Verificación contenida en los procesos de entrega recepción
Introducción
Uno de los propósitos de los procesos de entrega recepción es facilitar la incorporación de las y los nuevos servidores públicos, donde el proceso de verificación juega un papel crucial ya que tiene la finalidad de corroborar que la información susceptible de ser entregada por las y los servidores públicos salientes, cumpla con los requisitos, tiempos, formatos y extensión estimados, de tal suerte que los servidores públicos entrantes puedan reportar las diferencias entre lo reportado y lo constatado, para que la información faltante o contraria pueda ser aclarada.
Es entonces que el proceso de verificación permite generar un espacio de revisión para que todos aquellos datos e información cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones normativas en materia de entrega recepción. A continuación, te daremos a conocer los efectos que derivan de este proceso, así como especificaciones que giran entorno a los mismos.
Desarrollo del tema
5. Verificación contenida en los procesos de entrega recepción
La palabra verificar del latín verificāre, según la Real Academia de la Lengua Española corresponde a la acción de comprobar o examinar la verdad de algo.
La verificación es, por lo tanto, el proceso de revisión que delimita la responsabilidad y legalidad en los procesos de Entrega – Recepción, de los actos declarados y de su comprobación fehaciente, tanto documental como de evidencia física. Facilita la incorporación de los nuevos servidores públicos en su respectivo ámbito de competencia y en el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, a partir de los informes de la Entrega-Recepción y con ello propicia la continuidad a los asuntos regulares de gobierno y aquellos programas que por su naturaleza sean de vital importancia o interés para la comunidad.
El proceso de verificación corresponde a los servidores públicos entrantes dentro del plazo determinado en la legislación en materia de Entrega-Recepción, para los servidores públicos. De ahí que las leyes en la materia o las disposiciones legales y administrativas prevengan la apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y demás elementos informativos y demostrativos que han sido recibidos de parte de los servidores públicos salientes.
5.1 Efectos derivados del proceso de verificación
Los supuestos derivados de la verificación son los siguientes:
- Primero.- Que el contenido de los informes, expedientes, y documentos probatorios coincidan a plenitud con las evidencias físicas y la constatación en campo de los reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales, fondos, valores y bienes muebles e inmuebles que forman parte de la Entrega-Recepción.
- Segundo.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de datos, presentación de pruebas o comprobación del estado real que guardan los objetos de la observación, en cuyo caso, con una intervención apropiada de los servidores públicos responsables, pueden subsanarse y adicionarse como aclaradas en el reporte correspondiente.
- Tercero.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado que no hayan sido producidas por causas negligentes o incumplimiento de las normas vigentes, pero cuya situación puede explicarse por motivos, previamente registrados y documentados como de fuerza mayor o causas no imputables a la voluntad o acción de los servidores públicos que se trate, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas que acrediten la existencia de tales circunstancias.
- Cuarto.- Que existan diferencias entre lo reportado y lo constatado que hayan sido producidas por omisiones, y presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento de normas, transgresión de disposiciones legales y reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera ostensible irregularidades que no puedan justificarse por causas de fuerza mayor, pero que no signifique o implique daños al patrimonio o que no representen obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad de los entes públicos.
- Quinto.- Que las diferencias entre lo reportado y lo constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo, error, omisión u otras causas imputables a los responsables de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma o pérdidas irreparables al patrimonio de los entes públicos o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por los afectados.
- Sexto.- Que la información de la entrega no cumpla con las especificaciones establecidas en las normas expedidas en materia de Entrega-Recepción.
Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero antes señalados, pueden ser requeridos a los propios servidores públicos salientes, por conducto de los servidores públicos entrantes y que hayan tenido a su cargo la gestión de los asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la entrega, mismos que deberán atender los requerimientos de aclaración hasta su presentación y acreditación satisfactoria.
Los efectos que producen los supuestos cuarto, quinto y sexto, deberán ser registrados en un acta especial de revisión, con el expediente que demuestre los hechos identificados y su documentación respectiva, de conformidad a las disposiciones establecidas en materia de Entrega-Recepción, para que se proceda a su aclaración o solventación y en su caso, al establecimiento o deslinde de las responsabilidades administrativas que correspondan. Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio de los entes públicos, con la presunción de responsabilidades penales directas, serán denunciados ante las autoridades ministeriales de procuración de justicia del estado.
Conclusión
La verificación dentro de los procesos de entrega recepción permite agilizar la entrada de los nuevos servidores públicos, poniendo a su disposición las herramientas óptimas para examinar a detalle la información entregada por la o el servidor público saliente, evitando así las pérdidas o alteraciones de expedientes, evidencias, recursos materiales y financieros sujetos al cargo correspondiente, que se traducen en daños al patrimonio público y que conllevan responsabilidades de carácter administrativo o penal cuando estas no son justificables o alterables por parte del sujeto obligado. El marco legal aplicable definirá los tiempos, formas, pasos e intervinientes en los procesos de verificación dando oportunidad de que los sujetos obligados puedan cumplir cabalmente con sus obligaciones y puedan solventar las anomalías que derivan de las mismas.
Fuentes de información
- Lcda. Ana Laura Arratia Pineda. (2015). GUÍA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE ENTREGA-RECEPCIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESTATAL Y MUNICIPAL. 30 de octubre del 2021, de Secretaria de la Función Pública Sitio web: file:///C:/Users/usr-ugcg-389/Downloads/guia-concept-proc-E-R.pdf