Clase digital 4. El proceso administrativo y los fundamentos de la planificación y control de utilidades

El proceso administrativo y los fundamentos de la planificación y control de utilidades

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Contabilidad Gerencial” de sexto semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en comprender que todo estudio sistemático requiere de un orden o encauzamiento en su desarrollo para planear, controlar y tomar decisiones  que logren el éxito en la entidad económica. Cuando se habla de planeaciones, a pesar de que se quiera llevar lejos a la empresa siempre se deben de tener los pies bien puestos a la tierra, esto significa que en ocasiones comparamos la empresa con la competencia que tiene mejores números, pero tenemos que ser conscientes que puede llegar a ser complicado igualarse, hay muchos factores limitantes; en el momento de planificar hay que conocer y entender el contexto que vive la entidad para poder trazar metas coherentes y alcanzables.

2. Objetivo didáctico

Analizar a la Planificación y Control de Utilidades como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las funciones de planificar y controlar, haciendo partícipes a todos los niveles de la entidad.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en conocer qué es la planificación de utilidades (PCU) para lo cual será importante leer y comprender los puntos relevantes de este modelo. A diferencia de lo que podemos llegar a pensar cuando leemos el nombre del modelo, no sólo se trata de buscar cómo obtener las mayores utilidades posibles, si no que estamos frente a un modelo más completo que eso, ya que se conforma por distintos conceptos administrativos, métodos y técnicas los cuáles deben de pasar por diferentes  niveles de la administración, tanto para su planeación así como para su aprobación.

Conforme avancemos en la lección, podrás darte cuenta de la importancia de aprender sobre los doce conceptos donde la PCU se aplica con mayor énfasis en la planificación y control por la administración, el comprender cada uno de estos conceptos te hará unificar de manera lógica el proceso completo de este modelo.

Existen dos planes de utilidades que la entidad elabora, el plan estratégico y el plan táctico, teniendo ambos la misma importancia pero diferente procesos de elaboración y aplicación, de los cuáles también aprenderás quienes son los encargados de elaborarlos y aprobarlos.

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

1. El modelo Planeación y Control de Utilidades (PCU)

Para iniciar este tema, debemos conocer que “la planificación y control integral de utilidades se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar.”

(Welsch, Hilton, Gordon y Rivera, 2005: 17)

Otra definición es que la planificación y control de utilidades es “un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar las utilidades de una organización.”

(Universidad Interamericana para el Desarrollo [UNID], s.f.: 3)

1.1 Lo que este modelo comprende es:

• El desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa; 
• La especificación de las metas de la compañía; 
• El desarrollo de un plan estratégico de utilidades, de largo alcance; 
• La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo; 
• El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas; y 
• El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

(Welsch et al., 2005: 17)

1.2 Conceptos fundamentales del PCU en la planificación y control por la administración

Existen doce conceptos fundamentales donde la PCU se aplica con mayor énfasis en la planificación y control por la administración, a continuación se muestran los conceptos junto con una breve descripción para comprender mejor su aplicación:

Fuente: (Welsch et al., 2005: 17)

1.3 Alimentación adelantada, retroalimentación y replanificación

Vamos a conocer más sobre el séptimo punto que acabamos de leer en la tabla de arriba:

La alimentación adelantada significa “dar a cada gerente los lineamientos para la toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana.” (Welsch et al., 2005: 19). En otras palabras podemos describirla como la base para medir la eficacia que tiene el control antes de proceder a actuar.

Por otro lado, la retroalimentación es la base para medir la eficacia del control subsiguiente a la acción. Cabe destacar que la retroalimentación sirve para la replanificación.

Por último, la replanificación se refiere a ajustar y/o modificar la planeación con la que realizamos las actividades, utilizando la retroalimentación para realizarla de manera más acertada después de haber detectado las fallas y áreas de oportunidad a mejorar.

En la siguiente imagen puedes apreciar la secuencia que siguen los elementos que anteriormente describimos.

Fuente: Welsch et al., 2005: 18

2. Planeación estratégica y táctica

Cuando la administración planea cómo obtener los objetivos que se han determinado, es decir, cuando busca la manera de obtener utilidades, esta planeación se puede dividir en dos tal como se muestra en la imagen. 

• La planeación estratégica de utilidades es extensa y tiene un periodo que abarca desde tres años en adelante.
• La planeación táctica de utilidades es muy específica y sólo contempla el próximo año.

Fuente: Welsch et al., 2005: 21

2.1 Desarrollo de planes de utilidades

En ocasiones puede suceder que nos confundamos al tratar de deducir quienes son los encargados de realizar todas estas planeaciones, es por esto que en el siguiente recuadro se muestra de manera muy sencilla y concreta quiénes son los principales encargados de las mencionadas actividades, además de que nos indica hacia donde fluye la información y quiénes deben de aprobar dichas actividades.

Fuente: Welsch et al., 2005: 21

Agradecemos tu esfuerzo por haber completado esta lección hasta el final. Recuerda dar una lectura rápida antes de contestar el examen de este tema. Además, dejamos a tu disposición el Presentación. “Planeación financiera en las empresas” para que continúes adquiriendo conocimientos relacionados a la gerencia de una entidad.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

• La PCU es un método de gran importancia ya que gracias a ella se ha simplificado el proceso administrativo y lo ha convertido en un proceso eficaz.
• El programa PCU puede llegar a ser complejo, ya que no solo trata de realizar un presupuesto maestro, si no que contempla distintos conceptos administrativos, métodos y técnicas que lo vuelven muy completo.
•  Cuando la administración pone en acción los objetivos, las metas y las estrategias que ya se habían establecido y los añade al plan de utilidades, se puede observar que es el nivel de la planeación que contiene más detalles de todos.

Fuentes de consulta

• Universidad Interamericana para el Desarrollo [UNID] (s.f). Presupuestos. Recuperado de: https://docplayer.es/84250534-Nombre-el-proceso-de-planeacion-y-control-de-utilidades.html
• Welsch, G. A., Hilton, R. W., Gordon, P. N. & Rivera, C. (2005). Presupuestos: Planificación y control (Sexta edición). México: Pearson Educación de México, S.A. de C.V. Recuperado de: https://catedrafinancierags.files.wordpress.com/2015/03/welsch-presupuestos-6edi.pdf