Clase digital 7. Cómo negociar en situaciones administrativas

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Cómo negociar en situaciones administrativas

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje de Comunicación Organizacional. La negociación es una actividad primordial en el entorno organizacional, ya que define diferentes canales de comunicación cuando se presenta un conflicto de interés, permitiendo llegar a un posible acuerdo de las partes que intervienen, por lo que el conocimiento de  los elementos esenciales para llevar a cabo con éxito una negociación resulta ser básicos para la aplicación de los mismos. 

2. Objetivo didáctico

Identificar la serie de pasos a seguir para lograr una negociación en un entorno organizacional  con el propósito de emplear una adecuada comunicación.

3. Contenido didáctico

Introducción

Bienvenido a este recurso didáctico, el cual te proporcionará información necesaria acerca del concepto de  negociación, proceso que te será indispensable en el ámbito personal como en el profesional, Por lo que será importante que conozcas su significado. 

Podrás identificar la importancia de la comunicación  que se emplea a través de los elementos que la componen, para lograr que puedas comunicarte en situaciones donde se necesite resolver conflictos. 

Además de los pasos encaminados a lograr una negociación.  

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

La negociación es un proceso que siempre ha estado presente en la sociedad, suele emplearse principalmente en organizaciones, pero lo cierto es que el ser humano se encuentra con frecuencia en conflictos de los cuales debe buscar la forma de comunicar sus intereses para poder llegar a una solución. Por lo tanto, la negociación se convierte en una parte importante a emplear en las organizaciones para generar nuevas oportunidades. 

  • Antes de definir la negociación, es importante destacar que es considerada un arte, debido a todos los elementos que intervienen en un proceso de negociación, tales como la creatividad, la expresión, el lenguaje no verbal y, sobre todo, el entender lo que no se dice.

(Ocaña, p, 13).

  • Siempre que intentemos influir en una persona o grupo de personas a través del intercambio de ideas, o con algo de valor material, estamos negociando. La negociación es el proceso que utilizamos para satisfacer nuestras necesidades cuando alguien más controla lo que deseamos.

(C.A. Alvarez Vazquez et al, 2018, p. 12)

En otras palabras, la negociación es un procedimiento por el cual las partes que intervienen buscan que sus intereses coincidan para obtener lo que es más conveniente por medio de propuestas, esto suele ocurrir en empresas cuando se planea tener un crecimiento, nuevos socios o un cliente nuevo, se plantea que se desea y la otra parte analiza si le favorece, en caso de que existan diferencias se comienza a establecer un canal de comunicación para lograr un común acuerdo. 

De acuerdo con lo anterior Alvarez Vazquez  (2018) reafirma que la negociación es:

  • Proceso, que ocurre en el tiempo, por lo tanto, tiene un futuro, un presente y un pasado, que corresponde a tres momentos específicos del proceso administrativo: futuro, sinónimo de planeación; presente, de ejecución; y pasado, de control. 
  • Consenso, pues consiste en hacer converger en una solución o acuerdo para todos los intereses. Implica que cada una de las partes escuche y exprese sus puntos de vista y argumentos de manera amplia y abierta. 
  • Sinergia, ya que la posibilidad de una buena negociación se incrementa si somos capaces de generar sinergia. Esto significa que el producto final (acuerdo) sea mejor que la suma de las partes.

(diferentes posturas). (p, 13)

Por lo tanto, la negociación es una serie de pasos, lo primero que se plantea son los intereses, deseos, necesidades para después pasar al análisis, esto permitirá dilucidar las propuestas de ambas partes, así como los puntos en común, para comenzar a crear las condiciones donde se logre sintetizar las ideas y se obtenga el resultado esperado de acuerdo a un planteamiento. 

Esto quiere decir que la comunicación es clave cuando existe un conflicto de interés, pero también es una herramienta muy complicada de usar, con frecuencia es muy difícil hacer que la otra parte comprenda el mensaje que se quiere transmitir, sin embargo, es algo que requiere de práctica para tener éxito en la negociación. 

