¿Cómo administrar un proyecto?
Introducción
Hola, estimado/a estudiante. Hasta el momento se ha recorrido un camino significativo en este curso, donde se ha explorado la interrelación entre el proceso administrativo y la administración de proyectos, desglosado las etapas clave y analizado cómo cada elemento contribuye a la gestión efectiva de un proyecto. Las consignas semanales han sido diseñadas para consolidar la comprensión de estos conceptos, preparando para administrar proyectos de manera integral.
Ahora, es crucial entender que el éxito en la administración de los proyectos comienza con una planificación meticulosa. Los planes proyectan hacia el futuro, forzando a anticipar acciones y tomar decisiones informadas que influirán en el resultado final.
Desarrollo del tema
Funciones de un líder de proyecto
El éxito de un proyecto depende, en gran medida, de las habilidades y competencias del líder de proyecto. Este rol es crucial, ya que el líder actúa como la fuerza motriz que guía al equipo hacia el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Las funciones que desempeña un líder de proyecto no solo aseguran que todas las actividades se realicen de manera eficiente, sino que también alinean el proyecto con las metas estratégicas de la organización. Un líder de proyecto debe tener una visión integral del proyecto, ser capaz de anticipar problemas, tomar decisiones críticas y motivar al equipo para alcanzar el éxito.
La gestión de la integración de proyectos se refiere a la coordinación y sincronización de todas las partes del proyecto para asegurar que trabajen juntas de manera efectiva y eficiente.
A continuación, se presenta un diagrama que ilustra las funciones clave de un líder de proyecto. Estas funciones están interconectadas y son esenciales para la gestión exitosa de cualquier proyecto (Kerzner, 2022; Project Management Institute [PMI], 2021).
Nota: para conocer cada una de las definiciones da clic en el signo más (+)
Ahora bien, es importante reconocer que todo proceso de administración de proyectos se detona con su planificación, recordar que los planes por su naturaleza tienen una visión prospectiva, esto quiere decir que la actividad, obliga a situar en el futuro e invita a intentar dilucidar las actividades y acciones que se llevarán a cabo en un lapso de tiempo determinado.
A continuación, se explorará cómo se gestiona un proyecto desde su planificación hasta su cierre, detallando cada paso necesario para garantizar su éxito.
Paso 1: La planificación del proyecto
Toda planificación de proyecto comienza con dos procesos fundamentales: la definición del problema y la identificación de los interesados.
Paso 2: Determinación de los objetivos del proyecto
Los objetivos de un proyecto deben formularse de manera integral y sistémica, considerando tanto los resultados finales como los objetivos implícitos, como el tiempo y los costos involucrados. Es crucial que los objetivos del proyecto se alineen con las líneas estratégicas de la organización, incluyendo su misión, visión y planeación estratégica (Kerzner, 2022). Aun cuando la organización no tenga estos elementos claramente definidos, los objetivos pueden formularse considerando el contexto y las necesidades específicas (Meredith et al., 2020).
Ejemplo: Siguiendo con el ejemplo del pozo, el objetivo general podría ser «Proveer acceso sostenible al agua potable para todas las familias de la comunidad X.» Los objetivos específicos podrían incluir: «Reducir el tiempo de transporte de agua a menos de 30 minutos diarios por familia» o «Mejorar la calidad del agua para cumplir con los estándares de salud nacionales.»
Una herramienta útil para establecer estrategias es el análisis de las fuerzas de Porter. Este análisis evalúa factores como la amenaza de nuevos competidores, el poder de negociación de proveedores y compradores, la amenaza de productos sustitutos y la rivalidad entre competidores. Además, es útil para orientar la planeación de proyectos.
Ejemplo: Para un proyecto de introducción de un nuevo producto al mercado, este análisis podría revelar que el mayor desafío es la competencia existente, lo que llevaría a enfocar los objetivos en la diferenciación del producto y la eficiencia de costos.
Ciclo de un proyecto y sus etapas
Después de definir las estrategias, es necesario revisar que la capacidad del proyecto sea adecuada. El proyecto debe vincular sus estrategias de venta a su capacidad, teniendo en cuenta factores como la vida útil de los productos o servicios. Para conocer cada una de las etapas da clic en cada uno de los signos (+):
Al reconocer estas etapas, pueden existir distintos tipos de estrategias personalizadas para cada una, las cuales ayudarán a generar proyectos que apoyen a sus necesidades.
