Clase digital 9. Cómo hacer una presentación de negocios exitosa

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Cómo hacer una presentación de negocios exitosa

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Comunicación Organizacional”. La importancia que tienen las presentaciones de negocios en el entorno organizacional se basa en el éxito que se obtenga, por lo que es fundamental conocer las herramientas necesarias para obtener los resultados esperados.

2. Objetivo didáctico

Identificar las herramientas que se pueden emplear en la realización de una presentación de negocios para conseguir la meta deseada.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en la definición de una presentación, así como en las características que componen este concepto y las herramientas que es necesario utilizar para lograr tener una presentación de negocios exitosa. 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

En el entorno organizacional es usual que se utilicen presentaciones para mostrar cómo va el negocio, para implementar un nuevo producto o mostrar cómo van las ventas. Esta herramienta sirve para comunicarse de forma visual, por lo que es necesario entender cómo realizar una presentación. 

“Una presentación se puede definir como un acto audiovisual cuyo fin es comunicar determinada información y, consiguiendo que se asimile, provocar cambio o una reacción en la audiencia.”

(Ágora social, s.f., p. 4)

“Una presentación visual efectiva es un recurso importante para atraer la atención de la audiencia y para que el mensaje que se quiere transmitir tenga un mayor impacto.”

(Almeida, s.f., p. 1)

Ahora pasaremos a exponer cuales son los puntos importantes para considerar en la realización de una presentación. 

Ágora social (s.f.) en el informe “Presentaciones eficaces. Cómo mejorar la comunicación con presentaciones de Power Point” habla acerca de la importancia de la introducción, La introducción puede ser un simple saludo, pero un presentador profesional aprovechará desde el primer instante para empezar a conseguir los objetivos. En el momento de la introducción, de hecho, debemos empezar a captar la atención de los asistentes.

(p. 4) 

Almeida (s.f.) en “Guía para elaborar una presentación efectiva en Power Point” expresa que el primer paso consiste en planear el contenido, donde debe definirse el mensaje, el tipo de audiencia y los recursos que se emplearán.

(p. 1)

El punto de partida de lo que finalmente será el cuerpo de la presentación son unas preguntas básicas acerca de la finalidad del trabajo que vamos a realizar. Responder a preguntas como “¿Qué se quiere conseguir de esta presentación?” Ayuda a indagar desde un primer momento entre las fuentes de información y también a ir esbozando estrategias expositivas y otros factores como el tono que se debe de dar al acto o la fragmentación de la información.

(Ágora social, s.f., p. 4)

Ágora social (s.f.) explica que todo el trabajo de elaboración de los contenidos se puede esquematizar o articular sobre estas tres fases:

  • Investigación y recopilación
  • Clasificación de la información
  • Redacción de un borrador

(p. 5)

Almeida (s.f.) propone una pregunta para la organización del contenido: ¿Cuál es el orden lógico en el que deberían mostrarse los elementos que componen el mensaje? De esta pregunta se desprenden los siguientes supuestos: 

  • Secuencialidad: Una presentación tiene como objetivo exponer un tema de forma ordenada mediante una secuencia de ideas o conceptos.
  • Puntos focales: Los puntos focales exaltan algunas partes del contenido para reforzar la secuencia lógica y para que la presentación sea más dinámica. Estos puntos se logran mediante estrategias como cambiar el color de la diapositiva, ampliar el tamaño de la fuente o incluir elementos visuales llamativos como imágenes, etc.

(p. 2)

Una vez que se tengan considerados estos puntos es necesario realizar un resumen que sirva como guía para tener claro la secuencia que tendrán los temas a tratar durante la presentación de negocios. 

  • El guión puede convertirse en el verdadero armazón del evento, es la herramienta que permite al presentador encauzar con todo detalle todos los aspectos previamente revisados: los contenidos, las diapositivas que los introducen, la información extra, el control de tiempos, las cuestiones a evitar, las posibles preguntas al tratar ciertos puntos, etc.

(Álgora social, s.f., p. 5)

Álgora social (s.f.) explica que el guión puede ser suficientemente detallado como para incluir expresiones o frases de transición, de manera que podamos introducir cada diapositiva, a partir de la anterior, evitando un salto brusco de comprensión para los asistentes y consiguiendo así lidiar (o seguir lidiando, puesto que existe durante toda la presentación) uno de los riesgos en cualquier evento similar: la pérdida de atención.

(p. 5)

Después de que se organizó el contenido que tendrá la presentación que vamos a realizar y un guión estructurado sobre lo que vamos a hablar, se pasará a realizar la presentación haciendo uso de diferentes herramientas. 

Álgora social (s.f.) habla acerca de la coherencia que debe existir en las diapositivas: 

La coherencia y el orden están también presentes en el aspecto visual y sonoro de la presentación. Desde el punto de vista del diseño gráfico se cuidarán aspectos como el tipo de letra, la cantidad de texto, el color, el empleo de marcas o logotipos y la composición o reparto de objetos gráficos en la retícula de cada diapositiva.

(p. 6) 

Almeida (s.f.) en el apartado “Diseñar la presentación” explica 7 puntos importantes a considerar para la realización de una presentación. 

  • Márgenes: siempre usar márgenes, incluso dentro de recuadros.
  • Tamaño y tipo de fuente: Usar fuentes sencillas y sin muchos ornamentos.
  • Color: Evitar utilizar más de cuatro colores en la presentación
  • Extensión: Utilizar máximo seis líneas de texto en cada diapositiva. Incluir máximo dos ideas en cada diapositiva. Evitar oraciones extensas o exceso de información.
  • Elementos visuales: Incluir imágenes, fotografías, gráficos, etc., que sean pertinentes para la presentación.
  • Lista y viñetas: Utilizar listas y viñetas cuando se requiera enumerar conceptos o palabras clave.
  • Animaciones: Si es necesario agregar algunos efectos que contribuyan al ritmo de la presentación, las animaciones “aparecer” o “desaparecer” serán suficientes.

(p. 3-4)

Es importante considerar los puntos que se explicaron anteriormente para lograr una presentación exitosa en el entorno organizacional, para más información puedes consultar el recurso didáctico Presentación. “Cómo hacer una presentación de negocios exitosa”.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Es importante definir el mensaje que se quiere transmitir durante la presentación
  • Tener un guion estructurado proporcionara mayor claridad al momento de exponer durante la presentación
  • Utilizar herramientas visuales donde se explique el tema que se desea tratar proporcionara mayor claridad a los participantes
  • Considerar el tipo de audiencia que se tendrá brindará una mejor perspectiva al organizador de como debe dirigirse al público.

Fuentes de consulta