Clase digital 8. Cómo convocar y coordinar una junta de trabajo

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Cómo convocar y coordinar una junta de trabajo

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje de Comunicación Organizacional. Las juntas de trabajo son fundamentales en el entorno organizacional, desarrollarlas de forma efectiva proporcionará una mejor toma de decisiones para resolver problemas, establecer nuevos objetivos, además de fomentar la comunicación entre colaboradores.

2. Objetivo didáctico

Identificar los pasos a seguir para convocar una junta de trabajo con la finalidad de preparar reuniones efectivas, porque dentro del ámbito escolar como del entorno organizacional es necesario tener esta habilidad para ser una coordinador eficiente.

3. Contenido didáctico

Introducción

Bienvenido a este recurso didáctico, el cual te proporcionará la definición propuesta por varios autores sobre las juntas de trabajo en el entorno organizacional., además de los pasos a seguir cuando se tiene planeado convocar una reunión y lo que debe realizar el coordinador durante la junta de trabajo para el logro de objetivos. 

¿Listo? 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

En el entorno organizacional, las juntas de trabajo fortalecen los grupos mediante el intercambio de información, el logro de metas, así como el desarrollo eficiente de las actividades estructuradas por la organización. 

  • Podemos definir reunión de trabajo como la agrupación de un número determinado de personas que durante un tiempo establecido intercambian opiniones y conocimientos bajo la dirección de una persona con el fin de alcanzar un objetivo común: la toma de una decisión o la búsqueda de una solución.

(Perez, 2015, p. 1)

  • La reunión es una herramienta válida para reforzar la identidad grupal y, como consecuencia, servirá para homogeneizar la visión que tienen los miembros del equipo sobre la función y los principios que rigen su colectivo de trabajo, así como para aumentar la motivación por el trabajo que es preciso desarrollar.

(Pich, s.f. p. 22)

  • Sin necesidad de estar dentro del mundo empresarial, se sabe que las reuniones son parte importante de la rutina de cada empresa. Son el mecanismo empleado por las empresas para que los participantes expongan sus ideas, opiniones, unifiquen criterios y establezcan los objetivos a seguir, llegando a la toma de decisiones mediante consenso.

(Mendoza, Arguello, 2020, p.35)

De acuerdo a las propuestas hechas por los autores se entiende que las reuniones son de gran importancia para los equipos de trabajo ya que es la forma más efectiva de comunicación. 

Perez (2016) en la publicación “Las reuniones de trabajo” explica que de la definición de reunión de trabajo se pueden extraer características fundamentales:

  • Es necesaria la existencia de un grupo.  
  • Se realiza en un lugar y un tiempo determinado.  
  • Tienen un objetivo establecido previamente.  
  • Deben estar dirigidas o moderadas por una persona determinada. 
  • Es imprescindible que los asistentes intercambien ideas, opiniones, conocimientos para llegar a un acuerdo. (p.1)

A continuación se explicarán los tipos de reuniones para entender más acerca de este tema. 

Franco (2004) en “Conducción de reuniones para la operación eficaz de los equipos de trabajo” considera tres tipos de reuniones que se expondrán a continuación: 

  • Entrega de información: en este tipo de reunión el líder puede presentar hechos, demostrar un procedimiento de trabajo, introducir una nueva política de trabajo o dar una charla de motivación. Este tipo de reunión se utiliza cuando los participantes conocen poco o nada sobre el tema.
  • Recepción de información: se denominan algunas veces reuniones consultivas. El líder busca en ellas datos, ideas, hechos y opiniones de las personas con el fin de tomar una decisión. El líder se basa en los conocimientos, experiencia y visión de todos los participantes. 
  • Solución de problemas: este tipo de reuniones requieren las mejores habilidades de parte del líder, quien debe intervenir junto con los participantes para desarrollar un plan que resuelva un problema. 

Tener en cuenta la razón por la cual se convoca a una junta de trabajo beneficia al líder en la toma de decisiones, cuando se decide convocar una reunión es necesario planear detalladamente lo que se desea lograr, la planeación es el punto más importante, ya que de esto dependerá el éxito de las decisiones que se tomen al finalizar. 

De acuerdo con Pich (s.f.) en “Dirección de reuniones y presentaciones” explica que para conseguir reuniones provechosas, es preciso que apliquemos los principios de búsqueda de calidad, empezando por planificarlas de una manera minuciosa y pensando en lo siguiente:

  • Determinar los objetivos que se pretenden conseguir.
  • Realizar una estimación de la rentabilidad de la reunión.
  • Elaborar una lista de los asistentes idóneos para esta comunicación grupal.
  • Preparar los documentos y los datos que es preciso revisar antes de participar en la reunión.

