Clase digital 4: Funciones avanzadas de la hoja de cálculo

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Funciones avanzadas de la hoja de cálculo

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Informática en los negocios” perteneciente al segundo semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en aprender más allá de las funciones básicas de Microsoft Excel que usualmente los estudiantes conocen, ya que en los negocios así como en la contabilidad, es de vital importancia saber utilizar esta aplicación puesto su uso es diario y se debe manejar la información de clientes con mucho cuidado además de con certeza, evitando así caer en errores aritméticos que lleguen a perjudicar nuestra imagen como contadores y llevar a situaciones desafortunadas a nuestros clientes. Siempre se debe estar a la vanguardia de la tecnología, por eso no debemos dejar de lado la paquetería Office que nos ofrece Microsoft, y mucho menos el Microsoft Excel que es catalogado como la suite de oficina con más usuarios en la actualidad.

2. Objetivo didáctico

Emplear de manera semi-profesional algunas funciones avanzadas de la hoja de cálculo de Microsoft Excel para ser capaz de realizar un análisis de datos de manera más precisa y acertada además de ser visualmente llamativa y entendible para usuarios de la información.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en diferenciar lo que es Ordenar y Filtrar, al igual que aprender la funcionalidad de cada uno de estas para poder hacer un análisis de datos más certero. A continuación, observaremos los distintos tipos de formatos condicionales que tenemos para elegir, donde tenemos que considerar el tipo de resaltado de celdas que queremos para nuestro mejor entendimiento visual o el de nuestros lectores. Es esencial conocer la tabla dinámica, se puede llegar a pensar que con las funciones Ordenar y Filtrar será suficiente, pero si aprendemos a manejar este tipo de tabla, nuestro análisis de datos será aún mucho mejor, y que mejor para complementar que un Gráfico dinámico el cuál también aprenderemos a crearlo. Teniendo de punto de partida dos opciones. Para finalizar la lección, conocerás cómo proteger una hoja de cálculo, o si prefieres, proteger todo el documento para que cuando compartas el archivo a otros usuarios no puedan modificar los datos que creaste y se evite así un conflicto o malentendido.

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

Pareciera que saber manejar Excel es complicado, pero con ayuda de guías, videos, interés y práctica podemos llegar a aprender usar las funciones avanzadas que esta aplicación ofrece. Te recordamos que las instrucciones que se muestran a continuación se pueden utilizar en el sistema operativo Windows con la aplicación Excel, pero si se tiene macOS o se utiliza Excel en línea, las instrucciones pueden variar.

1. Ordenar

La función de Ordenar hace que los datos se ordenen en base a la selección que tu elijas de las opciones que Excel te ofrece. ¿De qué sirve ordenar los datos?, Microsoft (s.f) nos dice que “ordenar los datos ayuda a verlos y a comprenderlos mejor, así como a organizarlos y encontrarlos más fácilmente y a tomar decisiones más eficaces”. Para ejemplificar, en el siguiente ejemplo tenemos una tabla de datos en la cual se selecciona todo y vamos a Datos → Ordenar.

Ahora analizamos las opciones que Excel nos ofrece para ordenar nuestros datos y elegimos la opción que necesitemos. En este caso queremos ordenar la tabla por Marca de Z a A, pero también que aparezcan por orden alfabético nuestros vendedores. Si queremos ordenar en más de una opción, se debe seleccionar “Agregar nivel”.

Podemos observar que al darle click en Aceptar, nuestra tabla queda ordenada iniciando con la Marca “Xelodin”, después sigue “Van Bon Ride” y así sucesivamente en orden alfabético invertido, mientras que al mismo tiempo también se ordenó en base a los Vendedores en orden alfabético.

2. Filtros

Aplicar un filtro en Excel es una de las funciones más rápidas y fáciles que podemos encontrar en esta aplicación, sin olvidar su alto nivel de utilidad. Es importante recordar que no es lo mismo Ordenar que Filtrar.  Para crear un filtro debemos de seleccionar el encabezado de las columnas de la tabla en donde tenemos datos que vamos a filtrar. Nos colocamos en el menú Datos → Filtrar, damos click y podemos observar como en cada celda de nuestros encabezados que seleccionamos ahora hay un botón blanco con una flecha.

