Técnicas de planeación y organización
Introducción
Bienvenidas y bienvenidos a la clase tres del curso de Administración Básica. En esta sesión se estudiarán y analizarán las técnicas de planeación y organización con la finalidad de que las utilicen en su práctica laboral y profesional. Dada la complejidad de la sociedad donde estamos insertos, es indispensable hoy día valerse de herramientas y técnicas a través de las cuales sea posible establecer objetivamente aquello que se ha planeado, contar con una guía que nos indique los pasos a seguir, controlar el ritmo de desarrollo propuesto, retroalimentar y encauzar cada fase hacia lo presupuestado.
No se puede perder de vista que las técnicas de planeación son fundamentales para formular, presentar y discutir planes. Son las más abundantes y diversificadas dentro de todas las fases de la administración. Se utilizan para anticiparse al futuro, minimizar riesgos, optimizar recursos y tomar decisiones. Con esta visión general, estás listo para iniciar la sesión en la que se estudiará el siguiente contenido:
- ¿Qué son las técnicas de planeación?
- Tipos de técnicas de planeación
- Manuales de objetivos y políticas
- Diagramas de proceso y de flujo
- Gráfica o diagrama de Gantt
- Diagrama de PERT
- Análisis FODA
- Técnicas de planeación aplicables a todas las etapas del proceso administrativo
- Técnicas de planeación cuantitativas
- Técnicas de planeación cualitativas
- ¿Qué son las técnicas de organización?
- Tipos de técnicas de organización
- Manuales
- Diagramas
- Cursograma analítico
- Diagrama de recorrido
- Organigramas
- Cuadros o tablas de distribución de actividades o trabajo
- Tiempos y movimientos
- Ingeniería de métodos
- Muestreo de trabajo
Desarrollo del tema
Es bueno mencionar que las técnicas de planeación que se describirán a continuación sirven igualmente para el control. Esta es la razón por la que en este apartado no se aludirá a las de mayor importancia y dificultad que se emplean expresamente en el control, aquí se mencionarán las que tienen que ver directamente con la planeación.
¿Qué son las técnicas de planeación?
Según Munch, las técnicas de planeación “son herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la administración” (2007, pág. 42). Por tanto, son usadas por el administrador para visualizar el futuro, tener control de lo establecido y tomar las decisiones de manera más adecuada, entre otros.
Las técnicas de planeación son herramientas que cada administrador necesita ocupar en la organización, puesto que permiten visualizar el futuro sin necesidad de agarrar desprevenido al encargado. Aunque las situaciones pueden variar, estas herramientas hacen que no se salgan de control las cosas, puesto que permiten implementar un curso de acción, debido a que en esta primera etapa del proceso administrativo los cursos de acción son alternativas ante los problemas o situaciones que surjan, se pueden tomar en cuenta como una opción b.
Tipos de técnicas de planeación
Las técnicas de planeación pueden ser:
Manuales de objetivos y políticas
Se puede definir como un folleto fácil de manejar (manuable) en donde se concentran los objetivos propios de una organización. Se clasifican por departamentos o procesos; así mismo, se incluyen las políticas que aplican a esos objetivos y, en ocasiones, también contienen ciertas reglas que facilitan el aplicar adecuadamente las políticas.
Diagramas de proceso y de flujo
El diagrama de proceso se define como la descripción de las secuencias de actividades que concretan el quehacer de la organización. Este tipo de técnica se utiliza cuando se presenta un problema en la organización que aporta los datos y elementos necesarios para aplicarlo. Incluye elementos relevantes del problema tales como: los actores, los procesos, los eventos, los almacenamientos, los condicionales, el fin del proceso y los flujos.
En la siguiente imagen se presenta la simbología básica del diagrama de proceso:
Diagramas de flujo
Wikipedia define el diagrama de flujo como: “Un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Utilizan diversos símbolos priorizando aquellos con los que se pueden representar operaciones específicas”.
Estos diagramas son usados por las organizaciones en general cuando tienen que especificar detalles, pasos de avance, diversificación, retroceso o posibilidades de un proceso. Se aplican en calidad, programación y, sobre todo, en la industria.
La finalidad de un diagrama de flujo es que con su representación se consiga que los implicados entiendan mejor todo el proceso y de la misma forma. Se circunscriben dentro de los modelos tecnológicos utilizados para comprender lo básico y rutinario de una programación de tipo lineal o ramificada.
El nombre de diagramas de flujo se debe a que los símbolos con que se representan se conectan por medio de flechas para manifestar la secuencia del proceso u operación.
