Captura de catálogos de activos fijos, proveedores, INPC, Tipos de cambio, cuentas bancarias, pólizas, conceptos, etc.
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la Unidad De Aprendizaje “Paquetería Contable”. La importancia de conocer el tema es llevar el registro de activos fijos de una empresa así como su depreciación y deducción fiscal en un software contable, registrar el índice nacional de precios al consumidor para efectos de visualizar el efecto inflacionario, así como registro de una cuenta bancaria para llevar su control.
2. Objetivo didáctico
Conocer el procedimiento para el registro de activos fijos, Índice nacional de precios al consumidor, proveedores, cuentas bancarias, así como mencionar la importancia de llevar un registro de ello.
3. Contenido didáctico
Introducción
Bienvenidas y bienvenidos de nuevo, en este recurso didáctico se explicará el para el registro de activos fijos, Índice nacional de precios al consumidor, proveedores, cuentas bancarias en un software contable, como referencia, haremos uso de Contpaqi Contabilidad,
¡Sin más preámbulo, comencemos!
Desarrollo del tema
1. Activos Fijos
Lo primero que haremos mención será de los activos fijos, para ello es importante recordar que se considera para información financiera un activo:
“Un activo es un recurso controlado por una entidad, identificado, cuantificado en términos monetarios, del que se esperan fundadamente beneficios económicos futuros, derivado de operaciones ocurridas en el pasado, que han afectado económicamente a dicha entidad.”
(CINIF, 2020)
Este recurso recibe un deterioro, ya sea por su uso o el tiempo, o puede ser nulo, pero debemos considerar que para este tema haremos uso de activos fijos que pueden recibir una depreciación, por ejemplo una maquinaria, un equipo de transporte, de cómputo, una construcción, etc.
El control de los activos fijos y su depreciación deben ser por medio de la contabilidad, pueden existir diferentes maneras, en este tema haremos uso de la herramienta que ofrece el software para lograrlo.
En la pantalla principal del paquete se encuentra una pestaña denominada por el nombre de “Activos fijos”:
Daremos click en la primera opción, para que se pueda desplegar el catálogo de activos y poder hacer registro de ellos:
Al iniciar a capturar un activo fijo en el sistema, le asignaremos un código y el nombre con los que se identificará el activo. En la parte superior derecha se encuentran dos datos de suma importancia para el control de los activos tanto de manera contable como fiscal:
- Fecha de adquisición. Es la fecha en que se adquirió el activo.
- MOI. El monto original de la inversión, es el valor monetario del activo.
Posteriormente, debemos asignarle la cuenta contable que hace referencia a tal activo del catálogo, y si se llevará un control contable y fiscal, daremos instrucción rellenando las casillas.
A continuación se pone una fecha muy importante, la fecha de uso del activo, que tomará el sistema para empezar la depreciación, así como los porcentajes de depreciación y de deducción, el porcentaje de depreciación dependerá de las políticas de la empresa, el porcentaje de deducción lo hará en base a porcentajes plasmados en la ley del impuesto sobre la renta según la inversión que se trate.
Del lado derecho de la pantalla, se deberá asignar las cuentas contables para el registro de la depreciación, tanto su parte activa acreedora, así como la cuenta de costo y gasto que le corresponde, existe una tercera opción, de no deducibles, en caso de que el porcentaje de deducción sea mayor a lo dispuesto en los ordenamientos legales.
Registro de la depreciación en pólizas:
Aunque su registro puede ser manual en pólizas, la importancia de este catálogo es llevar un control de los activos fijos de la empresa y además poder llevar el registro de las depreciaciones, para ello, existe una función en el menú de activos fijos:
Al darle click se desplegará una pantalla donde podremos hacer el cálculo de la depreciación de los activos en un tiempo determinado, y en la parte inferior nos dan dos opciones:
- Simular la depreciación. Esta opción ayuda a generar reportes de utilidad para los usuarios sin realizar pólizas que afecten la información financiera.
- Realizar la depreciación. Esta opción permite realizar la póliza de depreciaciones en la información financiera.
2. INPC
Hablemos ahora del registro del INPC en el sistema, pero antes de llegar a ello, daremos contexto a qué es y para qué sirve el Índice Nacional de Precios al Consumidor.
