Nuevo contexto organizacional
Introducción
Bienvenidas y bienvenidos a este curso de administración, hagan de él un espacio de análisis, reflexión, aprendizaje y de experiencias compartidas. Damos inicio con la clase uno digital que estará referida al nuevo contexto organizacional; este es concebido como un marco, un ambiente, un entorno, un conjunto de fenómenos, situaciones y circunstancias que rodean o condicionan un hecho. Por tanto, a las organizaciones les interesa comprender en qué entorno se mueven y qué factores de ese entorno les impactan para conseguir los objetivos definidos o los resultados previstos.
Al ser el contexto cada vez más complejo, dinámico e interrelacionado, la organización está obligada a cambiar para garantizar su propia supervivencia. Los cambios tecnológicos y económicos, entre otros, son resultado de la economía basada en el conocimiento. Dichos cambios conllevan tal incertidumbre y desconcierto que si las organizaciones no se mantienen a la vanguardia corren el riesgo de desaparecer. En este sentido, Kreitner y Kinicki (1997) plantean los beneficios del desarrollo de lo que denominan “cultura adaptativa”, destacando el papel del liderazgo en la creación de una infraestructura que mantenga la adaptabilidad de la empresa. Como se verá más adelante, la cultura, por considerarse dinámica, cambia de manera natural y se transforma en respuesta a los cambios que se producen en la organización, los integrantes de esta o su contexto.
El contenido de esta clase es:
- ¿Qué se entiende por Administración?
- Contexto de una organización
- Entorno interno, elementos y características
- Entorno externo y su composición
- Impacto del entorno externo en el nuevo contexto de la organización
- Papel e impacto del contexto en una organización
- ¿Qué define un nuevo entorno competitivo en las organizaciones actuales?
Con esta visión general del curso y de esta primera sesión comencemos.
Desarrollo del tema
Para hablar del nuevo contexto de una organización es bueno comenzar por definirla. Una organización es un sistema que está inserto en un sistema mayor. Por ejemplo, la organización “X” está inserta en Celaya que, a su vez, está inserta en el estado de Guanajuato, que está inserto en la República Mexicana, que pertenece al continente americano, que está inserto en el planeta Tierra, y así sucesivamente. Para que la organización “X” pueda existir, debe establecer ciertas relaciones con la localidad donde se ubica, el estado al cual pertenece dicha localidad y el país donde se encuentra dicho estado, es decir, debe ubicar el contexto donde se desenvuelve. Cada sistema debe relacionarse con el sistema en el que pertenece, esto es, su entorno exterior. Es bien sabido que la presión del entorno externo ayuda a la organización a crear el contexto en el cual los directores y sus compañías deben operar.
Para funcionar, las organizaciones tienen una estructura y las actividades que los integrantes de la empresa realizan para alcanzar su objetivo común, por lo general, son ejecutadas al interior de la organización en los diferentes niveles de su estructura. Estas actividades conforman el entorno interno de la organización.
¿Qué se entiende por Administración?
Resulta útil para el curso recordar qué es la administración. Torres y Mejía tratan de tomar en cuenta todos los elementos y factores que tienen relación con la administración para proporcionar un concepto contemporáneo de la misma, definiéndola como:
El proceso social de integración de conocimientos y habilidades individuales y la creación de conocimiento colectivo que, alineados por la estrategia de la organización, permiten dar continuidad a las organizaciones gracias a los procesos de adaptación a condiciones de incertidumbre del entorno. En el centro del proceso de integración y generación de conocimientos se encuentran multiplicidad de personas, quienes interactúan a partir de sus intereses, historias, percepciones, personalidades, intuiciones, esquemas de razonamiento diferentes, y generan de base un conjunto de símbolos y significados que originan las organizaciones.
(2006, p. 127-128).
Una vez situados en el campo de la administración, iniciamos con el tema que corresponde a esta primera sesión, el contexto. Este es un concepto muy utilizado en diversos ámbitos de las ciencias sociales; se comprende generalmente como un marco general que nos lleva a reconocer el sentido de la acción. No obstante, cuando se refiere a las organizaciones su uso resulta ambiguo al confundirse inmediatamente con algunos otros conceptos adyacentes tales como el entorno o ambiente, razón por la que se definirá desde esta perspectiva.
Contexto de una organización
Cuando se habla de contexto puede afirmarse que es una noción fundamental para el estudio de cualquier fenómeno social, pues permite reconstruir el marco en el cual ocurren las acciones y cómo son interpretadas por los diferentes actores. En realidad, el análisis del contexto permite iniciar la recuperación del sentido de la acción, así como descifrar los resortes sobre los que se sustenta el comportamiento de los individuos en la organización.
