Clase digital 6. Análisis y síntesis de documentos

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Análisis y síntesis de documentos

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA “Comunicación Profesional” del primer semestre de la carrera de Contador Público. La importancia de conocerlo radica en poder tener un conocimiento pleno del tema bajo las estrategias de elaboración de resúmenes. Estos deberán contener lo más relevante de cada tema a estudiar con una redacción sencilla para su comprensión y memorización, sin minimizar la importancia en cada uno. Debemos tomar en cuenta, al elaborar un resumen, que éste permitirá que las ideas sean plasmadas de tal forma que se puedan relacionar y concretar para dar una visión más amplia y de fácil acceso para quien lo esté realizando.

Cuando se elabora un resumen se entiende que quien lo redacta ha comprendido de manera muy clara las partes principales de cada tema y es capaz de explicarlo con sus propias palabras facilitando así el poder expresar de manera verbal o plasmar de manera escrita la idea central de cada tema de estudio.

2. Objetivo didáctico

Conocer las distintas maneras en que se puede sintetizar la información, así como las maneras de representarla visualmente en algunos casos para poder realizar un correcto uso de ella.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola!

Es un placer encontrarte, espero que sigas gozando de una excelente salud y tengas buen ánimo por aprender cosas nuevas de este curso, es por ello que te doy la bienvenida a nuestra sexta clase

En esta sexta clase vamos a conocer la definición, pasos, estructura, y en algunos casos, consejos para realizar de la mejor manera cada uno de los siguientes documento académicos:

  • Resumen 
  • Síntesis 
  • Cuadro sinóptico 
  • Paráfrasis 
  • Mapas mentales y conceptuales 

 Y el mismo caso para los siguientes documentos administrativos: 

  • Recado
  • Memorando
  • Circular 
  • Minuta
  • Acta
  • Oficio 
  • Convocatoria 
  • Carta personal y comercial. 

Con referencia en lo anterior, te invito a iniciar la clase. ¡Éxito!

Desarrollo del tema

1. Documentos académicos 

1.1 Resumen 
1.1.1 Definición 

Se define como resumen al “escrito informativo-referencial, en tanto que su intención es presentar de modo fiel las ideas esenciales que desarrolla cualquier tipo de texto”.

(Afanador, 2016: p 1)

El objetivo del resumen es simplificar un tema de manera que sea más rápido de comprender. Generalmente es utilizado como un método de estudio debido a su eficiencia, ya que es una manera de repasar el tema y ayuda a saber si se cuenta con los conocimientos elementales del tema. Este no es un artículo de opinión, ya que solo contiene información respecto a un tema, brindando únicamente las  ideas principales de manera concisa y coherente. 

1.1.2 Pasos para hacer un buen resumen

Es importante “redactar el resumen en un estilo claro y directo, es decir, a través de oraciones cortas y sin valoraciones subjetivas”

(Afanador, 2016: p 4)

Los pasos para la elaboración de un resumen son: 

  • Documentación: lectura y comprensión del texto.
  • Planeación: Identificación y extracción de las ideas principales.
  • Textualización: Pasar por escrito una versión del resumen.
  • Adecuación: Revisión del lenguaje.
  • Revisión: Correcciones necesarias,constatar que no se omitieron ideas importantes, verificar conservación del estilo del texto.
  • Re-escritura: Elaboración de la versión final del resumen. 

(Universidad Sergio Arboleda, 2016: p3) 

1.2 Síntesis
1.2.1 Definición

A continuación se define lo que es una síntesis:

  • Una síntesis es un escrito donde se exponen las ideas principales de un texto tras su análisis y comprensión. Estas ideas corresponden con la opinión del autor y ayuda a una mejor comprensión del mismo para facilitar su entendimiento o estudio, por lo que son expresadas con las palabras de la persona que redacta la síntesis. 

(Colegio Jeanpiaget Peñablanca, 2020: 1)

La síntesis se diferencia del resumen ya que, aunque destaca las ideas principales del texto, el autor es quien lo interpreta y lo plasma de manera que se apoya para una mejor comprensión y entendimiento, resulta mejor como método de aprendizaje pues quien lo redacta interioriza mayormente con el contenido correspondiente. Es importante destacar que una síntesis no es una crítica o valoración sino una herramienta para reducir el tamaño del texto original reduciendo su tamaño y simplificando el lenguaje por uno que el autor sea capaz de entender, nos ayuda a construir oraciones de manera oral o escrita, es importante usar oraciones breves pero concisas.