“El INPC es un indicador económico global cuya finalidad es la de medir, a través del tiempo, la variación de los precios de una canasta de bienes y servicios representativa del consumo de los hogares del país.” (INEGI, 2018)
Este indicador es de suma importancia, pues se toma como referencia para ámbitos económicos, jurídicos y sociales, entre las principales funciones son:
- Factor de actualización de los créditos fiscales.
- Determinante del valor de la Unidad De Inversión (UDI).
- Factor para actualizar la Unidad de Medida y Actualización (UMA).
- Referente en negociaciones contractuales.
- Factor de actualización de valores nominales y como deflactor del Sistema de Cuentas Nacionales de México.
- Auxiliar en la determinación de los incrementos salariales, los montos de las jubilaciones y las prestaciones de seguridad social.
- Auxiliar en el cálculo de pagos de intereses, montos de alquiler, contratos privados y precios de los bonos que suelen estar indexados al INPC.
- Auxiliar para las autoridades financieras y hacendarias del país en el diseño y evaluación de las políticas monetarias y fiscales, orientadas a procurar la estabilidad del poder adquisitivo de la moneda nacional y unas finanzas públicas sanas.
- Herramienta estadística para empresas e investigadores.
- Ayuda en la determinación del ajuste anual de inflación en las empresas para la declaración anual, el cual puede ser un ingreso acumulable o deducción autorizada. (INEGI, 2018)
Este último punto es el principal para introducirlo al paquete, dado que ofrece reportes inflacionarios en base a este indicador.
Para introducir los INPC, accederemos desde la pantalla principal a la pestaña de “Configuración”, y a continuación en la opción “índices de INPC”:
Se desplegará una pantalla donde podremos teclear el año a capturar e introducir a cada uno de los meses el respectivo INPC en base a lo publicado por el INEGI en México, que lo hace generalmente en las primeras dos semanas posteriores al mes en curso.
Reportes inflacionarios
Existe en el paquete una herramienta para generar reportes inflacionarios, para acceder a ellos, de la pantalla principal nos iremos a la pestaña “ reportes” y elegiremos la opción con el nombre de “reportes inflacionarios”
Nos ofrecen dos reportes:
- Componente inflacionario. Este reporte ofrece el saldo promedio de una cuenta en un periodo determinado, lo cual nos ayuda en la determinación del ajuste inflacionario, ejemplos de cuentas en los que se utiliza puede ser clientes, proveedores, deudores y acreedores diversos, entre otros.
El reporte que se genera es como el siguiente:
- Determinación del ajuste anual por inflación. En este reporte se determina el saldo promedio de la cuenta en un tiempo determinado considerando el efecto de la inflación tomando como base el INPC, antes registrado.
El reporte que se genera es el siguiente:
Con esto terminamos la parte de INPC y su función, seguiremos con el tipo de cambio.
3. Tipo de cambio
El tipo de cambio es utilizado en distintas situaciones, entre ellas se encuentran operaciones con moneda extranjera, como pago a proveedores, cobro a clientes, pedimentos de importación de mercancías, como también en la valuación, presentación o revelación de información financiera a un usuario que necesite la conversión de divisa, debemos estar consientes que la contabilidad debe ser llevada en pesos mexicanos en México.
Para poder ingresar un tipo de cambio en el paquete, deberemos ir a la pestaña “configuración” y elegir la opción de tipo de cambio:
Se desplegará una pantalla donde podremos insertar la moneda a la que hagamos referencia, y el nombre de identificación para su uso, y en la parte inferior, podremos poner la fecha correspondiente al tipo de cambio, el tipo, ya sea que sea para fines contables o fiscales, y el valor monetario de tipo de cambio en pesos mexicanos:
Ahora les mostraremos cómo dar de alta una cuenta bancaria en el paquete contable, para poder llevar un control de la misma.
