Conceptos básicos del proceso de entrega recepción
Introducción
Los conceptos básicos que envuelven a los procesos de entrega recepción nos permiten identificar y determinar que son, como se llevan a cabo, quienes intervienen, los tipos de entrega recepción y cómo se materializan documentalmente.
La entrega recepción como ya se mencionó en los temas expuestos anteriormente, es un proceso administrativo de interés público que se traduce en el acto formal, mediante el cual la o el servidor público obligado que concluye el desempeño de su función, realiza la entrega del despacho en su cargo al servidor público entrante, aceptando los derechos y obligaciones que de ello se derivan, a través de la elaboración del acta administrativa correspondiente.
Esta obligación es aplicable a los servidores públicos entrantes y salientes que se encuentran en los niveles jerárquicos con mayor responsabilidad administrativa y financiera, donde las actividades que realizan resultan de fundamental importancia para el desarrollo de la función pública.
Los tipos de entrega recepción se clasifican en diferentes tipos dependiendo la legislación aplicable para cada entidad federativa o los lineamientos internos de las instituciones obligadas a ejercer estos procesos. Sin embargo, generalmente nos enfrentamos ante tres supuestos; ordinaria, extraordinaria y final, mismas que serán definidas más adelante.
En el transcurso de este capítulo podrás identificar conceptos básicos que propician el ejercicio de estos procesos, que de manera conjunta propician que esta serie de actividades alcancen la finalidad y propósito por la cual fueron creados.
Desarrollo del tema
4. Conceptos básicos del proceso de entrega recepción
4.1 ¿Qué se entiende por proceso de entrega recepción?
En términos generales, se define al proceso de Entrega-Recepción, como aquel acto administrativo, de cumplimiento obligatorio y de interés público mediante el cual una persona servidora pública que deja un cargo público, hace entrega de los recursos que le fueron concedidos para el desempeño de dicho cargo a la persona servidora pública entrante, mediando siempre la documentación de dicha entrega en un documento formal, como lo es el acta administrativa correspondiente.
En términos jurídicos, es el acto legal por el cual se formaliza la entrega del empleo, cargo o comisión en la administración pública a los servidores públicos entrantes y la recepción que estos efectúan aceptando las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si bien los servidores públicos salientes deslindan parte de sus responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter jurídico de este proceso no las exime de las responsabilidades accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, en los términos y prescripciones que señalan las propias leyes del Estado.
4.2 Sujetos obligados a los procesos de entrega recepción
Acorde a lo establecido en el artículo 49, fracción VII de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la obligación de las personas servidoras públicas de rendir cuentas sobre el ejercicio de sus funciones se sujetará a lo dispuesto en las normas secundarias aplicables, y en virtud de la pluralidad de entes públicos de los diversos niveles de gobierno y sus propias normativas aplicables al proceso de Entrega – Recepción, la definición de quienes serán sujetos de dicha obligación es distinta, por ejemplo, a nivel federal son sujetos obligados:
“…el Titular de Dependencia y hasta nivel de Director General o equivalente, servidores públicos que estén a cargo de administrar o manejar fondos, bienes o valores públicos, así como los de niveles inferiores que adicionalmente determinaron los Titulares de la Secretaría y de los órganos desconcentrados; y aquellos que por comisión, suplencia, encargo o bajo cualquier otra figura, hayan quedado como encargados provisionales de alguna unidad administrativa cuyo titular deba cumplir con esta obligación.”.
En la Administración Estatal de Guanajuato, “Son sujetos obligados …a realizar la entrega-recepción:
I. Ordinaria y simplificada: Los servidores públicos de las dependencias y entidades, y en general cualquier persona que desempeñe un empleo, cargo o comisión en la Administración Pública Estatal;
II. Extraordinaria: Los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas de las mismas, por extinción o modificación de sus atribuciones o funciones; y
III. Final: Los titulares de las dependencias y entidades del Poder Ejecutivo.”
En el caso de la Universidad de Guanajuato, se tiene contemplado que todas las personas adscritas a la Institución sean sujetos obligados del proceso de entrega recepción, independientemente del cargo o función que detenten, como así se prevé en su normatividad aplicable:
“Son sujetos obligados …a realizar la entrega-recepción:
I. Ordinaria y simplificada: Las y los servidores públicos adscritos a las unidades administrativas y académicas de la Universidad; y
II. Extraordinaria: Las y los titulares de las unidades administrativas cuya extinción o modificación de funciones se trate, aquellas en las que el titular saliente sea renovado para un periodo inmediato más. En caso de no señalarse expresamente, la Contraloría General determinará a las y los servidores públicos encargados de realizarla.”
El criterio anterior se asume desde la perspectiva de que todo servidor público que se encuentre adscrito a la Institución cuenta, al menos, con el cúmulo de bienes y asuntos (de la naturaleza que fueren), que tuvo encomendados durante su empleo, cargo o comisión, y que por lo tanto, deberá de entregarlos al término del mismo, lo que abona a la cultura de rendición de cuentas de la Institución.
4.3 ¿Quiénes intervienen en los procesos de Entrega – Recepción?
En todo procedimiento administrativo de Entrega-Recepción intervienen:
4.4 Actas de entrega recepción
Se refiere al documento por medio del cual se formaliza y documenta la Entrega-Recepción y el servidor público saliente entrega el despacho al servidor público entrante, haciéndose constar las personas que intervienen en el acto (sujetos obligados, autoridades competentes y testigos de las partes), la relación de los recursos humanos, materiales y financieros que se entregan, así como, la documentación que se encuentre en resguardo y los asuntos en trámite.
Conclusión
La entrega recepción es un acto de naturaleza jurídica y administrativa, de interés público y de cumplimiento obligatorio, pero sobre todo constituye un proceso de rendición de cuentas no exclusivamente del uso y destino de los recursos públicos, sino de las decisiones y de las acciones de las y los servidores públicos que se encuentran dentro de los supuestos de sujetos obligados.
Para llegar a esa definición es necesario tomar en cuenta la serie de conceptos básicos contenidos dentro de las propias disposiciones normativas y de referentes teóricos en la materia, al ser herramientas que nos ayudan a determinar el alcance de estos procesos, así como a limitar la interpretación y aplicación de la norma.
Fuentes de información
- Lcda. Ana Laura Arratia Pineda. (2015). GUÍA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y MUNICIPAL. 30 de octubre del 2021, de Secretaria de la Función Pública Sitio web: file:///C:/Users/usr-ugcg-389/Downloads/guia-concept-proc-E-R.pdf
- ACUERDO por el que se establecen los Lineamientos Generales para la regulación de los procesos de entrega-recepción y de rendición de cuentas de la Administración Pública Federal, consultable en:
- https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/244746/ACUERDO_por_el_que_se_establecen_los_Lineamientos_Generales_para_la_regu….pdf
- Reglamento de Entrega-Recepción para la Administración Pública Estatal, consultable en: https://normatividadestatalymunicipal.guanajuato.gob.mx/archivos/741a0099c9ac04c7bfc822caf7c7459f.pdf
- Lineamientos para los Procesos de Entrega-Recepción de los Servidores Públicos de la Universidad de Guanajuato, consultable en: https://www.ugto.mx/gacetauniversitaria/images/controlinterno/lineamientos-procesos-entrega-recepcion-servidores-publicos-universidad-guanajuato.pdf