Clase digital 2. Diseño de catálogo de cuentas y su captura en el sistema anexando dígito agrupador del SAT y rubro de NIF

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Diseño de catálogo de cuentas y su captura en el sistema anexando dígito agrupador del SAT y rubro de NIF

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje “Paquetería Contable” cursada en el quinto semestre en la carrera de Contador Publico, de acuerdo con el plan de estudio. La importancia de conocerlo radica en aprender el funcionamiento de los programas contables que son usados en las empresas en el área de contabilidad. 

El catálogo de cuentas ayuda a clasificar, llevar registro y presentar las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan a las entidades económicas a través del uso de pólizas. Tomando en cuenta que en la actualidad las empresas buscan la manera de automatizar sus procesos, cumplir con las normativas legales y de información financiera, es de vital importancia el catálogo de cuentas, pues es la base de registro de ello.

2. Objetivo didáctico

Aprender a diseñar un catálogo de cuenta en paquetes contables, tanto en su forma contable, financiera y fiscal, con el propósito de que el alumno pueda establecer un catálogo desde cero o utilizar un catálogo de cuentas ya establecido en una empresa, cumpliendo con lo que establece las normativas legales y lo que establecen las NIF´s.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico, en esta lección profundizaremos en la estructuración del catálogo de cuentas y su captura en un paquete contable, anexando dígito agrupador del SAT y rubro de NIF. 

En la actualidad los avances de la tecnología, el progreso de la sociedad y la mejora continua de cada empresa, nos ha llevado a tener que adaptarnos a estos cambios, por lo tanto, cumpliendo con lo que establece la ley, el catálogo de cuentas debe ser incluido en la contabilidad electrónica con el fin de tener mejores prácticas contables, fomentando la transparencia del manejo de dinero en la entidad.

El código agrupador es de uso obligatorio, al menos en la contabilidad entregada a las autoridades fiscales, con el fin de armonizar la información presentada por cada entidad, por lo tanto los paquetes contables donde se registra la contabilidad electrónica, deben contar con este apartado que relacione las cuentas de la entidad con las cuentas presentadas por el SAT, a través de este código de agrupación.

Los catálogos de cuentas se pueden crear desde cero o precargar un catálogo existente, por ende los diversos paquetes contables cuentan con esta función, donde la entidad ajusta el catálogo de cuentas de acuerdo con sus necesidades. 

¡Sin más preámbulo, Comencemos!

Desarrollo del tema

1. Catálogo de cuentas 

Cuando hablamos de catálogo de cuentas nos referimos al documento en donde se registran todas las cuentas de manera ordenada y sistematizada, con el fin de facilitar el registro posterior de las transacciones, transformaciones y otros eventos, propios de la entidad. Este catálogo debe atender a las necesidades de la entidad, sin descuidar los aspectos legales de la contabilidad electrónica.

  1. Elementos. El catálogo de cuentas principalmente debe tener:
  • La clave de cada cuenta de manera consecutiva; la cantidad de dígitos dependerá de la extensión que tenga el catálogo de la entidad, por lo general son cinco dígitos los que se consideran.
  • Nombre de cada una de las cuentas. Estos nombres los encontramos en las Normas de Información Financiera (NIF).
  • Conforme a las claves, en el catálogo se deben incluir el rubro (pasivo, activo, etc.) las cuentas principales y si la entidad así lo requiere las subcuentas.
  1. Funciones
  • Permite tener organizada la contabilidad de la entidad.
  • Facilita la armonización de las finanzas entre la empresa matriz y sus subsidiarias.
  • Al crear el catálogo de cuentas se cumple con la ley vigente. 
  1. Tipos de catálogos 
    • Con sistema alfabético. La organización de este catálogo se basa en colocar las letras del alfabeto a cada cuenta. Por ejemplo: 
  • Con sistema decimal. Este catálogo contempla la numeración del 0 al 9, en cada posición, un ejemplo muy claro sería:
  • Con sistema numérico. Este sistema de clasificación es el más común en las organizaciones, su clave consta solamente de números, ejemplificando:
  • Con sistema nemotécnico. Este sistema contempla claves más fáciles de aprender y recordar, debido a que se basa en las iniciales del nombre de cada cuenta. Por ejemplo:
  • Sistema combinado. El catálogo de cuentas puede ser elaborado con un solo sistema, pero también pueden ser combinados dos o más de los sistemas vistos anteriormente, un ejemplo muy claro es el sistema alfanumérico. (Sy, 2020, s. p.).

