Almacenamiento en la nube
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la UDA “Informática en los negocios” del segundo semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en que las empresas y organizaciones han empezado a migrar su datos a la nube, de hecho, hay empresas internacionalmente reconocidas que ofrecen sus servicios desde la nube, ejemplo de ello es Spotify, esto con el fin de mantener actualizada y tener un buen servicio como proveedor de música, la cual sabemos es una industria con cambios todos los días.
Los programas que utilizan las grandes empresas pueden ser desconocidos y difíciles de entender para nosotros, aparte que por la pequeña cantidad de información que nosotros como personas manejamos, nuestra mejor opción es usar servicios de almacenamiento en la nube con suscripciones accesibles a nuestra economía, ejemplos de ellos tenemos a OneDrive, Google Drive, Dropbox, Mega, etc. Es importante conocer cómo manejar algunos de estos proveedores, puesto que en los trabajos cada vez se intensifica su uso, y en el ámbito estudiantil es de gran utilidad cuando queremos trabajar de forma sincrónica o asincrónica en los documentos de nuestros compañeros, dado el gran distanciamiento que tenemos como resultado de la pandemia del COVID-19.
2. Objetivo didáctico
Aprender a utilizar las funciones básicas de los servicios de almacenamiento en la nube de OneDrive y Google Drive ya que el uso de la nube se ha vuelto parte indispensable en la vida de los estudiantes y trabajadores.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en aprender a configurar y usar las funciones básicas en los servicios de almacenamiento en la nube de OneDrive y Google Drive. En OneDrive el primer paso recomendable es configurar esta aplicación en nuestro ordenador ya que así se evita perder tiempo al estar entrando a la página web, enseguida veremos cómo se agrega una segunda cuenta de OneDrive si fuera el caso de tener dos o más cuentas. Es importante conocer todas las opciones que Microsoft ofrece para guardar nuestros documentos en la nube, podemos escoger la opción que preferimos en torno a la ocasión. A continuación veremos una de las grandes utilidades al trabajar en documentos en línea, que es el colaborar con otros usuarios de forma sincrónica para editar archivos sin importar la distancia física. No podía faltar conocer el Office en línea, ideal para aquellas personas que no cuentan con una suscripción a Office 365.
En el caso de Google Drive puede que más personas estén familiarizadas con este servicio de almacenamiento, ya que como bien sabemos es parte de una de las empresas más importantes y con interfaz amigable, aparte de que por default viene integrada en nuestros celulares. Aún así vamos a repasar cómo subir archivos y compartirlos. Al igual que las opciones que tenemos de configurar el archivo para que terceras personas no tengan el acceso total de edición a este. Para finalizar observaremos la opción de “asignar” tarea a usuarios dentro de los documentos y las siete opciones que tenemos para cuando vamos a descargar un archivo.
¡Comencemos!
Desarrollo del tema
1. OneDrive de Microsoft
1.1 Configurar OneDrive en la computadora
Es de gran utilidad tener configurada esta nube en nuestro ordenador, ya que así podemos manejar información en la nube sin tener que abrir la página web. Lo primero que debemos de hacer es buscar en Windows la aplicación OneDrive.
Nos pedirá escribir nuestra dirección de correo electrónico, y después escribir la contraseña. Es importante que sepas que para este paso ya debes de tener creada tu cuenta en Microsoft, si aún no tienes, puedes ingresar a la página para crearla: https://account.microsoft.com/account?lang=es-cl
Después, aparecerá una ventana que nos indica en qué parte de nuestra Biblioteca de archivos de Windows se ubicará la carpeta en la nube. Podemos cambiar la ubicación si así lo deseamos.
En seguida, una nueva ventana nos dará la opción de dirigirnos directamente a la carpeta de OneDrive, podemos intentarlo para verificar que se haya creado correctamente la carpeta.
¡Listo!, ahora en nuestra Biblioteca de archivos de Windows ya tenemos configurada nuestra carpeta en la nube donde se nos facilitará guardar y consultar nuestros archivos sin tener que abrir la página web.
1.2 Agregar una segunda cuenta
Microsoft nos da la posibilidad de agregar más cuentas, lo cual es beneficioso para las personas que tienen una cuenta personal y a parte la de su trabajo. Lo que debemos hacer es buscar en nuestra barra de tareas el icono de OneDrive, si no está, lo buscamos en los iconos ocultos. Damos click a su icono.
Damos click en “Configuración y ayuda”, después en el menú que se despliega seleccionamos “Configuración”.
Se abre una ventana, puede ser que automáticamente se coloque en la pestaña “Cuenta”, ya estando aquí seleccionamos “Agregar una cuenta”.
1.3 Guardar archivos en la nube
Existen tres formas de guardar un archivo en la nube, OneDrive ofrece varias opciones y te explicaremos cada una de ellas.
1.3.1 Autoguardado
Cuando tenemos nuestro documento abierto existen dos opciones:
- Encendemos el switch del autoguardado para que los cambios se salven automáticamente en la nube. Se abrirá una nueva ventana donde nos pedirá escoger en qué cuenta de Microsoft guardar el archivo.