Toda organización que pretende ser exitosa y subsistir en un ambiente que se caracteriza por su gran complejidad debe analizar su contexto para poder determinar objetivos reales y medibles. El contexto puede entenderse como el macroambiente donde la organización está inserta. Al concebirse, la organización como sistema abierto está sujeta y condicionada por el contexto externo e interno que influye decisivamente en su supervivencia y crecimiento. A este respecto Evan establece que “las empresas deben mantener el equilibrio entre las influencias provenientes del contexto externo y las exigencias y necesidades internas” (1976, p. 312).
Existen miles de organizaciones y coexisten en un mismo tiempo y en un mismo espacio, por decirlo de cierta manera. Ninguna organización está aislada del resto y se ve afectada de forma directa o indirecta por las acciones que hagan las demás organizaciones para cumplir sus propios objetivos.
¿Qué se entiende por contexto organizacional?
Gareth lo define como:
El conjunto de fuerzas que rodean a una organización y que tienen la capacidad de afectar la forma en la que opera, así como su acceso a recursos escasos. Estos recursos incluyen las materias primas y los empleados especializados que necesita para producir bienes y servicios; la información que necesita para mejorar su tecnología o decidir acerca de su estrategia competitiva; y el apoyo de las partes interesadas externas, como los clientes que compran sus bienes y servicios o las instituciones bancarias y financieras que proporcionan el capital para sostenerla.
(2008, p. 56)
Entre las fuerzas ambientales que afectan la capacidad de la organización para asegurar estos recursos escasos está la competencia entre los rivales por conseguir clientes, los rápidos cambios en la tecnología que pueden minar su ventaja competitiva y un aumento en el precio de los insumos importantes que eleve los gastos de operación.
Para que las diferentes organizaciones subsistan y se consoliden, deben establecer una relación estrecha entre el contexto interno y externo. Del entorno externo reciben información e insumos que son trabajados y transformados en su ambiente interno; una vez realizado este proceso, los devuelven al exterior en productos o servicios. Del exterior reciben retroalimentación, la cual es recibida o rechazada por las empresas.
Antes de analizar las maneras específicas que desarrollan las empresas para administrar su contexto se debe entender qué fuerzas en él afectan a las organizaciones. Los conceptos de entorno interno o específico y ambiente general o externo nos proporcionan elementos para este análisis.
Al concebirse la organización como sistema abierto, está sujeta y condicionada por el contexto externo e interno que influye decisivamente en su supervivencia y crecimiento. A este respecto, Evan (1976) establece que las empresas deben mantener el equilibrio entre las influencias provenientes del contexto externo y las exigencias y necesidades internas.
Por otra parte, la norma ISO 9001:2015 indica que la empresa que aspire a trabajar “con calidad” no puede quedarse en un análisis interno, sino que debe establecer y analizar todas aquellas cuestiones o factores, tanto internos como externos que pueden afectar su capacidad para lograr los resultados previstos del sistema de gestión de la calidad. Para que la organización pueda estar continuamente adaptándose a su entorno/contexto, está claro que esta comprensión de la organización y su contexto debe ser realizada por dicha organización y revisada periódicamente para adaptarla a los cambios que eventualmente se produzcan.
Entorno interno, elementos y características
El entorno interno de la organización consiste en factores y fuerzas clave que se encuentran en su interior y que afectan su forma de operar. La mayoría de las organizaciones se estructuran en niveles y cada uno de estos realiza sus propias responsabilidades, tareas, y objetivos, los cuales convergen en uno o más puntos con las responsabilidades, tareas y objetivos de los otros niveles. Dichos niveles están cohesionados, cumplen con lo propio y con lo común a toda la estructura. Cada uno de estos niveles es, para la organización, un entorno interno.
Elementos que integran el entorno interno
Características más importantes del entorno interno
- Impacto en la organización. Este entorno impacta en la organización por que en él rige un microambiente que tiene sus propias reglas, cultura organizativa, procedimientos, políticas, operación, función y estrategias.
- Elementos. Este entorno se conforma por las siguientes elementos: marco legal, aspectos políticos, aspectos geográficos, situación tecnológica, aspectos sociales y aspectos éticos.
- Clima laboral. El entorno interno le dará a la organización un ambiente (clima) laboral, bajo el cual deberá desempeñarse y donde se encuentran accionistas, empleados y proveedores (ya que las políticas internas les impactarán).
- Objetivos. Toda empresa en general tiene un objetivo común y cada una de sus estructuras tiene sus propios objetivos. Al sumar estos, se logra un objetivo común.
Entorno externo y su composición
El entorno externo se refiere al conjunto de factores y fuerzas que operan fuera de la organización y que afectan el desempeño de esta. Englobamos todos los elementos ajenos a la organización que son relevantes para su funcionamiento; incluye elementos de acción directa y de acción indirecta. Asimismo, provee a la organización de información legal, económica, tecnológica, de mercado, de competencia y de todo aquello que puede influir en sus decisiones y planes.
Son variadas las fuerzas del entorno externo que influyen en el ambiente de tarea de la organización, así como en la propia organización. En forma habitual, tales fuerzas se dividen en cinco categorías principales: socioculturales, tecnológicas, económicas, político-legales y globales.
