Transacciones y transformaciones internas comunes dentro del ERP SAP R3 – Elaboración de reportes y de estados financieros, reportes auxiliares, módulo de activo fijo, afectación de costos, proceso de compras SAP
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la UDA de TIC’S para contabilidad, su importancia radica en conocer cómo se realizan las transacciones dentro de los sistemas ERP, para esta unidad de aprendizaje, se ha tomado como referencia uno de los sistemas ERP más utilizados en el mercado por grandes, medianas y con cada vez más alcance como es el sistema ERP SAP. Transacciones, transformaciones internas y otros eventos existen en demasía, así como los reportes que pueden generarse dentro de los entes económicos, como lo son la afectación de costos, procesos de compras, reportes auxiliares de cuentas individuales, estados financieros, entre otros. Eficientar los procesos, manejarse dentro de las normativas y ordenamientos fiscales, así como tener información financiera con las características cualitativas necesarias para la toma de decisiones es el objetivo que busca cumplir en conjunto de los usuarios de estos sistemas.
2. Objetivo didáctico
Construir el marco de referencia de algunas transacciones de los entes económicos, así como de reportes de la información financiera, útiles para su aplicación en el ejercicio profesional dentro de los sistemas procesables de datos como lo son los sistemas ERP, para la toma de decisiones.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en el sistema ERP SAP, así como en la normativa, con el objetivo de tener el marco de referencia de la información financiera para la emisión de reportes, gestión de activos, afectación de costos y compras, así como su registro dentro del sistema ERP SAP, espero sea de su agrado.
¡Sin más preámbulo, comencemos!
Desarrollo del tema
Nos da mucho gusto tenerte aquí de nueva cuenta, antes de comenzar con las transacciones e informes dentro del sistema ERP, es importante conocer la contextualización teórica de los conceptos y de la información financiera aplicable bajo un marco normativo, que para fines de esta lección, se hará uso del marco de referencia de la Normas de Información Financiera.
Comencemos.
1. Marco Conceptual de información financiera
Uno de los objetivos más importantes de la contabilidad, es la de proveer información a los usuarios para la toma de decisiones, esta información es plasmada en reportes auxiliares, estados financieros y sus notas principalmente, los paquetes contable al ser el medio de registro de las transacciones, transformaciones internas u otros eventos de manera cotidiana, cuentan con la información necesaria, así como la función de emitir los estados financieros para cumplir con el objetivo.
1.1 Objetivo de los estados financieros
La información contenida en los estados financieros básicos, es útil al usuario de la información financiera, ya que le proporciona elementos de juicio respecto al nivel de riesgo financiero, grado de solvencia, estabilidad financiera y liquidez de la entidad.
(CINIF, 2021)
A continuación daremos una breve descripción de los cuatro estados financieros básicos en base a normas de información financiera (NIF)
1.2 Estados Financieros Básicos
1.2.1 Estado de Situación Financiera
El estado de situación financiera muestra la posición financiera de un ente económico a un momento determinado y para ese fin se presentan en él los activos (lo que posee la entidad), los pasivos (las deudas de la entidad, es decir, lo que debe la entidad) y la diferencia entre ellos (activos menos pasivos) que es el capital contable de la entidad.
(CINIF, 2021)
Conforme a la NIF A-5, que habla acerca de los elementos que conforman los estados financieros, y al párrafo anterior, los elementos básicos del estado de situación financiera son: los activos, los pasivos y el capital:
a) Activo: Es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.
(CINIF, 2021)
Algunos ejemplos son: Efectivo y equivalentes de efectivo, instrumentos financieros negociables, cuentas por cobrar, Inventarios, propiedad, planta y equipo, activos intangibles, entre otros.
b) Pasivo: es una obligación presente de una entidad, identificada, cuantificada en términos monetarios que representa una probable disminución de recursos económicos y derivada de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.
(CINIF, 2021)
Algunos ejemplos son: Proveedores, pasivos acumulados y otras cuentas por pagar, préstamos (de instituciones financieras y de otros acreedores), anticipos de clientes, pasivo por impuesto a la utilidad causado, pasivo por beneficios a los empleados, entre otros.
c) Capital contable: Es el valor residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos.
