Clase digital 2. Costos predeterminados: estimados

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Costos predeterminados: estimados

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA Análisis de Costos, del tercer semestre de la Licenciatura en Contador público. En relación con este tema, es importante que el profesional de este campo identifique el sistema de costos, pues esto le permitirá tomar decisiones financieras adecuadas en una empresa o de forma individual. Al tener los resultados de la estimación, se tendrá el fundamento para tomar las decisiones que favorezcan los intereses monetarios, de tal forma que no haya pérdidas y se puedan determinar precios de venta o presupuestos más eficaces para el ente respectivo.

2. Objetivo didáctico

Conocer de forma concisa los costos estimados y sus características principales: saber en qué consisten, cuáles son sus objetivos y las ventajas que se obtienen al momento de elegir este sistema. Asimismo, analizar las etapas que se deben llevar a cabo para una adecuada realización del sistema de costos predeterminados estimados, a fin de aclarar la parte conceptual.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. Aquí, nos adentraremos en un sistema de gran utilidad tanto para el contador público como para cualquier empresa o emprendedor. A grandes rasgos, estaremos revisando cómo se obtienen los costos estimados que facilitan el uso eficaz de los recursos de un producto o artículo, sobre todo en industrias que producen a gran escala y, de igual forma, en negocios pequeños con poca producción, ya que al estimar se pueden reducir costos, determinar precios de venta, o bien calcular que no haya posibilidad de una pérdida financiera. Con esta información, tendrás un panorama general de la importancia del sistema de costos predeterminados estimados y reconocerás cómo, al aplicar este sistema en cualquier ámbito (ya sea laboral, industrial, estudiantil o como emprendedor), se dispone de un fundamento para tomar una decisión o para realizar un análisis financiero más objetivo relacionado con los costos. 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

1. Marco contextual de los costos estimados 

Empecemos por analizar los costos predeterminados estimados a partir de su contextualización. Por ejemplo, dentro de una empresa, al momento de iniciar el proceso de fabricación de un producto o bien al estar transformándolo, puedes estimar cuánto te costará producir el artículo al igual que su precio de venta. Con ello, puedes obtener una proyección de cuánto te costará elaborar algo, cantidad que podría representar un presupuesto del capital para llevar a cabo un proyecto. Dichos costos son una anticipación de los reales, puesto que, como su nombre lo indica, son estimados; es decir, pueden sufrir modificaciones una vez que se inicie o se termine el proceso de producción. 

2. ¿En qué consiste el sistema de costos predeterminados estimados?

De acuerdo con la Universidad de América Latina (s.f), se inicia una estimación del valor de la materia prima directa, de la mano de obra directa y de los cargos indirectos que se consideran necesarios en el futuro; después, se comparan con los costos reales y se ajustan las diferencias. 

En este sentido, dichas estimaciones pueden ser muy altas o muy bajas. En el primer supuesto, si son muy altas, podrían no ser competitivas al precio del mercado; si es muy baja la estimación, existe el riesgo de pérdidas financieras. 

A las discrepancias entre el costo estimado y el real se les conoce como “variaciones”. Adela Ronquillo las define como  “todas las diferencias que surgen entre lo presupuestado y lo efectivamente realizado” (2016: 34).

3. Áreas que intervienen para el cálculo del costo predeterminado estimado

a) El área de producción: Como sabemos, en ella se lleva a cabo todo el proceso de elaboración del producto. Es el área donde se reconoce qué es lo que se consume para poder obtener el producto, información que sirve para poder hacer la estimación contable.  

b) El área de contabilidad: Es aquella área donde, de acuerdo con la información proporcionada en el área de producción, se cuenta con las herramientas para realizar una valuación de todos los insumos necesarios para elaborar el producto. Una vez que se tiene dicha información y los gerentes toman las decisiones para elaborar el producto, el área de contabilidad puede hacer el registro contable adecuado de los costos estimados y, cuando se trate de costos reales, puede determinar más fácilmente los costos en eventos futuros.

Imagen 1. El área de contabilidad cuenta con las herramientas para realizar una valuación de todos los insumos necesarios para elaborar un producto.

4. Características de los costos predeterminados estimados 

Según Virginia Hernández (2015: 6), las principales características de los costos predeterminados estimados son: 

  1. Los costos estimados se ajustan a los históricos.
  2. Las variaciones modifican el costo estimado mediante una rectificación a las cuentas afectadas.
  3. El estimado se basa en experiencias adquiridas y un conocimiento de la empresa.
  4. Es más barata su implantación y más caro su sostenimiento. 
  5. El costo estimado indica lo que «puede» costar un producto.
  6. El costo estimado es la técnica primaria de valuación predeterminada.
  7. Para la implantación del costo estimado, no es indispensable un extraordinario control interno.

