Clase digital 4. Costos de distribución

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Costos de distribución

1. Fundamentación del tema

El presente tema corresponde a la UDA Análisis de Costos, del tercer semestre de la Licenciatura en Contador público. En relación con este tema, es importante utilizar el sistema de costos de distribución, debido a que los demás aspectos dentro de la UDA se enfocan en las fases de operación sin tomar en cuenta la etapa de distribución. Así, determinar los costos de distribución permite abarcar de manera global todos los costos en los que incurre una empresa al producir algún artículo. Al tener dicha determinación, el contador público contará con más elementos suficientes y completos para tomar decisiones que favorezcan los intereses financieros de la entidad correspondiente.

2. Objetivo didáctico

Identificar de forma concisa el concepto de costos de distribución, así como sus principales componentes y sus características, a fin de reconocer sus objetivos y determinar la importancia de su cálculo como proceso global de los costos en los que incurre una empresa.

3. Contenido didáctico

Introducción

¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos una vez más a un recurso didáctico de la UDA Análisis de costos. Esta vez, nos introduciremos al tema de costos de distribución, asunto de gran utilidad tanto para el Contador Público como para cualquier empresa o emprendedor. 

En términos generales, estaremos revisando lo que conllevan los costos de distribución más allá de la fase de transporte del producto, por ejemplo, al estudiar cuáles son los elementos que integran el proceso de distribución. Reconoceremos que determinar estos costos ayuda a los directivos de la empresa a tener un panorama global de lo que les cuesta producir un producto, pues el proceso de distribución es igual de importante que el de fabricación para llevar a cabo la venta final. Por esta razón, se resaltará la importancia de analizarlos, investigarlos y determinarlos. 

¡Comencemos!

Desarrollo del tema

4.1 Concepto de costos de distribución

Los costos de distribución son aquellos en los que se incurre durante el proceso de llevar el producto o artículo desde la empresa hasta el consumidor final. Estos gastos incluyen los de publicidad, que es una forma de atraer al cliente, así como los de las comisiones destinadas a los vendedores que los ofrecen, el traslado de la mercancía, entre otros. En términos simples, podemos decir que los costos de distribución son los gastos que debe cubrir la empresa “para llevar los productos desde el almacén o bodega hasta el cliente final” (Fundación Carlos Slim, 2020).

Cabe mencionar que dichos costos abarcan desde la fase de control del artículo terminado y la realización de la venta, hasta cuando entra a la caja de la empresa el importe respectivo por el producto. Para contextualizar, veremos que existen empresas con actividad industrial, es decir, que llevan a cabo tanto el proceso de producción como el de distribución. En cambio, las empresas comerciales llevan a cabo solamente el proceso de distribución.

¿Qué pasos integran el proceso de distribución? 

  1. Crear la demanda: 

Consiste en atraer a clientes potenciales mediante la oferta, la publicidad o propaganda para que se interesen en comprar el producto. 

  1. Obtener la orden: 

Es la etapa en donde la creación de la demanda se convierte en una venta real. 

  1. Manejo y entrega del producto: 

Esta fase comprende desde el almacenamiento, empaque, transporte, etc., del producto hasta su recepción por parte del comprador. 

  1. Control de venta y cobranza:

Se incluye la investigación y apertura de crédito o servicios de cobranza hasta que se logre convertir la venta en un ingreso en efectivo para la empresa. 

(Román y Gutiérrez, 2005: 144)

Imagen 1. En la fase de manejo y entrega del producto comprende desde el almacenamiento, empaque, transporte, etc., del producto hasta su recepción por parte del comprador.

4.2 Clasificación de los costos de distribución 

Para que podamos clasificar dichos costos, tenemos que tomar en cuenta dos sentidos: el primero se refiere a atender al objeto de la erogación o gasto, y el segundo a la función que desempeña.

  • Clasificación objetiva (por el objeto de la erogación) 
  1. Gastos directos de ventas: Son todos los gastos derivados de vender el producto, es decir, sueldos de los vendedores, gastos de la oficina de ventas, comisiones a los vendedores, viáticos, impuestos, etc.
  2. Gastos de propaganda y promoción: Publicidad, muestras para atraer clientes, investigación de mercado, etc.
  3. Gastos de transporte o reparto: Son aquellos gastos por el concepto de distribuir los productos por medio terrestre, marítimo, aéreo, etc. 
  4. Gastos de almacén: Son los gastos que se deriven por los depósitos, bodegas o almacenes en donde se salvaguarden o se manejen los productos. 
  5. Gastos de créditos y de cobranza: Gastos derivados de un análisis de la cartera de clientes que tengan compras a crédito, así como posibles cuentas incobrables en las que pueda incurrir la empresa. 
  6. Gastos financieros: Son los gastos que absorberá la empresa por concepto de descuentos otorgados a los clientes por pronto pago, intereses por capital prestado, cargos por estimación para cuentas de cobro dudoso, gastos de cobranza. 

