Emisión de los XML de contabilidad electrónica
1. Fundamentación del tema
La unidad de aprendizaje: Paquetería contable, se encuentra ubicada en el quinto semestre en la carrera de Contador Publico, en esta ocasión, revisaremos la emisión de los XML de la contabilidad electrónica. XML proviene de las siglas en inglés: “eXtensible Markup Language”, su función es estructurar la información de manera simplificada en un meta-lenguaje que facilite su almacenaje, transmisión, procesamiento, visualización e impresión para varias aplicaciones y dispositivos. Esta emisión de xml tiene como objetivo de poner las transacciones, transformaciones internas y otros eventos de la entidad en este lenguaje para el envío a las autoridades fiscales que lo requieran, dado que sus sistemas así lo requieren.
Los ordenamientos jurídicos en México exigen al contribuyente el envío de la contabilidad electrónica a la Secretaría de hacienda y crédito público (SHCP) a través de los medios electrónicos que ofrece el órgano desconcentrado del servicio de administración tributaria (SAT).
Para cumplir con dicho ordenamiento, varios softwares contables tienen la opción de poder emitir los archivos necesarios; para hacerlo es necesario un proceso, el cual se plasma en este tema con referencia al software contable Contpaqi Contabilidad.
2. Objetivo didáctico
Reconocer el fundamento legal del envío de la contabilidad electrónica, la generación de los archivos en el software contable y su envío a través del portal web del Servicio de administración tributaria. (SAT), con el fin de que el estudiante tenga este conocimiento y lo pueda aplicar en su vida profesional.
3. Contenido didáctico
Introducción
¡Bienvenidas y bienvenidos a este recurso didáctico! Nos da mucho gusto tenerte aquí de nuevo, en esta lección veremos el fundamento legal de la normativa mexicana que obliga al contribuyente al envío de la contabilidad electrónica, los procesos aplicables para la verificación y generación de archivos del software contable Contpaqi Contabilidad para el envío de la contabilidad electrónica, así como el proceso en el portal del SAT para su envío.
¡Sin más preámbulo, comencemos!
Desarrollo del tema
1. Fundamento legal del envío de la contabilidad electrónica
Los contribuyentes en México tienen derechos y obligaciones plasmadas legalmente en el código fiscal de la Federación, específicamente en su título segundo para la normativa aplicable a fecha de realizado este recurso, el cual fue realizado en 2021.
En este título segundo del código Fiscal de la federación nombrado “De los Derechos y Obligaciones de los Contribuyentes” en su art. 28 nos menciona que las personas, ya sean físicas o morales, que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo que marca dicho artículo.
Este artículo nos menciona para efectos fiscales que es lo que integra la contabilidad, así como las características de la misma, pero en específico para este tema, estaremos atendiendo a lo que dice la fracción cuarta de este artículo, el cual nos obliga la envío de la contabilidad electrónica, plasmado de la siguiente manera:
“Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.” (Código Fiscal de la Federación con última reforma en el DOF el 08/12/2020 y con cantidades actualizadas por Resolución Miscelánea Fiscal en el DOF el 11/01/2021 )
Para cumplir con esta obligación, los softwares contables que ocupan las personas físicas o morales obligadas han habilitado la función de la generación de los archivo para el envío de la contabilidad electrónica según las especificaciones de la autoridad y que sea aceptada en el portal web del servicio de administración tributaria (SAT).
Para este tema y como referencia, haremos uso del software contable Contpaqi Contabilidad, veamos el procesos a realizar para cumplir esta obligación fiscal. Te invitamos a ver la siguiente infografía de los sujetos obligados de enviar contabilidad electrónica elaborada por el mismo servicio de administración tributaria: Contabilidad electrónica.
2. Verificación de la contabilidad electrónica y generación de archivo para el Portal web del SAT
Antes de poder generar el archivo del envío de la contabilidad electrónica en el portal web del SAT, es necesario la verificación de la contabilidad electrónica para saber si es apta para la generación del archivo y poder cumplir con las obligaciones fiscales.
Los primeros pasos que facilitan esta verificación ya se han visto a lo largo de la UDA, tanto en la parametrización inicial y posterior de la empresa, pero sobretodo en la estructuración y asignación del código agrupador del SAT plasmado en el anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal en el catálogo de cuentas.
La función de lo anterior es que la generación de la información financiera a través de las transacciones, transformaciones internas y otros eventos que se registraron a lo largo de los periodos, tengan su equivalente en los movimientos del código agrupador, las autoridades ocupan esta información para tener una mejor fiscalización, pues permite a groso modo identificar los ingresos acumulables, deducciones autorizadas, los conceptos aplicables para la determinación del ajuste anual por inflación, entre otros.
La opción más recomendable para verificar la contabilidad electrónica es emitir una balanza de comprobación en base a los códigos agrupadores del SAT, que cuadre y que los importes que se vean reflejados sean los correctos según la información financiera, si llegará a ser diferente, el error más común es asignar de manera incorrecta el código agrupador del SAT a las cuentas del catálogo o la carencia de este.
Iniciemos con este proceso:
2.1 Verificación de la contabilidad electrónica.
En la pantalla principal del paquete, nos situaremos en la pestaña superior denominada “Reportes”, posteriormente elegiremos la opción de verificación de contabilidad electrónica:
Se nos desplegarán varias opciones, como se mencionó en el punto anterior, la más recomendable es utilizar la opción “Balanza de comprobación por agrupadores del SAT”. dado que si ésta es correcta, las dos anteriores también lo serán.