(Ramos, S.F,) 

1.3 Cuadro sinóptico
1.3.1 Definición

La definición de cuadro sinóptico es la siguiente:

  • Es uno de los tipos de esquemas u operaciones de registro que permite una distribución ordenada y jerarquizada de la información, y ayuda a identificar gráficamente el contenido de un tema específico. En este tipo de esquema, el asunto general o título se pone a la izquierda de la página. Después, por medio de llaves, se van introduciendo los temas secundarios y las subdivisiones temáticas.

(UNAM, 2011)

1.3.2 Pasos para hacer un buen cuadro sinóptico 

Los siguientes pasos te ayudarán a la realización de un comprensible cuadro sinóptico:

  • Haber completado la lectura del tema a tratar.
  • Identificación de las ideas principales del texto (como en el resumen y la sinopsis).
  • Agrupar las ideas relacionadas y ordenarlas con base a su relevancia para situarlas dentro del esquema mediante el uso de llaves.

(Tecnológico de Monterrey, 2017)

1.3.3 Recomendaciones
  • Se recomienda utilizar colores diferentes y llamativos para facilitar la comprensión. 
  • Jerarquizar la información (idea general), ideas secundarias e ideas complementarias (detalles). 
  • Desarrollar siempre de izquierda a derecha. 
  • No pasar de dos o tres ideas principales de las cuales se desarrollan las ideas secundarias. 
1.4 Paráfrasis 
1.4.1 Definición

La definición de paráfrasis es: 

  • La explicación o interpretación de un texto para hacerlo más claro y comprensible. Es un proceso que requiere expresar con nuestras propias palabras lo que hemos leído o escuchado, ya sea para explicarlo a otra persona, para usar el contenido en un texto propio, o bien, simplemente para entenderla mejor e incorporarla a nuestro conocimiento.

 (UANL, 2021: 4)

1.4.2 Diferencias entre síntesis y paráfrasis

Para evitar conflictos, podemos determinar que la diferencia entre la síntesis y la paráfrasis radica en que se sintetizan las ideas principales del texto mientras que se parafrasea un texto completo. Sus bases son las mismas, expresar ese texto con las propias palabras de la persona quien lo esté realizando, de manera concisa y respetando las ideas originales que el autor tenía.

Es importante leer el texto original para comenzar a conocer el tema, identificar las ideas principales y secundarias para ubicar en cuales se va a profundizar más y en cuales no es tan necesario mencionarlas, el objetivo de una paráfrasis es realizarlo con las propias palabras de la persona que lo está redactando por lo que se deben cambiar las palabras del texto original por palabras propias, finalmente compara ambos textos para identificar algún tipo de plagio que se considera como robo de ideas y es una actividad ilegal. 

(Aspe, SF)

1.5 Mapas mentales y conceptuales 
1.5.1 Definición

Un mapa mental es un diagrama usado para representar las palabras, ideas, tareas, u otros conceptos ligados y dispuestos radialmente alrededor de una palabra clave o de una idea central. Es una representación semántica de las conexiones entre las porciones de información. Los elementos se arreglan intuitivamente según la importancia de los conceptos y se organizan en agrupaciones mediante ramas. Estas conexiones se presentan de manera gráfica radial, no lineal, estimulando un acercamiento reflexivo para cualquier tarea de organización de datos. 

(Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, 2012: 1)

Por otro lado, a continuación vemos la definición de lo que es un mapa conceptual:

  • ”Los mapas conceptuales son un medio para la representación de proposiciones a través de conceptos formados mediante palabras de enlace que forman relaciones jerárquicas.” 

(Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, 2014: 1)

1.5.2 Manejo y organización  de la información

Un mapa conceptual representa un conjunto de significados o ideas de manera esquematizada con el propósito de relacionar los conceptos y conocimientos del autor. En el cuadro sinóptico se usan llaves o flechas que engloban contenidos, por el contrario, en un mapa conceptual la relación entre conceptos es más estrecha, pues debe estar explicitada mediante palabras, que vinculan las ideas principales con las accesorias, y a su vez éstas entre sí.

Descartando las dudas entre los mapas antes mencionados, el mapa mental en vez de palabras lleva dibujos o imágenes que representan el texto o el mensaje que se quiere transmitir, de igual forma se organizan dependiendo de la importancia de las ideas y la información que se quiere dar a entender al lector. 