2. Catálogo de cuentas NIF

Las NIF ‘s emitidas por el Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera (CINIF), son un conjunto de normas y conceptos que muestran la forma en la que debe elaborarse, presentarse y revelarse la información financiera de una entidad dentro del territorio nacional. Las NIF ‘s en sus series “C” y “D” nos muestran los rubros y cuentas existentes en la contabilidad, mientras que las subcuentas dependen bastante de cada entidad. Cabe mencionar que el catálogo de cuentas provee los rubros de los cuales se derivan los estados financieros que se elaboran en la entidad. 

(IMCP NL, 2017, s. p.)

3. Catálogo de cuentas del SAT

De acuerdo con el anexo 24 de la resolución miscelánea fiscal para 2019 (Ríos, 2019, s.p.), nos dice que el catálogo de cuentas es un documento donde se muestra de manera ordenada la clave y nombre otorgada a las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, que son usadas en la contabilidad de las entidades económicas. Este catálogo debe de contar con los siguientes requisitos.

  1. Versión. Se debe colocar la versión del catálogo, por ejemplo, la primera vez que fue creado corresponde a la versión 1, si es modificado, ahora le corresponde la versión 2, si volviera a ser modificado, su versión más reciente sería la 3.
  2. RFC. Es el Registro Federal de Contribuyentes de la persona física o moral, a la que le pertenece el catálogo de cuentas de la entidad.
  3. Mes y año. Se debe colocar el mes y el año donde comienza la vigencia del catálogo de cuentas.
  4. Código agrupador. Este código es un número que se asocia al catálogo de cuentas de una entidad, con el propósito de que la información presentada a esta institución se haga de manera uniforme y a su vez, se armonice con la información presentada por las demás entidades. Por ejemplo: 

Este código agrupador fue creado en el 2014, pero fue a partir de julio del 2014 que entró en vigor el uso de éste para personas morales, mientras que para personas físicas, fue a partir de enero de 2015 que se obligó su uso. Este código se encuentra en la página del Servicio de Administración Tributaria.  

  1. Número de cuenta. Es la clave numérica que se le asigna a cada una de las cuentas que integran el catálogo de cuentas de la  entidad.
  2. Descripción. Se refiere al nombre de cada una de las cuentas dentro del catálogo.
  3. Subcuenta de. De las cuentas principales se desglosan las subcuentas; éstas deben tener la clave que indica a cual cuenta pertenecen.
  4. Nivel. Se debe colocar el nivel al cual pertenece la cuenta, esto se refiere a una clasificación de las cuentas, donde las cuentas principales como caja, bancos, etc. son de nivel 1, las subcuentas como caja chica, bancos nacionales, etc. son de nivel 2 y si a su vez en bancos nacionales tenemos a Banamex, BBVA, etc., su nivel sería 3.
  5. Naturaleza. Se refiere a reconocer si las cuentas o subcuentas son de origen acreedor o deudor, en otras palabras, si el saldo de la cuenta nos presenta una obligación de pago (deudor) o el derecho (acreedor) de recibir un bien, dinero, etc.

(Ríos, 2019, s.p.)

4. Captura en paquetes contables

a. CONTPAQi

CONTPAQi Contabilidad es un software contable que es utilizado por empresas nacionales para el registro de de las operaciones, transformaciones internas y otros eventos que afectan económicamente a las entidades, aunque cabe aclarar que existen muchas opciones en el mercado y con características particulares cada uno, pero para fines didácticos se ocupará de referencia el citado y otro software con una dinámica diferente para la estructuración del catálogo de cuentas, integración del grupo agrupador del SAT y de NIF.

