Clase digital 5. Construcción del proyecto

¿Cómo administrar un proyecto?

Introducción

Hola, nuevamente compartiendo en este espacio de reflexión y construcción de saberes. Para continuar, quisiera resaltar tu compromiso y efectividad en el cursado de esta experiencia de aprendizaje. Como recordarás, en la clase anterior trabajamos los primeros cuatro pasos referentes a la administración de un proyecto.

En esta clase estudiaremos la fase que corresponde a la construcción del proyecto, que incluye:

• La creación del equipo y el establecimiento del calendario.
• La elaboración de un presupuesto.
• La etapa de seguimiento, con sus dos tareas fundamentales: la elaboración de un plan de gestión del riesgo y la creación de una normativa de resolución de incidencias.

Comencemos esta lectura pensando y reflexionando en el proyecto que decidiste trabajar en el cursado.

Desarrollo del tema

Para garantizar la adecuada implementación de un proyecto, es fundamental desarrollar contenidos digitales que promuevan los saberes teóricos, procedimentales y actitudinales esenciales. Estos saberes no sólo permiten comprender los fundamentos conceptuales del proyecto, sino que también guían las acciones prácticas y fortalecen una actitud colaborativa, crítica y proactiva entre los participantes. En este contexto, los pasos siguientes —desde la creación del equipo hasta la resolución de incidencias— constituyen elementos clave en la planificación estratégica del proyecto.

Cada uno de estos pasos implica decisiones informadas que favorecen una ejecución eficiente, desde la identificación de perfiles y habilidades necesarias, la elaboración de un calendario realista y un presupuesto bien estructurado, hasta el diseño de mecanismos para gestionar riesgos y resolver incidencias. La correcta articulación de estos elementos permite avanzar hacia los objetivos del proyecto con claridad, organización y responsabilidad compartida.

Paso 5. Creación del equipo

La formación del equipo es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Un equipo bien compuesto puede ser el factor determinante entre el éxito y el fracaso del proyecto. La creación del equipo debe basarse en las habilidades y competencias requeridas para cumplir con los objetivos del proyecto. Algunas recomendaciones para trabajar de forma exitosa junto con el equipo de trabajo son:

Para llevar a cabo este proceso, lo ideal es utilizar una hoja de cálculo o una herramienta informática especializada que permita plasmar, con cierto nivel de detalle, lo anteriormente referido. Es importante mencionar que, ante la ausencia de los perfiles para la creación del equipo, resulta en teoría más sencillo sumar talentos ya en función de las tareas que se requiere delegar para la concreción exitosa del proyecto.

Ejemplo:

Si el proyecto requiere de un especialista en marketing y uno en finanzas, es importante asegurarse de seleccionar a personas con experiencia en estas áreas para asegurar la eficacia en el desarrollo del proyecto.

Paso 6. Establecer el calendario

Independientemente de la cantidad de recursos con los que se cuente, todo proyecto debe iniciar y terminar en la fecha que se estableció para ello. Por lo tanto, se debe contar con un cronograma, para que cada uno de los responsables marque el tiempo en que realizará su tarea. En la siguiente figura, se comparte un flujo de trabajo que permite desarrollar un calendario efectivo con la menor cantidad de complicaciones. Es muy importante tener presente el concepto de “ruta crítica” para que el diseño del mismo optimice el proceso.

Paso 7. Elaborar el presupuesto

El presupuesto, para efectos de este trabajo, se entiende como el plan financiero o de acción para el proyecto. Es una traslación de los planes elaborados a cantidades medibles que especifiquen los costos de los recursos necesarios y del resultado previsible en un periodo de tiempo determinado.

Es importante que el presupuesto no sea visto como una lista de todos los costos necesarios para ejecutar el proyecto. Más bien es un parámetro para determinar si los beneficios del proyecto justifican los costos. Para elaborar el presupuesto del proyecto, es necesario incluir las siguientes categorías:

• Personal: Costos asociados al equipo de trabajo.
• Viajes: Gastos por desplazamientos.
• Capacitación: Costos para entrenar al personal.
• Suministros: Materiales y equipos necesarios.
• Espacio: Alquiler de oficinas o espacios de trabajo.
• Actividades de investigación: Costos de investigación y desarrollo.
• Gastos generales: Otros gastos indirectos.

Ejemplo:

Para un proyecto de desarrollo de software, el presupuesto incluirá costos de programación, pruebas, capacitación del personal y equipos de computación.

Paso 8. Elaboración de un plan de gestión de riesgo

Comprobada la rentabilidad del proyecto a través de la elaboración del presupuesto, se requiere contar con un plan de gestión del riesgo, que contemple dos aspectos fundamentales:

• Evaluación de riesgos: Consiste en dedicar tiempo para identificar y prevenir los riesgos que pueden acompañar al proyecto. (Generar ideas respecto a los riesgos).
• Gestión de los riesgos: Incorpora acciones / medidas que pueden usarse para reducir la probabilidad de fracaso (enfoque preventivo), como las acciones que pueden emprenderse en caso de fallo (enfoque de contingencia).

Algunas preguntas que son útiles en la elaboración de un plan de gestión del riesgo, son:

• ¿Se tienen identificados los riesgos?, en caso afirmativo
• ¿Se tienen priorizados?
• ¿Qué medidas se pueden implementar para su reducción?
• ¿Se tiene formulado algún tipo de medida o plan de contingencia?
• ¿Existe algún responsable de gestionar esos riesgos?

Paso 9. Creación de una normativa de resolución de incidencias

El registro sistemático de incidencias ayuda a resolver cualquier problema que no pueda ser resuelto de forma inmediata. La persona que plantea el problema (el que padece la falla), recoge la incidencia y su efecto potencial; el director o equipo del proyecto, designa un “responsable” de la incidencia y una fecha en la que debe quedar subsanada; además, se encarga de socializarlo con el equipo.

A continuación se presentan dos ejemplos de tablas para el seguimiento de incidencias y de las tareas del proyecto:

Tabla 3. Formulario para el seguimietno de incidencia, basado en Duffy, Mary Grace. Managing Projects

Conclusión

Hasta aquí, ¿qué opinas del proceso de gestión de proyectos? Como ves, su administración es algo que está al alcance de todos. Las organizaciones modernas necesitan personas que entiendan y puedan implementar estos procesos. Aunque cada proyecto tiene sus particularidades, los pasos que se han trabajado se pueden aplicar a cualquier proyecto. Solo nos falta abordar el último paso, referente al cierre del proyecto, que debe verse como una etapa valiosa y aplicable en futuros trabajos.

Fuentes de información

• Pinto, J. K., & Kharbanda, O. P. (2022). Project Management: Achieving Competitive Advantage. Pearson.
• Project Management Institute. (2023). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (7th ed.). Project Management Institute.
• Turner, J. R. & Müller, R. (2024). The Handbook of Project-based Management. McGraw-Hill Education.
• Meredith, J. R., & Mantel, S. J. (2022). Project Management: A Managerial Approach. Wiley.
• Kerzner, H. (2023). Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Wiley.