Clase digital 1. Definición de las habilidades para la supervisión

Definición de las habilidades para la supervisión

Introducción

Bienvenido a la primera clase del curso Desarrollo de competencias y habilidades para la supervisión de personal. En esta primera lección hablaremos acerca de las siguientes ideas: qué es una habilidad, qué se entiende por supervisión, cuáles son los objetivos de la supervisión, a qué nos referimos cuándo hablamos de habilidades para la supervisión, por qué la supervisión es importante, cuáles son sus funciones, en qué consisten los criterios en su aplicación, entre otros. 

Seguro te preguntarás si es posible transformar un comportamiento o integrar una nueva habilidad. En el trayecto del curso podrás dar respuesta a estas preguntas, sin embargo, se puede afirmar desde este momento que cualquier intento técnico o sistemático que tiene como objetivo aumentar la calidad, la satisfacción del personal, mejorar la práctica, creencias y conocimientos en el ámbito donde se labora o se ejerce la profesión ya es un cambio que potencializa nuevas habilidades y promueve el desarrollo profesional. 

Para desarrollar de manera efectiva y pertinente el proceso de supervisión se requiere tener un dominio de lo que significa esta y de los conceptos que se relacionan, comprender el contexto en el que se lleva a cabo y el rol que tiene dentro de las organizaciones para realizarla de manera contundente y alcanzar los objetivos. Estos elementos y los que se verán en las siguientes sesiones te darán las bases necesarias para tu desarrollo en este tema. Además, es bueno recordarte que la supervisión es fundamental para el logro de un impulso económico, debido a que brinda todas las facilidades para que la dirección ejecute las funciones en esta área con la intención de producir bienes y servicios con altos estándares de calidad, dando confianza al cliente y convirtiéndose en una ventaja competitiva para la organización. Ahora que sabes esto, estás listo para empezar. 

Desarrollo del tema

Dada la intensificación de la competencia, entre otras cosas debido a la internacionalización de la economía y al desarrollo cada vez más rápido de las últimas tecnologías de la información y la comunicación, son masivos los cambios estructurales y organizativos en la mayoría de las empresas. La organización plana u horizontal respecto de la jerarquía y la producción ajustada conducen al crecimiento de la responsabilidad de cada uno de los empleados. Por otra parte, la búsqueda de la eficiencia y salud económica en tiempos de recesión ocasiona conflictos dentro de las organizaciones, especialmente para los niveles intermedios de dirección. Los problemas surgen por reducciones, fusiones, adquisiciones de empresas, entre otros. Esto demanda que los gerentes refuercen sus habilidades sociales, ya que en ocasiones están insuficientemente preparados para llevar a cabo sus complejas tareas de gestión y supervisión. A todo esto, se agrega el cambio de valores en la población. 

Lo mencionado en el párrafo anterior genera tensiones en el desarrollo profesional de los ejecutivos cuya consecuencia es a menudo un sobreesfuerzo, que frecuentemente impacta de manera negativa la calidad en el ejercicio del liderazgo y desde luego, en última instancia el éxito de la empresa. Por esta razón, se recomienda una supervisión regular que es lo que se analizará a continuación.

Antes de iniciar con el contenido de la clase te invito a reflexionar este caso:

Un banco contrató a un equipo de consultores de gestión para limpiar un departamento de contabilidad. La gente del banco intentó recortar costos tanto como fue posible mediante el uso de una automatización inferior, procedimientos descuidados, controles mínimos y salarios mezquinos que atraían solo al personal de baja calidad.

Uno de los nuevos contables se enteró de que un ex empleado había estado falsificando informes e inventando números durante meses y esta acción suya no había sido detectada por su gerente.

Cuando se inició una investigación interna, se descubrió que el gerente solía operar de una manera «sin intervención» y dejaba a los miembros de su equipo con sus trabajos por completo. Su estilo de trabajo estuvo influido en gran medida por el enorme tamaño de su equipo, que no le permitió ni el tiempo ni las herramientas para micro gestionar y coordinarse con todos y cada uno de los miembros de su equipo. Esta situación se creó porque la administración había acumulado innecesariamente demasiado trabajo sobre el gerente para ahorrar costos.

Le tomó al banco meses de horas extras y auditorías para aclarar el desorden. Al final, el banco tuvo que desembolsar millones a sus depositantes para compensar los fallos en los registros de sus cuentas y estas sumas superaron con creces los pequeños ahorros que habían logrado hacer mediante recortes tan descarados.

Todo dicho y hecho, el gerente fue descubierto como un chivo expiatorio conveniente y fue despedido. Unos años más tarde, el banco cerró.

¿Qué es una habilidad?

Cuando se habla de habilidad nos referimos a la destreza que se tiene para hacer una cosa, la cual se realiza con arte y con gracia. 

