Tipos de auditoría y etapas del proceso de auditoría
Introducción
Bienvenido(a) a la segunda clase digital del Curso Básico de Auditoría Gubernamental, donde se conocerá que la auditoría gubernamental es una actividad profesional multidisciplinaria ejercida por órganos fiscalizadores respecto al objeto auditado y está sujeta al cumplimiento de principios elementales comunes. Ésta se clasifica en tres tipos: financiera, de cumplimiento y de desempeño.
Al respecto, el proceso de auditoría comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento. La etapa de planeación de una auditoría consiste en establecer una estrategia global a seguir durante la misma, que permita determinar los rubros sujetos a revisar, así como el objetivo, los procedimientos y su alcance.
Durante la etapa de ejecución, se llevan a cabo las actividades y diligencias para aplicar los procedimientos establecidos en la planeación y que quedarán plasmados en los papeles de trabajo. En la etapa de informe se da a conocer el resultado de la auditoría, indicando las conclusiones, observaciones y/o recomendaciones, en su caso, al sujeto auditado.
Finalmente, en la etapa de seguimiento se verifica si el sujeto auditado solventó y/o atendió las observaciones y/o recomendaciones, respectivamente.
Desarrollo del tema
1. Tipos de auditoría
En el sector gubernamental existen tres tipos de auditorías: la financiera, la de desempeño y la de cumplimiento. A continuación se presentan las definiciones, tomando como referencia las señaladas en el apartado “Marco de referencia para la auditoría del sector público” de la Norma 100 “Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público de las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización:
“Auditoría financiera – Se enfoca en determinar si la información financiera de un ente se presenta de conformidad con el marco normativo.”
“Auditoría de desempeño – Se enfoca en determinar si las acciones, planes y programas institucionales se realizan de conformidad con los principios de economía, eficiencia, eficacia y si existen áreas de mejora.”
“Auditoría de cumplimiento – Se enfoca en determinar si un asunto en particular cumple con las disposiciones legales y normativas aplicables.”
Los organismos auditores pueden llevar a cabo auditorías u otros trabajos sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran los recursos públicos. Estos trabajos pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos, cualitativos y las consecuencias que se derivan de las actividades de prestación de servicios, informes de sostenibilidad, requerimientos de recursos futuros, apego a las normas de control interno, auditorías en tiempo real de proyectos u otros asuntos de los entes públicos. Los organismos auditores también pueden realizar auditorías combinadas, incorporando aspectos financieros, de desempeño y/o de cumplimiento.“1
Las definiciones de dichos tipos de auditoría se encuentran alineadas a la norma ISSAI 100 “Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público” de las Normas Internacionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI por sus siglas en inglés).2
Imagen 1. La Auditoría financiera se enfoca en determinar si la información financiera de un ente se presenta de conformidad con el marco normativo.
Ambos organismos mencionan que se pueden llevar a cabo auditorías sobre cualquier asunto relevante que se vincule con las responsabilidades de quienes administran a los entes públicos y que estas auditorías pueden incluir la elaboración de informes sobre los resultados cuantitativos y cualitativos.
2. Etapas del proceso de auditoría
El desarrollo de las auditorías comprende las etapas de: planeación, ejecución, informe y seguimiento, las cuales se describen a continuación.
2.1 Etapa de planeación
En esta etapa de la auditoría se diseña una estrategia global que permite al equipo auditor maximizar los recursos humanos disponibles, estableciendo la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos a aplicar, asimismo, se identifican las áreas de mayor riesgo que son susceptibles de revisar y se determina el objetivo de la auditoría.
De acuerdo con las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización (NPASNF), las auditorías:
“… pueden ser requeridas por disposiciones normativas, solicitadas por un órgano legislativo o de supervisión, iniciadas por el organismo auditor o llevadas a cabo por simple acuerdo con el ente auditado. En todos los casos, el auditor, los responsables del ente auditado, y otras partes, según sea el caso, deben comprender los términos de referencia de la auditoría y sus respectivos papeles y responsabilidades. La información importante puede incluir el asunto, el alcance y los objetivos de la auditoría, el acceso a los datos, el informe que resultará de la auditoría, el proceso de auditoría, los enlaces, así como las funciones y responsabilidades de las diferentes partes relacionadas en el encargo.”1
Respecto de la planeación, en las NPASNF, dentro de los principios relacionados con el proceso de auditoría, se señala que:
“La planeación de una auditoría específica incluye aspectos estratégicos y operativos.