(CINIF, 2021)
Este valor residual se presenta en el estado financiero en rubros como: Capital social, aportaciones para futuros aumentos de capital, reservas de capital, utilidades (o pérdidas) acumuladas, entre otros.
La suma de los activos totales debe coincidir con la sumatoria del pasivo y el capital contable.
A continuación veremos el siguiente estado financiero llamado estado de resultados.
1.2.2 Estado de Resultados
“La información contenida en el estado de resultado integral, junto con la de los otros estados financieros básicos, es útil al usuario general para contar con elementos de juicio respecto, entre otras cuestiones, al nivel de eficiencia operativa, rentabilidad, riesgo financiero, grado de solvencia (estabilidad financiera) y liquidez de la entidad.“
(CINIF, 2021)
El estado de resultado integral debe mostrar la información relativa a las operaciones de una entidad durante un periodo contable, mediante un adecuado enfrentamiento de sus ingresos con los costos y gastos relativos, para determinar la utilidad o pérdida neta, así como el resultado integral del periodo.
(CINIF, 2021)
Volvemos a recordar que el panorama financiero del ente económico no se basa en el estudio de un solo estado financiero sino se debe analizar en relación de mínimo los estados financieros básicos y sus notas.
El estado de resultado integral debe incluir como mínimo, cuando proceda, los siguientes rubros y niveles de utilidad o resultados:
a) ventas o ingresos, netos;
b) costos y gastos (atendiendo a la clasificación empleada);
c) resultado integral de financiamiento;
d) participación en la utilidad o pérdida neta de otras entidades;
e) utilidad o pérdida antes de impuestos a la utilidad;
f) impuestos a la utilidad;
g) utilidad o pérdida de operaciones continuas;
h) operaciones discontinuadas;
i) utilidad o pérdida neta;
j) otros resultados integrales (excluyendo los importes a los que se hace referencia en el inciso k);
k) participación en los otros resultados integrales de otras entidades; y
l) resultado integral
El resultado integral es el dato que se ve plasmado en el estado de situación financiera en el capital contable.
1.2.3 Estado de cambios en el capital contable
“El presente estado financiero es útil al usuario de la información financiera para comprender los movimientos que afectaron el capital contable de una entidad en el periodo. Con dicha información, los usuarios podrán evaluar, entre otras cuestiones, los índices de rentabilidad de la entidad, tanto de un período contable específico, como en forma acumulada a la fecha de los estados financieros.
Desde un punto de vista legal, el capital contable representa para los propietarios de una entidad lucrativa, su derecho sobre los activos netos de ésta, mismo que ejercen mediante su reembolso o el decreto de dividendos. Por lo anterior, el estado de cambios en el capital contable, además de permitir a terceros tomar decisiones en relación con la entidad, también sirve a sus propietarios para tomar decisiones en relación con su inversión en dicha entidad.
El estado de cambios en el capital contable debe mostrar una conciliación entre los saldos iniciales y finales del periodo, de cada uno de los rubros que forman parte del capital contable. En términos generales y no limitativos, los principales rubros que integran el capital contable son”:
(CINIF, 2021)
a) Del capital contribuido. Se conforma por las aportaciones de los propietarios de la entidad: capital social, aportaciones para futuros aumentos de capital, prima pagada en colocación de acciones; y
b) Del capital ganado. Se conforma por las utilidades y pérdidas generadas por la operación de la entidad: resultados integrales acumulados y reservas.
Los elementos básicos del estado de cambios en el capital contable son: movimientos de propietarios, movimientos de reservas y resultado integral.
Ejemplos de movimientos de propietarios pueden ser: Aportaciones de capital, reembolsos de capital, decretos de dividendos, capitalizaciones, entre otros.
En el renglón de movimientos de reservas la entidad debe presentar los importes que representan aumentos o disminuciones a las reservas de capital. Las reservas de capital son importes de resultados acumulados segregados por disposiciones legales o por los propietarios para cumplir con fines específicos.
(CINIF, 2021)
Dentro de fines específicos, puede ser una reserva para siniestros, proyectos, etc.
1.2.4 Estado de flujos de efectivo
El estado de flujos de efectivo es un estado financiero básico que muestra las fuentes y aplicaciones del efectivo de la entidad en el periodo, las cuales son clasificadas en:
Actividades de operación. Es la que constituye la principal fuente de ingresos para la entidad; también incluye otras actividades que no pueden ser calificadas como de inversión o de financiamiento.