- En el menú de: Archivo → Guardar como, seleccionamos la cuenta y carpeta en donde queremos guardarlo.
1.3.2 Arrastrar o Copiar archivo desde la Biblioteca de archivos
La segunda opción la podemos utilizar para cuando el archivo ya lo teníamos guardado en nuestra computadora. Si es el caso de que se tiene configurada la nube como se indica en el punto 1.1 de este recurso, podemos proseguir a las siguientes tres opciones:
- Seleccionar y arrastrar el documento a la nube.
- Seleccionar el archivo, copiar y pegar en la nube.
- Seleccionar el archivo, cortar y pegar en la nube.
1.3.3 Directamente en la página web
La tercera opción es entrar a la página web de OneDrive con nuestra cuenta y las dos opciones son:
- Arrastrar el documento desde nuestra Biblioteca de archivos, y soltarlo en la pantalla.
- En el menú superior se encuentra “Cargar”, damos click y seleccionamos la opción que necesitemos.
1.4 Trabajar con otros usuarios de manera sincrónica
Años atrás cuando se trabajaba un documento en equipo, se debía esperar a que la persona te mandara el archivo tal vez por correo electrónico o memoria USB para uno poder continuar con su parte, pero ahora existe la posibilidad de trabajar un documento en línea al mismo tiempo que los demás, y ahora esta es una herramienta muy valiosa teniendo presente la pandemia de COVID-19. Se podría decir que existen dos formas de invitar a otros usuarios a colaborar en nuestro documento.
1.4.1 Desde el mismo documento
Una vez que ya se tiene en la nube el documento, en el menú superior derecho se encuentra la opción de “Compartir”, lo seleccionamos y se genera una nueva ventana.
Podemos seleccionar compartir el documento mediante un link y hay dos opciones importantes:
- Cualquier persona que tenga el link puede acceder a nuestro documento, pero no podrá editarlo. También se puede establecer una fecha límite para visualizar el documento, así como ponerle contraseña y bloquear que se pueda descargar.
- La segunda opción se utiliza con los usuarios que pertenecen a nuestra misma organización, estos usuarios si podrán editar si así lo deseamos.
1.4.2 En la página web
La segunda forma se divide también en dos posibles opciones, pero para esto primero debemos de entrar a nuestra cuenta de OneDrive:
- Seleccionar el archivo y dar click en el icono de Compartir en el mismo renglón donde aparece el nombre del archivo, también se puede encontrar esta opción en los tres puntos verticales, o en el menú superior donde dice Compartir. Se genera una ventana donde podemos escribir el nombre, grupo o correo electrónico del usuario o usuarios a quienes queremos que les llegue el archivo.
- La otra opción es compartir mediante un vínculo, le podemos dar click en los tres puntos verticales y seleccionar Compartir, o también en el menú superior se encuentra la opción de “Copiar vínculo”.
El vínculo que se genere podemos aplicarle la opción de que si es cualquier usuario , y como lo vimos en uno de los puntos anteriores, sólo podrá visualizarlos, en cambio, si es un usuario de nuestra misma organización que tiene el vínculo, al entrar al archivo tiene la opción de si editarlo si es que así lo queremos.
Cuando se escribe el correo o nombre del usuario con el que vamos a compartir el documento, al otro usuario le llega una notificación por correo electrónico de esta manera:
La imagen de abajo es un ejemplo de cómo se ve el documento cuando se está trabajando con otro usuario de la misma organización de forma sincrónica.
1.4.3 Office 365 en línea
En OneDrive podemos crear una carpeta nueva, un documento de Word, un libro de Excel, una presentación de PowerPoint, un bloc de notas de OneNote, un forms para Excel y un vínculo, esto a parte de también poder subir fotos, videos y archivos de audio. Al tener una cuenta Microsoft tenemos en nuestra disposición la paquetería Office en línea , claro que puede ser el caso en que no se tengan todas las funciones o herramientas que se tienen como cuando se paga la suscripción de Office 365, pero aún así son de gran utilidad. (Microsoft, s.f)
Si no quieres crear un archivo desde el inicio, después de haber guardado el documento en la nube con alguna de las opciones que se explicaron en el punto 1.3, con solo un click en el archivo podemos abrirlo en línea y puedes continuar editando.
14.4 Guardar un vínculo
Tal vez pueda parecer un poco extraño que podamos agregar un vínculo a nuestra nube, vamos a poner un ejemplo para que comprendas cómo funciona. Digamos que queremos guardar una página web, lo que hacemos es copiar el vínculo que aparece en la barra de direcciones.
Después en nuestra página de OneDrive: Nuevo → Vínculo. Cuando nos aparezca la ventana de “Crear vínculo a”, pegamos el vínculo y le escribimos un nombre en “Nombre de archivo” para identificarlo fácilmente. En la imagen de la derecha se muestra el resultado, solo basta con darle click y nos enviará directo a la página web.
2. Google Drive
Ahora vamos a aprender a manejar Google Drive, puedes utilizarlo desde la página web o descargando la aplicación en tu computadora. Al igual que OneDrive, también se puede instalar en el celular, pero depende de cada persona cuál vista le sea más cómoda. En Google Drive se tiene un panel de lado izquierdo donde existen seis apartados, te explicaremos en concreto para qué sirve cada uno.