Estratégicamente, la planeación debe definir el alcance, los objetivos y el enfoque de la auditoría. Los objetivos se refieren a lo que la auditoría tiene previsto lograr. El alcance se relaciona con la materia y los criterios que los auditores utilizarán para evaluar e informar sobre el mismo, y está directamente relacionado con los objetivos. El enfoque describirá la naturaleza y alcance de los procedimientos que se usarán para reunir la evidencia de auditoría…
Operacionalmente, la planeación implica establecer un cronograma para la auditoría y definir la naturaleza, tiempos y alcance de los procedimientos de auditoría. Durante la planeación, los auditores deben asignar a los miembros de su equipo de manera apropiada e identificar otros recursos que se pueden requerir, tal es el caso de expertos en la materia.”1
Es importante destacar que, aunque durante la etapa de planeación se define el objetivo, el alcance, y el enfoque de la auditoría e implica establecer el programa de actividades, los procedimientos, la temporalidad en que se desarrollará la auditoría y los auditores designados para llevarla a cabo; esta etapa debe ser flexible a efecto de realizar ajustes en caso de ser necesario.
Asimismo, se resalta que la ejecución exitosa de una auditoría depende de una adecuada planeación, la cual permitirá coordinar al equipo auditor, evitar el desperdicio de tiempo y aplicar los procedimientos oportunamente.
Imagen 2. La planeación de una auditoría específica incluye aspectos estratégicos y operativos.
2.2 Etapa de ejecución
Esta etapa se inicia con la ejecución del programa de trabajo, se obtiene información del sujeto auditado, se aplican los procedimientos y técnicas de auditoría.
Conforme a lo establecido en las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización (NPASNF), dentro de los principios relacionados con el proceso de auditoría, en lo relativo a la etapa de ejecución, se señala que:
“Las decisiones del auditor en cuanto a la naturaleza, los tiempos de ejecución y el alcance de los procedimientos de auditoría tendrán un impacto en la evidencia que se obtendrá. La selección de procedimientos dependerá de la evaluación del riesgo o del análisis del problema.”1
Por lo anterior, para determinar si el objeto de la revisión cumple con los criterios correspondientes, el auditor puede allegarse de evidencias de auditoría tales como: registros de operaciones y comunicaciones en papel y en forma electrónica, así como testimonios orales o escritos hechos al sujeto auditado.
Asimismo, se aplican diferentes técnicas para obtener evidencia de auditoría, entre las que se pueden incluir las señaladas en las NPASNF:
“…la inspección, observación, indagación, confirmación, recálculo, repetición, procedimientos analíticos y/u otras técnicas de investigación.”1
Sobre estas técnicas se abordarán los conceptos en la siguiente clase digital.
Por lo que hace a la evaluación del auditor sobre la evidencia, ésta debe ser objetiva tomando en consideración tanto los factores cuantitativos como los cualitativos, respetando la confidencialidad de la información y comunicando al sujeto auditado los resultados sobre el asunto o sobre la información de la materia auditada.
Por lo anterior, las NPASNF, dentro de los principios de transparencia y rendición de cuentas, en el apartado 2.3 “Los organismos auditores adoptan e instrumentan normas, procedimientos y metodologías de auditoría, objetivas y transparentes”, señalan que los organismos auditores deben:
- “Adoptar e instrumentar normas y metodologías de auditoría que sean consistentes con los principios fundamentales de auditoría establecidos por el SNF;
- Comunicar el alcance de las actividades de auditoría que practican en el ámbito de sus propias competencias, sobre la base de una evaluación de riesgos y como resultado de sus procesos de planeación;
- Comunicar a los entes auditados acerca de los criterios sobre los que fundamentará sus opiniones o dictámenes;
- Mantener informados a los entes auditados sobre los objetivos, metodologías y resultados de sus auditorías.
- Aplicar mecanismos de seguimiento eficaces sobre las acciones que emitan para asegurar que los entes auditados las atiendan adecuadamente.
- Implementar sistemas apropiados de aseguramiento de calidad de sus actividades e informes de auditoría, y someter éstos a una evaluación periódica e independiente.”1
Es así como el equipo auditor desarrolla y concluye las actividades programadas, teniendo como soporte los papeles de trabajo correspondientes, en los cuales plasmará los datos con la información documental que se obtenga.
Imagen 3. El equipo auditor desarrolla y concluye las actividades programadas.
2.3 Etapa de informe
Una vez concluida la etapa de ejecución, se debe preparar el pliego, informe de resultados o dictamen, según la denominación que se le dé por el órgano fiscalizador, concentrando las evidencias que sustentarán los hallazgos de auditoría, que pueden ser: observaciones y/o recomendaciones, generadas con motivo del examen que realizó el equipo auditor y que se darán a conocer al sujeto auditado, para la respectiva solventación y/o atención, promoviendo con ello la mejora continua de su gestión.
Lo que se plasma en el citado documento es la opinión profesional respecto de la revisión de toda la información y evidencias proporcionadas, después de haber aplicado los procedimientos programados y los incorporados durante la etapa de ejecución.
Al respecto, en las Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización (NPASNF) se establece que:
“El proceso de auditoría incluye la preparación de un informe para comunicar los resultados de auditoría a las partes interesadas y, en su caso, a la ciudadanía. El propósito también es facilitar las acciones de seguimiento y de naturaleza preventiva y correctiva.
