Clase digital 6. El proceso de Entrega Recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato

El proceso de Entrega Recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato

Introducción

Los procesos de entrega recepción conllevan características propias tratándose de los diferentes niveles de gobierno y sus instituciones obligadas, a pesar de ser en términos teóricos un concepto genérico. Sin embargo, es la legislación local aplicable la que define como se llevan a cabo, aunado a los lineamientos y/o reglamentos internos que terminan por definir quienes y de que manera se desarrollarán dichos procesos.

En el caso de la Universidad de Guanajuato, como sujeto legal autónomo obligado a la rendición de cuentas por parte de sus servidores públicos, en apego a lo dispuesto por la legislación local del Estado de Guanajuato y sus lineamientos internos sobre procesos de entrega recepción, con el apoyo de la Contraloría General de la Universidad de Guanajuato, órgano interno de control encargado de su evaluación y desarrollo administrativo, se crea EntregaNet UG, una herramienta tecnológica que posibilita el cumplimiento de las entregas recepción por medio de una base de datos encargada de almacenar, registrar y dar seguimiento real a los expedientes que contienen la información de las y los servidores públicos que se encuentran en ejercicio de estos procesos, de tal suerte que a pesar de las adversidades a las que nos enfrentamos, especialmente la originada por motivo de la pandemia a causa del virus SARS-COV2 (COVID 2019), el cumplimiento de las obligaciones públicas no se ven afectadas, retrasadas o alteradas gracias a la existencia de un sistema informático que permite llevar los procesos de entrega recepción vía remota, sin necesidad de que se reduzcan a actos de naturaleza presencial o el almacenamiento de la información sea solo mediante archivos documentales, ya que funge a su vez como un respaldo de los datos requeridos.

Desarrollo del tema

6. El proceso de Entrega Recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato

6.1 Marco legal aplicable 

• Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.
• Ley Orgánica de la Universidad de Guanajuato.
• Lineamientos de Organización y Funcionamiento de la Contraloría General de la Universidad de Guanajuato.
• Lineamientos para los procesos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato.

6.2 ¿Qué es y cómo se lleva el proceso de entrega recepción en la Universidad de Guanajuato?

Según los Lineamientos para los procesos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato, el proceso de entrega-recepción es el procedimiento administrativo por medio del cual una persona integrante del servicio público derivado del cambio de adscripción, salida temporal o definitiva, pone a disposición de otra persona los bienes, recursos, materiales, documentos y asuntos en trámite con los que contaba en razón de su cargo en la Universidad de Guanajuato.

El Proceso de Entrega de Recepción es de interés interno, de cumplimiento obligatorio y formal, que tiene como finalidad darle plena vigencia a los principios de transparencia y rendición de cuentas, garantizando a su vez la continuidad en la gestión institucional, el aprovechamiento de los recursos asignados a las actuales autoridades y funcionarios universitarios. 

En la Universidad de Guanajuato, corresponde al Órgano Interno de Control la supervisión de la a entrega-recepción ordinaria de los puestos de jefe de departamento y superiores del tabulador de puestos de la Universidad y sus equivalentes, así como aquellos que considere necesarios de acuerdo con la naturaleza de sus funciones, así como en cualquier caso que se presente una entrega recepción simplificada y extraordinaria.

La supervisión de la entrega-recepción ordinaria de niveles tabulares inferiores al de jefe de departamento se supervisará por el Comisionado de Control, Evaluación y Fiscalización de cada una de las Dependencias Administrativas y Entidades Académico Administrativas; en caso de no contar con éste o de encontrarse imposibilitado de manera justificada para estar presente, la o el titular de la unidad administrativa o académica designará a la persona que deberá supervisar dicho acto. En estos casos dicha persona comisionada deberá informar mensualmente a la Contraloría General sobre los procedimientos de entrega que le correspondió supervisar.

En general, los procesos de Entrega Recepción se llevan a cabo de la siguiente manera:

6.3 Tipos de entrega-recepción:

En la Institución se tienen previstos los siguientes supuestos para los tipos de entrega recepción de acuerdo con nuestra normatividad:

• Entrega-recepción ordinaria: La realizada por separación definitiva del cargo, independientemente de las causas que den origen a la misma.
• Entrega-recepción simplificada: La derivada de la separación temporal por más de 30 días, de las funciones o del área de adscripción o, en su caso, por término de contrato de prestación de servicios profesionales.
• Entrega-recepción extraordinaria: La realizada en virtud de la extinción, creación o modificación de funciones de las dependencias administrativas o entidades académico-administrativas. 