Actividades de inversión. Es la relacionada con la adquisición y la disposición de:
- Propiedades, planta y equipo, activos intangibles y otros activos destinados al uso, a la producción de bienes o a la prestación de servicios;
- Instrumentos financieros a largo plazo;
- Inversiones permanentes en instrumentos financieros de capital; y,
- Actividades relacionadas con el otorgamiento y recuperación de préstamos que no están relacionados con las actividades de operación.
Actividades de financiamiento. Es la relacionada con la obtención, así como con la retribución y resarcimiento de fondos provenientes de:
- Los propietarios de la entidad;
- Acreedores otorgantes de financiamientos que no están relacionados con las operaciones habituales de suministro de bienes y servicios; y,
- La emisión, por parte de la entidad, de instrumentos de deuda e instrumentos de capital.
(CINIF, 2021)
El usuario general de los estados financieros está interesado en conocer cómo la entidad genera y utiliza el efectivo y los equivalentes de efectivo, independientemente de la naturaleza de sus actividades. Básicamente, las entidades necesitan efectivo para realizar sus operaciones, pagar sus obligaciones y, en caso de entidades lucrativas, pagar rendimientos a sus propietarios.
La importancia del estado de flujos de efectivo radica no sólo en el hecho de dar a conocer el impacto de las operaciones de la entidad en su efectivo; su importancia también radica en dar a conocer el origen de los flujos de efectivo generados y el destino de los flujos de efectivo aplicados.
(CINIF, 2021)
Por ejemplo, el efectivo y equivalentes de efectivo de una entidad pudieron tener un incremento significativo, pero no es lo mismo que se hayan incrementado por actividades de operación de la entidad que podrías ser por la venta de un producto, a que haya sido incrementado por una actividad de financiamiento como un préstamo de una institución financiera y que conlleva un costo.Por tanto, se busca con el estado poder clasificar las actividades en base a su origen o aplicación.
Te invitamos a leer el siguiente libro acerca de análisis e interpretación de estados financieros: LI_1625_061118_A_Finanzas_Corporativas_Plan2016.pdf (unam.mx)
1.2.5 Emisión de estados financieros en el sistema SAP ERP
Después de haber realizado el anterior marco de referencia, es momento de verlo dentro del sistema, la emisión de estados financieros dentro del sistema SAP ERP, se encontrará dentro del módulo de Finanzas:
Te invitamos a ver el siguiente vídeo acerca de la emisión de un estado de situación financiera dentro del sistema SAP:
Te invitamos a ver el siguiente vídeo acerca de la emisión de un estado de resultados dentro del sistema SAP:
2. Reportes auxiliares
Dentro del curso normal de las operaciones, existe la necesidad de emitir más reportes aparte de los estados financieros para la toma de decisiones, visualizar el curso de las operaciones dentro de la organización, dichos reportes pueden ser desde un reporte de una cuenta individual de una cuenta, informes de antigüedad de clientes, proveedores, impuestos trasladados a favor o en contra, como lo pueden ser el impuesto al valor agregado (IVA), el impuesto Especial sobre producción y servicios (IEPS), que a fecha de elaborado este recurso se encuentran vigentes, entre otros.
Dentro del sistema SAP, se pueden emitir numerosos reportes que auxilian a las diferentes necesidades de los usuarios. Te invitamos a ver las siguientes presentaciones preparadas para ustedes acerca de la emisión de algunos reportes auxiliares dentro del sistema SAP:
7.6.1 Reportes auxiliares (Reporteo de cuentas)- Informe de antigüedad de clientes
7.6.2 Reportes auxiliares (reporteo de cuentas)-Informe de antigüedad de proveedores
También te hacemos la invitación a ver el siguiente vídeo acerca de la emisión de más reportes auxiliares y financieros dentro del sistema SAP:
3. Afectación de costos y módulo de compras
A continuación, nos toca observar la afectación de costos y el módulo de compras, pero antes, hay que realizar el repaso contextual para poder adentrarnos a la operación dentro del sistema.
