Prorrateo de facturas I
Introducción
¡Hola respetable estudiante!
¿Cómo te has sentido? ¿Qué te ha parecido esta unidad de aprendizaje? Espero que la encuentres fascinante. Te comparto los siguientes temas que son muy interesantes, ampliarán tus conocimientos y desarrollarán tus habilidades.
La unidad número dos, se conforma de dos clases digitales donde se aborda el tema de prorrateo de facturas. En la unidad número uno, se revisaron temas como aritmética y operaciones básicas, proporciones y los diferentes tipos de reglas de tres, sirviendo como un pequeño repaso y preámbulo para los cálculos que se realizarán en el desarrollo del curso y en el tema de prorrateo de facturas.
¿Alguna vez has escuchado al momento de realizar alguna compra que, cuando realiza el pago correspondiente, se le pregunta si va a requerir factura?, ¿Te has detenido alguna vez a analizar de qué se compone o cómo son los cálculos y operaciones dentro de una factura? La importancia de este tema es tener un acercamiento a lo que son las facturas en caso de dedicarte a la contabilidad, o por conocimiento general poder generar alguna en tu propio negocio y así, comprender todo lo que abarca una factura.
Para introducir al tema, es importante definir conceptos como qué son las facturas y qué se entiende por el término de prorrateo.
De acuerdo con Fernández (2020), una factura es un documento comercial que registra la información relativa a la compra o venta de un bien o servicio. Es un documento que refleja toda la información sobre una operación de compraventa, sirviendo como comprobante de la operación realizada. Etimológicamente, la palabra factura viene del latín que significa “lo hecho”, “lo que se hizo” o “mano de obra” derivado del verbo “hacer”.
Cuando una persona física o una empresa (proveedor) le vende un producto o un servicio a otra persona o empresa (cliente), se debe crear un documento con el detalle completo de la operación: los datos de ambos, la descripción del producto o servicio que se ha vendido, el detalle de los impuestos que se aplican y los importes. Se recomienda ampliamente revisar este recurso (Fuente de información 1) de forma detallada para comprender mejor todos los aspectos de una factura, y estar en mejor contexto durante estas dos clases, la fuente se encuentra en el enlace en las fuentes de información de apoyo (apartado 4).
El término prorrateo se refiere a distribuir un monto, de acuerdo con una base o algún fundamento y se trata de distribuir ese monto de la manera más lógica posible. Prorratear es diferente a dividir, ya que dividir significa asignar un monto a cada parte, en cantidades iguales y prorratear es distribuir un monto considerando alguna base y por lo tanto las cantidades asignadas son diferentes.
Te invito a conocer con mucho ánimo más sobre el tema.
Desarrollo del tema
El prorrateo de facturas implica fundamentalmente 3 temas: Gastos al valor, gastos al peso y un tema mixto entre los 2 anteriores. Durante esta primera clase solo se introducirá el tema de gastos al valor, para en la segunda clase de la unidad abarcar los temas restantes.
Hay que conocer que la palabra factura expresa “acción y efecto de hacer”, pero en pocas palabras es la relación de artículos o servicios prestados en algún proceso de compraventa o alguna otra operación comercial, y nuestro documento siempre debe tener validez fiscal.
¿Qué es el prorrateo?
En pocas palabras, prorratear significa dividir proporcionalmente una cantidad. Por tanto, el prorrateo es el reparto proporcional de una cantidad o un coste entre diferentes apartados o personas. Teniendo los dos conceptos claros, ¿Qué es el prorrateo de facturas?.
El prorrateo de facturas es un conjunto de operaciones donde se determina el costo unitario de las mercancías que se presentan en alguna factura, recordemos que dichas mercancías se pueden presentar en diferentes dimensiones, como piezas, toneladas, cajas, etc. No hay que olvidar elementos que siempre están presentes en las facturas como el precio de compra y también los gastos generados por dicha compra.
El propósito de prorratear facturas es cargar o asignar al valor de la factura de compra por unidad cualquier gasto que se desembolsó por los diversos conceptos de adquisición y transporte. Por lo tanto, surge la pregunta, ¿Cómo se determina el costo? Para esto, se deben efectuar un reparto proporcional o prorrateo entre los diferentes tipos de gastos.
A partir de este punto, es importante aclarar las diferencias entre costo y un gasto, ya que su interpretación se presta con bastantes similitudes, generando errores y confusión en futuras situaciones. El costo nos lo dará los egresos de una empresa en post de las prestaciones de servicios o la producción y fabricación de artículos. Se ve como una inversión ya que nos generará ingresos más allá de un corto plazo.