Los informes deben ser fáciles de comprender, claros, concretos, y objetivos, e incluir solamente información que esté sustentada con evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente, relevante y garantizar que los resultados se pongan en perspectiva y dentro de contexto.
La forma y el contenido de un informe dependerán de la naturaleza de la auditoría, los usuarios previstos, las normas aplicables y los requerimientos legales. Las facultades del organismo auditor y otras leyes o regulaciones relevantes pueden especificar el diseño o redacción de los informes, los cuales pueden realizarse de forma breve o extensa.
Los informes en formato extenso generalmente describen en detalle el alcance, los hallazgos y los resultados de la auditoría, incluyendo las consecuencias potenciales y recomendaciones que permitan tomar acciones preventivas y correctivas.
Los informes en formato breve son más condensados y generalmente se elaboran en un formato más estandarizado.”1
A continuación, se relacionan algunos de los elementos que se pueden incluir en los informes (sin ser limitativos y no necesariamente en el mismo orden), tomando como referencia los señalados en las NPASNF para una auditoría de cumplimiento:
“1. Título
2. Destinatario
3. Antecedentes
4. Alcance
5. Identificación o descripción del objeto
6. Criterios de selección
7. Identificación de las normas de auditoría aplicadas al realizar el trabajo
8. Procedimientos de auditoria
9. Resultados y conclusiones
10. Comentarios del ente público auditado (según proceda)
11. Acciones o Recomendaciones (según proceda)
12. Fecha del informe
13. Firma”1
El dictamen o informe puede ser no modificado (favorable o limpio), se utiliza cuando la opinión expresada por el auditor concluye que la información proporcionada y revisada ha sido preparada, de conformidad con el marco normativo aplicable, en tanto que un dictamen modificado de acuerdo con las NPASNF puede ser:
- “Con salvedad – cuando el auditor está en desacuerdo o no es capaz de obtener evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante acerca de ciertos elementos del objeto de la revisión, los cuales son o podrían ser importantes, pero no generalizados;
- Negativo – cuando el auditor, habiendo obtenido evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante, concluye que las desviaciones a la normatividad aplicables o incorrecciones individuales o en conjunto, son a la vez importantes y generalizadas;
- Abstención de opinión – cuando el auditor es incapaz de obtener evidencia de auditoría suficiente, competente, pertinente y relevante debido a una incertidumbre o limitación en el alcance, de manera significativa y generalizada.
Cuando el dictamen es modificado, las razones deben ponerse en perspectiva explicando claramente, con referencia a los criterios aplicables, la naturaleza y magnitud de la modificación…”1
Además de lo anteriormente expuesto, en el informe de resultados se debe especificar cuál fue el marco normativo que se utilizó para determinar el criterio aplicado en el análisis, lo que permitirá evidenciar que se actuó con legalidad, objetividad e imparcialidad durante el proceso de auditoría.
Imagen 4. El informe de resultados se debe especificar cuál fue el marco normativo que se utilizó para determinar el criterio aplicado en el análisis.
2.4 Etapa de seguimiento
Una vez que el equipo auditor ha dado a conocer el informe de resultados con las observaciones y/o recomendaciones, el sujeto auditado deberá responder, dentro de los plazos establecidos, sobre las acciones que ha adoptado para solventar las observaciones y/o atender las recomendaciones resultantes en la auditoría que le fue practicada.
En esta etapa se da seguimiento a los casos de incumplimiento, promoviendo la implementación de acciones preventivas, correctivas o ambas, que generan un valor agregado a los procesos administrativos del sujeto fiscalizado.
El seguimiento varía de acuerdo con la naturaleza del objeto examinado, el incumplimiento a la normatividad correspondiente y las circunstancias particulares de la auditoría. En algunos organismos auditores el seguimiento puede incluir la emisión de informes. Los resultados del seguimiento de una auditoría regularmente pueden formar parte del programa anual de auditorías del año subsecuente.
Conclusiones
¡Felicidades! al concluir esta segunda clase digital del Curso, se conocen los tipos de auditoría para el sector público (financiera, de desempeño y de cumplimiento), así como las etapas para el desarrollo de las mismas, las actividades que se realizan en cada una de ellas, los criterios de referencia que se utilizan y la importancia que tienen para el logro de los objetivos de la auditoría.
Fuentes de información
1Auditoría Superior de la Federación (ASF). (2014). Normas Profesionales de Auditoría del Sistema Nacional de Fiscalización [NPASNF]. https://drive.google.com/file/d/17lT0fdTPIMPB340cgZFGewtpCego_vMS/view?usp=sharing
2Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI). (2004). ISSAI 100 [Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores]. Principios Fundamentales de Auditoría del Sector Público. https://drive.google.com/file/d/1-Ab9uIPlYKSSKQpGy2-eR8NlJQseV2HU/view