Transacciones y transformaciones internas comunes dentro del ERP SAR R3 – Operaciones con acreedores, deudores diversos, operaciones con libro mayor
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la UDA de TIC’S para contabilidad, su importancia radica en conocer como se realizan las transacciones dentro de los sistemas ERP, para esta unidad de aprendizaje, se ha tomado como referencia uno de los sistemas ERP más utilizados en el mercado por grandes, medianas y con cada vez más alcance como es el sistema ERP SAP, operaciones con clientes y proveedores son de uso diario dentro de los empresas, eficientar los procesos, manejarse dentro de las normativas y ordenamientos fiscales, así como tener información financiera con las características cualitativas necesarias para la toma de decisiones es el objetivo que busca cumplir en conjunto de los usuarios de estos sistemas.
2. Objetivo didáctico
Identificar los conceptos generales de las transacciones de las operaciones acreedores y deudores, para tener un marco de referencia útil para su aplicación en el ejercicio profesional dentro de los sistemas procesables de datos como lo son los sistemas ERP.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en el sistema ERP SAP, así como en la normativa, con el objetivo de tener el marco de referencia de las operaciones con clientes y proveedores así como su registro dentro del sistema ERP SAP, espero sea de su agrado
¡Sin más preámbulo, comencemos!
Desarrollo del tema
Cada día es más común el uso de los sistemas ERP en los entes económicos, dado a las bondades que ofrecen en el proceso de la información, eficientar, automatizar y estandarizar, la interacción de información que existen entre los diferentes áreas o departamentos, así como cada vez es más accesible en cuanto costos la implementación de dichos sistemas, estas lecciones tienen el objetivo de aportar un marco de referencia teórico y práctico en el uso de los sistemas ERP, tomando como referencia, uno de los sistemas con mayor experiencia y recomendado en el mercado, como lo es SAP, comencemos.
1. Operaciones con deudores diversos (Cuentas por cobrar)
Antes de entrar de lleno dentro de como hacer las transacciones dentro del sistema ERP, es necesario la contextualización de que se debe realizar de manera teórica en el tratamiento de las cuentas por cobrar, veamos.
1.1 Normas de Valuación de cuentas por cobrar
Para efectos didácticos de esta lección se ha tomado el marco normativo de la normas de información financiera, normativa aplicable para gran parte de las empresas dentro del territorio mexicano, con excepción de algunas transnacionales y en general las empresas que coticen en bolsa.
Veremos dentro de la contextualización de las cuentas por cobrar lo relativo a las normas de valuación y de presentación.
Algo que tenemos que tener en cuenta son los objetivos de la contabilidad, no hablamos sólo de cumplir disposiciones fiscales, el objetivo principal de la contabilidad es de generar de manera estructurada y sistemática información para la toma de decisiones, y de los sistemas ERP como lo es SAP, de poder eficientar los procesos, en este caso los correspondientes a cuentas por cobrar.
En respecto a las normas de valuación de cuentas por cobrar, debemos considerar su momento de valuación, que es cuando se considere devengada la operación, es decir, que existe el derecho de cobro de dicha cuenta por cobrar, independiente de la forma jurídica de la operación, como lo podría ser el comprobante fiscal digital.
(CINIF, 2021)
1.1 Ejemplos de cuentas por cobrar
Mencionemos algunas operaciones de cuentas por cobrar que se pueden realizar a través de los sistemas ERP:
- Operaciones derivadas de las operaciones con clientes, así como devoluciones y estimaciones de cuentas incobrables
- Operaciones con otras cuentas por cobrar, como lo pueden ser:
- Préstamos a empleados
- Operaciones con partes relacionadas
- Impuestos a favor a cobrar distintos al impuesto a la utilidad, que para fecha de realizado este recurso didáctico únicamente es el impuesto sobre la renta
- Montos por recuperar de aseguradoras por siniestros, entre otros.
(CINIF, 2021)
1.2 Reconocimiento inicial y posterior de las cuentas por cobrar
Hemos comentado del momento de la valuación de las cuentas por cobrar, que independiente de su forma jurídica deben reconocerse al momento de ser devengadas.