El gasto por su parte es el desembolso de la empresa para llevar a cabo sus actividades habituales, como lo son los pagos de servicios de la oficina: luz, gas y teléfono. El gasto solo nos generará beneficios a corto plazo.
Ya que se conoce la diferencia entre los dos conceptos, el gasto de forma sintetizada lo podemos definir como una erogación o pago por algún bien o servicio y los gastos en el prorrateo de facturas se dividen en dos grupos:
Partiendo de los gastos al peso, se manejarán 2 tipos:
Gastos al valor
Durante el desarrollo de los gastos al valor se presentan dos casos, el primero cuando el gasto y el precio son iguales, y el segundo caso las mercancías compradas tienen precios diferentes, originando gastos proporcionales a ellos.
- Uno de los casos más sencillos de gastos al valor es cuando las mercancías que se han comprado tienen el mismo precio factura y, por lo tanto, originan los mismos gastos. Aunque sería ideal que las situaciones siempre se presentarán de forma simple, no tendría mucho caso el estudio de las matemáticas financieras ya que todo sería muy fácil y le quitaría lo interesante.
Como se ha realizado anteriormente, para comprender mejor el tema se explicará con un problema y cómo se lleva a cabo la solución de este.
Problema 1
“Materiales de construcción” compra semanalmente 200 bultos de cal (40 kg. por bulto) a $185 cada uno. Se pagó por el servicio de entrega a domicilio $1200, más la mano de obra para descargar y acomodar en el almacén $900. Determina cuál es el costo por saco y por kilogramo de cal.
Solución
Hay varias formas de solucionar este problema ya que es muy sencillo, en este caso se realizará de la forma más intuitiva posible.
Primero hay que encontrar el costo total, para esto se sumarán al precio de cada bulto de cal los gastos, para después proceder a dividir entre el número de unidades compradas(sacos) o por kilogramo.
Teniendo el costo total, procedemos a dividirlo entre el número de unidades que se necesite conocer, para este problema se nos pide el costo por bulto y el costo por kilogramo.
Otra forma de solucionarlo sería determinando el costo por unidad para después sumarle el precio de compra por unidad. El problema se puede solucionar de varias maneras y nos sirve para comprobar nuestros resultados. El costo por unidad se determina dividiendo el total de gastos entre el número en este caso de bultos.
Con el ejemplo anterior podemos notar que el tema de gastos al valor no es tan complicado cuando las mercancías compradas tienen el mismo precio factura y originan los mismos gastos. El bulto de cal tenía el mismo precio que otros y los gastos originados por su transporte y acomodo fueron en general, es decir, se podía dividir el valor entre cada bulto de cal, ya que era solo un tipo de mercancía.
Conclusión
Como pudiste notar, el tema de gastos al valor cuando el precio y el gasto de la mercancía se mantiene constante, conocer datos como el costo real de cada producto después de incluir todos los gastos generados por situaciones como los fletes es muy sencillo y no genera ninguna dificultad. En la siguiente clase se abordarán los temas de gastos al valor, pero con la diferencia de que las mercancías adquiridas ahora tienen precios diferentes, por lo que sus gastos son proporcionales a estos precios.
También se abordará el tema de gastos al peso y un caso cuando se vuelve mixto, es decir, cuando hay una hibridación de los casos anteriores.
La importancia de las facturas para cualquier persona física o moral se presenta de manera temprana, por eso su estudio, entendimiento e interpretación es el objetivo de infinidad de personas. Por esto es importante revisar las fuentes de información de apoyo que se presentan en el siguiente apartado, esto se debe, aunque no vayamos a emitir facturas, el tema de prorrateo es más fácil de comprender si se tiene un antecedente de conocimientos básicos de las facturas, así como su propósito e importancia.
Cuando se presente la necesidad de hacer facturas, no se trata únicamente de una obligación fiscal. La facturación cumple también una función de control dentro la empresa.
Partiendo del punto anterior, se puede dividir la importancia de las facturas en dos principales motivos: por obligación fiscal y tributaria, y por control del negocio (siendo el caso de prorrateo de facturas).
¡Te felicito por tu logro! Te invito a continuar con tu proceso formativo realizando y mandando la actividad asignada a esta clase. “Perseverar es sinónimo de tenacidad, no decaigas sigue perseverando en tu educación” Te encuentro en la siguiente clase. Hasta luego.
Fuentes de información
- Fernández, E. (2020). ¿Qué es una factura y para qué sirve? Anfix. Consultado en https://www.anfix.com/blog/como-hacer-facturas/que-es-una-factura-para-que-sirve
- Contabilidad Franklin (2020). Prorrateo de facturas https://youtu.be/a_JxWRlddyg
- Bluecinante (2020). Diferencia entre costes y gastos https://youtu.be/seZT7vGctBw