Gráfica o diagrama de Gantt
¿Qué es un diagrama de Gantt? De manera sencilla, puede definirse como una representación gráfica de uso ordinario en el cronograma de un proyecto. Normalmente se representa mediante barras que describen las fechas de inicio y finalización de varios elementos relacionados con un proyecto que incluye recursos, tareas, dependencias, relaciones, entre otras. Es aprovechado por las organizaciones para describir las actividades del proyecto, sus respectivas fechas de inicio y fin, cuánto va a durar, la dependencia entre las mismas, el camino crítico y los recursos requeridos para llevar a cabo cada actividad.
Este tipo de diagrama es de gran ayuda en la programación, administración y monitoreo de las tareas y recursos específicos en un proyecto. Se utiliza en la gerencia para identificar las tareas que se pueden ejecutar a la par y las que no se pueden iniciar o finalizar hasta que se completen otras. Ayuda a detectar posibles cuellos de botella o tareas que no se requieren, entre otras cosas.
Diagrama de PERT
Palomino Sacristán y López (s. f.) definen el diagrama de PERT como una representación gráfica de la programación del proyecto que consiste en cajas o nodos que hacen visibles las tareas y las líneas que establecen los límites de la relación entre una tarea a otra con la planeación del proyecto.
Un gráfico PERT es una técnica de planeación de proyectos visual que utilizan las organizaciones para trazar y realizar un seguimiento de las tareas y los plazos, así como analizar la secuencia relativa a otras tareas en la planeación. Se le llama diagrama de PERT por sus siglas en inglés Program Evaluation and Review Technique que significa Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. Se le conoce también como diagrama de red y, si la organización decide, puede tener un aspecto personalizado de acuerdo con los requerimientos de cada organización. Adicionalmente, representa las actividades, la dependencia entre las mismas, cuándo inicia y cuándo termina, la holgura de estas y los recursos asignados en su realización, entre otros. Es considerado como método de la ruta crítica.
Este diagrama apoya en la reducción de costos, la ejecución de una programación de calidad y en la satisfacción de los clientes.
Esta técnica se desarrolla agregando tres valores de tiempo a cada actividad:
- Tiempo necesario para la actividad sin contratiempos
- Tiempo necesario para la actividad en condiciones normales
- Tiempo necesario para la actividad con contratiempos
Estos valores se analizan mediante una distribución de probabilidad para la actividad.
Nodo
En este tipo de diagrama se utilizan nodos para que se puedan visualizar los diferentes elementos de un grupo de operaciones. Así mismo, se utilizan para registrar el comienzo y la terminación del tiempo requerido para ejecutar una o varias actividades.Por lo general, el nodo se representa con un círculo dividido en tres partes donde se puede identificar el número de nodo, el comienzo temprano de la actividad precedente y la terminación tardía de la actividad consecuente. Todas las actividades están conectadas entre nodos y se representan con una línea llamada arco, la cual tiene asignado un número que es el tiempo de duración de la actividad. Esto se indica en la imagen que se presenta a continuación.
Material didáctico complementario:
Análisis FODA
El análisis FODA permite a las organizaciones detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (de ahí sus iniciales) que impactan en el desarrollo de los planes.
Te invito a revisar concienzudamente el siguiente recurso digital. Para navegar en él, da clic en el menú horizontal.
El objetivo del FODA es lograr que la organización convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Es una técnica de planeación que parte del análisis del entorno y se basa en proyecciones estadísticas, económicas y financieras. También se conoce como DOFA O SWOT.
Las técnicas de planeación que se describieron son las que más se utilizan en lo cotidiano. Existe una gran variedad tanto de cuantitativas como de cualitativas, razón por la cual sólo se mencionan algunas a continuación.
Técnicas de planeación aplicables a todas las etapas del proceso administrativo
Técnicas de planeación cuantitativas
Técnicas de planeación cualitativas
¿Qué son las técnicas de organización?
Las técnicas de organización son instrumentos o herramientas administrativas necesarias para poder crear una organización racional. Se utilizan para generar una estructura mediante la cual se aprovechen los recursos de la organización de la manera más eficiente posible y que estén en relación con los objetivos estratégicos establecidos y con la finalidad de servir al cliente de forma pertinente.
Las técnicas de organización según Münch (2007, p. 48) son necesarias durante el proceso de organización y deben utilizarse de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.
Tipos de técnicas de organización
Existe una gran variedad de técnicas organizativas, se enumeran las principales:
Manuales
Son instrumentos que apoyan y fundamentan el funcionamiento de la organización pues contienen información ordenada y sistematizada respecto a las bases jurídicas, atribuciones, estructura orgánica, objetivos, políticas, funciones, responsabilidad, procedimientos y actividades de esta.
