Proceso de entrega-recepción
Introducción
Una vez revisados los antecedentes y el marco legal aplicable a los procesos de entrega-recepción, en los cuales intervienen de manera responsable y legal las personas servidoras públicas en funciones así como aquellas que tomarán posesión de un cargo público, en esta lección, nos adentraremos a identificar los conceptos básicos que envuelven a dichos procesos para identificar y determinar qué son, cómo se llevan a cabo, quiénes intervienen, los tipos de entrega-recepción y cómo se materializan documentalmente.
Tales procesos propician el inicio de una serie de actividades que, dependiendo de cómo se clasifiquen según la legislación aplicable o los lineamientos internos de las instituciones que se encuentren sujetas a ejercerlos, deberán ir encaminadas a fomentar el acopio e integración de las pruebas documentales, informes relativos a los recursos humanos, patrimoniales y administrativos, con el objetivo de rendir cuentas sobre la situación que guarda la respectiva administración, formalizando dichas diligencias por medio de la elaboración del acta administrativa correspondiente.
En este sentido, el proceso de verificación de lo transferido, juega un papel crucial ya que tiene la finalidad de corroborar que la información susceptible de ser entregada por las personas servidoras públicas salientes, cumpla con los requisitos, tiempos, formatos y extensión estimados, de tal suerte que las personas servidoras públicas entrantes puedan reportar las diferencias entre lo entregado y lo constatado, para que la información faltante o contraria pueda ser aclarada, haciéndolo del conocimiento de quien entrega.
A continuación, se abordarán las especificaciones que giran en torno a dicho proceso y sus efectos derivados.
Desarrollo del tema
1. Proceso de entrega-recepción
1.1 ¿Qué se entiende por proceso de entrega-recepción?
En términos generales, se define al proceso de entrega-recepción, como aquel acto administrativo, de cumplimiento obligatorio y de interés público mediante el cual una persona servidora pública que deja un empleo, cargo o comisión, hace entrega de los asuntos y recursos que le fueron concedidos para el desempeño del mismo a la persona servidora pública entrante, documentándose el mismo mediante un acto formal en un acta administrativa, que contendrá además, todos aquellos anexos que den cuenta del ejercicio del cargo que se entrega, incluidos los resguardos de bienes, personal a su cargo, asuntos en trámite, por mencionar algunos.
En términos jurídicos, es el acto legal por el cual se formaliza la entrega del empleo, cargo o comisión en la administración pública a las personas servidoras públicas entrantes y la recepción que estos efectúan aceptando las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si bien los servidores públicos salientes deslindan parte de sus responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter jurídico de este proceso no las exime de las responsabilidades accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, en los términos y prescripciones que señalan las propias leyes del Estado.1
1.2 Sujetos obligados al proceso de entrega-recepción
Acorde a lo establecido en el artículo 49, fracción VII de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la obligación de las personas servidoras públicas de rendir cuentas sobre el ejercicio de sus funciones se sujetará a lo dispuesto en las normas secundarias aplicables, y en virtud de la pluralidad de entes públicos de los diversos niveles de gobierno y sus propias normativas aplicables al proceso de entrega–recepción, la definición de quienes serán sujetos de dicha obligación es distinta, por ejemplo, en el ámbito federal son sujetos obligados:
“[…] el Titular de Dependencia y hasta nivel de Director General o equivalente, servidores públicos que estén a cargo de administrar o manejar fondos, bienes o valores públicos, así como los de niveles inferiores que adicionalmente determinaron los Titulares de la Secretaría y de los órganos desconcentrados; y aquellos que por comisión, suplencia, encargo o bajo cualquier otra figura, hayan quedado como encargados provisionales de alguna unidad administrativa cuyo titular deba cumplir con esta obligación”.2
Por su parte, en el ámbito estatal, de conformidad con el artículo 49, fracción VII de la Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato, se señala que incurrirá en falta administrativa no grave el servidor público cuyos actos u omisiones incumplan o transgredan lo contenido la obligación de rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones, en términos de las normas aplicables, como lo es, el Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal.
