Clase digital 3: Funciones avanzadas de presentaciones electrónicas

por
Inicio » Clase digital 3: Funciones avanzadas de presentaciones electrónicas

Funciones avanzadas de presentaciones electrónicas

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Informática en los negocios” perteneciente al segundo semestre de la carrera de Contador Público. En esta exploramos las nuevas posibilidades que existen al momento de querer externar una idea y plasmarla en diapositivas. Facilitar la presentación de temas al realizarlos de manera dinámica y concisa, actualmente las presentaciones electrónicas no sólo se utilizan durante la vida escolar, si no que también existen dentro de la vida laboral, convirtiéndose en un conocimiento ofimático básico y esencial el profesional manejo de las presentaciones electrónicas.

2. Objetivo didáctico

Emplear algunas de las distintas funciones que nos ofrece Microsoft PowerPoint, para lograr realizar presentaciones electrónicas de manera semi profesional y así poder facilitar nuestra vida estudiantil o profesional.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. Te invito a adentrarte en las distintas opciones que ofrece PowerPoint para hacer una buena presentación. 

PowerPoint es uno de los softwares más utilizados para presentaciones electrónicas, comenzó a existir desde 1984, pero a través de los años se han implementado gran cantidad de actualizaciones, es por eso que debemos de mantenernos a la par con la nuevas funcionalidades que nos ofrece, podemos llegar a descubrir que ahora ya existe alguna herramienta que antes necesitábamos y no existía. Cada vez hay más posibilidades de mejorar nuestras presentaciones, es por lo que en este tema te presentaremos algunas funciones avanzadas que te pueden ser de mucha utilidad. 

Veremos las distintas herramientas que podemos utilizar, ejemplos de ellas:

  • Elección o creación del formato que aplicaremos a nuestra presentación.
  • Opciones de objetos para insertar:
    • Tablas 
    • Imágenes 
    • Formas 
    • Iconos 
    • Figuras 3D
    • SmartArt 
    • Gráficos 
    • Video 
    • Sonido 
  • Transiciones 
  • Animaciones 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

Como primer punto queremos aclarar que las instrucciones que se muestran a continuación se pueden utilizar en el sistema operativo Windows con la aplicación PowerPoint, pero si se tiene macOS o se utiliza PowerPoint en línea, las instrucciones pueden variar.

El software de presentaciones electrónicas es una herramienta que nos permite crear diapositivas apoyadas en imágenes, audio, texto o video, con la finalidad de transmitir información de una forma más concreta, llamativa y profesional.

El objetivo de las presentaciones electrónicas es ayudarnos a exteriorizar una idea o información al público, de una manera más concisa, con ideas clave. 

En la actualidad hay distintas aplicaciones que nos permiten hacer presentaciones, tales como:

  • Sway. 
  • Prezi.
  • Pow Toon. 
  • Canva.
  • PowerPoint 

Entre otras. 

Una de estas herramientas que sin duda has utilizado por lo menos durante tu vida estudiantil es la de Microsoft PowerPoint. A continuación, te mostraremos las funciones avanzadas que puedes usar, para ayudarte a tener una presentación más completa y llamativa.

1. Partes de la ventana de Power Point

Primero recordemos un poco de los distintos elementos que trae consigo la aplicación de PowerPoint.

  1. Guardar, deshacer y repetir. 
  2. Diapositivas 
  3. Barra de herramientas. 
  4. Área de trabajo
  5. Notas 
  6. Tipos de vista
  7. Zoom
  • Diapositiva 

Al principio, predeterminadamente, nos pone una diapositiva con una estructura para insertar el título, posteriormente podemos agregar más diapositivas. Cada diapositiva puede ser modificada de la manera que consideres más conveniente, el programa nos da opciones predeterminadas de cómo queremos que esté estructurada nuestra diapositiva.

Funciones avanzadas de presentaciones electrónicas

2. Insertar

PowerPoint nos da la opción de poder insertar tablas, imágenes, formas, iconos, gráficos, videos, audios, etc. A continuación, te mostraré la forma en que se inserta cada una de ellas. 

  • Tablas

PowerPoint nos da dos opciones para poder insertar tablas, en la imagen podrás observarlo. 

La primera opción se encuentra en la barra de herramientas y la segunda dentro del área de trabajo, desde ahí nos da la opción de crear nuestra tabla personalizada con las filas y columnas que necesitamos.

  • Diseño de tabla 

En el momento en que elegimos crear una tabla, aparece la opción de “Diseño de tabla”, nos permite personalizar conforme al diseño que queremos proyectar. Las distintas configuraciones que podrás hacer son las siguientes:

  • Remarcar fila de encabezado. 
  • Remarcar fila de totales.
  • Filas o columnas con banda, para poder facilitar la lectura. 
  • Remarcar primera y última fila. 
  • Elegir tipo de color
  • Elegir tipo de letra, grosor, tamaño, color. 

Entre otras.

  • Imágenes

En algunas ocasiones es necesario insertar imágenes en nuestras presentaciones para que nuestro público pueda comprender mejor el tema que estamos presentando, es por eso que PowerPoint nos da la opción de poder hacerlo.

