Clase digital 5: Correo electrónico

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Correo electrónico

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Informática en los negocios” del segundo semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en que en la actualidad ya sea por el uso de redes sociales o debido a la pandemia del COVID-19, estudiantes, maestros, profesionistas, etc., debieron de crear por primera vez su cuenta de correo electrónico, y en otros casos, potenciar el uso de este para mantener una comunicación eficaz con su escuela u organización.

Las plataformas de correo electrónico más usadas en el mundo son Gmail y Outlook, por eso es fundamental conocer estas dos y no sólo aprender a enviar correos, si no a configurar todas las opciones posibles para poder tener un mayor control de la información que recibimos y enviamos. Entre más personalicemos nuestro correo electrónico, más fácil encontraremos los datos que buscamos y no tendremos problemas comunes tal como el de no responder correos por que se perdieron de nuestra vista.

Puede que en la escuela no se utilice a gran medida el correo electrónico como tal, ya que se usan las plataformas de Teams, Classroom o WhatsApp, pero en un trabajo es indispensable contar con una dirección de correo electrónico y estar al pendiente de nuevas notificaciones cada día, y más si el trabajo es de un profesionista en oficina.

2. Objetivo didáctico

Emplear de manera correcta algunas de las configuraciones del correo electrónico de Outlook y/o Gmail para tener un mejor orden y control con respecto a la información que recibimos y enviamos.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en aprender a hacer las mismas cuatro configuraciones de correo electrónico tanto para Outlook y Gmail. Las cuatro configuraciones de las cuales se describen los pasos para ambas plataformas de mensajería son:

  1. Crear categoría / etiqueta
  2. Crear regla / filtro
  3. Respuesta automática
  4. Firmar correo

Las categorías, o etiquetas en Gmail, son visualmente atractivas, ya que al poder asignarles un nombre y color, podemos encontrar más rápido el correo que buscamos. Las reglas o filtros son de gran utilidad puesto que nos ayudan a organizar o aplicar acciones a ciertos correos que tenemos identificados que son importantes, spam, notificaciones de eventos sociales, etc., por ejemplo, crear una regla para que cada vez que nos llegue un correo del Banco, lo marque como importante y con una etiqueta. Las respuestas automáticas son muy utilizadas por las organizaciones debido a la gran demanda de correos que tienen cada día, pero uno también puede utilizarlas en su correo personal, dependiendo de tu necesidad. Por último, firmar el correo es un elemento que no puede faltar más que nada al momento de empezar nuestra vida laboral, ya que esto le añade formalidad a cada correo que redactamos, respondemos o reenviamos.

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

El correo electrónico es un invento tan revolucionario e importante que se le designó un día para conmemorarlo siendo el 9 de octubre de cada año. Raymond Samuel Tomlinson en el año de 1971 fue la primera persona en el mundo en enviar un correo electrónico, siendo él mismo el creador. Por supuesto que ha habido muchos cambios a través de los años, en aquel entonces se debía invocar a un usuario cercano para que este lo enviará al destinatario final. (Gómez, 2015)

Podría ser el caso desafortunado que te haya tocado recibir correos electrónicos con links maliciosos, lo cual es “normal” desde hace años por la cantidad de personas que buscan la manera en cómo hackear o robar la información de los usuarios, es por eso que te invitamos a revisar la Presentación: Delitos y medidas de seguridad en el correo electrónico, para aprender acerca del phishing y otras formas de piratear tu información desde el correo electrónico, así como algunas medidas de seguridad.

1. Microsoft Outlook

1.1 Crear categoría

Es común que las personas tengan su bandeja de entrada llena de correos sin leer, con correos “Spam” y desordenada, pero hay una forma en la que podemos tener marcados, categorizados y visibles los correos que son importantes para nosotros. Outlook nos ofrece algunas categorías predeterminadas, pero si no las ocupamos las podemos eliminar y crear las propias (Microsoft, s.f). Existen dos formas de crear una categoría, para la primera debes seguir la ruta del menú:  

Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → General → Categorías → Crear categoría.

En la siguiente imagen se muestra la pantalla que obtenemos, ahora le asignamos el nombre que deseemos y un color, también se tiene la opción de marcar la estrella, lo cual hará que esta categoría aparezca en nuestro apartado de Favoritos para poder consultar rápidamente los correos que hayamos marcado con esta categoría.

Hacemos el ejemplo con un correo, lo seleccionamos y elegimos “Categorizar” en la nueva categoría que acabamos de crear. Como podemos observar en la imagen de abajo, aquí es donde se encuentra la segunda opción de Nueva Categoría, solo damos click a esta opción y nos aparecerá la misma ventana para añadir una nueva categoría.

1.2 Crear regla
1.2.1 Crear regla básica

Si queremos que los correos electrónicos de cierto remitente siempre se muevan automáticamente a una carpeta, debemos seguir los siguientes pasos:

Seleccionar mensaje → . . . (Más opciones del menú) → Crear regla 

Aparecerá una ventana donde marca el nombre del remitente al cual le crearemos una regla, ahora seleccionamos la carpeta que deseemos y click en “Aceptar”.

1.2.2 Crear regla avanzada

Para crear una regla avanzada puedes usar dos rutas de menú:

Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → Correo → Reglas → Crear categoría.

O bien, dar click en “Más opciones” en la ventana que se abre después haber seguido la ruta de Crear regla del punto anterior. Para este ejemplo pondremos la hipótesis que queremos que los correos de “Elecciones UG” siempre se categorizan automáticamente como “Escuela”. Outlook nos muestra todas las opciones que tenemos para crear una regla, a toda condición le corresponde una acción, sin embargo, puede ser el caso en que solo haya una condición pero varias acciones como se muestra en la imagen.