Deben de incluirse dentro los importes de las cuentas por cobrar, conceptos que deriven de las transacciones con estos, como lo son los impuestos y derechos que se trasladen del cliente, en contra parte de dichos conceptos se debe reconocer un pasivo.
Existen otras operaciones que derivan de las operaciones con cuentas por cobrar que son muy habituales, los pagos y liquidaciones de los adeudos a través de alguna forma de extinción de las obligaciones. otras más las podemos observar en las empresas y sobretodo en el uso común, en tiendas departamentales, como lo son devoluciones, bonificaciones, así como cuando desafortunadamente los clientes o deudores diversos fallan en su pago, hablamos de las cuentas incobrables, dichas operaciones, de igual manera, deben afectar los importes de las cuentas por cobrar, por lo general las cuentas por cobrar se valúan a su valor nominal con excepción de caso muy particulares.
(CINIF, 2021)
Te invitamos a leer el siguiente documento en línea acerca de las estimaciones de cuentas incobrables: ESTIMACIÓN DE PÉRDIDAS CREDITICIAS DE ACUERDO A LA NORMA DE INFORMACIÓN FINANCIERA (NIF C-3).
1.3 Normas de Presentación
Una vez observadas las normas de revelación, toca el turno de las normas de presentación, las cuentas por cobrar deben de presentarse de forma segregada de las otras cuentas por cobrar dentro del estado de situación financiera o en las notas a los estados financieros, y pueden incluirse netas o no, las estimaciones por cuentas incobrables, bonificaciones, descuentos y devoluciones.
El factor clave para considerarlas en corto o largo plazo es su plazo de recuperación, cuando el plazo sea menor a un año, se puede considerar a corto plazo, de lo contrario, sería largo plazo.
(CINIF, 2021)
Te invitamos a ver el siguiente vídeo acerca la NIF C-3: Cadefi – Diplomado De NIF 2021 Sesión 21 – Norma C-3 Cuentas Por Cobrar – 16 Marzo
1.4 Operaciones dentro del sistema SAP
Es momento adecuado después de la contextualización de ver de manera práctica dichas operaciones en el sistema ERP SAP, para lo cual, les hemos preparado esta presentación: Presentación. Operaciones con acreedores diversos
2. Operaciones con acreedores diversos
Al igual que con las cuentas por cobrar, antes de adentrarnos al uso del sistema para realizar las transacciones con cuentas por pagar, es necesario la contextualización teórica de su tratamiento, para esos fines, vamos a tomar como referencia el mismo marco normativo de las normas de información de financiera,
Para fines didácticos, veremos únicamente las normas de valuación y presentación de las cuentas por pagar, comencemos…
2.1 Normas de Valuación
Es importante recalcar que el objetivo de la contabilidad no es únicamente el registro de operaciones que afecten a las entidades económicas, es estructurar información financiera útil, oportuna y confiable para la toma de decisiones de los usuarios.
Entrando en tema, las cuentas por pagar son valuadas al momento de ser devengadas, es decir, que exista el derecho de pago de las mismas, sin importar la forma jurídica que intervenga, que habitualmente suele ser que existe el comprobante fiscal digital, ejemplos de cuentas por pagar, podrían ser los adeudos con proveedores de mercancías o servicios, acreedores diversos como lo puede ser alguna institución financiera, entre otros.
(CINIF, 2021)
Las cuentas por pagar se pueden clasificar como principales, es decir, que no incluyen en ellas un costo amortizado provenientes de interés o comisiones, y aquellas que sí cuenten con ellas. el importe de ellas tiene lugar con el precio de la transacción por los bienes y servicios recibidos, adicionados de este precio, deben estar incluidos aquellos conceptos que deriven de dicha operación, como lo son impuestos o derechos que el proveedor nos haya trasladado por cuenta de terceros, los casos más comunes son el impuesto al valor agregado, el impuesto especial sobre productos y servicios, vigentes a la fecha de realizado este recurso, entre otros.