Aparecerá una pantalla para la configuración del reporte a emitir:
En esta pantalla se colocará el ejercicio y el periodo del reporte a ejecutar, recordemos que deberá ser mensual; existen más opciones, pero con colocar el ejercicio y el periodo es más que suficiente para poder ejecutar el reporte.
El reporte que se ejecuta es una balanza de comprobación en base al código agrupador del SAT; va mostrando los rubros por código y nombre del código agrupador, el saldo inicial de dicho rubro, los movimientos de cargo y abono durante el periodo y el saldo final, aquí debemos verificar que la balanza cuadre, además debemos asegurarnos que el importe de dichos rubros sea acorde a la información financiera que tenemos.
El reporte permite guardarse en formato PDF, XLS, enviarlo por correo, imprimirlo, para los distintos usos del usuario.
Una vez que se haya verificado y todo sea correcto, podremos proceder a la generación de los archivos para el envío de la contabilidad electrónica, el cual será expuesto a continuación.
2.2 Generación de archivos para envío de la contabilidad electrónica.
Nos situaremos en la pantalla principal del software y oprimimos el botón que se muestra en la siguiente imagen:
Una vez que se haya oprimido, se desplegará una pantalla donde daremos las especificaciones de la generación del archivo del envío de la contabilidad electrónica.
En la parte superior de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:
- Procesar. Esta opción emite la acción de generar el archivo a la ruta de salida especificada.
- Validaciones. Hace ciertas validaciones para que el archivo esté correcto en su formación
- Ayuda. Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
- Cerrar. Cerrar la pantalla actual.
Posteriormente se encuentra el RFC de la empresa de la que se pretende generar el archivo, a su lado derecho se encuentran dos opciones a seleccionar:
- Ejercicio. Ejercicio del periodo del archivo a generar.
- Periodo. Periodo para la generación del archivo, recordemos que es mensual.
Enseguida se encuentran las opciones de incluir todas las cuentas o incluir cuentas de nivel mayor y subcuenta de primer nivel, lo más recomendable es incluir todas las cuentas, dado que contendrá toda la información.
Vendrán dos casillas en seguida, éstas especifican qué archivos se van a generar de ese periodo, recordemos que el envío consta de los dos archivos:
- Catálogo de cuentas
- Balanza de comprobación
El tipo de envío puede ser normal o complementario, dependerá si se ha hecho con anterioridad su envío en el portal del SAT, la fecha a lado no es editable y se coloca el día de la generación del archivo.
La siguiente sección sólo es en caso especial que la autoridad te solicitará dicha información, su configuración dependerá de los requerimientos que la autoridad te mencione.
En la parte inferior se coloca la ruta de salida del o de los archivos a generar, una vez se encuentre la configuración realizada, procederemos a oprimir el botón de procesar.
Los archivos generados son de tipo .zip, este formato es el permitido para cargarlo en el portal web del SAT.
Se genera un archivo por el catálogo de cuentas y otro por la balanza de comprobación.
Con esto terminaría la función del paquete al emitir el archivo de la contabilidad electrónica, pero no termina ahí, pues se debe de enviar al portal web del SAT, para lo cual, te invitamos a ver la siguiente presentación que explica dicho proceso:
Resumen e ideas relevantes
Es importante que de lo anterior recuerdes que:
- La contabilidad electrónica es obligatoria para todas las entidades privadas y gubernamentales, de acuerdo con lo dispuesto en el Código Fiscal de la Federación (CFF) en el artículo 28 del segundo título de dicho código. Otra obligación es presentar la balanza de comprobación y el catálogo de cuentas ante las autoridades fiscales mexicanas, en este caso el SAT.
- El catálogo de cuentas tal como se abordó en otro recurso, le permitirá a la autoridad verificar que el código agrupador este asociado correctamente a las cuentas de la entidad que emite este catálogo; con la balanza de comprobación podrán verificar sus ingresos y egresos, con el fin de corroborar los datos almacenados en el sistema del SAT con los datos que tiene la entidad en su contabilidad y poder realizar los cálculos de los impuestos correspondientes a la entidad.
- Dentro del programa de Contpaqi Contabilidad, como parte de la obligación de emitir documentos fiscales, le permite al usuario descargar dichos documentos, los cuales se elaboran de manera automática por el sistema, esto con la información que se registró con anterioridad, por lo tanto si los registros son correctos, los documentos contables estarán cuadrados y listos para presentarlos ante las autoridades fiscales.
Fuentes de consulta
- Documento en línea interactivo: Contpaq. (2021). México. Contabilidad electrónica Público. https://conocimiento.blob.core.windows.net/conocimiento/2020/Contables/ContabilidadBancos/CasosPracticos/CP_Contabilidad_Electronica/introduccion.html?ms=AA%3D%3D&st=MA%3D%3D&sct=MA%3D%3D&mw=MjQw
- Vídeo en internet: Ulises Mascote [Infut Mascote]. (2020). México. Genera los archivos de la contabilidad electrónica en Contpaqi Contabilidad . Público. URL: Genera los archivos de la contabilidad electrónica en Contpaqi Contabilidad
- Código Fiscal de la Federación. Título II de los derechos y obligaciones de los contribuyentes art. 28. (2020). Última reforma publicada en el DOF el 08/12/2020. México.