De acuerdo con lo anterior, podemos rescatar que, cuando los costos estimados se basan en los históricos (es decir, los reales de otro ejercicio), se trata de una aproximación, pues hay factores que pueden surgir y ocasionar que el costeo suba o baje, como el aumento de precios en la materia prima; entonces, se derivan variaciones, una vez que los costos pasan de estimados a reales.

5. Objetivos de los costos predeterminados estimados

  1. Precisar el costo unitario del artículo para poder fijar el precio de venta. 
  2. Permitir elaborar una cotización de precios para los clientes. 
  3. Obtener la valuación en materia contable de la producción en proceso y la terminada. 
  4. Puede servir como herramienta de control interno. 
  5. Determinar el costo de producción de la mercancía vendida. 
  6. Mayor guía para tomar decisiones gerenciales.
  7. Decidir si es rentable seguir produciendo un artículo o si se puede elaborar uno nuevo. 
  8. Tener en cuenta la competencia considerando los precios actuales del mercado y comparándolos con las estimaciones que se determinaron.
Imagen 2. Los costos predeterminados pueden servir como herramienta de control interno.

6. Ventajas del sistema 

Angélica Sánchez (2014: 14) enlista las principales ventajas de utilizar este sistema: 

  1. Se conocen separadamente los costos de los materiales y de las operaciones, conociéndose así las alteraciones que ocurran. 
  2. Facilita contar con estimaciones seguras cuando se cambia el diseño de un producto o el método de fabricación.
  3. Su estudio conduce a los costos eficientes.
  4. Su obtención con anterioridad a la producción conduce a la adopción de normas correctas en las funciones de compra, producción y distribución.
  5. Se utilizan como escalón transitorio para llegar al desarrollo de un sistema más completo de costos. Es decir, para llegar así a la elaboración de la hoja de costos estimados.

7. Etapas del sistema 

Para determinar los costos estimados, Ronquillo (2016) nos menciona que, para implementar el sistema de costos predeterminados estimados, debemos seguir las siguientes seis etapas: 

  1. Obtención de la hoja de costos estimados unitaria.
  2. La valuación de la producción terminada a costo estimado. 
  3. La valuación de la producción en proceso a costo estimado.
  4. La valuación del inventario final de producción vendida a costo estimado. 
  5. La determinación de las variaciones existentes, su estudio y su aplicación. 
  6. La corrección de la hoja de costos estimados unitaria.
Imagen 3. Una de las etapas que se deben de seguir para implementar el sistema de costos predeterminados es la corrección de la hoja de costos estimados unitaria.

Como podemos observar, estas seis etapas están relacionadas entre sí. En primer lugar, lo anterior nos permite identificar cuáles son nuestros costos estimados por cada producto que vayamos a elaborar; luego, nos permite analizar la valuación de cuántas unidades están terminadas, cuántas en proceso de producción y cuántas ya fueron vendidas, de acuerdo con nuestro inventario final. Al momento de tener los costos reales, podemos hacer el ajuste con respecto a los costos estimados mediante las variaciones de cada elemento del costo.

Para finalizar, al seguir las etapas de este sistema, la empresa podrá reconocer la diferencia entre lo que estimó y lo que se gastó en realidad y, con ello, podrá hacer mejores estimaciones en el futuro para determinar precios y hacer cotizaciones; antes de comenzar a producir un producto, o bien con los resultados del sistema, verá si es rentable o no producir el artículo. Por ejemplo, si tuviéramos una empresa productora de botellas que comenzará a producir en este año 2021, tendría que estimar sus costos al no contar con información anterior, por lo que se haría un presupuesto de la materia prima, la mano de obra y los gastos indirectos por cada unidad que se va a producir. Si suponemos que la empresa tiene más de un mes funcionando, entonces ya cuenta con la información de los costos reales, por lo que puede usar el sistema de costos predeterminados estimados y saber la variación entre lo que estimó antes de empezar a operar con respecto a los costos que tuvo en el mes de operación; así, en los meses siguientes podrá hacer presupuestos y cotizaciones más certeras que le permitan ganar financieramente y no tener pérdidas o riesgo de que sucedan.

Te invito a revisar el siguiente recurso donde se aborda la hoja de costos unitarios estimados y otros aspectos importantes del tema que nos atañe. Presentación: Costos predeterminados estimados.

Resumen e ideas relevantes

De todo lo anterior, es importante que recuerdes: 

  • Los costos estimados ayudan a tener una proyección de los costos sobre los que incurrirá la empresa, lo cual facilita hacer un presupuesto de capital o bien estimar los precios de venta. 
  • Hay dos áreas involucradas: la de producción, que señala los consumos necesarios, y la contable, que valúa y registra los consumos estimados.
  • Al momento de contar con los costos reales, se calculan las variaciones con respecto a los costos estimados para ver si las estimaciones fueron cercanas y, en caso de que no lo hayan sido, analizar qué factores se deben tomar en cuenta para evitar pérdidas financieras.

Fuentes de consulta