Diseño de hoja electrónica
1. Fundamentación del tema
El presente tema corresponde a la Unidad de Aprendizaje Paquetería Contable, la cual se cursa en el quinto semestre de la licenciatura en Contador Público. La importancia de conocerlo radica en el uso que se le da a estas herramientas en la contabilidad digital, en la vida laboral.
2. Objetivo didáctico
Conocer cómo se estructura una hoja electrónica para el uso de la contabilidad, en procesos como nómina, cálculo de contribuciones, etc., con el fin de que el estudiante pueda elaborar su propia hoja electrónica y que le sea de utilidad en su formación académica.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Hola! Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico. En él, nos adentraremos en el programa informático de Excel, el cual es la mejor hoja electrónica a la cual podemos tener acceso de manera gratuita. Hablaremos de algunas herramientas que son poco usadas pero que realmente son de mucha ayuda en la contabilidad; así también se explicarán algunas fórmulas complejas que excel nos ofrece para facilitar los procesos de contabilización en una hoja electrónica.
Sin más, ¡Comencemos!
Desarrollo del tema
1. Hoja electrónica
Es un programa informático que permite registrar números, datos, texto, etc., además se pueden realizar cálculos numéricos o matemáticos. Dentro de la hoja electrónica se puede hacer una amplia variedad de procesos, desde realizar cálculos, gráficos, tablas, hasta acciones más complejas como operaciones integrales. Un ejemplo de una hoja electrónica muy común es excel.
Las hojas electrónicas son muy comunes entre sí, por ende, y para fines académicos, tomaremos como ejemplo excel, ya que es el más usado.
a) Herramientas útiles para la contabilidad
- Fijar columnas para una tabla. Esta opción permite visualizar las primeras columnas de una tabla, aun cuando se desplace a lo largo de la tabla, esta herramienta es muy útil cuando se tienen tablas muy extensas.
- Fijar celdas para una operación. Esta herramienta es muy útil cuando se quiere realizar operaciones que tengan un valor en común, es muy fácil usarlo solo se debe colocar un signo de pesos ($) antes de la letra de la celda y antes del número de celda, ejemplo “$K$25”. Puede usarse para sacar porcentajes que representan el activo, pasivo y capital de la entidad.
- Proteger hoja. Esta herramienta sirve para cuando varias personas trabajan sobre la misma hoja electrónica y por lo tanto existen datos que no pueden modificarse o que solo puede hacerlo la persona que bloquea la celda, esto ayuda a que la contabilidad sea más transparente.
Cada que se intente modificar celdas donde no está permitida la edición aparecerá el siguiente mensaje:
- Proteger el libro. En esta opción se bloquea todo el libro para evitar que terceros cambien los datos contenidos en el libro. Al igual que en la opción anterior se pueden establecer celdas que se pueden editar, si es que así se desea.
b) Fórmulas más usadas
El programa excel tiene una amplia variedad de fórmulas, no sólo fórmulas matemáticas, también tiene de razonamiento lógico; las más usadas en la contabilidad son las siguientes:
- Suma. Esta función permite sumar (+) desde dos cantidades en dos celdas, hasta las cantidades en un rango determinado.
- Resta. Permite restar (-) dos cantidades en celdas consecutivas o dispersadas.
- División. Esta función ayuda a dividir (/) dos cantidades en cualquier celda.
- Multiplicación. Te permite multiplicar (*) dos cantidades en diversas celdas.
Las anteriores como sabemos son las más sencillas, ya que son operaciones básicas. Hablando de algo un poco más complejo nos podemos encontrar con las siguientes:
- Condicional (si). Esta fórmula sirve para que en la celda seleccionada aparezca cierto valor o texto, dependiendo del contenido de otra celda. Un ejemplo aplicado en la contabilidad sería utilizando esta fórmula para la nómina.
Cuando se lleva el control de las asistencias de los trabajadores tenemos en una primer columna si asistió o no y después para el pago del salario, tenemos el salario diario de cada día que asiste a trabajar, si un día falta injustificado, ese día no se le pagará, para evitar revisar cada asistencia, usaremos la fórmula condicional como se muestra a continuación:
- Contar.si. Esta fórmula sirve para contar valores en un rango de datos, pero agregando una condición. Puede usarse cuando se tiene una lista de los puestos de los trabajadores y se quiere saber cuántos trabajadores hay de cada puesto. A continuación se mostrará el ejemplo anterior para un mejor entendimiento.
- BuscarV. Esta fórmula permite buscar un valor específico entre todas las hojas del libro y traerlo a la hoja actual. En la siguiente imagen se puede observar los datos que solicita esta fórmula, es de suma importancia que la matriz o tabla de donde se quiera tomar los valores debe tener formato de tabla para que la fórmula funcione.
Para terminar el tema, les invitamos a ver la siguiente presentación donde se explica un caso práctico de aplicación: Tema 6. Diseño de hoja electrónica-Tarifas ISR.
También te invitamos a ver una hoja electrónica elaborada por el C.P. Martínez Padrón Isaac profesor de la Universidad de Guanajuato, con otro caso de aplicación. 6.NÓMINA SEMANAL -2020.xls
Estimado lector, esperamos que hayas encontrado el presente recurso útil, externado la más cordial invitación a que sigas consultando los distintos recursos que tenemos preparados para ti.
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- Las hojas electrónicas tienen una amplia variedad de usos dentro de la contabilidad digital, puede funcionar como complemento de un paquete contable o como programa único para la contabilidad de la entidad. Puede usarse para registrar la nómina, pólizas, estados financieros, entre otros
- Las hojas electrónicas, más específicamente excel, tiene herramientas que son prácticas y sencillas para el usuario, dándole formalidad a estos registros. Fijar columnas para una tabla, fijar celdas, proteger una hoja o el libro completo, son herramientas que son poco usadas pero que resultan muy útiles una vez que se adaptan a la contabilidad.
- Excel tiene un gran repertorio de fórmulas de todo tipo, las más comunes y por ende más sencillas son aquellas que se utilizan continuamente como la suma, resta, división y multiplicación, pero también tiene unas fórmulas más complejas como las condicionales, donde si algo es verdadero, hará algo y si es falso hará otra cosa diferente, las de búsqueda, donde en base a parámetros colocara el valor buscado y la fórmula que cuenta valores de las celdas, no solo numéricos sino también alfabéticos.
Fuentes de consulta
- Sitio web: Angeles F. (s. f.) Hoja Electrónica (elementos de pantalla y agrupación y rango de datos). Recuperado de: Hoja Electrónica (elementos de pantalla y agrupación y rango de datos).
- Sitio web: Microsoft soporte técnico (s. f.) Usar SI con las funciones Y, O y NO. Recuperado de: https://support.microsoft.com/es-es/office/usar-si-con-las-funciones-y-o-y-no-d895f58c-b36c-419e-b1f2-5c193a236d97.