3.1 Marco Teórico de Inventarios
3.1.1 Valuación- Reconocimiento General e inicial
De manera general, los inventarios deben valuarse a su costo o a su valor neto de realización (El monto estimado que espera percibir por la venta del mismo dentro del curso de las operaciones), el menor.
Costo de Compra
El precio erogado por la adquisición, así como todos los costos y gastos incurridos en la adquisición entre ellos pueden ser derechos de importación, impuestos, costos de transporte, almacenaje, seguros. Debe restarse los descuentos, bonificaciones y rebajas sobre la compra.
Costo de Producción
Representa el importe de los diferente elementos del costo que permiten dejar al artículo disponible para su venta, o para un posterior proceso de fabricación. El costo de producción incluye los costos relacionados directamente con las unidades producidas, como lo son:
- Materia prima y/o materiales directos
- Mano de obra directa
- Gastos indirectos de producción
3.2 Rubros de inventarios
Para la generación de información financiera es necesario hacer cortes de información, por tanto, en los casos de producción, existirán productos con diferentes niveles de avance o situación dentro de la empresa, habrá que clasificar por el mencionado nivel de avance o situaciones el producto, y conforman en su conjunto los siguientes rubros de inventarios:
- Materias primas y materiales
- Producción en proceso
- Artículos terminados
- Artículos entregados y/o recibidos en consignación y/o en demostración
(CINIF, 2021)
3.3 Métodos de costeo de inventarios
Existen distintos métodos de costeo para inventarios, que sirven para la determinación del costo del inventario:
- Costo de adquisición
- Costo estándar
- Detallistas
(CINIF, 2021)
3.4. Reconocimiento posterior
El reconocimiento posterior de los inventarios será la asignación del costo, para ello, se ocupan distintas fórmulas, dependiendo de la operación y políticas de la empresa:
- Costos identificados
- Costos promedios
- Primeras entradas primeras salidas (PEPS)
(CINIF, 2021)
3.5 Normas de presentación
Los inventarios deben presentarse neto de las estimaciones creadas sobre sobre ellos, como lo puede ser el deterioro, clasificándolos como integrantes de los activos a corto plazo, a menos que debido a la naturaleza de las operaciones, la existencia de inventarios sean vendidos o utilizados dentro de un plazo superior a doce meses.
(CINIF, 2021)
3.6 Afectación de costos dentro del sistema
Una vez realizado la contextualización pertinente, veremos la afectación de costos y costos de producción dentro del sistema SAP, para lo anterior les invitamos a ver la siguiente serie de vídeos al respecto:
3.7 Compras dentro del sistema
Dentro del proceso de compras en el sistema, se abarcan las siguientes actividades:
- Crear pedido de compra
- Crear recibo/Entrada Inventario
- Consultar documentos en módulo de producción y finanzas
- Contabilizar factura proveedor
- Consultar facturas proveedores
- Listar cuentas por pagar
- Pagar factura proveedor
- Consultar doc. contable de pago
Para lo cual, les invitamos a ver los siguientes vídeos acerca de dichas actividades dentro del sistema SAP:
4. Gestión de activos fijos
Antes de entrar en la gestión de activos fijos dentro del sistema, es importante identificar los conceptos más importantes relacionados a los mismos, los cuales haremos mención a continuación.
4.1 Activos fijos
Lo primero que haremos mención será de los activos fijos, para ello es importante recordar que se considera para información financiera un activo:
- “Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.”
(CINIF, 2021)
4.2 Normas de valuación
4.2.1 Reconocimiento inicial
Por norma general, los activos fijos llamados en el marco normativo “propiedad, planta y equipo” deben reconocerse de manera inicial a su costo de adquisición, incluyendo todos los costos y gastos que incurren en la mencionada adquisición hasta su posible utilización, como lo pueden ser derechos e impuestos, fletes, maniobras, acondicionamiento del lugar para su instalación, etc, pueden existir modificaciones al costo inicial como lo son por reparaciones, mantenimientos, entre otros, sin embargo, sólo deben reconocerse para modificar el costo inicial son las adaptaciones de mejora y reconstrucciones.