En dicho instrumento normativo se indica “Son sujetos obligados […] a realizar la entrega-recepción:
- Ordinaria y simplificada: Los servidores públicos de las dependencias y entidades, y en general cualquier persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión en la Administración Pública Estatal;
- Extraordinaria: Los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas de las mismas, por extinción o modificación de sus atribuciones o funciones; y
- Final: Los titulares de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.” 3
1.3 ¿Quiénes intervienen en el proceso de entrega-recepción?
En todo procedimiento administrativo de entrega-recepción intervienen:
Diagrama 1. Fuente: elaboración propia con información del Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal.
1.4 Acta de entrega-recepción
De acuerdo con el glosario dispuesto por la Comisión Permanente de Contralores Estados-Federación en la “Guía conceptual del proceso de entrega-recepción en la administración pública estatal y municipal” (2015, p. 29), el acta de entrega-recepción se puede definir como: el documento que formaliza la Entrega-Recepción, mediante el cual el servidor público saliente entrega el despacho al servidor público entrante, haciéndose constar las personas que intervienen en el acto, la relación de los recursos humanos, materiales y financieros que se entregan, así como, la documentación que se encuentre en resguardo y los asuntos en trámite.
1.5 Verificación en el proceso de entrega-recepción
El proceso de verificación permite generar un espacio de revisión para que todos aquellos datos e información entregada, cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones normativas que sean aplicables según el ámbito de competencia del cargo que se entrega. Entonces verificar la información, conlleva un análisis del estado que guardan los recursos, asuntos, documentos e información proporcionados en el proceso de entrega y que fueron generados como evidencia durante el período que duró la gestión, asimismo, la “Guía conceptual del proceso de entrega-recepción en la administración pública estatal y municipal”, al respecto, refiere lo siguiente:
El proceso de verificación corresponde a los servidores públicos entrantes dentro del plazo determinado en la legislación en materia de entrega-recepción, para los servidores públicos. De ahí que las leyes en la materia o las disposiciones legales y administrativas prevengan la apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y demás elementos informativos y demostrativos que han sido recibidos de parte de los servidores públicos salientes.
(2015, p.20)
Conclusión
Resulta fundamental contar con procesos de entrega-recepción determinados, eficaces y eficientes, pues se trata de una herramienta que permite la continuidad de las actividades administrativas en el ejercicio del servicio público, a través de los mecanismos legales y materiales correspondientes a fin de permitir la conclusión y avances de una gestión. Es un trabajo que permite generar el respaldo de una memoria histórica sobre todas las decisiones que se toman a lo largo de la vida de las organizaciones, lo cual se traduce en una muestra de cultura administrativa que revela el manejo escrupuloso de los recursos, documentos y asuntos. De ahí la importancia de contar con procesos bien definidos y sustentados.
Las personas servidoras públicas deben tener conciencia de la importancia del cumplimiento de esta obligación pública, apoyándose en todo tipo de instrumentos informativos que fungen como guías y fomentan un conocimiento más detallado sobre los procesos legales-administrativos que se encargan de dejar constancia del estado que guarda su gestión en caso de ser entregada, o bien al recibir un nuevo cargo agilizando su recepción y delimitando responsabilidades.
Fuentes de información
1Comisión Permanente de Contralores Estados-Federación. (2015). Guía conceptual del proceso de entrega-recepción en la administración pública estatal y municipal. Secretaria de la Función Pública. https://swebrepo.tabasco.gob.mx/Entrega-Recepcion/guia-concept-proc-E-R.pdf
2Secretaría de la Función Pública. (24 de julio, 2017). Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos Generales para la regulación de los procesos de entrega-recepción y de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal. Diario Oficial de la Federación. https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/244746/ACUERDO_por_el_que_se_establecen_los_Lineamientos_Generales_para_la_regu….pdf
3Decreto. Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato, 16 de febrero, 2022. https://strc.guanajuato.gob.mx/documentos/PO_33_2da_Parte_20220216_Lineamientos_Generales_de_Control_Interno_2022.pdf
Gobierno del Estado de Guanajuato. (Enero 23, 2018). Decreto 214 de 2018. Decreto Gubernativo número 214 por el cual se expide el Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal. Periódico Oficial del Gobierno del Estado de Guanajuato. https://periodico.guanajuato.gob.mx/downloadfile?dir=anio_2018&file=PO_17_2da_Parte_20180123_1026_13.pdf