Existen diversos tipos de manuales dentro de las organizaciones, dependiendo de su contenido, pueden ser de puestos, organización, procedimientos, políticas, generales, bienvenida y departamentales.
Tienen como finalidad servir de guía para indicar cómo elaborar o utilizar algo de forma sistemática, explícita y ordenada.
Diagramas
Diagramas de proceso o flujogramas. Se refieren a la representación gráfica del conjunto de actividades que se llevan a cabo para realizar una función (Munch, 2010).
Este tipo de técnica tiene la finalidad de hacer más simple el trabajo, mejorar los procesos y evitar las demoras y los tiempos de ocio.
Los tipos de diagrama que más se utilizan son:
La simbología que más se utiliza en este diagrama de procesos es:
Cursograma analítico
Esta técnica se asemeja al tipo de diagrama, en esta se registran de manera ordenada, escrita y secuencial las actividades que se van a implementar en un proceso, graficando el símbolo que corresponde a cada una.
El cursograma analítico gráfica una sucesión de hechos o acontecimientos en el orden en el que ocurren, no los reproduce a escala. Además, incluye un “formulario de definición del proceso”, registrando variedad de datos.
La finalidad de esta técnica organizativa es detallar qué hacen los trabajadores, qué ocurre con los materiales, los documentos y el dinero, además cómo funciona y qué hace una máquina.
Diagrama de recorrido
Esta técnica de organización consiste en la elaboración de un plano del sitio donde se labora indicando y describiendo la maquinaria, muebles y almacenes. Tiene como objetivo reorganizar el lugar de trabajo y, sobre todo, el de la planta para ahorrar en transporte, encontrar espacios nuevos para almacenar (temporal o permanentemente) e inspeccionar lugares y puntos de trabajo.
Lo primero que hay que realizar al implementar esta técnica es contar con el plano en donde se detalla la distribución actual de las áreas a considerar para reorganizarlas. Enseguida, se debe tener claro el recorrido que realizan los trabajadores o los materiales durante todo el proceso de fabricación. Para representar dicho recorrido se utilizan flechas, si se van a representar rutas de más de una pieza se pueden utilizar flechas de distinto color para cada una.
Organigramas
También conocidos como diagramas de jerarquía, representan gráficamente la estructura de una organización. Tienen como objetivo manifestar el diseño, las funciones, las cadenas de mando, las interrelaciones, el número de niveles jerárquicos, dónde encaja cada empleado y los canales de comunicación que existen dentro de las empresas. Existen softwares modernos de organigrama creativos e innovadores que facilitan la organización. El software de organigrama empresarial conecta a los integrantes sin importar quiénes son, qué hacen o dónde trabajan.
Existen infinidad de casos en donde se usa el organigrama y se facilita el proceso organizativo dentro de las organizaciones, por ejemplo, incorporación de nuevas contrataciones, involucrar a empleados remotos, indirectamente se aumenta la productividad de los empleados, se visualiza el desarrollo y crecimientos profesional para los empleados, entre otros.
Se cuenta con diversos tipos de organigramas, siendo los principales: circulares, estructurales, mixtos, verticales, horizontales y funcionales.
Cuadros o tablas de distribución de actividades o trabajo
Esta herramienta se utiliza con la intención de mejorar métodos y procedimientos en las organizaciones. Su finalidad es representar el tiempo invertido en cada actividad o tarea que se realiza en una organización, un departamento, un área, una unidad o un grupo. Así mismo, representa las tareas asignadas y la distribución del trabajo entre el personal.
Las ventajas de esta técnica es que representa el tiempo invertido en cada actividad, el nivel de especialización, la distribución del trabajo, la fragmentación del trabajo y la inequidad o equidad en las cargas de trabajo.
Para elaborar este tipo de técnica deben seguirse estos pasos:
Ejemplo de un cuadro o tabla de distribución de actividades:
Tiempos y movimientos
Es una técnica de organización dentro de las empresas que se utiliza para determinar los tiempos estándar de cada una de las operaciones que integran cualquier proceso; así mismo, sirve para analizar los movimientos que son realizados por parte del responsable de esta operación.
El objetivo de esta técnica es evitar movimientos innecesarios, utilizar el mínimo tiempo en la realización de una actividad, conservar los recursos y abaratar costos, ofertar un producto confiable y de alta calidad, minimizar o eliminar los movimientos ineficientes y acelerar los eficientes. Ingeniería de métodos
Es una herramienta que utilizan las organizaciones en el estudio del trabajo. Registra y examina de manera crítica y sistemática la metodología existente y proyectada, se usa fundamentalmente para llevar a cabo un trabajo u operación. Su finalidad respecto al estudio de métodos es identificar y aplicar los más sencillos y eficientes con la intención de aumentar la productividad y reducir costos por unidad, esto es, producir más con menos.