4. Cuenta bancaria
Las cuentas bancarias son de gran importancia en las empresas, ya que de ellas emanan las transacciones de flujo de efectivo de la empresa, por tanto, debe existir control en ellas, veremos como se registra una cuenta bancaria en el paquete:
Nos colocaremos en la pestaña llamada “catálogos” que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla principal del paquete, y daremos click en la opción “cuentas bancarias”, en ese momento se desplegará una pantalla como la que sigue:
Existen varios campos que podemos llenar acerca de la cuenta bancaria, lo primero que le debemos asignar es el número y nombre de identificación de la cuenta bancaria. A continuación, deberemos seleccionar a qué banco pertenece dicha cuenta, hay que seleccionarlo del catálogo que ofrece el paquete, así como la moneda que maneja dicha cuenta, en la parte inferior, muestran algunas opciones para llevar parte del control de la cuenta bancaria, como pedir una referencia por cada depósito o retiro, llevar un control de cheques, o permitir actualizar el tipo de cambio de la divisa.
Existe otra pestaña que se le puede agregar a la cuenta bancaria denominada “contabilidad”, en donde se le asignará la cuenta contable proveniente del catálogo de cuentas que le pertenece a la cuenta bancaria, con dicho dato, podrá el sistema en automático reconocer que cuenta contable pertenece a la cuenta bancaria y llevar el control de la misma:
5. Proveedores y clientes
Los paquetes contables permiten tener un padrón de proveedores y clientes para distintos uso que tenga el usuario, desde llevar un control personalizado de cada uno, el control de IVA al momento de realizar pagos o cobros a ellos, como también auxiliar en las herramientas de apoyo para realizar la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT), dado a que su extensión y posibilidades a realizar, los invitamos a ver la siguiente presentación que fue preparada para ustedes para abarcar el alta el padrón proveedores.
Con este último punto terminaríamos el presente tema donde dimos de alta en el software de la empresa varios conceptos que son de importancia y recurrentes para una entidad, esperamos haya sido de su agrado y de utilidad, nos vemos pronto.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- Como es de esperarse en la contabilidad digital, también es requerido tener un catálogo de los activos fijos que son propiedad de la entidad de manera digital, por ende en los paquete contables te dan la opción de registrarlos cada uno con su vida útil, porcentaje de depreciación, etc., que les corresponda por individual. El registro de las depreciaciones de estos activos pueden hacerse directamente en las pólizas, pero aun así el programa ofrece otra opción que te permite programar las depreciaciones, de una manera más automatizada y evitando posibles olvidos o incorrecciones.
- El Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) es usado para diversos asuntos, pero el que más compete a las entidades es en relación con la inflación o deflación que sufre la moneda del país conforme pasan los años, por lo tanto, este paquete contable ofrece la opción de generar reportes en base a los INPC que se registren, donde se muestran como a afectado la inflación a los montos de las cuentas.
- Tener un tipo de cambio es indispensable cuando la empresas realiza operaciones con otra moneda diferente a los pesos mexicanos, por esta razón el programa contempla esta posibilidad para la entidad y tiene un apartado para registrar las monedas extranjeras con el tipo de cambio correspondiente, con el propósito de tener armonizadas las cuentas y al momento de hacer reportes, estos reflejan los montos en la misma moneda.
- Como sabemos las cuentas bancarias son muy importantes, permiten manejar los flujos de dinero de la entidad, además de que es más confiable que manejar todo en efectivo; las cuentas bancarias deben estar dentro del catálogo de cuentas digital, ya que al hacer las pólizas puedan registrarse en una cuenta específica, los datos que se necesitan no son diferentes de las demás cuentas, nombre del banco, número de cuenta, clave de contabilidad y un código agrupador.
Fuentes de consulta
- Sitio web. INEGI, (2018). Índice Nacional de precios al consumidor, preguntas frecuentes. México. Público. URL: https://www.inegi.org.mx/programas/inpc/2018/PreguntasF/
- Video en internet. Ulises Mascote [Infut Mascote]. (2020) Creación automática de clientes y proveedores Contpaqi Contabilidad. México. Público. URL: https://www.youtube.com/watch?v=WZAoAOe46X8
- Video en internet. Ulises Mascote [Infut Mascote]. (2018) Crear Cuentas Bancarias en Contpaqi Contabilidad. México. Público. URL: https://www.youtube.com/watch?v=ySNIlgwBoMI
- Video en internet. Asstec Solutions [Asstec Solutions]. (2020) Activos fijos Contpaqi Contabilidad. México. Público. URL: https://www.youtube.com/watch?v=caNO_WESfYg