(Fundación Carlos Slim, 2020)

Imagen 2. Los gastos de transporte o reparto son aquellos gastos por el concepto de distribuir los productos por medio terrestre, marítimo, aéreo, etc.
  • Clasificación funcional (en función a la erogación).
  1. Por tipo de producto: Una de sus finalidades es determinar la utilidad o pérdida del producto o de los productos vendidos, así como precisar el volumen de ventas y la política a seguir para su distribución; otra de sus finalidades es fijar los porcentajes de comisiones o de descuentos. 
  2. Por territorio o plazas: Ayuda a conocer el potencial de adquisición de determinada zona, de acuerdo con su consumo; con ello, la empresa podrá tomar decisiones para mejorar su abastecimiento, en consideración a los costos. 
  3. Por clientes: Es un análisis principalmente para control de la empresa, ya que puede clasificar a los clientes por mayoristas, minoristas, locales, foráneos, extranjeros, etc. Este análisis sirve para otorgar descuentos, atención especial, primacía en las entregas, etc. 
  4. Por métodos de venta: Hace referencia a cómo se realiza la venta, por ejemplo si fue de contado, a crédito o en abonos. Este análisis nos permite reconocer los beneficios de seguir vendiendo. 
  5. Por canales de distribución: Es donde la empresa coloca su producto para comercializarlo. Pueden ser distribuidores, sucursales, agencias, comisiones, etc. Se atiende a esta clasificación con la finalidad de ver el rendimiento de cada una de ellas, con referencia a los gastos. 

(Yebra, 2020)

Imagen 3. La clasificación funcional por clientes es un análisis que sirve para otorgar descuentos, atención especial, primacía en las entregas, etc.

4.3 Objetivos del costo de distribución.

Como objetivos principales tenemos: 

  1. Determinar costos unitarios: De acuerdo con las clasificaciones vistas anteriormente. 
  2. Tener control de los costos: Consiste en proporcionar a los directivos de la empresa los gastos propios y precisos, para lo cual debemos tener una clasificación eficiente de los gastos, así como una correcta y ágil contabilización y un presupuesto definido del costo de distribución.
  3. Aportar más información de los costos: Esta información incluye lo que pueda reportar el departamento de contabilidad, como los estados financieros, informes o análisis sintéticos.

(Yebra, B., 2020)

En resumen, los costos de distribución: 

  • Ayudan a que los directivos tomen decisiones fundamentadas, mediante el análisis de la información de la fase de producción y de distribución. 
  • Contribuyen a conocer las zonas improductivas o que pueden mejorar, o bien a tomar la decisión de bajar el volumen de producción para no tener pérdidas.
  • Favorecen un mayor control de los vendedores. 
  • Facilitan el reconocimiento de canales de distribución poco eficaces. 
  • Apoyan para conocer si hay productos con pérdidas para la empresa. 
  • Permiten analizar si existen clientes que no son productivos.
  • Hacen posible una adecuada elaboración del presupuesto de los costos de distribución. 

4.4. Contabilización del costo de distribución. 

A continuación, veremos cuáles son los pasos a seguir para contabilizar los costos de distribución:

  1. Acumulación de las partidas por medio de las cuentas 
    1. Gastos de venta
    2. Gastos de administración
    3. Gastos financieros 
  2. Prorrateo primario.

Se traduce como “identificar las erogaciones en conceptos objetivos” (Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica, 2013: 65); por ejemplo, si tenemos los gastos directos de venta, clasificarlos en gastos fijos (como los sueldos de agentes, sueldos de supervisores, publicidad, etc.) y en gastos variables (como las comisiones, fletes, los impuestos de importación, propaganda, viáticos, etc.). Estas clasificaciones se harían de acuerdo con las cuentas respectivas, como gastos de reparto, gastos de la oficina de ventas o gastos de la oficina administrativa. 