“Se aprecia que la comunicación juega un papel trascendente en la negociación, debido a que es la manera en que nos interrelacionamos con otros individuos, y es el medio por el cual podemos lograr acuerdos.”

(Ocaña, p, 14).

Para Ocaña (s.f.), la comunicación requiere de varios elementos para poder realizarse:

a) Emisor: El individuo que transmite la información. 
b) Receptor: Quien recibe la información. 
c) Código: Conjunto de signos que el emisor utiliza para cifrar el mensaje.
d) Canal: Elemento físico por medio del cual el emisor transmite el mensaje al receptor. 
e) Mensaje: Información que se transmite. 
f) Contexto: Circunstancias temporales, espaciales y socioculturales que rodean el hecho o acto comunicativo y permiten comprender el mensaje.

(p, 14-15)

Figura 1. Elementos de la comunicación.

Elaboración propia.

De los elementos de la comunicación se desprende el proceso para lograr transmitir con éxito el mensaje, por lo que a continuación se explicara:

  • Al principio se debe desarrollar la idea de lo que se pretende obtener, ya que de esto dependerá el punto de discusión para intentar transmitir la propuesta a negociar con la otra parte.
  • Otro punto por resaltar será la forma en como se dirá el mensaje considerando las características del receptor, empleando ideas y un lenguaje que sea entendible para poder transmitir lo que se desea dar a conocer. 
  • Después de dar a conocer el mensaje este debe pasar por un canal de comunicación, medio por el cual el mensaje viaja y se recibe.
  • Posterior a lo anterior el mensaje llegara al receptor
  • La decodificación será lo que el receptor logro entender al recibir el mensaje, esto es parte fundamental en la negociación porque de esto depende que la idea transmitida sea entendible, provocando obtener una respuesta a favor o una nueva propuesta.
  • La aceptación será la respuesta positiva al mensaje, esto quiere decir que se logro comunicar adecuadamente la idea. 
  • Un paso que encaminará la negociación será el uso que el receptor le dé al mensaje.
  • Al final, se deberá realizar una retroalimentación en la cual ambas partes intervengan dando a conocer la respuesta y las distintas ideas que lograron el acuerdo en común. 

Es necesario resaltar que para lograr tener éxito en una negociación se debe considerar los elementos, así como el proceso de comunicación, para transmitir las ideas que ayudarán a obtener los objetivos esperados. Al contrario, de emplear una inadecuada comunicación, provocará que el entorno se vea afectado al no conseguir beneficios o alianzas con usuarios externos que podrían favorecer el crecimiento de la organización.

Después de abordar la definición de la negociación y el papel fundamental que ocupa la comunicación, a continuación, se explicara el procedimiento o etapas que se desarrollan durante una negociación. 

  • El negociar requiere, como se ha hablado, de un proceso, o etapas que deben de efectuarse cuidadosamente por las dos partes, buscando ponerse de acuerdo de una u otra manera para resolver la situación o conflicto que se presenta en un determinado momento.

(Ocaña, p. 55)

Para comenzar, las partes que van a intervenir deben delimitar los objetivos que se desean conseguir durante la negociación, esto puede resultar una actividad difícil de definir, la determinación de objetivos permitirá que el equipo de trabajo logre superar obstáculos y consecuentemente llegar a la meta esperada. A continuación se explicaran las etapas de una negociación:

Primer etapa:

  • Preparación: cuando los objetivos estén definidos el equipo de trabajo empezará a realizar la preparación de la negociación. Esta etapa es una actividad interna que se desarrolla en juntas de trabajo con el propósito de verificar que todos los participantes cuenten con información suficiente que servirá de apoyo durante el proceso, además se asignan los roles con el propósito de que todos tengan un panorama general. 

Para la Universidad de Esan (2016), existen dos tipos de factores para una negociación: los internos y los externos. 