4.3 Principales rubros
Dentro de los principales rubros de la propiedad, planta y equipo para su gestión son los siguientes:
- Terrenos
- Edificios
- Maquinaria, equipo de producción, equipo de transporte, equipo de cómputo, entre otros
- Herramientas y otro equipo de operación
- Moldes, troqueles, negativos y otras partidas
(CINIF, 2021)
4.4 Reconocimiento posterior
El reconocimiento posterior de la propiedad, planta y equipo debe reconocer la depreciación acumulada y el monto acumulado por pérdida por deterioro.
CINIF, 2021
Existen diferentes métodos de depreciación:
A) Métodos de actividad
a) Método de unidades producidas o de uso
b) Método de horas trabajadas
B) Método de línea recta
C) Método de cargos decrecientes
a) Método de saldo con doble declinación
b) Método de saldo con declinación a 150%
D) Métodos de depreciación especial
a) Métodos de grupo y compuestos
b) Métodos híbridos o de combinación
(CINIF, 2021)
4.5 Normas de presentación
Las propiedades, planta y equipo deben presentarse en el estado de situación financiera, dentro de los activos no circulantes, deduciendo de su costo de adquisición, el monto acumulado por depreciación y pérdidas por deterioro.
(CINIF, 2021)
4.6 Gestión de activos fijos dentro del sistema SAP
Después de la contextualización de las propiedades, planta y equipo, es momento adecuado de ver su gestión dentro del sistema SAP, para lo cual te invitamos a ver la siguiente presentación preparada para ustedes: 7.7 Activo fijo
Con esta última presentación terminamos la lección, esperamos haya sido de tu agrada y sobretodo, de mucha utilidad, nos vemos pronto.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- La información financiera es de suma relevancia para los usuarios de esta información, ya que es una forma de saber cómo le va a la entidad, en que etapa de crecimiento se encuentra y en base a ello tomar decisiones correctas, tanto para la entidad como para su persona.
- El estado de situación financiera o balance general, es aquel que nos muestra el valor del activo, pasivo y capital de la entidad.
- El estado de resultados es aquel donde todas las cuentas relacionadas con los ingresos, los costos y gastos de la entidad, con el fin de conocer la liquidez, rentabilidad, etc., de la misma.
- El estado de cambios en el capital contable. Este estado se compone de dos grandes rubros, del capital contribuido (el aportado por los socios) y el capital ganado (las utilidades o pérdidas generadas y las reservas).
- Estado de flujos de efectivo. Este reporte muestra las aplicaciones del dinero que se encuentra en efectivo o equivalentes, midiendo así la liquidez de la entidad, conformado por tres tipos de aplicación: actividades de operación, inversión y financiamiento.
- El informe de antigüedad de clientes, el cual propicia el adecuado análisis para la toma de decisiones, desde ver días de crédito, saldos, status, fechas de abonos, etc.
- El informe de antigüedad de proveedores, el cual propicia el adecuado análisis para la toma de decisiones, desde ver días de crédito, saldos, status, fechas de pago, etc
- La gestión de activos fijos, el cual propicia el adecuado análisis para la toma de decisiones, desde agregar un activo fijo, ver sus especificaciones, su depreciación contable y el control de la deducción de inversiones, etc.
- Los inventarios deben valuarse a su costo o a su valor neto de realización (El monto estimado que espera percibir por la venta del mismo dentro del curso de las operaciones), el menor.
- Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.
- Los activos fijos llamados en el marco normativo “propiedad, planta y equipo” deben reconocerse de manera inicial a su costo de adquisición.
- El reconocimiento posterior de la propiedad, planta y equipo debe reconocer la depreciación acumulada y el monto acumulado por pérdida por deterioro.
Fuentes de consulta
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF A-3. Necesidades de los usuarios y objetivos de los estados financieros. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 17-47.
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF A-5. Elementos básicos de los estados financieros. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 3-93.
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF B-2. Estado de flujos de efectivo. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 10-42.
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF B-3. Estado de resultados integral. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 51-55.3
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF B-4. Estado de cambios en el capital contable. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 51-53.3
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF B-6. Estado de situación financiera. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 51.2-59.3
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF B-6. Estado de situación financiera. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 51.2-59.3
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF C-4. Inventarios. Normas de Información Financiera. México. Párrafos 42-50.4
- Capítulo de libro. CINIF. (2021). NIF C-6. Propiedades, planta y equipo. Normas de Información Financiera. México. Párrafos:42-50.