si no que fueron consolidando la información de los distintos departamentos de la empresa, en una base de datos unificada, sin duplicidad de información, de manera progresiva, áreas como ventas, compras, producción, finanzas, contabilidad, recurso humanos se fueron incorporando a los sistemas de gestión, con relación con plataformas de información de proveedores y cliente, logrando una sistematización del proceso de gestión de la cadena de suministros.

(Fernández, F., 2016)

2.4. Década de 2000 en adelante

Los sistemas fueron progresando hasta lo que conocemos hoy como ERP (Enterprise resource planning), un sistema de gestión de recursos unificado, en una sola base de datos se concentraba la información de las distinta áreas de las entidades, generando flujos de información a cada parte de la misma de manera oportuna, evitando duplicidad de información y agilizando procesos, teniendo mejor calidad de la información, la estructura actual de un ERP se ve de la siguiente manera:

Fuente de la imagen: https://www.xelcron.mx/que-son-los-modulos-erp/

La complejidad de la estructura de un ERP dependerá de los requerimientos, adecuaciones y parametrizaciones de cada entidad, como se ha mencionado antes, estos sistemas son como trajes a la medida, algo también notorio de señalar es el alcance que tienen actualmente los ERP, anteriormente, los sistemas de gestión de recursos eran exclusivos para grandes empresas con costes de implementación elevados, en la actualidad, existen ERP al alcance de las necesidades operativas y económicas de gran mayoría de usuarios.

(Fernández, F., 2016)

3. Características comunes 

Arquitectura Cliente/Servidor

Esta característica permite que un servidor tenga capacidad de atender a varios usuarios de manera simultánea, dicho servidor puede tener un lugar de almacenamiento local o en la nube.

Elevado número de funcionalidades 

Los sistemas ERP permiten abarcar gran parte o en su totalidad de los procesos de la mayoría de las empresas

Adaptabilidad 

Los sistemas ERP son capaces de adaptarse a cualquier empresa, independiente del secto al que pertenezca, por su posible configurabilidad y parametrización. 

Modularidad

Los sistemas ERP en su generalidad están conformados por un número específico de módulos, independientes entre sí, pero a la vez, con un flujo de información y comunicación en tiempo real, lo que permite su adaptabilidad y al ser conformados por módulos, permite a las empresas de cualquier tamaño implementarlos según sus necesidades y recursos.

(Benvenuto, A., 2006)

Figura 1. Arquitectura básica de un sistema ERP.

Sin duda, los ERP es el resultado de una serie de esfuerzos de los desarrolladores en conjunto de entidades para la optimización de recursos, sin embargo, conforme pasa el tiempo y los avances tecnológicos, estos sistemas van adquiriendo particularidades que ofrecen soluciones empresariales más adecuadas a un entorno global y digitalizado, volviendo el procesamiento de datos de las transacciones de una entidad más sencillas y en el mejor de los casos, automatizadas.

Es momento de abarcar cuales son los módulos que integran un ERP, debemos tener en cuenta, que sus módulos dependen de el tamaño, complejidad y que tanto se querrá abarcar de los procesos empresariales en ellos, para lo cual, les invitamos a ver la siguiente presentación preparado para ustedes: Presentación. Módulos que constituyen un ERP.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Un ERP es un sistema que busca aumentar la eficiencia de los procesos de negocios, reduciendo tiempos, estandarizando y optimizando procesos y recursos, incluyendo cada uno de las actividades que se realizan dentro de la organización
  • Los sistemas ERP han pasado por diversos antecedentes, desde la segunda guerra mundial para la planeación de suministros hasta lo que conocemos hoy como un sistema de planeación de recursos empresariales
  • Los sistemas son implementados y desarrollados en base a las necesidades de cada entidad.
  • Ejemplos de los módulos que cuenta un ERP son:
    •  Gestión financiera y control
    • Aprovisionamiento y logística interna
    • Ventas  y logística externa
    • Producción
    • Gestión de Relaciones (CRM)
    • Gestión de Recursos Humanos

Fuentes de consulta