  • Factores internos: saber manejar las habilidades sociales y tener una buena comunicación. La empatía, la intuición y la experiencia jugarán un papel importante para la obtención de los objetivos.
  • Factores externos: estar informado sobre las demás compañías participantes, y saber manejar el tiempo en nuestras intervenciones utilizándolo con efectividad nos ayudarán a afianzar nuestra estrategia.

Segunda etapa:

  • Maximización de alternativas: el recaudar información es la etapa que conduce a lograr el objetivo, durante la segunda etapa de este proceso pueden surgir ideas alternas al objetivo principal, es importante tener en claro esta circunstancia si en la negociación se presenta un nuevo objetivo distinto al que se pretendía conseguir.  
    Las alternativas juegan un papel muy importante dentro del proceso de negociación, éstas siempre deben ser evaluadas y analizadas antes de comenzar la negociación, con el propósito de contar con la información necesaria para realizar la negociación adecuada y lograr los objetivos fijados.

(Ocaña, p. 65)

Tercera etapa: 

  • Negociación con la persona adecuada: esta etapa consiste en tener claro quién será la persona responsable con la que hablaremos, de esto dependerá el desarrollo de la negociación, porque de no estar con la persona correcta no podremos conseguir el objetivo, es importante tener información acerca de quién es la persona indicada que tomara la decisión final de la propuesta que tengamos para así conducirnos directamente con ella.

Cuarta Etapa:

  • Margen de maniobra: en esta etapa se aplicaran las técnicas que lograran obtener el objetivo, se tomará como base la información obtenida para decir lo correcto durante el desarrollo evitando que la negociación se desvié, se delimitaran las opciones que podrán conducir a tener éxito en la propuesta, además se aplicarán alternativas en caso de que la propuesta original no sea aceptada, esta etapa es relevante ya que el representante aplicará los conocimientos que fue adquiriendo para lograr la negociación. 

Quinta etapa:

  • Restricciones de negociación: para Ocaña, resolver conflictos o buscar soluciones a veces no es la mejor opción, debido a esto las dudas pueden surgir por diversas situaciones: 
  • La necesidad de ser agradable a los demás 
  • El temor a la confrontación
  • El temor a los intereses de uno mismo 
  • El miedo a que se nos engañe 
  • La falta de confianza
  • La necesidad de ganar siempre
  • La tendencia de sentirse más que los demás
  • La necesidad de manipular

(p. 68)

Estas actitudes, en general, restringen el poder negociar con tino, debido a que fungen como un bloqueo de la negociación, lo que es un problema a la hora de negociar, por esto debe de evitarse presentar estas actitudes, ya que para realizar una buena negociación la apertura es fundamental.

(Ocaña, p. 68)

Sexta etapa: 

  • Resolución final: una vez finalizada la exposición de ideas encaminadas a la propuesta que generara el beneficio para la parte que desea que se logre el objetivo, nos encontraremos en la parte final donde se espera que la negociación tenga éxito porque esto permitirá conseguir el éxito de la negociación, que será fundamental para la organización, este acuerdo de partes provocará que sea más fuerte la competitividad en el mercado para la organización por la posible relación obtenida.

Hemos finalizado este recurso didáctico, esperamos seguir contando contigo.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • La negociación está presente en la vida diaria, en cualquier momento surgen conflictos que deben ser resueltos por medio de acuerdos. 
  • Tu mayor fortaleza ante estas situaciones será la comunicación, es necesario que practiques para que siempre logres transmitir el mensaje adecuado, con argumentos válidos que te permitan expresar tus ideas de forma clara y concisa. 
  • Existen diferentes canales de comunicación, en la actualidad es posible que las negociaciones se realicen a través de videoconferencias. 
  • Cuando se tenga éxito en una negociación, no solamente se obtendrá el objetivo esperado, además se conseguirá un nuevo contacto con el que se podrá tener una alianza que será retroactivo para el entorno organizacional.

Fuentes de consulta