1.3 Respuesta automática

Puede ser que en algún momento hayamos enviado un correo electrónico y obtuvimos una respuesta de inmediato que no tenía mucha relación con nuestro texto, tal vez haya sido una respuesta automática. Este tipo de respuestas son muy útiles para cuando hemos detectado cierto tipo de preguntas frecuentes que nos envían, o si estamos de vacaciones y queremos hacérselo saber a quienes nos envíen correo. Debemos de seguir la siguiente ruta del menú:

Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → Correo → Respuestas automáticas 

Ponemos de ejemplo que estaremos de vacaciones del 23 de julio al 29 de julio de 2021 hasta las 7:00pm. Tenemos un recuadro para escribir el correo que se enviará automáticamente a cualquier persona que nos envíe un correo en estas fechas, pero tenemos que fijarnos bien cuáles casillas vamos a marcar, ya que este primer recuadro para escribir es solo para los usuarios que están dentro de nuestra misma organización, en este caso mi respuesta automática sólo se enviaría a los usuarios que son de la Universidad de Guanajuato, pero también podemos elegir que se envíe a cualquier usuario independientemente de a donde pertenezca su dirección de correo, y a parte, también podemos elegir si la respuesta automática se envía a usuarios ajenos a nuestra organización pero que se encuentren guardados como nuestros contactos.

1.4 Firma de correo

Es común en el mundo laboral tener una firma hasta el final del correo electrónico que enviamos o respondemos, pero también puedes implementarla desde ahora que eres estudiante, agregando información que creas sea conveniente y necesaria para cuando envías o respondes correos de tu universidad (por ejemplo: tu NUA o matrícula, licenciatura, semestre, etc.). La ruta de menú para acceder a esta configuración es:

Configuración → Ver toda la configuración de Outlook → Correo → Redactar y responder → Firma de correo

En la imagen de abajo se observa en mi caso que es lo que yo pondría como mi firma. Tenemos la opción de solo insertar texto o también imágenes, además de que hay dos casillas que podemos marcar si queremos, podemos escoger que nuestra firma solo se inserte cuando redactamos un correo (es decir, que nosotros seamos los creadores originales del correo), y/o también podemos seleccionar que nuestra firma se añada a los correos que nosotros reenviemos o respondamos.

2. Gmail

2.1 Etiquetas

Crear etiquetas es muy sencillo, hay dos formas de hacerlo pero te recomiendo para más fácil y con el mismo resultado lo siguiente: seleccionar el correo al que quieras añadirle a una etiqueta, en el menú superior dar click en el símbolo de una etiqueta como se muestra en la imagen de abajo. Si no ocupamos ninguna de las ofrecidas por Gmail, damos click en “Crear etiqueta” y escribimos el nombre.

Si queremos cambiar el color de la etiqueta, nos dirigimos al menú izquierdo y damos click en “. . .” (opciones) para escoger el color que deseemos.

2.2 Crear filtro

Como tal en Gmail no existe la opción tal cual de “Crear regla”, pero si la de “Crear Filtro”, paro esto seguimos la siguiente ruta de menú:

Configuración → Ver todos los ajustes → Filtros y direcciones bloqueadas →  Crear un filtro

Escribimos la dirección de correo electrónico del remitente al cual le crearemos una regla y click en “Crear filtro”.

En este ejemplo queremos que cada vez que lleguen correos de este remitente, le aplique automáticamente la etiqueta “Escolar” y que también siempre lo marque como importante.

2.3 Respuesta automática

Una de las diferencias que podemos notar a primera vista de las respuestas automáticas entre Outlook y Gmail es que en Gmail tenemos la opción de agregar un “Asunto” al correo. Otra diferencia es que aquí no existe la opción de solo enviar este correo a personas de mi misma organización, por lo que deducimos que la respuesta automática será enviada a cualquier usuario que nos escriba un correo en el periodo que señalamos, pero si podemos marcar la casilla de que la respuesta solo se envíe a quienes forman parte de nuestros contactos.

Configuración → Ver todos los ajustes → General → Respuesta automática

2.4 Firma

Crear una firma en Gmail es un poco diferente a lo que vimos en Outlook, para empezar debes seguir la ruta del menú:

Configuración → Ver todos los ajustes → General → Firma

Una vez que nos encontramos aquí, damos click en el botón “Crear”, nos pedirá asignar un nombre a nuestra firma, ahora en el recuadro diseñamos nuestra firma. Hay la posibilidad de crear varias firmas para usar una de ellas al momento de redactar un nuevo correo y la otra para cuando respondemos o reenviamos un correo. En la imagen se muestra como se visualizaría esta opción.

Hemos concluido un tema más de la UDA Informática en los negocios, ahora que ya tienes estos valiosos conocimientos, esperamos que a partir de ahora te motives a organizar y ordenar de mejor manera tus correos electrónicos, si te haces este hábito desde ahora que eres estudiantes, cuando inicies tu vida laboral te lo agradecerás y también tu jefe, ya que tendrás más control acerca de la información que recibes y envías. ¡Avancemos al siguiente tema! 

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • La primera vez que crees respuestas automáticas, filtros o reglas, si no estás seguro de que lo configuraste correctamente, puedes hacer pruebas con algún otro correo electrónico que tengas.
  • En este recurso solo te enseñamos a manejar algunas funciones de Outlook y Gmail, pero aún quedan diversas opciones que explorar, recuerda que puedes consultar las páginas de soporte de Microsoft y Google para seguir aprendiendo, o también puedes consultar foros de discusión.
  • No a todos les acomoda utilizar el mismo correo electrónico, es por eso que puedes explorar otras plataformas, ejemplos de ellas: ZOHO Mail y Yahoo Mail.

Fuentes de consulta