En los mapas conceptuales se destacan las palabras de enlace permitiendo la conexión entre los conceptos y las líneas de unión son una diferencia con el cuadro sinóptico que lleva llaves. Al igual que los métodos anteriores sirven en el aprendizaje de los estudiantes para separar la información principal de un texto garantizando el entendimiento. El mapa mental tiene un dibujo o imagen central que es la idea a desarrollar, se pueden utilizar colores o símbolos para destacar una información de otra. Se deben trabajar las ideas hacia afuera, de manera clara para evitar confundir a la persona a quien se le presenta.

2. Documentos administrativos 

2.1 Recado, memorando y circular 
2.1.1 Definición

El recado se define como el “mensaje o respuesta que de palabra se da o se envía a alguien.”

(RAE, 2021)

Por otro lado, el memorando es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte. Es por tanto una nota o recado de carácter oficial”

(Álvarez, 2010)

La circular son “cada una de las cartas o avisos iguales dirigidos a diversas personas para darles conocimiento de algo.”

(RAE, 2021)

2.1.2 Diferencias

En la siguiente tabla podrás entender de mejor manera la diferencia entre los tres conceptos que se acaban de señalar:

RecadoMemorandoCircular
Puede ser como un encargo o aviso que se solicita darle a alguien ya sea de forma oral o escrita, es un mensaje que se le envía a otra persona, suele ser breve y conlleva casi siempre una acción específica a realizar por la persona que recibe el mensaje.Parecido al recado, sólo que de manera oficial. Se designa a ideas que debemos tener presentes o recordatorios dados por algún superior.Es un poco menos formal que el memorando pero más formal que un recado, de igual forma es un escrito con un mensaje específico para un grupo de personas, como un boletín informativo dirigido a la entidad donde se entrega.

Fuente:  Elaboración propia.

2.1.3 Partes

Continuando con los mismos tres documentos, ahora pasaremos a estudiar la estructura que compone al memorando y la circular:

DocumentoEstructura
MemorandoMembrete (datos de la empresa o nombre de memorando)
Cuadro clasificador (asunto, fecha)
Remitente
Destinatario 
Vocativo
Texto
Despedida
Lugar y fecha
Firma
Puesto de responsabilidad.
(Álvarez, 2010: 220)
CircularDenominación del documento (en mayúscula y centrado destacado en negritas.)
Número de referencia
Destinatario (por debajo de la fecha y contra el margen izquierdo, de igual forma en mayúscula).
Asunto
Texto (redactado en tercera persona del singular o primera del plural.)
Despedida
Firma
Puesto de responsabilidad

(Vicente, S.F)

2.2 Minuta, acta y oficio 
2.2.1 Definición

Existen diferentes significados de minuta dependiendo el espacio donde se aplique, de manera general destacan:

  • Del latín minuta, se refiere al borrador de una escritura, contrato, etc., apuntación que se hace por escrito. 
  • Una minuta es una nota escrita de los temas tratados en la reunión que merezcan ser tenidos en cuenta. 
  • Es un documento que respalda o avala lo establecido en una reunión de trabajo, a fin de garantizar que se lleven a cabo los objetivos planteados a través de la determinación de fecha, término y medio en el que se plasmara físicamente lo planteado.

(Gobierno Municipal de Puebla, 2013)

Ahora, el acta administrativa “es el documento que describe los sucesos ocurridos durante una diligencia realizada por las autoridades fiscales.”

(Quiroga,  2017) 

Por otro lado, el oficio es “una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas.”

(Álvarez,  2010: 217)

Aunque también podemos llegar a escuchar mencionar el oficio en los trámites escolares cuando tenemos algún asunto con los administrativos.

2.2.2 Componentes del oficio

Uno de los documentos que más se pueden llegar a utilizar dentro del área administrativa en ámbito académico, o profesional, es el oficio, por lo cual a continuación se enlistan sus componentes:

  • Membrete. 
  • Cuadro clasificador (asunto, número)
  • Asunto
  • Mesa
  • Número
  • Destinatario
  • Introducción
  • Desarrollo
  • Despedida
  • Lema
  • Antefirma
  • Firma
  • Referencias finales
  • Iniciales de responsabilidad

(Álvarez, 2010: 217-218)

El acta laboral debe señalar las acciones contrarias a lo esperado que se están presentando de forma muy detallada, determinar las acciones correctivas necesarias. Sus componentes son:

  • Especificar el momento en que se levanta el acta (lugar, fecha, hora.)
  • Texto. 
  • Espacio para la explicación del trabajador o persona acusada.
  • Espacio para que algunos de los testigos realicen comentarios relativos al tema.
  • Fecha en que se firme. 
  • Firma de rectificación de los presentes.

