Utilización de programas de cómputo en los procesos de auditoría
1. Fundamentación del tema
El presente tema pertenece a la Unidad de Aprendizaje (UDA) Normas de auditoría, impartida en el cuarto semestre de la Licenciatura en Contador Público. Actualmente, el extenso ámbito de la tecnología, clave en muchas de las actividades que realizamos a diario, resalta la importancia de este tema. Para la auditoría, los avances tecnológicos y la aplicación de nuevos sistemas de información son de gran beneficio. Por esta razón, es importante que consideres, como futuro contador público, la oferta de programas que facilitan y aumentan el grado de razonabilidad en los procesos de auditoría.
2. Objetivo didáctico
Reconocer las técnicas y los programas de cómputo utilizados en el desarrollo de una auditoría con la finalidad de implementar las tecnologías de la información y destacar su relevancia.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, revisaremos la aplicación y los beneficios de los sistemas y las aplicaciones de cómputo en el desarrollo de una auditoría.
Si miras a tu alrededor, podrás darte cuenta de que los dispositivos tecnológicos y las aplicaciones informáticas están por todas partes. En especial ahora, a medida que el celular, la computadora, la tablet, el internet y las plataformas digitales se vuelven piezas importantes en nuestra vida para poder continuar con nuestras actividades laborales, educativas y sociales, incluso en condiciones extraordinarias.
Sin embargo, la utilización de los programas y de los sistemas informáticos no es novedad dentro del ámbito profesional de los contadores y de los auditores. La aplicación de programas de cómputo ha sido fundamental en el desarrollo laboral, ya sea que se utilice una computadora y una conexión a internet para realizar declaraciones de impuestos, que se recurra a aplicaciones para el cálculo de contribuciones laborales como el Sistema Único de Autodeterminación (SUA), que se lleve la contabilidad mediante un programa, o bien que se realicen cálculos, registros y otras actividades en una hoja de Excel.
Dentro del desarrollo de una auditoría, también se utilizan aplicaciones y programas que proporcionan mayor seguridad razonable, facilidad, rapidez y control de la auditoría. De esa forma se pueden evitar, por ejemplo, cuestiones tan sencillas como un mal cálculo manual. Por esta razón, hablaremos a continuación sobre los programas y las técnicas de auditoría desarrolladas por computadora, así como los beneficios de su uso.
¡Comencemos!
Desarrollo del tema
7.1. Técnicas de auditoría asistidas por computadora (TAAC)
Durante la planeación y la ejecución de la auditoría, hay tres factores importantes que impactan directamente en la calidad de la auditoría en general: su naturaleza, el tiempo establecido para realizarla y la evidencia obtenida. Con el objetivo de reducir los inconvenientes respecto a estos factores que pueden perjudicar la calidad de la auditoría, el auditor puede implementar técnicas de auditoría asistidas por computadora (TAAC) y, de ese modo, realizar procesos más rápidos y pruebas más profundas, al igual que obtener evidencias suficientes y adecuadas que aumenten la calidad de la auditoría.
(Rodríguez, 2016: 17-18).
Estas técnicas facilitan el desarrollo de la auditoría, por ejemplo, al llevar a cabo cálculos y “reejecuciones” en menor tiempo y con mayor precisión. Así, como resultado, la evidencia de auditoría que se obtenga cumplirá los requisitos de suficiencia y adecuación.
En su mayoría, las entidades que requieren los servicios de auditoría son empresas grandes, cuyos niveles de información y operaciones son de un volumen considerable. Estas empresas utilizan medios informáticos para el registro, el control y el seguimiento de sus datos, por lo cual la aplicación de las TAAC permite aumentar la efectividad y la eficiencia en la obtención de evidencia, dado que, por ejemplo, no se tiene que elegir una muestra, sino que se analizan todos los datos.
(Méndez, 2020: 1).
La aplicación de programas informáticos en el desarrollo de la auditoría, como vemos, tiene tres finalidades principales y su aplicación es sugerida, aunque no exclusiva, en entidades con estructuras y operaciones de gran tamaño. Las tres finalidades dependen de los factores que impactan en la calidad, tal como se aprecia a continuación:
7.2. Principales aplicaciones
Como indican Rey, Sánchez y Bohórquez (2017: 13), los principales procedimientos de auditoría que se pueden realizar con ayuda de los programas de cómputo son los siguientes:
- Pruebas de detalle (transacciones y saldos contables): Con ayuda del programa es más fácil, por ejemplo, seleccionar y reunir los registros materiales de venta de todo el año.
- Procedimientos analíticos: Facilita las pruebas de tendencias, ratios, razonabilidad.
- Pruebas de controles: Por ejemplo, verifica los controles de acceso a la información y a la seguridad.
- Muestreo de auditoría.
- Recalculo, reejecución.
- Verificar qué aplicaciones funcionan correctamente: Por ejemplo, que el sistema contable sea consistente y se mantenga en comunicación con otras aplicaciones (Chang y Betancourt, 2018: 215).
- Búsqueda de información por filtros (Chang y Betancourt, 2018: 216).
Como podrás darte cuenta, se trata de procedimientos y pruebas que requieren de exactitud y precisión. Asimismo, podrían tomar más tiempo si el auditor las realizará manualmente. Por ello, se utilizan los programas de cómputo para agilizar estos procesos. Estos programas, además, facilitan la realización de reportes sobre cualquier información.
