Clase digital 2. Marco legal y normatividad actual aplicable en el proceso de entrega recepción

Marco legal y normatividad actual aplicable en el proceso de entrega recepción

Introducción

Para dar continuidad a los temas, en este apartado podrás conocer el marco legal actual aplicable en los procesos de entrega recepción en los tres niveles de gobierno: federal, estatal y municipal, estos dos últimos con énfasis en el Estado de Guanajuato, destacando aquellas disposiciones que marcan la pauta para determinar los derechos y obligaciones que envuelven dichos procesos, así como una serie de consideraciones de entre las cuales destacan quienes se reputan como sujetos obligados, autoridades competentes que intervienen, responsabilidades administrativas, entre otros. 

Es importante que conozcas los referentes normativos que engloban los procesos de entrega recepción, tomando en cuenta que, a pesar de tratarse de un proceso genérico en cuanto a su naturaleza jurídica, los procedimientos que los conforman poseen peculiaridades distintas para las diversas instituciones de los estados y municipios del país.

Frente a un amplio repertorio normativo, las leyes principales que se citan en el presente módulo son las siguientes: 

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos
• Constitución Política para el Estado de Guanajuato
• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública
• Ley General de Archivos 
• Ley General de Responsabilidades Administrativas 
• Ley Orgánica Municipal
• Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato
• Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato

Como te darás cuenta en el desarrollo del tema, partimos de un referente normativo federal, la constitución política mexicana, la cual proporciona las bases para identificar el origen de la entrega recepción, mismas que son replicadas en la mayoría de las constituciones locales y reglamentos municipales, al determinar cómo y quienes intervienen dentro de los procesos de entrega recepción, su importancia y trascendencia en el ejercicio de los derechos y cumplimento de obligaciones de las y los ciudadanos.

Desarrollo del tema

2.1 Entrega recepción a nivel federal

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

La Constitución Federal describe lo que debe entenderse por servidor público, sin embargo, es importante señalar que doctrinalmente existen diversas denominaciones para referirnos a dicho concepto, aunque en esencia no tienen el mismo alcance. No obstante, podemos derivar que el concepto de servidor público es más extenso que los de funcionario, empleado u otros, pues no sólo se refiere a éstos, sino que, adicionalmente, a cualquier persona a la que el Estado le haya conferido un cargo o una comisión de cualquier índole, entre los que se ubicarían aquellos individuos que hayan sido designados como funcionarios electorales, o bien para contribuir al levantamiento de los censos, entre otros. El artículo que refiere a dicho concepto es el que se transcribe a continuación:

“Artículo 108. Para los efectos de las responsabilidades a que alude este Título se reputarán como servidores públicos a los representantes de elección popular, a los miembros del Poder Judicial de la Federación, los funcionarios y empleados y, en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en el Congreso de la Unión o en la Administración Pública Federal, así como a los servidores públicos de los organismos a los que esta Constitución otorgue autonomía, quienes serán responsables por los actos u omisiones en que incurran en el desempeño de sus respectivas funciones.” (Lo destacado es propio).

De igual manera resulta pertinente referir el acto de toma de protesta que se menciona en la constitución federal, pues es este acto el que respalda el conocimiento y compromiso de las y los servidores públicos de cumplir con las obligaciones que señalan las leyes en la materia.

“Artículo 128. Todo funcionario público, sin excepción alguna, antes de tomar posesión de su encargo, prestará la protesta de guardar la Constitución y las leyes que de ella emanen.” (Lo destacado es propio).

Del artículo anterior deriva que la toma de protesta es la promesa de todo funcionario público de:

– Cumplir con la Constitución y las leyes que de ella se desprendan, independientemente del ámbito de sus competencias.
– Rendir cuentas a la ciudadanía; justificar sus actos y toma de decisiones.

• Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública

En ese respecto, resultan de importante relevancia los siguientes preceptos normativos:

“Artículo 2. Son objetivos de esta Ley: … VII. Promover, fomentar y difundir la cultura de la transparencia en el ejercicio de la función pública, el acceso a la información, la participación ciudadana, así como la rendición de cuentas, a través del establecimiento de políticas públicas y mecanismos que garanticen la publicidad de información oportuna, verificable, comprensible, actualizada y completa, que se difunda en los formatos más adecuados y accesibles para todo el público y atendiendo en todo momento las condiciones sociales, económicas y culturales de cada región;”

Asimismo, el artículo 18 nos establece: 

“Artículo 18. Los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.”