1. Estructuración de catálogo de cuentas

El primer paso que se da la formación del catálogo de cuentas en este sistema inicia desde el momento de creación de la empresa: 

Al momento de crear la empresa, el cuadro de diálogo que se despliega, además de solicitar datos generales de la empresa y el periodo de creación, solicita información de la estructura del catálogo de cuentas que llevará la empresa, aunque existe la posibilidad de modificarla aún después de este proceso de dos formas, las cuales veremos más adelante.

1.1 Catálogo preinstalado

En esta sección tú puedes seleccionar entre dos opciones: Ninguno o el catálogo general del SAT. Si selecciona la opción Ninguno, debe agregarse la estructura que llevará el catálogo, es decir en este aspecto, cuantos dígitos formarán el código de cuenta, la función de ello, es llevar un mejor control de la información y poder desplegar las cuentas de acuerdo a las necesidades del usuario, así como los valores que podrán conformar dicho código, ya pueden ser numéricos o alfanuméricos y el nivel que tendrá cada segmento.

Si se elige la opción de catálogo preinstalado de acuerdo al SAT, no se modificarán las demás opciones y en automático se asigna como catálogo de cuentas el código agrupador de cuentas del SAT plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, el cual se vio con anterioridad, esta opción por defecto, cuenta con la asignación del código agrupador que solicita la normativa legal.

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa: CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.
1.2 Estructuración del catálogo de cuentas sin catálogo preinstalado

Una vez se haya seleccionado la opción de ningún catálogo preinstalado, la estructuración del mismo se llevará a cabo en la pestaña denominada “Catálogo” que se encuentra en la parte superior del programa, existen varias opción en la pestaña nombrada, pero en general se estructura en la primera opción llamada “catálogo de cuentas”. 

1.2.1 Código de identificación y nombre de la cuenta 

Para agregar una cuenta, se debe seleccionar el botón “nuevo” e insertar como primer dato de la cuenta su código de identificación, este podrá ser numérico o alfanumérico dependiendo de la opción seleccionada al momento de crear la empresa, o en su defecto si se requiere un cambio, en la opción de “redefinir empresa” que se encuentra en la pestaña “configuración”. 

Una vez agregado el código de identificación de la cuenta, se debe insertar el nombre con el que se reconocerá la cuenta, lo más recomendable sería que desde este momento se llevará las cuentas en base a los rubro que plasma las NIF en sus series “C” y “D”, de lo contrario, puede agregar otra estructura en base a las necesidades o especificaciones de la entidad, aún así puede asignarse un rubro de las NIF a las cuentas. 

1.2.2 Tipo de cuenta

La sección de “subcuenta” no es editable, pues se asigna de manera automática en base al código de identificación de la cuenta. Lo siguiente que se debe asignar es el tipo de cuenta, la función de ello principalmente es proporcionar información al sistema de la cuenta para la generación de estados financieros o reportes auxiliares.

El tipo de cuenta que se les puede asignar, son los siguientes: 

  • Activo deudora
  • Activo acreedora
  • Pasivo deudora
  • Pasivo acreedora
  • Capital deudora
  • Capital acreedora
  • Resultados deudora
  • Resultados Acreedora
  • Estadística deudora
  • Estadística Acreedora
  • Orden deudora
  • Orden Acreedora
Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.
1.2.3 Cuenta de mayor 

El paso siguiente es elegir una opción de si la cuenta que se genera es una cuenta de mayor o si no lo es, o en su caso si es de Título o subtítulo.

  • No es cuenta de mayor. La cuenta será afectada a través de las pólizas y se totaliza a la cuenta de mayor que pertenece, si no existiera una cuenta de mayor para ésta, se plasmará directamente en los estados financieros.
  • Sí es cuenta de mayor. La cuenta expresara su saldo en estados financieros y su monto será la sumatoria de las cuentas que no son de mayor que pertenecen a la misma.
  • Subtítulo: Para totalizar grupos de cuentas a un nivel inferior a la de título
  • Título: Para totalizar grupos de cuentas, por ejemplo activo a corto o largo plazo.
1.3 Asignación del Código Agrupador del SAT y rubro de NIF.

La asignación del código agrupador del SAT es obligatorio para poder cumplir la normativa legal de mandar la contabilidad electrónica, las NIF’s permiten que la información financiera que genere la entidad económica sea en base a estándares.

