Sistemas de información para la toma de decisiones
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la UDA “Contabilidad Gerencial” de sexto semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en que los sistemas de información dan soporte a las operaciones empresariales, la gestión y la toma de decisiones, proporcionando a los usuarios la información que necesitan mediante el uso de las tecnologías de la información. Las empresas y, en general, cualquier organización, los utilizan como elementos estratégicos con los cuales pueden innovar, competir y alcanzar sus objetivos en un entorno globalizado. Los sistemas de información integran personas, procesos, datos y tecnología, y van más allá de los orígenes de la organización, para colaborar de manera más eficiente con proveedores, distribuidores y clientes…
2. Objetivo didáctico
Comprender el proceso de la toma de decisiones, así como analizar y decidir qué acciones emprender en situaciones que representen un reto para la empresa, utilizando la técnica de costos relevantes y el análisis marginal o incremental. También se deberá utilizar la administración de costos para determinar las estrategias que incrementarán el patrimonio de los accionistas.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él conoceremos el costeo tradicional, costeo ABC así como la Contabilidad por áreas de responsabilidad como sistemas de información para la Toma de decisiones.
Los sistemas de información en el mundo globalizado tienen una vital importancia, ya que la información que está disponible a los clientes debido al avance de las tecnologías de información y comunicación y la mayor complejidad de la interacción entre los diferentes agentes de la economía mundial, ponen de manifiesto la necesidad que tienen las empresas de determinar una estrategia sólida para competir y ser capaces de satisfacer las demandas de sus clientes de manera rápida y así ganarle a la competencia. Está competencia global y las nuevas tecnologías de información han provocado que la información de costos se convierta en un elemento esencial de competitividad por ello es necesario que los sistemas de información provean información apropiada oportuna y detallada para enfrentar los retos que conllevan a las nuevas tendencias mundiales.
¡Comencemos!
Desarrollo del tema
1. Sistema tradicional de costeo
Para mayor profundidad en los sistemas de Costeo tradicional, puedes remitir al estudio de los temas “Costos predeterminados: estimados; Costos predeterminados: estándar y Costeo directo/Costeo absorbente” de la UDA de Análisis de Costos de tercer semestre.
1.1 Pasos para valorizar los productos
- Identificación del objetivo del costo.
- Asignación de los costos de materia prima directa y mano de obra directa consumidos por los productos.
- Elección de la base o las bases, para el cálculo de la tasa de aplicación de los costos indirectos al trabajo.
- Cálculo de la o las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación a los productos ( tasa = costos indirectos de fabricación / base).
- Asignación de los costos indirectos a los productos, multiplicando la o las bases por el consumo que los productos hacen de la base misma.
- Calcular el costo total de los productos, el cual resulta de la suma de los costos de la materia prima directa, mano de obra directa y los costos indirectos aplicados a los productos.
(Russel y López, 2003: 4)
En el siguiente diagrama se puede visualizar de manera sencilla la secuencia lógica que sigue el sistema tradicional de costeo.
Fuente: Russel y López, 2003: 5
2. Costeo ABC
De igual manera, para este tipo de costeo también puedes consultar el tema “Costeo Basado en Actividades (Costeo ABC) de la misma UDA de Análisis de costos.
Antes de empezar a explicar este tipo de costeo, te debe de quedar claro de dónde vienen estas siglas. “ABC” se refiere a Activity Based Costing siendo en español su traducción “Costeo Basado en Actividades”. En la siguiente imagen puedes apreciar el acrónimo en ambos idiomas, observa que un tip para recordarlo más fácilmente es la dirección de la flecha, en español empieza el nombre con la letra C.
Fuente: Elaboración propia.
Cárdenas y Martínez (2009: 29) definen al costeo ABC como “un método de costeo surgido en los inicios de la década de los 90, que asigna los costos primero a las actividades y luego a los productos a través del consumo que de las actividades hace cada producto.”
En el siguiente diagrama se puede visualizar de manera sencilla la secuencia lógica que sigue el sistema de costeo ABC.
Fuente: Russel y López, 2003: 8
2.1 Reducción de costos en base a la toma de decisiones
El control de gestión, el cual proviene del monitoreo de las actividades en las áreas que son evaluadas, es una parte fundamental para los costos, puesto que se pueden reducir costos cuando se toman decisiones acertadas. En la siguiente lista podemos encontrar ejemplos de estas decisiones:
- Eliminación de tareas (informes) que no aportaban valor a las actividades que debía realizar el área evaluada.
- Optimización de actividades duplicadas en la generación de productos del área evaluada.
- Optimización de actividades realizadas ineficientemente.
- Externalización de actividades que se realizaban ineficientemente.
- Detección de una mayor flexibilidad del nuevo sistema para costear actividades, procesos y productos.
- Generación de informes de salida con mayor utilidad para los usuarios.
- Generación de informes de salida con más claridad y completitud.
