Clase digital 4. Captura de pólizas

Inicio » Clase digital 4. Captura de pólizas

Captura de pólizas

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la Unidad de Aprendizaje Paquetería Contable, la cual según la red matricular de la carrera de Contador Público en la Universidad de Guanajuato, se cursa en el quinto semestre. La importancia de conocerlo radica en la constante actualización de la profesión a raíz de la evolución tecnológica, ya que ahora la contabilidad de las entidades debe ser electrónica, por ende las pólizas deben realizarse en paquetes contables y se busca la manera más óptima de realizarlas.

2. Objetivo didáctico

Conocer la metodología que conlleva el registro de las pólizas en los paquetes contables, en este caso para fines didácticos tomaremos referencia del paquete contable CONTPAQi Contabilidad, con el fin de que el estudiante conozca la nueva manera de realizar los registros contables, y dar un marco de referencia de la elaboración de las mismas en aquellos programas que fueron creados específicamente para el registro de la contabilidad de la entidad.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, veremos lo que es un documento contable el cual es denominado póliza, sirve para registrar las transacciones, transformaciones y eventos propios de la entidad.

Una póliza debe contar con elementos esenciales, que ayudarán a conocer la naturaleza de la póliza, las cuentas afectadas, el monto por el que se afectará la contabilidad, la fecha en la que ocurre el evento que es origen de la póliza.    

Dentro de la contabilidad tradicional, las entidades realizaban todos los registros en papel, por lo que se prestaba a cometer muchos errores, esto solo significaba tener que volver a hacer todo el papeleo que ya se había hecho, con el avance de la tecnología, se optimizó todos estos procesos contables, reduciendo los errores que se pueden cometer. Los paquetes contables permiten el registro de las pólizas necesarias para la entidad, ofreciendo todas las variaciones propias de los registros, tales como cambiar la clase de póliza, elegir las cuentas afectadas, el monto y en caso de un error, restablecer una copia de seguridad del programa anterior al error cometido.   

Sin más. ¡Comencemos!

Desarrollo del tema

1. Concepto de póliza

Una póliza es un documento donde se registran las transacciones, transformaciones y otros eventos que suceden en la empresa. El momento en el que se realiza dichas pólizas, según el postulado básico de “Devengación contable” establecidos en las NIF A-1, sucede en el momento en que esté sucediendo el evento que afecta económicamente a la entidad. Esta póliza es muy similar a los asientos contables, ya que por el sistema de partida doble, registramos un cargo y un abono por la misma cantidad.

2. Elementos de una póliza

Las pólizas se elaboran con cierto formato y elementos que permitirá tener mayor conocimiento del origen de la póliza, de las cuentas que se verán afectadas y la cantidad por la que se registra la póliza. Los elementos son los siguientes: 

  • Fecha. Se colocará la fecha en la que sucedió el evento. 
  • Clase de póliza. Se definirá que tipo de póliza es la que se está registrando ya sea de diario, de ingreso o de egreso, que más adelante se explicara a que se refiere cada una de ellas y que sea más fácil identificarlas.
  • Número de póliza. Esta numeración es consecutiva y está relacionada con la clase de póliza que sea, por ejemplo, la primer póliza del ejercicio es de diario, por lo tanto le corresponde el número 1, la segunda póliza es de egresos y tendría el número 1, la tercer póliza al igual que la segunda es de egresos, por ende, le corresponde el número 2.  
  • Cargo. Aquí se debe colocar la cuenta por la cual se está cargando la póliza.  
  • Abono. Debe colocarse la contra cuenta del cargo, llamada abono.
  • Monto igualado en cargo y abono. Todas las pólizas deben tener saldos igualados, por lo tanto el monto del cargo debe ser exactamente igual al monto del abono.
  • Descripción. Algunas veces los programas, hojas de cálculo o hojas físicas incluyen una fila en la que puede agregar una pequeña descripción del origen del registro. 

3. Clases de pólizas

En la contabilidad podemos tener distintos tipos de pólizas, las cuales se diferencian por la naturaleza del evento que dio origen al registro, es decir la clase de póliza que estamos ingresando. A continuación se explican:  

  • Diario. Cuando el evento que es origen de la póliza no representa una entrada o salida física de dinero, ya sea en transacción bancaria o efectivo, un ejemplo claro sería el registro de las depreciaciones o amortizaciones.
  • Ingreso. Cuando la empresa recibe dinero por cualquier concepto se considera que es un ingreso y por lo tanto debe hacerse una póliza de ingreso, el dinero puede ingresarse por una venta, por un documento por cobrar por el que ya se recibió el pago. 
  • Egreso. Esta póliza se realiza cuando existe una disminución del dinero de la entidad ya sea por medio de una transacción o por medio de un pago en efectivo, su origen es diverso, puesto que un egreso puede suceder por una compra de material, de activos fijos, por el pago a un acreedor, etc.
  • Orden. Pueden ser utilizadas para fines fiscales, financieros o presupuestos.