Insertar desde la barra de herramientas y área de trabajo. 

En la barra de herramientas y el área de trabajo, nos muestra varias opciones de cómo es que podemos insertar imágenes. A continuación te mostraré. 

  1. Insertar desde este dispositivo: Esta opción nos permite insertar las imágenes previamente descargadas que se han quedado guardadas en nuestro ordenador. (Esta opción se encuentra en herramientas y área de trabajo)
  2. Imágenes de archivo: Son imágenes, iconos, adhesivos, videos o ilustraciones que podemos agregar a nuestra presentación. Vienen de la biblioteca de PowerPoint. (Esta opción se encuentra en herramientas y área de trabajo)
  3. Imágenes en línea: Es necesario tener conexión a internet para poder acceder a esta opción, ya que nos manda al buscador para poder descargar imágenes directamente desde ahí. (Esta opción se encuentra en herramientas)

4. Captura: Esta opción nos permite poder tomar captura de pantalla de cualquier ventana que tengamos abierta en el momento que estemos haciendo la presentación.

5. Álbum de fotografías: Nos da la opción de hacer una presentación con un grupo de fotografías, cada una se colocará en una diapositiva.

5.1 Ingresamos a nuestra galería del dispositivo y agregamos las imágenes que vamos a mostrar en nuestra presentación.
5.2 Automáticamente nos ha creado una presentación y nos da la opción de elegir algún diseño predeterminado. 
5.3 Nos da opción de diseño predeterminado por diapositiva. 

El formato de la imagen nos brinda la opción de poder editar la imagen:

  • Recortar 
  • Efectos 
  • Color 
  • Corrección
  • Marcos 

Entre otros.

  • Ilustraciones

1. Formas: Esta función, que se encuentra en la barra de herramientas y área de trabajo, nos permite que insertemos formas como círculos, cuadrados, flechas etc.

2. Iconos: Esta función nos ayuda a comunicarnos de forma visual con los distintos símbolos que nos ofrece PowerPoint.

3. Modelos 3D: Con las figuras 3D podemos tener una visión más completa de las imágenes, ya que podemos girarlas para verlas desde los distintos ángulos que tiene.

4. SmartArt: Este elemento nos presenta opciones muy variadas ya que podemos crear, listas, gráficas, diagramas etc. Es una herramienta innovadora que nos da opciones de diseño, ya sea cambio de color, distintos tipos letra o vista en 3D.

5. Gráfico: Los gráficos nos ayudan a mostrar de manera más entendible datos que resultan de algún estudio, es por lo que PowerPoint nos da la opción de agregarlos sin necesidad de acceder a otra aplicación. Hay distintas opciones de diseño, al abrirlo automáticamente nos abre un Excel para agregar los datos que deseamos convertir a gráfica.

6. Vídeos: Al momento de incluir videos a tus presentaciones estás creando un elemento visual llamativo, además de que se puede agregar información muy valiosa y comprensible para los lectores. Hay la posibilidad de insertarlo desde la barra de herramientas o el área de trabajo.

  • Agregar videos desde este dispositivo: Esta opción permite insertar videos ya descargados y guardados previamente en nuestro ordenador. (Esta opción se puede hacer desde la barra de herramientas o el área de trabajo).
    Tenemos la opción de:
    • Recortar el video.
    • El tono de volumen 
    • Agregar subtítulos 
    • Poner efectos 
    • Poner marcos
    • Elegir portada

Entre otras.

  • Videos de archivos: Esta opción nos permite agregar videos que contiene la galería de PowerPoint, de la misma manera podemos editarlos y nos da sugerencia de diseño.
  • Video en línea: Esta opción nos permite reproducir videos sin necesidad de descargarlos, solo es necesario que tengamos conexión a internet al momento de proyectarlo. Copiamos la URL y tenemos acceso a reproducir el video desde PowerPoint, también se pueden agregar las funciones de edición ya mencionadas anteriormente. (A excepción de recortar y definir el volumen)
  • Audio
  1. Agregar desde nuestro dispositivo: Tenemos la posibilidad de agregar audio a nuestra presentación, en este caso podemos seleccionar un audio previamente guardado y descargado en nuestro ordenador y nos presenta distintas opciones:
  • Reproducir solo en una diapositiva. 
  • Reproducir durante toda la presentación. 
  • Manejar el sonido del audio. 
  • Permitir o no que aparezca el icono de audio.
  • Modificar el icono del audio. 
  • Rebobinar después de la presentación. 

Entre otras.

  1. Grabar audio: Nos brinda la opción de grabar un audio sin tener que ingresar a otra aplicación, con los mismos beneficios mencionados anteriormente.

3. Transiciones: Las transiciones las podemos encontrar en la barra de herramientas, son efectos visuales que vemos al momento de pasar de una diapositiva a otra. Se pueden hacer ediciones en ellas como:

  • Cambiar el formato de transición 
  • Velocidad 
  • Agregar sonido 

Entre otras.