(RUNA, 2017)

2.3 Convocatoria 

Se refiere a citar o llamar a una persona que asista a determinado lugar en determinado horario con el fin de concluir una acción o cumplir con el propósito al cual había sido convocado, de forma regular es emitida por el superior de una empresa aunque toda persona es libre de solicitar alguna hacia cualquier sector de la población sobre el cual exista algún interés.  

2.3.1 Estructura

Las partes que conforman a la convocatoria se muestran a continuación:

  • Título de la convocatoria
  • Identificación de quien o a quienes convoca 
  • Fecha en que se emite
  • Tema y objetivo de la convocatoria 
  • Bases de la convocatoria 
  • Determinar la distinción premio o estímulo 
  • Señalar el lugar en donde se emite

(Reyes, 2019 :5)

2.4 Carta personal y comercial. 
2.4.1 Utilidad

Las cartas se utilizan como medio de comunicación que hoy en día su uso ha ido en caída aunque no se considera obsoleto, si bien, la tecnología ha ayudado a una mayor eficiencia entre la comunicación de los individuos aún existen personas que prefieren hacerlo de esta forma. En una carta personal, el asunto le concierne a las dos personas que se escriben, puede ser de cualquier tema que ellos gusten y tiene un lenguaje menos formal que en una carta comercial, se dirige hacia alguien que ya se conoce o se le tiene confianza mientras que en una carta comercial se realiza entre diferentes empresas o los empleados de la misma para expresarles alguna situación, por lo que se debe ser más cuidadoso y escribir con lenguaje más formal. 

2.4.2 Características
Carta personalCarta comercial
El remitente tiene libertad en cuanto al lenguaje y los asuntos a tratar, usa un lenguaje más coloquial y de confianza. Se recomienda un lenguaje formal, tener los objetivos claros, saber correctamente el destinatario, es importante utilizar un tono cordial y respetuoso, ser amables aunque siempre mantenerse al margen de situaciones personales.

Fuente: Elaboración propia.

2.4.3 Componentes

Las cartas comerciales se deben componer de lo siguiente: 

  • Membrete
  • Destinatario
  • Saludo
  • Cuerpo del texto
  • Despedida
  • Firma
  • Nombre y cargo
  • Lugar y fecha
  • Anexos 

(McGraw Hill, 2016: 50-51)

La carta personal se compone casi de los mismos requisitos aunque pueden omitirse algunos como el membrete, el cargo de la persona y los anexos. En la siguiente imagen podrás darte una idea de cómo es una carta comercial, cualquiera de las dos son válidas, sólo depende del formato que la empresa quiera utilizar.

Fuente: McGraw Hill, 2016: 52

¡Lograste terminar una lección más!. Esperamos que el conocer todo este tipo de documentos escritos te pueda ayudar a comprender mejor en qué momento se debe utilizar cada uno, a pesar de que varios de ellos no sean del ámbito académico, es bueno estar preparados para el momento en que ingresemos a una empresa. Para complementar el tema, te invitamos a consultar el recurso complementario “Currículum Vitae” ya que la relación con este tema es que el currículum es un tipo de documento en forma de síntesis de lo relevante que has realizado en tu vida que te servirá para obtener el puesto al que aspiras.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que de lo anterior recuerdes que: 

  • El cuadro sinóptico es parecido al índice de algún tema utilizando “llaves”, por otro lado, el mapa mental representa de manera más llamativa el contenido del tema mediante palabras o breves frases y normalmente se ponen de colores los recuadros y líneas que lo conforman.
  • En cuanto a los documentos académicos vistos, no se pueden realizar sin primero haber leído la totalidad del tema, ya que se necesita comprender por completo para saber qué partes son las relevantes y poder plasmarlas en las síntesis, diagramas, etc.
  • Para los documentos administrativos, hay algunos de ellos como por ejemplo el memorándum, que actualmente las empresas prefieren enviarlos vía correo electrónico o por medio de alguna app de mensajería instantánea debido a su efectividad, pero existen otros casos como el oficio que es un documento  importante y que debe llevar hasta en ocasiones sellos de goma , es por eso su necesidad de imprimirlos.

Hemos llegado al final de la sesión y no me resta más que felicitarte por llegar hasta esta parte del curso. Te invito a que continúes con tu proceso formativo realizando la tarea asignada y mandarla como corresponde. Te encuentro en tu próxima clase.

Fuentes de consulta