- Mi unidad: Son todos los archivos que fueron creados o subidos por ti.
- Ordenadores: Si tienes dos computadoras, puedes instalar la aplicación de Drive en ambas, para que se actualicen tus archivos en línea y puedas consultarlos en cualquiera de las dos computadoras donde estés.
- Compartido conmigo: Son los archivos que otros usuarios nos comparten.
- Reciente: Son los últimos archivos que hemos subido, abierto, compartido o creado.
- Destacados: Aquí se encuentran los archivos los cuales marcaste con una estrella.
- Papelera: Son los archivos que hemos eliminado, los cuáles a los 30 días se eliminan definitivamente y ya no se pueden rescatar.
2.1 Crear nuevo archivo
En Google Drive también podemos crear archivos en línea gratis, siempre y cuando no rebasemos el máximo de almacenamiento ofrecido a cuentas gratuitas. Los tipos de documentos que podemos crear se encuentran en la imagen de abajo.
2.2 Subir un archivo
Existen dos maneras de subir un archivo a Google Drive. En la primera debemos dar click en “Nuevo” y Subir ya sea un archivo o una carpeta completa de nuestra computadora.
La segunda forma es abrir nuestra Biblioteca de archivos de la computadora y arrastrar el archivo o carpeta que queremos en la nube.
2.3 Trabajar archivo en línea con otros usuarios
Esta plataforma en la nube también nos permite trabajar en archivos de forma sincrónica con otros usuarios. Existen cuatro maneras de compartir el archivo con un usuario, y tres formas en las que se puede configurar el archivo para terceras personas.
2.3.1 Tres formas de que el archivo esté configurado para otros usuarios
- Lector: El usuario puede entrar al documento pero no editar ni comentar.
- Comentador: El usuario puede entrar al documento y dejar comentarios pero no editar.
- Editor: El usuario puede entrar al documento, comentar y editar.
2.3.2 Compartir el archivo
Cuando se comparte un archivo insertando el correo electrónico del usuario, le llega un correo de notificación si es que seleccionas la opción, de lo contrario el usuario puede que no se de cuenta de tu archivo compartido.
- Dar click derecho sobre el documento y seleccionar compartir ingresando el correo electrónico del usuario.
- En el menú superior del lado derecho se encuentra el icono de compartir ingresando el correo electrónico del usuario.
- En el menú superior del lado derecho se encuentra el icono de un clip, el cual sirve para compartirlo mediante un enlace.
- Dentro del documento en la parte superior derecha se encuentra el botón de compartir.
Como se puede apreciar en la imagen de abajo, de igual manera se pueden etiquetar usuarios que tengamos agregados a nuestros contactos, o bien podemos escribir su correo electrónico si es que no lo tenemos agregado. Una función que no tiene OneDrive es poder asignar una “tarea” a uno o varios usuarios, la notificación les llegará a su correo, y cuando completen la tarea pueden darle en la palomita para indicar que está finalizada.
Suele resultar extraño pero al mismo tiempo gracioso que en ocasiones cuando compartimos un documento, cuando los usuarios ingresan en vez de aparecer su nombre, aparecen con nombres de animales aleatorios. Google (s.f) nos explica que:
- Las personas a las que no enviaste una invitación personal aparecerán como animales anónimos cuando consulten el archivo.
- Las personas a las que sí enviaste una invitación personal aparecerán con su nombre cuando vean el archivo.
(Google, s.f)
2.4 Opciones de descarga
Es importante recordar que al ser aplicaciones gratuitas tienen cierta capacidad de almacenamiento, es por eso que te invitamos a consultar la Presentación: Servicios de almacenamiento en la nube, además de que en este PPT también haremos comparaciones de precios, seguridad y otras características entre los distintos servicios de alojamiento en la nube, tomando en cuenta los más usados. De igual manera te agradecemos tu interés por el tema y haber llegado al final.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- Al tener archivos en la nube es recomendable tener una copia de seguridad en la computadora o disco duro, por si llegas a perder tu cuenta o te hackean.
- Es recomendable que si tienes suscripción a Google One o Microsoft 365, saques el mejor provecho que puedas y utilices las herramientas que ofrece para poder realizar tus actividades o trabajos, usar aplicaciones en línea gratuitas tiene sus limitaciones.
- Puede ser que al principio sea complicado entender cómo usar la nube y que además se esté temeroso de que pudiéramos llegar a compartir por error información confidencial con usuarios no deseados, por eso es importante leer bien las opciones que activamos o desactivamos, también es recomendable revisar que las carpetas estén compartidas con los usuarios que seleccionamos y no haya nombres o correos desconocidos.
Fuentes de consulta
- Google. (s.f). Personas anónimas o desconocidas en un archivo. Soporte de Google. Recuperado de: https://support.google.com/docs/answer/2494888?hl=es#zippy=
- Microsoft. (s.f). Crear, compartir y colaborar de forma gratuita con Office en la Web. Microsoft. Recuperado de: https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/free-office-online-for-the-web