7.3. Consideraciones sobre el uso de los programas computarizados para el proceso de auditoría
De acuerdo con Rey, Sánchez y Bohórquez (2017: 53-54), antes de que un auditor o firma de auditores considere usar un programa de cómputo para las auditorías, se debe considerar lo siguiente:
Estos factores son esenciales, pues desde el principio del proceso se debe considerar la experiencia y el conocimiento que se tiene sobre determinado programa o, si es posible, obtener capacitaciones para su buen manejo. Asimismo, se debe evaluar si se cuenta con el recurso suficiente para realizar determinada inversión; además es preciso verificar que el dispositivo electrónico donde se implementará el programa sea capaz de soportarlo y ejecutarlo correctamente, o bien, si serán necesarias actualizaciones o, incluso, un equipo nuevo.
También se debe considerar que el cliente debe estar de acuerdo con que su información sea analizada por un programa externo. En ese sentido, se debe analizar y garantizar al cliente que su información no corre ningún riesgo de integridad ni de seguridad informática. Por último, hay que tener la certeza de que, con su implementación, la efectividad y la eficacia de los procedimientos y del desarrollo de la auditoría mejorará y funcionará adecuadamente. En cuanto a los riesgos, el propio escepticismo profesional nos indica que la tecnología puede contener errores, aunque sea en menor grado. De cualquier modo, no debemos descartar el riesgo contenido al usar estos programas; en especial, porque son diseñados, programados y ejecutados por humanos.
7.4. Software de auditoría
Un software o programa de auditoría tiene un objetivo claro: hacer más eficientes, más rápidos, más precisos y más confiables los procesos de auditoría. Imagina que es similar al programa contable que has llegado a utilizar en la carrera (o, si ha sido el caso, en algún despacho o empresa); si bien tienen algunas diferencias entre sí, ambos tipos de programas tratan de facilitar muchas tareas y de sistematizar varios procesos para que la intervención humana no sea necesaria y la seguridad razonable de sus resultados sea mayor; es decir, que los procesos se lleven a cabo sin problemas y la evidencia de auditoría obtenida sea suficiente y adecuada. En pocas palabras, estos programas son más eficientes, más rápidos, más precisos y más confiables, tanto en procesos como en resultados.
Existen diferentes programas de cómputo para realizar auditorías. Uno de ellos es el programa de Microsoft Excel, el cual, aunque pudiera parecer simple, constituye la base de muchos procesos de auditoría. En el PPT “Programas de cómputo para auditoría” podrás encontrar algunos programas cuyo uso es común por los auditores y las firmas de auditoría.
Finalmente, el mundo de los negocios cambia sin cesar. A su vez, las empresas y los negocios tienen que ajustarse a ese ritmo y, como consecuencia, el contador público, la auditoría y el auditor también deben adaptarse a procesos, procedimientos y técnicas capaces de cumplir los objetivos de una auditoría dentro de estas entidades, siempre con la intención de continuar otorgando esa confianza y esa calidad profesional que se busca en un auditor.
El uso de las tecnologías de la información es esencial en cada una de las etapas de la auditoría. Como has comprobado, hacemos uso de programas de cómputo desde que utilizamos una hoja de Excel para realizar cálculos y tablas, por sencillos que sean. Sin embargo, cuando se hace uso de datos e información considerados como parte de los activos de una entidad, es fundamental que los procedimientos y los programas aplicados sean precisos y garanticen siempre la seguridad y la integridad de la información. Desde luego, con ayuda de esos programas nuestro trabajo profesional puede ser realizado con una mejor calidad.
Resumen e ideas relevantes
Es importante recordar que:
- Los programas y las técnicas de auditoría asistidas por computadora buscan facilitar tres aspectos: la naturaleza de la auditoría, el tiempo de realización y la obtención de evidencia suficiente y adecuada.
- Los programas de cómputo para auditoría se pueden usar en cualquier tipo de entidades. Sin embargo, se recomienda su uso principalmente para entidades cuyos volúmenes de información son muy grandes.
- Los programas de cómputo para auditoría pueden: realizar procedimientos sustantivos (de detalle y analíticos), pruebas de controles, cálculos, búsquedas, generar reportes, revisar controles informáticos, entre otras aplicaciones que agilizan el proceso de auditoría y otorgan mayor seguridad razonable.
- Para implementar un programa de auditoría se deben tener en cuenta algunas consideraciones, como el conocimiento de la herramienta, el presupuesto y los recursos disponibles, la aceptación del cliente, la seguridad y su funcionamiento adecuado, así como el riesgo implícito de usar un programa de cómputo.
- Existen distintos programas de cómputo para el desarrollo de la auditoría. Uno de los más comunes es el programa de Excel.
Fuentes de consulta
- Chang Rizo, F. y Betancourt Gonzaga, V. (2018). Procedimientos de auditoría en el campo de trabajo. En Vásquez, Betancourt y Chang (coords.), Auditoría de estados financieros preparados bajo NIIF. Machala: Universidad Técnica de Machala. Recuperado de: http://repositorio.utmachala.edu.ec/handle/48000/14454
- Méndez Quintana, B. (2020). Modelo de referencia para la detección de fraudes en el proceso de nóminas basado en técnicas y herramientas de auditoría asistida por computadora [Tesis de maestría]. México:INFOTEC Centro de Investigación e Innovación en Tecnologías de la Información y Comunicación. Recuperado de: http://infotec.repositorioinstitucional.mx/jspui/handle/1027/397
- Rey Molina, P. A., Sánchez Sierra, M. A. y Bohórquez Urrego, A. S. (2017). Estrategia metodológica para la selección de herramientas de auditoría asistidas por computadora en el sector público [Trabajo de investigación]. Bogotá: Universidad Católica de Colombia, Colombia. Recuperado de: http://hdl.handle.net/10983/15403
- Rodríguez Escobar, D. (2016). Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora (TAACS) para una auditoría interna de calidad en la era de la información. Bogotá: Universidad Militar Nueva Granada. Recuperado de: http://hdl.handle.net/10654/14656