En el software contable al que hacemos referencia, asignarle el código agrupador y rubro de NIF, será en la pestaña denominada “Fiscales”, en la creación de la cuenta, el código corresponderá a alguno plasmado en el anexo 24 de la RMF. Hay que hacer énfasis que el software no te da sugerencia del código a asignar, por lo tanto, se utilizará el conocimiento y juicio profesional para asignarlo.

Del mismo modo será el rubro de NIF, el “nivel” te dará la sugerencia en base al tipo de cuenta que fue seleccionado pero es opcional dejar la sugerencia o cambiarla. El rubro se deberá asignar en base a las características de la cuenta y el juicio profesional del contador. Es importante hacer notar que el rubro NIF, se le asignará solamente a la cuenta de mayor, las cuentas que no lo son, se totalizan a la cuenta de mayor a la que pertenezca.

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.
1.4 Optimización y utilerías

Asignar un código agrupador o un rubro por cuenta, puede ser tardado y puede dar lugar a errores en caso de saltarse alguna cuenta. Existe una opción que facilitará la asignación de los mismos, para hacer uso de ella,  se deberá colocar en la pestaña “Catálogo”, y seleccionar la opción de asignar rubro NIF, se desplegará un cuadro de diálogo en donde aparecerán las cuentas de mayor que conforman el catálogo, las cuales son las únicas que se les puede asignar un rubro de las NIF y asignar alguno. Esta opción trata de minimizar errores y darle al usuario la posibilidad de ver cuáles son las cuentas que tienen asignado un rubro, verificar si falta alguna cuenta, poder editar y asignar el rubro con mayor facilidad.

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa: CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

Otra utilería que se puede realizar es cargar o bajar catálogos de cuentas, sus fines son varios, ya sea ocuparlo en otra empresa, hacer un respaldo, etc. Como información adicional: La opción de cargar un catálogo no es reversible una vez realizada, por lo tanto, se sugiere se respalde la empresa antes de hacer este proceso.

b. ERP

Existen softwares que buscan la automatización, la transparencia y la fluidez en el intercambio de información entre los departamentos de la empresa, los ERP (Sistema de planificación de recursos empresariales) por sus siglas en inglés son un ejemplo de ellos, éstos buscan la asociación de varios módulos para la generación de información financiera para la toma de decisiones, módulos como contabilidad, costos, distribución, cobranza, compras, inventarios, nómina, etc. Estos paquetes se configuran de manera particular a cada empresa o en su defecto, contienen la mayor cantidad de posibilidades en el catálogo de cuentas, estos catálogos ya cuentan con la asociación del código agrupador del SAT y se rigen en base a NIF, mencionar estos softwares es para hacer referencia a que existen, hacía dónde se dirige el futuro de los paquetes contables y en verlo como una opción de herramienta al ejercer la profesión.

Haz clic en el link, para conocer más de los ERP:

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Un catálogo de cuentas ayuda a tener una base que permita identificar las cuentas y subcuentas de cada rubro, con el fin de que al momento de contabilizar las pólizas, se tenga el conocimiento de la naturaleza de la transacción, transformación interna o evento. Todas las entidades deben contar con un catálogo de cuentas y tal como lo establece la ley, este debe estar dentro de la contabilidad electrónica.   
  • Las autoridades fiscales establecen requisitos para la información que es presentada, bajo este tenor crean y obligan el uso de un código agrupador que tiene como finalidad armonizar la información que se presenta.
  • Dentro de los paquetes contables, se puede crear, cargar o dejar el catálogo de cuentas que viene por defecto en el programa; este último tiene ya asignado el código agrupador conforme a las legislaciones vigentes.
  • El catálogo de cuentas es un traje a la medida a las necesidades de las empresas, su extensión, despliegue y especificación se hará en base a ello.
  • La estructuración del catálogo de cuentas varía según el paquete contable que se ocupa, pero cualquiera sea la opción se buscará asignar el código agrupador señalado el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal, y un rubro de la NIF o NIIF, según sea la normativa que rige a la entidad.

Fuentes de consulta