Tenemos una variedad de usos con esta función, por ejemplo, si sólo quiero ver las ventas que hubo en junio sin que los demás datos distraigan nuestra atención, nos posicionamos en la columna de “Mes” y damos click en el botón con la flecha para que se despliegue una lista de todos los meses y aquí sólo dejamos con una palomita en la casilla ☑ de junio.

Podemos observar que en nuestra vista ahora solo tenemos los datos que necesitamos.

Otra función es la de filtrar con cierta condición. Mostramos de ejemplo que nosotros queremos ver en nuestra tabla sólo los importes de ventas que sean menor o igual que $850 de todo el año. Para esto nos posicionamos en la columna de “Importe” y damos click en el botón con la flecha, seleccionamos “Filtro de número” →  “Menor o igual que”.

Excel nos da una lista para elegir la cantidad que queremos, seleccionamos y hacemos click en “Aceptar”.

3. Formato condicional

La función de formato condicional puede llegar a ser una de las favoritas de las personas que son visuales y les gusta tener símbolos, colores, barras, indicadores con los cuales basarse para identificar rápidamente aspectos importantes de los datos. Hay una variedad de opciones, en este recurso solo veremos algunas de ellas, por ejemplo, “Barras de datos”, donde escogemos el color de nuestra preferencia y se colorea dentro de la celda una tipo gráfica, que entre mayor la cantidad, más grande será la barra.

Otra opción es la aplicación de “Escalas de color”, donde con todos los datos númericos, hace un rápido análisis de cuál es el rango y asigna los colores en base a la cantidad mayor y la menor.

En caso de que queramos aplicar el formato condicional solo a cierto rango de datos para resaltarlos, usamos “Reglas para resaltar celdas”, para este ejemplo nosotros solo queremos marcar de rojo aquellas celdas donde las ventas hayan sido en un rango de $400 y $900. Para esto, usamos la opción de “Entre” y escribimos los datos.

Seleccionamos “Relleno con rojo claro”, pero en caso de querer otros colores, seleccionamos “Formato personalizado”. Como podemos ver en la imagen de abajo, Excel nos da una Previsualización de cómo quedará este formato en nuestra tabla.

4. Tablas dinámicas

Crear tablas dinámicas resulta ser más sencillo de lo que parece. Microsoft (s.f) nos explica que una tabla dinámica es “una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que le permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos.” Dentro de Excel hay una opción que podemos utilizar si queremos aprender a crear este tipo de tablas con una guía bastante sencilla y amigable. Solo debes de ir a Archivo → Nuevo, y probablemente te aparezca en esta pantalla la plantilla “Tutorial de tablas dinámicas” que podrás consultar cuantas veces lo requieras.

Aún así, en este recurso realizaremos un ejemplo para demostrar lo sencillo y funcional que es esta herramienta de Excel. Empecemos recordando que en Excel es común utilizar la palabra “columna”, pero cuando se trata de tablas dinámicas debemos de cambiar el nombre a “campo” pues es lo tradicional al trabajar con datos y bases de datos. Es muy importante revisar que no falte ningún dato en nuestras celdas, filas y que haya un encabezado. 

Para empezar, seleccionamos los datos de nuestra tabla que queramos convertir en tabla dinámica, después click en el menú de Insertar → Tabla dinámica.

Ahora se abrirá una ventana donde nos muestra la selección de celdas que tenemos para iniciar la tabla dinámica y podemos escoger si queremos que esta tabla se inserte en una nueva pestaña del Excel o en una existente, en este caso la pondremos en una nueva.