4. Estructura de una póliza tradicional

Cuando hablamos de una póliza tradicional se hace referencia a las clásicas pólizas que se elaboraban a mano, cuando aún no era obligatorio el uso de la contabilidad digital. Con el fin de hacer una comparativa, abordaremos estas pólizas que a día de hoy son obsoletas; a pesar de esto, aún existen entidades en donde toda su contabilidad la desarrollan de manera física.

Como podemos ver la póliza se divide en tres partes: encabezado, cuerpo y pie, cada una de las partes tiene elementos que son indispensables para el análisis de la póliza.

5. Método de registro para las pólizas en CONTPAQi Contabilidad

Existen varias formas de iniciar el registro de pólizas en el sistema, le mostraremos la opción más tradicional por medio de este recurso y una más innovadora mediante una presentación en PowerPoint, iniciemos.

Tradicional

En la pantalla principal del programa, en la parte superior se encuentren pestañas de las distintas funciones del sistema, nos colocaremos en la denominada “pólizas”: 

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

Bastará con dar click a la primera opción para que se despliegue la pestaña de edición de pólizas, oprimir el comando “Ctrl + P” o existe un botón en la pantalla principal que cumple con la misma función:

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.
5.1 Pantalla de creación, modificación o eliminación de pólizas.

En la parte superior izquierda, se encuentran las funciones que se pueden realizar al momento de la creación de pólizas, en ellas se encuentran:

  • Guardar. Esta opción permite guardar la información de la póliza.
  • Nuevo. Guarda la información de la póliza actual y da paso a la pestaña de edición de una póliza nueva.
  • Borrar. La función elimina la información y la póliza actual.
  • Restablecer. Restablece la información de la póliza desde la última vez que se guardó la información.
  • Copiar. Permite copiar la información de la póliza actual a otra distinta.
  • Imprimir. Ejecuta un reporte de la póliza para que su impresión o guardar en formato PDF o XLS.
  • Guardar como pre póliza. Guarda la información de los movimientos realizados sin cantidades como pre póliza para ser utilizados en pólizas posteriores.
  • Ejecutar pre póliza. Ejecuta alguna de las pólizas a selección de las que se han guardado como pre pólizas.
  • ADD. Administrador de documentos digitales, da funciones con respecto a los documentos digitales de la póliza.
    • Asociar uno o más CFDI. Permite asociar un CFDI a la póliza del almacén de documentos digitales.
    • Ver CFDI  asociados. Permite ver los CFDI asociados a la póliza actual.
    • Registrar control de IVA a partir de los CFDI. Sólo se habilita si la empresa permite esta función en la parametrización posterior de la empresa vista en el tema de parametrización, ayuda al control de IVA acreditable de la póliza, para futuros reportes de IVA o de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT).
    • Registrar causación de IVA a partir de los CFDI. Permite el control del IVA causado o trasladado de la póliza actual, para futuros reportes de IVA.
    • Deshacer asociación con los CFDI. Deshace la asociación de los CFDI de la póliza actual.
    • Asociar un archivo a la póliza. Existen pólizas que la documentación que la respalda no es un CFDI, puede ser desde un pedimiento, un contrato, esta función es para anexar algún documento a la póliza.
    • Ver archivo. Permite ver archivos asociados a la póliza actual.
    • Deshacer la asociación con el archivo. Deshace la asociación de los archivos de la póliza actual.
    • Asociar comprobante extranjero. Permite asociar algún comprobante de origen extranjero.
  • XML-Polizas comprobantes. Permite el registro de póliza según el xml, que es un archivo con un lenguaje más apto para sistemas, existe un xml por cada CFDI, para utilizar esta función primero se deben configurar los asientos que se puedan realizar, los cuales veremos en una presentación PPT al final del tema.
  • Pago. Ayuda al control del flujo de efectivo o de la cuenta bancaria.
  • Ayuda. Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
  • Cerrar. Cerrar la pestaña de edición de la póliza actual.
Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

En la parte superior derecha se encuentran botones para el movimiento entre  pólizas del periodo vigente y dos casillas: 

  • Póliza de ajuste. Sirve para la identificación de la póliza.
  • Sin afectar. Los movimientos de la póliza actual no afectarán la acumulación de cuentas y por tanto, de los estados financieros.
Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

En la parte central se encuentra la información de la póliza:

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa: CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

En esta parte se coloca la fecha de la póliza, puede o no existir una limitante, esta limitante depende si se manejan periodos abiertos en la empresa o no.

Luego se coloca el tipo de póliza:

  • Diario
  • Ingreso
  • Egreso 
  • Orden

Los cuales se vieron con anterioridad, posteriormente el número de identificación de la póliza en el periodo actual, así como el concepto de la póliza, el cual será en base al encargado de realizar la póliza.