También puedes crear el efecto de transformación aunque las figuras no cambian de forma. Solo es necesario aplicar el efecto de “Transformación”, tener dos diapositivas donde haya figuras en común. Para dar un mejor efecto, podemos jugar con los colores y tamaños. Yoney Gallardo (2017)

4. Animaciones: Las animaciones se encuentran en la barra de herramientas. Es un efecto que da mucha vista a nuestras diapositivas, ya que permite que tengamos la sensación de movimiento en los textos, figuras, imágenes, formas u objetos.

Nos permite realizar distintos ajustes como:

  • Cambiar de estilo de animación. 
  • Cuando debe de iniciar la animación 
  • Cuánto tiempo debe de durar la animación 
  • Agregar varias animaciones a un mismo objeto.

Entre otras.

5. Plantillas personalizadas: Las plantillas las utilizamos para darle una mejor presentación a nuestra diapositiva, PowerPoint nos da opciones predeterminadas de las distintas plantillas que tiene, pero hay ocasiones en que no nos agrada ninguna, o simplemente no encontramos una que vaya acorde a nuestra presentación. Es por lo que tenemos la opción de crear nosotros el diseño de nuestra plantilla. 

  1. Elegimos la plantilla que está en blanco, sin diseño. 
  2. En la barra de herramientas elegiremos la opción de “vista” y damos clic en “patrón de diapositivas”.

3. Nos desplaza a una nueva opción que nos da la barra de herramientas, llamada “Patrón de diapositivas”
4. Posteriormente en la segunda diapositiva copiaremos una imagen que nos guste para fondo.

5. Apilamos la imagen hasta que cubra el área de trabajo.
6. Hacemos lo mismo con la siguiente diapositiva y abriendo las opciones con clic derecho seleccionamos la opción de “Enviar al fondo”. Esto hará que el título y el contenido queden visibles.

7. Cuando ya hayamos terminado de hacer el diseño de nuestra hoja, daremos clic en el botón de “Cerrar vista patrón”. Con esto quedará lista para poder duplicarse cuando insertemos nuevas diapositivas.

Por último, te comparto algunos consejos para la correcta elaboración de tus próximas presentaciones:

  • Elegir un tamaño y forma de la letra legible para el público.
  • Resaltar los elementos fundamentales del tema a exponer.  
  • Cuidar la ortografía y redacción.
  • Evitar colores chillones, ya que dificultan la visualización al espectador
  • Ser preciso, las presentaciones solo son una forma de apoyo para el expositor, es por lo que hay que evitar sobrecargar con texto o imágenes las diapositivas 
  • Utiliza imágenes, audio, videos, transiciones etc. Para que tengas una presentación más completa y sea más amena para el público. 
  • Es bueno utilizar herramientas como las animaciones, pero no hay que abusar de ellas, ya que provocaría que el público se distrajera del tema central. 
  • Garantizar la información que proporcionas, cuidando tus fuentes de consulta, calidad y vigencia.

Hemos finalizado este tema, esperamos que te sea de gran ayuda para tu vida profesional y estudiantil, la creatividad te será de ayuda al realizar presentaciones, puesto que muchas personas ya conocen los diseños básicos que maneja Power Point desde hace años, pero si tú personalizas de acorde a tu estilo propio o el de tu organización, será un plus.

Como primer punto queremos aclarar que las instrucciones que se muestran a continuación se pueden utilizar en el sistema operativo Windows con la aplicación PowerPoint, pero si se tiene macOS o se utiliza PowerPoint en línea, las instrucciones pueden variar.

El software de presentaciones electrónicas es una herramienta que nos permite crear diapositivas apoyadas en imágenes, audio, texto o video, con la finalidad de transmitir información de una forma más concreta, llamativa y profesional.

El objetivo de las presentaciones electrónicas es ayudarnos a exteriorizar una idea o información al público, de una manera más concisa, con ideas clave. 

En la actualidad hay distintas aplicaciones que nos permiten hacer presentaciones, tales como:

  • Sway. 
  • Prezi.
  • Pow Toon. 
  • Canva.
  • PowerPoint 

Entre otras. 

Una de estas herramientas que sin duda has utilizado por lo menos durante tu vida estudiantil es la de Microsoft PowerPoint. A continuación, te mostraremos las funciones avanzadas que puedes usar, para ayudarte a tener una presentación más completa y llamativa.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Los elementos de una diapositiva son: Título, subtítulo, contenido y recurso visual acorde al tema. 
  • PowerPoint nos brinda muchas funcionalidades sin necesidad de acceder a otras aplicaciones. 
  • El conocimiento adquirido respecto a las presentaciones electrónicas es parte fundamental que nos servirá en la vida escolar y profesional.
  • Tenemos la opción de usar las distintas plantillas que nos brinda PowerPoint, pero también podemos crear desde cero. 
  • Una presentación solo nos sirve de apoyo, es por eso que es recomendable no saturar de datos, imágenes o figuras y tener un buen guión preparado para exponer.

Fuentes de consulta