6.4 Sujetos obligados al proceso de entrega – recepción

En términos de lo dispuesto por los Lineamientos de la Universidad de Guanajuato, son sujetos obligados a realizar la entrega-recepción: 

• En las entregas ordinarias y simplificadas: las y los servidores públicos adscritos a las unidades administrativas y académicas de la Universidad.

 En las entregas extraordinarias: las y los titulares de las unidades administrativas cuya extinción o modificación de funciones se trate, aquellas en las que el titular saliente sea renovado para un periodo inmediato más. En caso de no señalarse expresamente, la Contraloría General determinará a las y los servidores públicos encargados de realizarla.

6.5 EntregaNet UG

En las últimas décadas, con el nacimiento y desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación (TICs), ineludiblemente las organizaciones públicas, privadas y sociales, nos hemos visto obligadas a trabajar en nuestra transformación digital, buscando incorporar la automatización a nuestra gestión interna y a los procesos y procedimientos substantivos, y utilizar las herramientas TICs para interactuar con nuestros equipos y usuarios, como un mecanismo para el fortalecimiento de los gobiernos corporativos, y del sistema democrático en general. Ello, en obvio de razones, ha resultado en una mayor participación e involucramiento por parte de los ciudadanos en la toma de decisiones públicas.

En tal sentido, las TICs han modificado la manera en que las Administraciones Públicas y los ciudadanos interactúan. Para la Universidad de Guanajuato como un organismo público autónomo, la proximidad con la Comunidad Universitaria y la necesidad de dar respuesta a sus demandas, acentúan la urgencia de afrontar el reto de la adaptación a los instrumentos que las TIC´ s proporcionan.

Así, el Órgano Interno de Control de la Universidad de Guanajuato (OIC-UG), como entidad encargada del control, evaluación y desarrollo administrativo de la Universidad, persigue como uno de sus compromisos primordiales establecer estrategias integrales que abonen al andamiaje administrativo de nuestra Institución, para afrontar con éxito los retos cotidianos y estratégicos que el contexto actual demanda a la Universidad Pública mexicana, viéndose constreñida a estar a la vanguardia para concretar la realización de las facultades que la Ley Orgánica de la Universidad de la Universidad de Guanajuato le atribuye.

Particularmente nos queremos referir al reto que representó la contingencia de salud causada por la epidemia generada por el virus SARS – CoV2 (COVID 19) que lamentablemente aún aqueja a nuestro país, la cual ha originado que los responsables de desdoblar las atribuciones legales de la función pública que se nos ha encomendado, nos veamos en la necesidad de adaptarse y emplear las herramientas TICs para cumplir con los objetivos institucionales que la Ley nos encarga, ya sea por medio de las redes sociales, páginas web, aplicaciones tecnológicas y herramientas colaborativas.

Con este panorama, el Órgano Interno de Control de la Universidad de Guanajuato se dio a la tarea de crear una herramienta que posibilita el cumplimiento de la obligación de realizar la entrega recepción, en tiempo y forma, apegado a la normatividad, pero también que cumpliera con la característica de ser en línea, esto es, de construir un expediente electrónico a distancia. Derivado de ello, nace el proyecto Entreganet UG. 

EntregaNet UG es un desarrollo tecnológico que nos permite registrar, controlar y dar seguimiento en tiempo real a los expedientes de entrega recepción de las personas servidoras públicas universitarias sujetas a la obligación pública que se encuentra prevista en el artículo 49, fracción VII de la Ley General de Responsabilidades Administrativas y su correlativo de la Ley estatal de la materia, así como en la normatividad universitaria. 

Con el cumplimiento de dicha obligación pública se propicia la generación de evidencias para la toma de decisiones públicas que coadyuven con la construcción del proyecto universitario que mandatan nuestro marco normativo y los instrumentos de planeación.

Las necesidades que originaron el proyecto fueron:

• Fomentar el cumplimiento de las obligaciones públicas en la Institución.
• Contar con información ordenada y sistematizada, lo que eventualmente permitirá la toma de decisiones informadas.
• Generar una memoria histórica con el debido soporte documental que refleje el cumplimiento de las funciones o facultades conferidas a las personas durante su encargo.
• Contar con una herramienta tecnológica que posibilite la gestión, monitoreo y seguimiento en tiempo real de los procesos.
• Eficientizar los tiempos y recursos destinados a la ejecución del proceso.
• Como beneficios podemos referir que el sistema EntregaNet nos ha permitido lograr:
• Incentivar el orden institucional, fomentando el cumplimiento en tiempo y forma de las personas servidoras públicas universitarias con respecto de sus procesos.
• Agilizar el proceso de y permitir conducirlo por medios remotos, lo cual ha resultado de suma importancia en el contexto actual que involucra a la pandemia provocada por la enfermedad COVID-19, haciendo propicio el cuidado del derecho a la vida y a la salud de los participantes en los procesos.
• Proveer el resguardo de la información sujeta al proceso, datos que constituyen la base del ejercicio de las funciones inherentes al empleo, cargo o comisión que se entrega; 
• Que se lleve a cabo el monitoreo y seguimiento del avance en la integración de los expedientes de los procesos, lo que permite la conclusión de los mismos en tiempo y forma.
• Administrar la seguridad de la información, permitiendo la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos reportados dentro de un proceso de entrega -recepción, a través de los diferentes niveles de seguridad, permisos y candados aplicados en el sistema.
• Reducir de manera significativa el consumo de papel derivado de la concreción por medios remotos, de los procesos de entrega – recepción.