Se muestra posteriormente las partidas que conforman la póliza actual e información con respecto de la misma:

  • No. de partida.
  • Cuenta que afecta la partida.
  • Nombre de cuenta de la partida según el catálogo de cuentas.
  • Cargo o abono.
  • Referencia del documento o comprobante de la póliza actual.
  • Concepto de la póliza.

En la parte posterior se encuentra la sumatoria de las partidas de la póliza actual. En la parte inferior de la pantalla se encuentran cuatro pestañas, estas son:

  • CFDI Relacionados. En esta pestaña se enumeran a manera de lista los CFDI relacionados a la póliza actual e información de los mismos, entre ella se encuentra:
    • Tipo de CFDI.
    • Fecha del CFDI.
    • Serie, folio.
    • Forma de Pago.
    • RFC del emisor del comprobante o receptor según sea el caso.
    • Razón social.
    • Total del CFDI.
    • Pago REP
    • Moneda
    • Tipo de cambio
    • Relacionado
    • UUID (Folio fiscal) es un código de identificación del CFDI que lo diferencia de cualquier otro.
  • Documentos bancarios. Permite ver los documentos generados por el mismo sistema para el control de cuentas bancarias.
  • Asociar movimientos a proveedor. Permite ver los movimientos asociados a los proveedores del padrón de la empresa, y el control de IVA para reportes fiscales.
  • Desglose de IVA causado. Permite ver el control del IVA causado por la póliza actual.
Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa:  CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.
5.2 Pantalla de creación, modificación o eliminación de movimientos de la póliza:

En la parte superior se encuentran las opciones que se pueden realizar al movimiento o partida de la póliza, se encuentran:

  • Guardar. Esta opción permite guardar la información del movimiento.
  • Nuevo. Guarda la información del movimiento actual y da paso a la pestaña de edición de un movimiento nuevo.
  • Borrar. La función elimina la información y el movimiento actual.
  • Restablecer. Restablece la información del movimiento desde la última vez que se guardó la información.
  • Anterior y Siguiente: Ayudan al desplazamiento del usuario entre los movimientos de la póliza actual.
  • ADD. Administrador de documentos digitales
    • Asociar uno o más CFDI. Permite asociar un CFDI al movimiento de los asociados a la póliza.
    • Ver CFDI  asociados. Permite ver los CFDI asociados al movimiento actual.
    • Deshacer asociación con los CFDI. Deshace la asociación de los CFDI del movimiento actual.
    • Ayuda. Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
    • Cerrar. Cerrar la pestaña de edición del movimiento actual.
Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa: CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021.

En la parte izquierda si se ha anexado un CFDI, se muestra un pequeño resumen del mismo y de la parte derecha:

  • Cuenta: Se ingresa la cuenta que afectará el movimiento, bajo la misma aparecerá el nombre de la cuenta en el catálogo.
  • Cargo o abono: Se inserta el monto del cargo o del abono, existen dos herramientas para este importe, al presionar la tecla “C”, se abre una calculadora para insertar el importe o al presionar la tecla “x” permite observar y si se quiere utilizar los importes del CFDI.

Posteriormente se encuentra un campo para poder anexar una referencia al movimiento y el concepto del mismo, al inferior del mismo se encuentran las sumatorias de los movimientos de las pólizas y si existiera alguna diferencia entre los cargos y abonos de la póliza.

Fuente de la Imagen: Captura de pantalla propia del Programa: CONTPAQi Contabilidad Versión 13.2.3, actualización correspondiente a inicios de 2021

Con esta última explicación termina la parte del registro de pólizas de la forma tradicional, en el siguiente link se encontrará un vídeo resumido del registro de pólizas y el link a la presentación utilizando el contabilizador de CFDI. Revisa el siguiente vídeo resumido del registro de pólizas:

Presentación del uso del Contabilizador de CFDI: Tema 4: Registro de Pólizas-Contabilizador de CFDI.

Hemos llegado al término de este tema, como te has dado cuenta es importante comprender la metodología de cada rubro del paquete contable, esto permitirá un trabajo rápido, eficaz y menor inversión de tiempo al evitar errores. Te invito a continuar trabajando en tu preparación.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • Las pólizas son los documentos donde se registran los movimientos contables de la entidad, dichas pólizas pueden realizarse en papel, en hojas de cálculo o en paquetes contables.
  • Las pólizas tienen elementos específicos que permiten al usuario de la información, comprender a detalle el origen de la póliza, verificar cuáles cuentas serán afectadas y el monto por el cual se realizan. 
  • Los paquetes contables facilitan muchos procesos contables, uno de ellos es la creación de las pólizas, en este caso de CONTPAQi Contabilidad, al principio puede parecer un poco tedioso por las múltiples opciones que el sistema ofrece, y más cuando es un primer contacto con este programa. A medida que va practicando el proceso de registro de pólizas se facilitará hasta el punto de haber comprendido exactamente lo que representa la contabilización de pólizas en un paquete contable.

Fuentes de consulta