  1. Prorrateo secundario. 

Se trata de la redistribución de las erogaciones de acuerdo con la clasificación funcional, aunque no es necesario incluir esta etapa dentro de la contabilidad. 

(CONALEP, 2013).

4.5 ¿En qué radica la importancia de los costos de distribución?

Para empezar, todas las empresas o casi todas mantienen costos de producción y de distribución, e incluso algunas veces los costos de distribución pueden llegar a ser más altos que los de la propia producción, por lo que se justifica llevar a cabo etapas de análisis, investigación y control, factores determinantes para la correcta y fundamentada toma de decisiones por parte de los directivos. Por este motivo es importante determinarlos, ya que forman parte del costo total del producto, es decir la suma de los costos de producción más los costos de distribución. Dicho costo total sirve para hacer presupuestos adecuados y para fijar con mayor precisión un precio de venta al público. 

Imagen 4. Algunas veces los costos de distribución pueden llegar a ser más altos que los de la propia producción, por lo que se justifica llevar a cabo etapas de análisis, investigación y control, factores determinantes para la correcta y fundamentada toma de decisiones por parte de los directivos.

4.6. Caso práctico

Datos de venta de los siguientes productos:

PRODUCTONÚMERO DE UNIDADESPESO (KG)VENTA TOTALCOSTO DE VENTAS
Chocolates18,500.0019,567.0061,234.0028,567.00
Gomitas12,345.0024,567.0043,678.0014,384.00
Paletas8,567.0017,653.0057,245.0019,453.00
39,412.0061,787.00162,157.0062,404.00

Gastos directos de venta (comisiones) = $17,485.00 (se aplican en proporción al número de ventas)
Gastos de reparto (material de empaque) = $16,374.00 (se aplican en proporción a los kilogramos)
Gastos de oficina de venta (honorarios por cobranza) = $12,732.00 (se aplican con base en el número de unidades)
Gastos de oficina administrativa (papelería y útiles) $38,875.00 (el prorrateo se hace en función del costo de ventas)

Empezaremos con los gastos directos de venta. En primer lugar, determinaremos el volumen de ventas dividiendo la proporción del número de ventas entre las ventas totales.

Hacemos una tabla para los gastos directos de venta con cuatro columnas: producto, volumen de ventas, factor y total. En este caso, tenemos tres productos diferentes, tomamos los datos del volumen de ventas apartado de la venta total, el factor es el que calculamos anteriormente del volumen de ventas (es mejor tomar todos lo decimales), y para el total multiplicamos el volumen de ventas por el factor.

Para los gastos de reparto empezamos con el factor de los kilogramos, que obtenemos al dividir los gastos de reparto entre el peso total. Se usan las mismas cuatro columnas (producto, volumen de ventas, factor y total) y los resultados se obtienen de la misma manera.  

En los gastos de oficina de venta tenemos que calcular el número de unidades, para lo cual se dividen los gastos de oficina entre el número de unidades totales. Se siguen utilizando las mismas cuatro columnas y el proceso es el mismo que en las anteriores.

Por último, para los gastos de oficina administrativa, obtenemos el factor de costo de ventas al dividir los datos del prorrateo en función al costo de venta entre el total de costo de ventas. Utilizamos la misma tabla que en los anteriores y se sigue calculando de la misma manera.

Ya que tenemos estas cuatro tablas, se hace un estado de resultados analizado por producto. Esto nos ayudará a hacer un análisis y una comparación de cada producto.

Para que tengas una mejor comprensión y puedas practicar lo aprendido, podrás encontrar el ejercicio completo en el recurso de Excel: Tema 4. Costos de distribución.

Resumen e ideas relevantes

Es importante que, de todo lo anterior, recuerdes que: 

  • Los costos de distribución son aquellos que tiene la empresa durante el proceso de llevar el producto desde el almacén o bodega hasta el consumidor final, incluyendo todos los procesos para que se realice la venta real. 
  • Son tres los pasos para contabilizar los costos de producción: acumular las partidas por medio de cuentas, el prorrateo primario y el prorrateo secundario (aunque no es necesario incluir este último  en la contabilidad). 
  • Su importancia radica en reconocer todos los gastos que se llevan fuera del proceso de producción, además de que permite determinar de forma más precisa el costo total del producto, en consideración a todo lo que conlleva distribuir un artículo: investigar el mercado, atraer al cliente, almacenar la producción terminada, transportar la mercancía al consumidor final, etc.

Fuentes de consulta