(p. 24)

“Es un grave error llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan ni idea del tema a tratar, interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás.”

(Mendoza, Arguello, 2020, p.37)

  • Después de esta planificación inicial, será necesario confeccionar un orden del día, que se determinará consensuadamente e incorporará los temas urgentes, respetando una gradación de dificultad creciente en el planteamiento de los aspectos que deberán tratarse y dejando para el final del encuentro un tema que genere una percepción positiva.

(Pich, s.f. p.24)

Pich (s.f.) indica que después de planificar se determina el contenido de las reuniones, que incluirá lo siguiente:

  • Objetivos y recompensas. 
  • Cambios organizativos. 
  • Reglas y normas.

(p.25)

Sin embargo. Kaye (s.f.) en “Sección 1. Dirigir reuniones efectivas” indica que una reunión verdaderamente buena ocurre cuando se presta atención a las cuatro fases del manejo de una reunión: 

  • Fase I: planificar la reunión. Durante esta etapa es necesario detallar la organización que tendrá la junta de trabajo para evitar algunos elementos que puedan afectar la efectividad. A través de la planeación se evita la pérdida de tiempo con reuniones tediosas, es importante que se defina un objetivo ya que será el camino hacia el logro de metas. 
  • Fase II: organizar la reunión. Estructurar un cronograma con los temas relevantes a tratar durante una junta de trabajo facilitará que la reunión comience a tiempo, sin imprevistos. Durante esta etapa se debe considerar que los participantes hayan asistido por medio de un pase de lista, también es necesario que se estime el espacio que existirá entre cada participante, para que la interacción sea cómoda. 

Cabe mencionar que la duración se estima sea proporcional al número de participantes y que se encuentren los que puedan influir en la consecución de los objetivos estipulados, para alcanzar de forma efectiva las metas de la organización. 

  • Fase III: dirigir la reunión. En esta etapa se especifica que es responsabilidad del líder asumir el compromiso  sobre las decisiones encaminadas al logro de una junta de trabajo efectiva, por lo que es necesario que asuma su rol como facilitador, durante el transcurso de la reunión es importante que no se desvié del tema, además de respetar los tiempos que se especificaron en el cronograma de actividades, dentro de las tareas que desempeña el líder se encuentra el fomentar la participación del grupo dentro de los objetivos establecidos.
  • Fase IV:  dar seguimiento a la reunión. No debe darse por hecho que la junta de trabajo alcanzó los objetivos una vez que finalice, ya que es necesario que se le de seguimiento por medio de retroalimentación, esto se refiere a que es fundamental recopilar información acerca de las opiniones de los participantes de la junta de trabajo, para comprobar que los puntos fueron clarificados sobre la asignación de tareas para lograr la meta establecida motivo por el cual se convocó la reunión. 

En conclusión, para coordinar adecuadamente una junta de trabajo se realiza un plan (agenda, orden del día)  en el cual se especifican las actividades, tiempos y temas que se desarrollaran, así como,  las estrategias a los problemas o situaciones que pudiesen surgir y las posibles soluciones, para seleccionar cursos de acción que mejoren la toma de decisiones. 

Es importante también antes de iniciar la reunión considerar si se requiere de un secretario que tome notas del desarrollo. La efectividad que tengan las organizaciones en sus reuniones serán el reflejo de una adecuada organización. Para ampliar tu conocimiento sobre este tema, te invito a revisar el recurso didáctico Presentación. Cómo convocar y coordinar una junta de trabajo.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Las juntas de trabajo son una herramienta que ayuda a las organizaciones al mejor logro de objetivos.
  • La consideración de participantes expertos en el tema, proporciona soluciones a problemas. 
  • El éxito de una junta de trabajo dependerá de la planeación. (agenda y objetivos), la organización (logística), el desarrollo (facilitador y control) y el seguimiento
  • Es importante que el coordinador de una junta de trabajo tenga un plan detallado de cómo se llevará a cabo la junta de trabajo, para tener mejores resultados. 
  • Es fundamental mantener siempre la firmeza y cordialidad a lo largo de la reunión, para evitar desvíos o consumo de tiempo innecesario, así como resumir cada punto para dar continuidad y terminar de forma constructiva..

Fuentes de consulta