Existe una diferencia entre habilidad y competencia. Esta última puede definirse cómo las condiciones que se requieren para llevar a cabo una determinada función o servicio y que son adquiridas por el individuo, por tanto, son de su propiedad y se ve en la necesidad de modificarlas continuamente. Adicionalmente, las utiliza en la solución de problemas concretos en situaciones laborales que presentan cierto grado de incertidumbre y complejidad técnica. 

Definidos estos términos y notando la diferencia entre los mismos, estamos en condiciones de abordar lo referente al perfil de habilidades directivas. Para los fines de este tema, las entendemos como el conjunto de habilidades, aptitudes y competencias que caracterizan la formación y capacitación de una persona para asumir de manera consciente y óptima las responsabilidades propias de las funciones y tareas que desarrolla con respecto a una determinada función directiva. En este caso, se aludirá a las habilidades para la supervisión.

¿Qué se entiende por supervisión?

En un estudio llevado a cabo en la Universidad de Harvard por Jack Zenger y Joseph Folkman, la pregunta central fue: ¿Es posible ser un líder con altos estándares y orientado a los resultados y, al mismo tiempo, formar un equipo comprometido y divertido para trabajar? Los datos de 60,000 gerentes demostraron que sí. Con este estudio se llegó a la conclusión de que tener la capacidad de impulsar simultáneamente los resultados y practicar excelentes habilidades con las personas es una combinación poderosa que tiene un impacto dramático en la efectividad de un líder. 

De lo expuesto en el párrafo anterior y como conclusión del estudio, puede afirmarse que la supervisión es un proceso del que no se puede prescindir en el desarrollo laboral. La diferencia es que en este momento el supervisor ya no es el capataz del comienzo del siglo XX; hoy el supervisor, líder o coordinador debe ser un facilitador que permita que los supervisados perciban que cuentan con una figura de la dirección que es capaz de atender sus necesidades y sugerencias de trabajo, se preocupa por su formación y capacitación, revisa su carga de trabajo, establece los estándares esperados, monitorea y revisa su desempeño, identifica oportunidades de aprendizaje y desarrollo, los mantiene informados, genera canales de comunicación, entre otros. 

De todo lo expuesto se deriva que la supervisión es un proceso de asesoramiento en el que se analizan problemas de interacción y actuación profesional, mediante la reflexión y el análisis sistemático del contexto general, de la persona y de la situación misma, con el objetivo de apoyar el desempeño, calidad, bienestar, desarrollar la personalidad y las habilidades profesionales de los supervisados a través de la ayuda del supervisor.

La palabra supervisión etimológicamente se deriva de dos palabras latinas: super que significa “sobre” y videre que alude a “ver”. Si nos atenemos literalmente a su sentido etimológico, un supervisor es aquel que ve u observa desde arriba a un grupo de personas. En el caso de las organizaciones, ayuda a su equipo de colaboradores o subordinados para que desarrollen su trabajo, destinado a satisfacer con calidad las necesidades de los clientes y, desde luego, de la organización. Es un término que se utilizó por primera vez en Europa, después de la Segunda Guerra Mundial.

La supervisión es un proceso que involucra a un directivo que se reúne regularmente e interactúa con el personal para revisar su trabajo. La principal característica de la supervisión es el acompañamiento de un profesional que comparte conocimientos y experiencias con el supervisado. Esta es la razón por la que diferentes autores ven la supervisión como una forma especial de tutoría o consejo (por ejemplo, Höfle & Huber 1991, p. 38; Pühl 1990, p. 3, entre otros). 

Enseguida, se aportan otras definiciones de supervisión más precisas que se han formulado con la finalidad de apoyar las funciones de los supervisores: 

• Michael Carroll (2007) define la supervisión como “el desarrollo conjunto que permite al supervisado reflexionar sobre su trabajo para hacerlo mejor”.
• En el 2009 diversas federaciones de entrenadores de Gran Bretaña, entre las cuales se encuentran EMCC, ICF, APECS y AC, definen la supervisión como “un proceso conversacional que permite a los entrenadores y mentores gestionar su aprendizaje y desarrollo para mejorar su práctica”.
• Stevens & Willis (2005) la conceptualiza como “el proceso formal de apoyo profesional que permite el desarrollo del entrenador y asegura la eficacia de sus prácticas. 

Se puede notar que los elementos constitutivos que comparten estas definiciones son: el apoyo, el desarrollo y la resolución a través de un proceso de diálogo y reflexión común.