Russel y López, 2003: 10
3. Tabla de diferencias entre el costeo tradicional y el costeo ABC
| Costeo tradicional | Costeo ABC |
|---|---|
| Los productos consumen los costos | Las actividades consumen los costosLos productos consumen actividades |
| Asigna costos indirectos usando como base una medida de volumen | Asigna los costos indirectos de fabricación en función de los recursos consumidos por las actividades |
| Se preocupa de valorizar principalmente los procesos productivos | Se preocupa de valorizar todas las áreas de la organización |
| Valorización de tipo funcional | Valorización de tipo transversal y mejoramiento de los procesos |
| Trata todos los costos fijos y directos como si fueran variables |
Fuente: Russel y López, 2003: 11
4. Contabilidad por áreas de responsabilidad
Al día de hoy, las empresas de todos los tamaños y de diversos sectores utilizan sistemas contables sectoriales, los consideran un sistema interno de información contable, y con ellos pueden se tomar las decisiones necesarias ya que su objetivo es brindar información y estadísticas relevantes y utilizables para los miembros del consejo, los administradores o los accionistas.
(Ríos, Ferrer, Espinoza, 2016: 4)
Es necesario distinguir este sistema de información de la contabilidad tradicional. Repasemos que la contabilidad tiene como objetivo generar información sobre los resultados obtenidos de las funciones de la empresa. Un ejemplo de ello sería el estado de resultados, del cual se reportan los costos de producción, los gastos administrativos y los gastos de venta, y se utilizan como referencia para comparar con el costo esperado de los gastos de venta de los productos y de cada función de la empresa
Pero aquí hay un problema, los trabajadores que provocan fallas son cubiertos y no reportados, lo cual ocasiona que los reportes de la contabilidad (cuantitativos) no funcionen para resolver este problema, y es por esto mismo que surge la necesidad de “elaborar un sistema de información orientado no a evaluar funciones, sino a informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades.”
(Ramírez, 2008: 441)
4.1 Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad
De igual forma, Ramírez (2008: 441-442 ) enlista cuatro ventajas de este sistema de información mencionado:
- Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, las que lo superaron, etcétera. Siempre hay un responsable a cargo de cada área.
- Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar qué actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
- Sustituye la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.
- Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivo principal de la empresa en subobjetivos destinados a cada área, señalando a cada ejecutivo las pautas para lograrlo. Por ejemplo, indica al centro de costos los estándares por cumplir y la producción a alcanzar; al centro de ingresos, su cuota a lograr y composición de áreas a vender, etcétera.
Podemos concluir que el sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad puede ser adoptado por cualquier empresa sin importar su tamaño o sector, siempre y cuando esté definido perfectamente el nivel de responsabilidad de todos sus colaboradores dentro de un nivel jerárquico de compromiso.
Las empresas además de utilizar sistemas tradicionales, es importante que recurran a una aplicación común de las nuevas tendencias de gestión, para lograr sus objetivos planteados en un inicio, haciendo referencia al: crecimiento, rentabilidad, control y mejora continua..
¡Muy bien! Has terminado de estudiar esta lección, sin embargo, aún queda más que aprender y es por eso que te recomendamos prestar atención al Presentación. “Filosofías administrativas contemporáneas” para una acertada planeación estratégica dentro de la entidad.
Además, también dejamos a tu disposición el Excel “Ejemplo de Costeo ABC comparado con el Costeo Tradicional” para que puedas entender de manera práctica las diferencias entre cada uno.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- El sistema de costeo tradicional es que expresa qué se gastó, y el costeo ABC expresa cómo se gastó.
- La contabilidad tradicional está orientada a generar información sobre los resultados obtenidos por funciones en la empresa
- La Contabilidad por áreas de responsabilidad informa sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades.
Fuentes de consulta
- Cárdenas, V. y Martínez J. (2009). Análisis comparativo del Sistema de costos tradicionales y el Sistema de Costos Basado en Actividades (ABC). (Tesis de licenciatura). Universidad Tecnológica De Bolívar, Colombia. Recuperado: https://biblioteca.utb.edu.co/notas/tesis/0054869.pdf
- Ramírez, D. N. (2008). Contabilidad Administrativa. México: McGraw-Hill(Interamericana editores, S.A. de C.V.) Recuperado de: https://www.resistenciacontable.org.py/index.php/descargas/libros?download=53:contabilidad-administrativa
- Ríos, M., Ferrer, J. y Espinoza, R. (2016). Análisis de la contabilidad por área de responsabilidad como un sistema de información eficaz para la gestión empresarial. Congreso Internacional de Contaduría, Administración e Informática. Recuperado de: http://congreso.investiga.fca.unam.mx/docs/xv/docs/163.pdf
- Russel, P. y López V. (2003). Sistema costeo abc versus costeo tradicional como herramientas estratégicas para la determinación del correcto margen de los productos en empresas multiproductoras y en el apoyo al control de gestión de actividades (Tesis de maestría). Pontificia Universidad Católica de Valparaíso, Chile. Recuperado de: https://intercostos.org/documentos/congreso-08/300.pdf