(CINIF, 2021)
Al igual que en las cuentas por cobrar, el importe de las cuentas por pagar se ve afectado por diferentes conceptos como lo son las bonificaciones, descuentos, así como de manera regular por las disminuciones por los pagos al adeudo principal e interés, o por el efecto de alguna forma de extinción de obligaciones, como lo son la condonación, compensación, entre otras. Dichas operaciones por su contraparte afectan con la disminución de un activo, representan una ganancia como en el caso de las bonificaciones o condonaciones, o un gasto financiero en el caso de intereses.
(CINIF, 2021)
Te invitamos a leer el siguiente documento en línea sobre las cuentas por pagar y cobrar: Consideraciones sobre el tratamiento contable del Impuesto al Valor Agregado incluido en Instrumentos financieros por pagar a proveedores (“IFP”) y Cuentas por cobrar. – IMCP
2.2 Normas de presentación
Las cuentas por pagar deben ser presentadas en el estado de situación financiera, separando las que originan de operaciones comerciales, como son el caso de las realizadas con proveedores, de aquellas que no lo son, como las que provienen del financiamiento, se clasificará conforme a su vencimiento en corto y largo plazo.
(CINIF, 2021)
2.3 Operaciones dentro del sistema
Es momento adecuado después de la contextualización de ver de manera práctica dichas operaciones en el sistema ERP SAP, para lo cual, les hemos preparado esta presentación: Presentación. Operaciones deudores diversos (cuentas por cobrar)
3. Operaciones con libro mayor
Las operaciones en libro mayor tienen una gran historia dentro del ejercicio de la contabilidad, es un documento donde se registran de manera sistemática los movimientos de las cuentas y subcuentas, con múltiples propósitos, pero el principal es llevar un control de las operaciones de cada rubro en un sólo documento, así como conocer el saldo del rubro.
Actualmente, los sistemas ERP llevan el libro diario a la par de cada transacción que se realiza y pasó a ser un informe habitual para la revisión de información para la toma de decisiones.
(Fernández, E., 2018)
3.1 Operaciones de libro mayor en el sistema ERP SAP.
Veamos cómo se utiliza en libro mayor actualmente dentro de los sistemas ERP, para lo cual, les invitamos a ver la siguiente presentación preparada para ustedes: Presentación. Operaciones en libro mayor
Con esto terminamos la lección de esta ocasión, esperamos haya sido de su agrado y esperamos verlos pronto en el siguiente recurso didáctico.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- Las Normas de información Financiera son un marco normativo aplicable a las empresas en México.
- El objetivo de la contabilidad es generar información financiera de manera sistemática y estructurada para la toma de decisiones
- Las cuentas por cobrar se deben valuar al momento de ser devengadas más allá de su forma jurídica
- Ejemplos de operaciones de cuentas por cobrar son las relativas a clientes, préstamos a empleados, entre otros.
- Existen operaciones que afectan a las cuentas por cobrar como lo son conceptos que derivan de las operaciones con ellas, desde los pagos y liquidaciones de los adeudos, impuestos y derechos, bonificaciones, rebajas, cuentas incobrables, entre otras
- Las cuentas por cobrar se presentan en el estado de situación financiera y son clasificadas dentro de corto o largo plazo según su plazo de recuperación.
- Al igual que las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar se reconocen al momento de ser devengadas
- El importe de las cuentas por pagar se ve afectado por diferentes conceptos como lo son las bonificaciones, descuentos, así como de manera regular por las disminuciones por los pagos al adeudo principal e interés, o por el efecto de alguna forma de extinción de obligaciones, como lo son la condonación, compensación, entre otras.
- Las cuentas por pagar se clasifican en corto o largo plazo según su plazo de vencimiento
- Operaciones con libro mayor, como lo son las visualizaciones de cuentas individuales, sirven para reportar los movimientos y saldos de alguna cuenta individual en un periodo determinado.
Fuentes de consulta
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF C-3. Cuentas por cobrar. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 40’s y 50’s
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF C-19. Instrumentos financieros por pagar. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 40’s y 50’s
- Artículo en línea: Fernández, Eva. (2018).¿Qué es el Libro Mayor de contabilidad y para qué sirve? . Recuperado de: ¿Qué es el Libro Mayor de contabilidad y para qué sirve? | Blog de Anfix