El marco de la supervisión

¿Qué se entiende por marco de la supervisión? Describe los principios, conceptos y procesos centrales que las organizaciones utilizan para guiar y orientar la supervisión. Estos principios, conceptos y procesos centrales se aplican a todas las organizaciones independientemente de su tamaño, y se adaptan a los aspectos únicos de cada una. En la siguiente imagen se muestra lo fundamental de un marco de supervisión:

Objetivos de la supervisión

Los objetivos que se pretenden lograr con la supervisión son:

• Fortalecer el desempeño y mejorar la productividad de los empleados.
• Hacer uso óptimo de los recursos. 
• Lograr la máxima rentabilidad en cada una de las actividades realizadas. 
• Potencializar constantemente el desarrollo integral del personal. 
• Monitorear las actitudes, habilidades y conocimientos de los colaboradores. 
• Contribuir a mejorar las condiciones laborales.  
• Empoderar al equipo de trabajo. 

¿Por qué la supervisión es importante?

Existen diversidad de razones que fundamentan la importancia de la supervisión, algunas se mencionan a continuación: 

¿A qué nos referimos cuando hablamos de habilidades para la supervisión?

Cuando se habla de habilidades para la supervisión se alude a aquellas que utilizan los gerentes, supervisores y jefes de área en la realización de su trabajo para lograr los objetivos propuestos y responder a las exigencias de la organización. En este sentido, puede decirse que los supervisores son un activo importante para cualquier empresa u organización, ya que al interactuar con los empleados monitorean su desempeño y les dictan sus tareas. Por tanto, las habilidades de supervisión son las cualidades o rasgos que permiten a los gerentes realizar estas tareas. Por lo general, se consideran habilidades blandas porque implican la comunicación directa entre un gerente y un empleado. Estas son esenciales para todos los integrantes de la organización, debido a que sirven de base para ascender en su carrera a puestos de dirección y liderazgo.

Funciones clave de la supervisión

Diversos autores coinciden en mencionar como funciones clave de la supervisión las siguientes:

El Consejo Europeo de Monitoreo y Coaching (EMCC por sus siglas en inglés) especifica cuáles son las funciones de la supervisión y con qué criterios debe realizarse. Enseguida se mencionan:

• El supervisor debe conocer y promover las normas (o estándares) específicas de cada profesión (tanto las suyas como las del supervisado), ya que son distintas. Esto permite distinguir entre los dos oficios y facilita anclar en la identidad del supervisado la del supervisor y viceversa: cuando supervisa es supervisor y cuando lo supervisan es supervisado. 

• La calidad es lo que hace posible lograr el mayor beneficio del supervisado, de los clientes y la organización. Se obtiene cuando se dan estas condiciones específicas: capacitación y certificación, acreditación, desarrollo profesional continuo y la supervisión del supervisor. 

• Cada profesión tiene su propia ética. El supervisor debe atender los requisitos éticos en el trato con el supervisado. La ética se define como un proceso de elección entre valores en conflicto; es un tema central de la supervisión para enfrentar y resolver de manera óptima todos los dilemas éticos encontrados durante el desarrollo de la supervisión. 

Conclusión

Los directivos que tienen a su cargo la supervisión dentro de la organización requieren estar familiarizados con el conocimiento del comportamiento humano y contar con las habilidades de supervisión necesarias para apoyar el desarrollo y talento de sus colaboradores. El decidir ser supervisor eficaz exige tiempo y atención, dado que la supervisión es una tarea continua, nunca se termina de supervisar. Se debe tener el tiempo suficiente para involucrarse con el personal y averiguar cómo va el trabajo; en lugar de esperar a que surjan los problemas, ir a ellos. El tiempo dedicado al mantenimiento humano es un tiempo de calidad bien aprovechado pues se ayuda al supervisado a desarrollar al máximo su potencial.  

Cuando se ejerce la función de gerente, supervisor o responsable de esta área se debe contar con habilidades que se relacionan con el logro de los objetivos, establecer prioridades, diseñar planes de acción y toma de decisiones, organizar tareas, ser capaz de motivar a los integrantes de su equipo, ejercer control durante el desarrollo de las acciones, retroalimentar al personal, entre otras. Ojalá que este tema te haya sido útil para ayudarte en tu rol de supervisor, piensa cómo podrías adaptar este enfoque de supervisión en el futuro.

Fuentes de información

• Aguilar, I., M. J. (1994). Introducción a la supervisión. 18-09-2021, de Editorial Lumen.
• Carroll, M. (2007). One More Time: What is Supervision? Psychotherapy in Australia, 13 (3), págs. 34-40.
• Höfle, K. & Huber, M. (1990). Coaching. In: K. A. Geibler, M. V. Landsberg & M. Reinartz (Hrsg.). Handbuch Personalentwicklung und Training. Ein Leitfaden für die Praxis (Loseblatt-Ausgabe. Grundwerk 1990). Köln: Deutscher Wirtschaftsdienst.
• Pühl, H. & Schmidbauer, W. (Hrsg.). (1986). Supervision und Psychoanalyse: Plädoyer für eine emanzipatorische Reflexion in den helfenden Berufen. München: Kösel.