• Ley General de Archivos 

Esta ley prevé entre otras obligaciones la de promover acciones coordinadas de protección del patrimonio documental y del derecho de acceso a los archivos y la digitalización de la información previamente organizada, generada con motivo del ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados. Los procesos de entrega recepción juegan un papel fundamental en materia archivística, ya que a través de ellos se propicia el control y organización de información y documentos que cuentan con un valor histórico, tal como se indica en los artículos siguientes: 

“Artículo 10. Cada sujeto obligado es responsable de organizar y conservar sus archivos; de la operación de su sistema institucional; del cumplimiento de lo dispuesto por esta Ley; las correspondientes de las entidades federativas y las determinaciones que emita el Consejo Nacional o el Consejo Local, según corresponda; y deberán garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo y la información a su cargo. El servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión, deberá garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debiendo estar organizados y descritos de conformidad con los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen en los términos de esta Ley.”

De lo anterior se desprende que los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones de acuerdo con lo establecido en las disposiciones jurídicas correspondientes.

Estos documentos de archivo deberán entregarse una vez finalizado el cargo mediante los procesos de entrega recepción, tal cual se menciona en los artículos siguientes: 

“Artículo 17. Los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico de acuerdo con el catálogo de disposición documental.”

“Artículo 18. En el ámbito federal, en caso de que algún sujeto obligado, área o unidad de éste, se fusione, extinga o cambie de adscripción, el responsable de los referidos procesos de transformación dispondrá lo necesario para asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con esta Ley y demás disposiciones jurídicas aplicables. En ningún caso, la entidad receptora podrá modificar los instrumentos de control y consulta archivísticos. Las leyes locales y los instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación deberán prever el tratamiento que se dará a los archivos e instrumentos de control y consulta archivísticos de los sujetos obligados en el ámbito local y municipal, en los supuestos previstos en el primer párrafo del presente artículo.” 

“Artículo 19. Tratándose de la liquidación o extinción de una entidad de la Administración Pública Federal será obligación del liquidador remitir copia del inventario documental, del fondo que se resguardará, al Archivo General. Tratándose de la liquidación o extinción de un sujeto obligado de los gobiernos estatales, será obligación del liquidador remitir copia del inventario de los expedientes, del fondo que se resguardará, a los respectivos archivos generales o entes especializados en materia de archivos a nivel local.”

• Ley General de Responsabilidades Administrativas 

Esta ley determina los supuestos y los delitos a los que serán acreedores las y los servidores públicos que se nieguen, omitan, retrasen o brinden información falsa relativa a los procesos de entrega recepción sin justificación alguna.

Ejemplo de lo anterior se señala en los artículos:

“Artículo 63. Cometerá desacato el servidor público que, tratándose de requerimientos o resoluciones de autoridades fiscalizadoras, de control interno, judiciales, electorales o en materia de defensa de los derechos humanos o cualquier otra competente, proporcione información falsa, así como no dé respuesta una, retrasa deliberadamente y sin justificación la entrega de la información, a pesar de que le hayan sido impuestas medidas de apremio conforme a las disposiciones aplicables.”

“Artículo 69. Será responsable de utilización de información falsa el particular que presente documentación o información falsa o alterada, o simulen el cumplimiento de requisitos o reglas establecidos en los procedimientos administrativos, con el propósito de lograr una autorización, un beneficio, una ventaja o de perjudicar a persona alguna. Asimismo, incurrirán en obstrucción de facultades de investigación el particular que, teniendo información vinculada con una investigación de Faltas administrativas, proporcione información falsa, retrase deliberada e injustificadamente la entrega de la misma, o no dé respuesta alguna a los requerimientos o resoluciones de autoridades investigadoras, sustanciadores o resolutoras, siempre y cuando le hayan sido impuestas previamente medidas de apremio conforme a las disposiciones aplicables.”

2.2 Entrega recepción a nivel estatal

• Constitución Política para el Estado de Guanajuato

Las Constituciones de los Estados de la República precisarán, para efectos de sus responsabilidades, el carácter de servidores públicos de quienes desempeñen empleo, cargo o comisión en los Estados y en los Municipios.

“Artículo 122. Para los efectos de las responsabilidades a que alude este Título, se reputarán como Servidores Públicos a los representantes de elección popular, a los Miembros del Poder Judicial, a los funcionarios y empleados del Estado y de los Municipios, y, en general, a toda persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública, Estatal o Municipal.”

• Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de Guanajuato

Esta ley retoma el precepto constitucional federal que señala la definición y supuestos de quienes se ostentan con el carácter de servidores públicos, mencionando lo siguiente: 

“Artículo 3. Para efectos de esta Ley se entenderá por: … XXIII. Servidores Públicos: Las personas que desempeñan un empleo, cargo o comisión en los entes públicos, conforme a lo dispuesto en el artículo 122 de la Constitución; …”

De igual manera, en el título tercero, capítulo primero de la referida ley, se hace alusión a las faltas administrativas no graves, entendidas como aquellas conductas que implican una acción u omisión y son consideradas contratarías a la ley, siendo directamente vinculables a la o el servidor público que desempeña el cargo. Los procesos de entrega recepción derivan de una directriz mayor que es la obligación de rendir cuentas, donde la acción u omisión indebida de estas, conlleva una sanción administrativa con calidad de no grave.  

“Artículo 49. Incurrirá en Falta administrativa no grave el servidor público cuyos actos u omisiones incumplan o transgredan lo contenido en las obligaciones siguientes: … VII. Rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones, en términos de las normas aplicables; …” (Lo destacado es propio).

2.3 Entrega de recepción a nivel municipal: Municipios del Estado de Guanajuato

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

La constitución estatal señala a los municipios como base de la organización del Estado. 

“Artículo 115. Los estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno republicano, representativo, democrático, laico y popular, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa, el municipio libre, …”

• Constitución Política para el Estado de Guanajuato

Nuestra constitución estatal retoma la importancia y trascendencia material y jurídica señalada en la carta magna respecto a los municipios, en el artículo que a continuación se transcribe: 

“Artículo 32. El Artículo Gobierno del Estado es republicano, representativo y democrático, teniendo como base de su división territorial y de su organización política y administrativa, el Municipio Libre.”

Es importante destacar que los servidores públicos actúan bajo la premisa de que no son dueños de lo que poseen mientras se encuentran en ejercicio de sus funciones, por lo que existe la necesidad de llevar a cabo los procesos de entrega de recepción que incluyen todo tipo de bienes pertenecientes a los municipios.

La entrega de recepción tiene entonces la finalidad de garantizar la continuidad de los servicios públicos, delimitando responsabilidades hasta el límite correspondiente de cada servidor o servidora pública. Siendo un conjunto de actos que conllevan a un acto solemne, el cual implica que las y los servidores públicos se sometan a un régimen de responsabilidad mayor en cuanto a la materia de transparencia y rendición de cuentas, consumiéndose con integridad y honestidad como base del funcionamiento de actividades públicas.

• Ley de Responsabilidades Administrativas para el Estado de Guanajuato.
• Ley Orgánica Municipal

La ley en mención, en su capítulo tercero “De la Entrega Recepción de la Administración Pública Municipal” determina y define las etapas el proceso de Entrega – Recepción, contenido del expediente, el acta circunstanciada, el informe y su entrega, la entrega recepción consecutiva.

• Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los Municipios de Guanajuato, “Ley de manos limpias”. 

Esta ley determina el presupuesto o partida destinada para llevar a cabo los procesos de Entrega – Recepción y sus gastos de transición, la cual deberá ser suficiente para cubrir los requerimientos indispensables, misma que se refiere en sus artículos 48 al 53 de este dispositivo normativo.

• Reglamentos – lineamientos aplicables para cada municipio.

Conclusión

Los marcos normativos son un conjunto de leyes, normas y reglamentos que son aplicables a las funciones o actividades que se planea llevar a cabo y que deben ser identificados para que las actividades se realicen de manera armónica, sin incurrir en riesgos de tipo legal. En materia de rendición de cuentas por parte de los servidores públicos en los tres niveles de gobierno, las disposiciones normativas que regulan los procesos de entrega recepción representan una limitante del poder público y se materializan a su vez en herramientas prácticas que propician la continuación de las funciones administrativas de cualquier institución. 

Resulta primordial conocer las fuentes que dan vida a estos procesos, desde la constitución federal hasta los reglamentos municipales, de tal manera que nuestro panorama jurídico-normativo permita un oportuno ejercicio de nuestros derechos y consecuente cumplimiento de obligaciones. 

Estos referentes normativos comienzan por definir el concepto de servidor público, pues es el punto de partida para identificar y encuadrar las características dentro de los supuestos de sujetos obligados a la rendición de cuentas y, por tanto, a los procesos de entrega recepción.

Fuentes de información

• Blanca Lilia Ibarra Cadena, et al., (2021). Guía para la protección de datos personales con perspectiva de e gestión documental y archivos. 28 de octubre del 2021, de Instituto Nacional de Transparencia y Acceso a la Información Pública Sitio web: file:///C:/Users/usr-ugcg-389/Downloads/GuiaPDPGestionDocumental.pdf Recuperado de: https://normatividadestatalymunicipal.guanajuato.gob.mx/reglamentacion.php