EntregaNet-UG ha contribuido a desarrollar con agilidad, eficacia y seguridad los procesos de entrega–recepción, propiciando la integración y el manejo de información mediante el uso de las tecnologías de la información, constituyéndose como un verdadero mecanismo que garantiza la continuidad de la gestión universitaria, lo que a su vez impacta en la construcción del andamiaje para un adecuado ejercicio de la transparencia y la rendición de cuentas a la sociedad, creándose el tejido necesario para posibilitar y potenciar el ejercicio de los derechos de los ciudadanos.

EntregaNet UG ha impactado de manera positiva a la sociedad, dado que, al garantizar la continuidad en la gestión universitaria, minimiza de manera sustancial la pausa o el detrimento de las funciones propias de un cargo público, lo cual se traduce en que los servicios proporcionados por la Institución a la sociedad no se verán nunca comprometidos o perjudicados por la no realización o concreción deficiente de un proceso de entrega recepción.

También, ha eficientizado el uso de los recursos públicos, agilizando y reduciendo los tiempos de concreción de los PR-ER; 

Asimismo, ha posibilitado la contribución con las políticas medioambientales de la Institución, al reducir el uso del papel y los consumibles.

6.6 Información susceptible de ser entregada 

Los Lineamientos para los procesos de entrega-recepción de los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato en su artículo noveno señalan los rubros de la información sujeta a entrega. Estos rubros corresponden a una información categorizada, y dependiendo el área y cargo que desempeñe la o el servidor público, se deberán cargar los datos correspondientes.   

Existen dos tipos de rubros: 

• Rubros misionales. Son aquellos formatos y documentos que contienen la información relativa a las funciones académicas y/o administrativas.  
• Rubros generales. En ellos se determina la información relativa a la gestión administrativa como lo son los diversos recursos y derechos y obligaciones inherentes al cargo que se desempeña. 

Los cuales a su vez le corresponden las siguientes subdivisiones:

• Rubros misionales: 

• Rubros generales: 

6.7 Referentes normativos de otras universidades autónomas sobre procesos de entrega recepción

Las universidades autónomas fungen a su vez como referentes en materia de los procesos de entrega recepción institucionales, a través de la emisión de sus lineamientos y acuerdos que marcan una pauta de actuación y sirven como modelos a replicar. A continuación, se presenta una tabla que contiene el marco normativo interno disponible en las páginas oficiales:

Conclusión

Como pudiste observar en la clase anterior, la Universidad de Guanajuato a través de su Ley orgánica y sus lineamientos en materia de procesos de entrega recepción, termina por definir en apego con la legislación local aplicable, un proceso único que propicia el cumplimiento de las obligaciones sobre rendición de cuentas por parte de los sujetos obligados a estas, con el apoyo y supervisión de la Contraloría General de la Universidad de Guanajuato y su sistema EntregaNet UG, un sistema integral de gestión de documentos electrónicos.

Resulta fundamental contar con procesos de entrega recepción determinados, eficaces y eficientes, pues se trata de una herramienta que permite la continuidad de las actividades administrativas de la Universidad de Guanajuato, a través de los mecanismos legales y materiales correspondientes a fin de permitir la conclusión y avances de una gestión. Es un trabajo de colaboración que reúne los esfuerzos por transparentar la actuación de las entidades académicas y dependencias de la universidad, mediante el respaldo de una memoria histórica sobre todas las decisiones que se toman el interior de la institución, lo cual se traduce en una muestra de cultura administrativa que revela el manejo escrupuloso de los recursos, documentos y asuntos institucionales. De ahí la importancia de contar con procesos bien definidos y sustentados.

Las y los servidores públicos de la Universidad de Guanajuato, deben tener conciencia de la importancia del cumplimiento de esta obligación pública, apoyándose en todo tipo de instrumentos informativos que fungen como guías y fomentan un conocimiento más detallado sobre los procesos legales-administrativos que se encargan de dejar constancia del estado que guarda su gestión en caso de ser entregada, o bien al recibir un nuevo cargo agilizando su recepción y delimitando responsabilidades.