Con la aplicación de esta técnica se obtienen estas ventajas:
- Se realiza el trabajo en menos tiempo.
- Garantiza la conservación de los recursos y disminuye su costo, señalando de manera específica los materiales adecuados, directos e indirectos, para la producción de bienes y servicios.
- Favorece el que se lleve a cabo la producción sin perder de vista la disponibilidad de la energía y recursos energéticos requeridos.
- Se mejora la calidad del producto o servicio y se fortalece la confianza del cliente.
- Propicia la seguridad, salud y bienestar de los empleados y trabajadores.
- Se potencializa la responsabilidad social y ambiental, debido a la forma como se produce.
- La aplicación e implementación de los diversos programas administrativos se realiza desde un alto nivel humano.
Muestreo de trabajo
Es una técnica que utilizan los administradores para la medición del trabajo. Su aplicación consiste en realizar, durante cierto periodo de tiempo, un buen número de observaciones aleatorias, espontáneas e instantáneas de un grupo de personas, máquinas o procesos. Por ejemplo, si yo quiero medir cuánto tiempo se trabaja en la organización a la que pertenezco, inicio por observar una determinada actividad cien veces al azar durante el día y puedo darme cuenta de que ochenta de las cien veces se está trabajando. En resumen, puedo concluir que el 80% del tiempo se está trabajando.
Este ejemplo es muy simple, en ocasiones no basta con observar cien veces para obtener toda la precisión que se requiere, lo importante es preguntarnos qué nivel de precisión y confianza estadística se desea en los resultados. Para conseguirlos se debe reflexionar cuántas observaciones se requieren hacer y en qué momento se deben llevar a cabo.
La finalidad de esta técnica es establecer índices de demoras o retrasos para el personal o equipo, calcular el nivel de desempeño de los trabajadores y medir el tiempo que se requiere para realizar una tarea.
Te invito a que revises el siguiente video:
Conclusión
Las herramientas, en este caso técnicas, indiscutiblemente ayudan al proceso de administración de proyectos y a la organización. No obstante, el uso que se les puede dar no garantiza que sean exitosas. Un buen administrador de proyectos debe contar con los conocimientos necesarios de dirección para llevar a cabo esta tarea y si además utiliza las técnicas de manera pertinente, mucho mejor serán los resultados de su trabajo.
El uso de estas técnicas va a depender de una serie de factores como el tamaño de la organización, el impacto del entorno (tanto interno como externo), la forma como el administrador toma las decisiones, el giro de la empresa, el lugar donde está ubicada, su posicionamiento en el mercado, los recursos con que cuenta y los escenarios proyectados respecto a los resultados esperados.
Para finalizar, puede afirmarse que tanto las técnicas de planeación como las de organización son indispensables dentro de una organización (valga la redundancia), pues sirven como apoyo para el buen establecimiento y seguimiento de la responsabilidad de cada área, departamento, proceso, etc. Adicionalmente, ayudan a describir funciones, actividades, tareas, responsabilidades, estructura organizacional, entre otras.
Fuentes de información
- Gelves, E. (s. f.). Cronograma de actividades. México: Scribd. [Consultado el 20 de julio]. Recuperado el 20 de julio de: https://es.scribd.com/document/403248204/cronograma-de-actividades-docx
- Henry, H. W. (1980). Appraising a company’s strengths and weaknesses. En Managerial Planning, 14(3), págs. 76-81.
- López, C. (22 de junio de 2020). El estudio de tiempos y movimientos. Qué es, origen, objetivos y características. Gestiópolis [sitio web]. Recuperado de https://www.gestiopolis.com/el-estudio-de-tiempos-y-movimientos/
- Münch, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México: Pearson Educación.
- Palomino Sacristán, P. y López Sobrado, A. (s. f.). Proyectis IV: de las herramientas gráficas de gestión de proyectos al SPO. En Revista Vigilancia Tecnológica No. 13. Recuperado de: http://revista.robotiker.com/articulos/articulos89/ pagina1.jsp.
- Tapia, F. (2021). Diagrama de flujo de las actividades del inspector de calidad. Scribd. Consultado 20 julio de 2021. Disponible en: https://es.scribd.com/presentation/459243000/Diagrama-de-flujo-de-las-actividades-del-inspector-de-calidad