Como puedes observar en la imagen de abajo, se ha creado una nueva tabla donde en la parte lateral derecha hay una sección llamada “Campos de tabla dinámica” la cual es nuestra guía para acomodar los datos en donde los necesitemos. Para este ejemplo, marcamos las casillas de “Mes”, “Vendedor”. “Marca” e “Importe”, lo cual significa que dejamos fuera “Producto” ya que no nos interesa ese dato, después arrastramos con el ratón los campos a su respectivo lugar, es decir, cómo queremos ver el total vendido de la Marca por Vendedor y por Mes, acomodamos estos campos en las áreas de filas y columnas hasta que nos agrade y funcione la vista.

Como un punto importante es necesario saber que si queremos modificar algún dato de la tabla dinámica no se podrá realizar desde aquí, lo que debemos hacer es regresar a la pestaña original donde están nuestros datos y ahora sí editar. Puede llegar a ser el caso que cuando después de editar regresamos a nuestra tabla dinámica y los datos no cambiaron, solo basta con dar clic en Datos → Actualizar todo.

5. Gráficos dinámicos

Si sabes realizar gráficos comunes en Excel, entonces te resultará sencillo crear gráficos dinámicos, solo cambian algunos detalles. Microsoft (s.f) expresa que los gráficos dinámicos “son una forma excelente de agregar visualizaciones de datos a los datos.” Debemos de comprender que para realizar este tipo de gráfico primero se debe de crear la tabla dinámica, hay dos formas para hacer esto:

  • Realizar primero una tabla dinámica siguiendo los pasos que se vieron en el punto 4, seleccionar la tabla y después Insertar → Gráfico dinámico.
  • En la tabla original de nuestros datos, la seleccionamos y después Insertar → Gráfico dinámico y tabla dinámica. Esta función nos puede ahorrar tiempo ya que al ir seleccionando los campos queremos en nuestra tabla dinámica, automáticamente se estará sincronizando con el gráfico dinámico.

Podemos mover dentro del gráfico las opciones con el símbolo del filtro para que obtengamos el gráfico que necesitemos, nos podemos dar cuenta que al mover los datos del gráfico también se sincronizará la tabla dinámica.

6. Proteger

La función de proteger es muy útil cuando debemos de pasar nuestro documento a terceras personas y no queremos que modifiquen ningún dato. Hay dos opciones para proteger: solamente una hoja de Excel (pestaña) o todo el libro (el documento completo). Esto lo podemos ver si nos dirigimos a Revisar → Proteger.

Para nuestro ejemplo, vamos a proteger solo una pestaña que es donde se encuentran nuestros datos originales. Podemos usar la ruta de menú que se mencionó anteriormente, o también podemos dirigirnos a la pestaña “Hoja 1”, damos click derecho y seleccionamos “Proteger hoja”

Podemos marcar las casillas a nuestra preferencia, en este ejemplo, terceros usuarios sí podrán seleccionar las celdas bloqueadas, desbloqueadas, aplicar formato a las columnas y las filas. Escribimos nuestra contraseña y la volvemos a escribir para corroborar que sea correcto lo que escribimos la primera vez.

Ahora nuestra “Hoja 1” se encuentra protegida y esto lo podemos probar haciendo doble click en cualquier celda para intentar editar los datos.

Hemos llegado al final de este recurso, esperamos que estos conocimientos que te compartimos te sean de utilidad tanto para tus trabajos escolares como para tu vida profesional, o hasta para tu uso personal, del cuál puedes obtener significativos beneficios si los empleas de manera adecuada. Aún nos queda camino que recorrer en este mundo tan extenso de la tecnología, es por eso que te invitamos a continuar leyendo los demás recursos que tenemos preparados para ti. ¡Nos vemos pronto!

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Aunque la información se represente de manera llamativa para los lectores, de nada sirve si no se da un adecuado análisis e interpretación de los datos mostrados.
  • Practicar y experimentar siempre será una buena opción para seguir conociendo a Microsoft Excel, hay que ser pacientes para aprender a usar la gran variedad de fórmulas que nos ofrece.
  • Microsoft Excel es una aplicación tan completa que hay demasiadas funciones que aún debemos de seguir descubriendo y aprendiendo para poder sacar el máximo provecho, y así, mejorar nuestros trabajos hasta realizarlos de manera profesional.

Fuentes de consulta