Tabla 1. Etapas de un proyecto
| Etapa | Estrategia | Tiempo del proyecto | Capacidad |
|---|---|---|---|
| Desarrollo | Desarrollo del concepto del producto o servicio. | Largo plazo | N/A |
| Introducción | Lanzamiento al mercado del producto o servicio. | Corto y largo plazo | Baja |
| Crecimiento | Adaptación del proceso para ampliar la capacidad. | Corto y largo plazo | Media |
| Madurez | Reducción de costos y mejora de la calidad para incremento del precio. | Corto y largo plazo | Alta |
| Decadencia | Modificar, mejorar o desaparecer el producto o servicio. | Corto plazo | Decrece |
Después de establecer el ciclo de vida de un producto o servicio desde la perspectiva del productor, es importante reconocer que estos también tienen una vida útil para el consumidor, lo cual se refleja en los términos de uso del producto.
Para calcular la vida útil de un producto o servicio, se realizan pruebas donde estos se utilizan de forma intensiva en una muestra determinada, estimando así el tiempo esperado de funcionamiento.
Paso 3: Preparación de las compensaciones
La preparación de compensaciones implica gestionar las tres variables clave: tiempo, costo y calidad. Estas variables están interrelacionadas y modificar una puede afectar las otras dos. La fórmula es simple:
Tiempo + Costo = Calidad
Ejemplo:
Si un proyecto de construcción de un puente tiene un tiempo estimado de 3 meses y un presupuesto definido, reducir el tiempo de construcción podría requerir más personal o trabajo adicional, lo que incrementa el costo o podría disminuir la calidad si se apresuran las etapas críticas.
El cambio de una de estas variables puede alterar los resultados. Si se reduce el tiempo destinado para la elaboración del proyecto, puede incrementarse el costo o reducir la calidad del mismo. Por ejemplo, si el desarrollo de un puente en condiciones óptimas de presupuesto y tiempo se desarrolla en 3 meses. Al ampliar el margen de tiempo o hacer modificaciones en los costos, se pueden obtener resultados ineficientes, como no terminar de construirlo por falta de presupuesto o que el tiempo requerido aumente considerablemente.
Por tal razón, es importante asesorarse y determinar una estimación, lo más precisa posible, de tiempos y costos para el tipo de proyecto. Todo ello permitirá generar parámetros que servirán de apoyo para establecer correctamente las compensaciones del proyecto.
Paso 4: Definición de actividades
Una de las razones por las que los proyectos fracasan es la subestimación del tiempo y dinero necesarios para su ejecución. Para evitar esto, se utiliza la Descomposición de la Estructura de Trabajo (DET). Esta herramienta permite subdividir actividades complejas en tareas más pequeñas y manejables. Se continúa descomponiendo hasta que las tareas son claras y específicas, lo que reduce la ambigüedad, además de facilitar la asignación de recursos y el seguimiento del progreso.
Ejemplo:
En el proyecto de construcción del puente, la DET podría descomponer la actividad «Construcción del puente» en subactividades como «Preparación del terreno», «Colocación de cimientos», «Montaje de la estructura» y «Acabados finales». Cada una de estas subactividades tendría tareas aún más detalladas.
Tabla 2. Esquema para realizar la descomposición de la estructura de trabajo
Conclusión
Administrar un proyecto eficazmente requiere una planificación detallada y una gestión precisa de todas las variables involucradas. Desde la correcta definición del problema hasta la descomposición de las actividades, cada paso es crucial para el éxito del proyecto. A medida que avances en tu carrera, estos conceptos serán fundamentales para que puedas liderar proyectos con confianza y obtener resultados óptimos.
Fuentes de información
- Kerzner, H. (2022). Project management: A systems approach to planning, scheduling, and controlling (13th ed.). John Wiley & Sons.
- Project Management Institute. (2021). A guide to the project management body of knowledge (7th ed.). PMI.
- Meredith, J. R., Shafer, S. M. & Mantel, S. J. (2020). Project management: A managerial approach (10th ed.). John Wiley & Sons.
- Larson, E. W. & Gray, C. F. (2021). Project management: The managerial process (8th ed.). McGraw-Hill Education.
- Turner, R. (2021). Gower handbook of project management (5th ed.). Routledge.