Para entender más a profundidad lo referente al entorno externo podemos diferenciar entre entorno global del entorno específico. El contexto global incluye aquellos factores sobre los cuales la empresa tiene poca o nula influencia directa, cuando se agrupa con otras empresas recobran su capacidad de afectar estos factores por medio del lobby. Cuando mediante las decisiones de la organización se modifican determinados factores relacionados directamente con su actividad, se está hablando de factores que integran el entorno específico o sectorial de la empresa.
Composición del entorno global o externo
Los elementos o factores que componen o integran el entorno global o externo son de distinta naturaleza (en el sentido de que sobre estos la empresa no tiene ninguna influencia) y dependen de la actividad que se esté analizando. Generalmente, dentro del entorno global se pueden distinguir diferentes tipos de entorno más o menos relacionados entre sí:
Cuando se realiza el análisis del ambiente externo o global, los diferentes tipos de entorno deben ser clasificados con el fin de hacerle un seguimiento prioritario a aquellos que sean más relevantes para la actividad objeto de análisis. Más adelante indicaremos los principios para hacer dicha clasificación.
Impacto del entorno externo o global en el nuevo contexto de la organización
Este entorno impacta en la organización porque le dicta normas que debe seguir (leyes, reglas, tratados, etc.) y parámetros a tomar en cuenta (economía, cultura, sociedad, etc.). La organización debe conocerlos porque pueden impactar en su estrategia, operación o funcionalidad, así como ser clave para sus objetivos.
La organización, al concebirse como un sistema abierto, es impactada por su entorno exterior; a todo lo que la impacta se le llama entradas. Por su parte, la organización también impacta al entorno exterior; a todo lo que ella impacta se le llama salidas.
La organización debe asumir las consecuencias de todas sus salidas y entradas, así como hacerse responsable de todos los efectos que cause en cualquiera de sus entornos. A esto se le llama responsabilidad organizacional.
Papel e impacto del contexto en una organización
El entorno externo le dará a la organización el nuevo contexto bajo el cual deberá desempeñarse y la impactará porque en ese mismo contexto se encuentran:
¿Qué define un nuevo entorno competitivo en las organizaciones actuales?
Se pueden mencionar cuatro elementos clave que hacen diferente el actual entorno de negocios del que hubo en el pasado:
La globalización
A través del proceso de globalización, uno de los supuestos esenciales es que cada vez más naciones están dependiendo de condiciones integradas de comunicación, el sistema financiero internacional y de comercio. Por lo tanto, se tiende a generar un escenario de mayor intercomunicación entre los centros de poder mundial y sus transacciones comerciales (Sunderland: 1995; Carlsson: 1995; Scholte 1995).
El cambio tecnológico
El escenario global actual no enfatiza la preponderancia ni el impacto de una tecnología particular, sino más bien, el rol transformacional que la digitalización está teniendo en los procesos, la estrategia y la cultura organizacional.
Importancia del conocimiento e idea
Para competir con efectividad las organizaciones tienen que aprender a generar, identificar, evaluar, valorar, compartir y administrar sus conocimientos e ideas más valiosas.
La colaboración a lo largo de las fronteras organizacionales
Stewart, partiendo de que la cooperación es la base de los procesos evolutivos de moléculas a células, de células a organismos y de éstos a sociedades, argumenta que la evolución es direccional y progresiva, con tendencia a producir organizaciones cooperativas a escalas cada vez mayores y de mayor evolucionalidad.
La complejidad ambiental
La complejidad ambiental se define en función de la fortaleza, cantidad y grado de interconexión de las puertas específicas y generales que una organización tiene que manejar. Cuanto mayor sea la cantidad y mayores las diferencias entre ellas, más complejo e incierto será el ambiente y más difícil de predecir y controlar. La complejidad puede aumentar mucho cuando las fuerzas específicas y generales del ambiente se interconectan, es decir, cuando comienzan a interactuar de tal suerte que sus efectos sobre la organización se vuelven impredecibles. Cuanto más interconectadas estén las fuerzas en los ambientes específicos y generales de la organización, mayor será la incertidumbre que esté enfrente. Cuanto más complejo sea el ambiente de la organización, mayor será la incertidumbre acerca de él. predecir y controlar el flujo de recursos llega a ser extremadamente difícil y los problemas asociados con el manejo de las transacciones con el ambiente aumentan.
Conclusión
Drucker (2002) establece que, en el mundo de las organizaciones y desde una perspectiva transcompleja, la persona que tenga un conocimiento deberá ponerlo en práctica a favor de la organización y tendrá la responsabilidad de renovar o innovar estos conocimientos periódicamente para que no se vuelvan obsoletos. Es evidente, en definitiva, la necesidad de dar paso a una nueva forma de relación entre el hombre y la realidad que le rodea que se traduzca en la conformación de un nuevo modelo de organización donde la valoración de lo social y colectivo juegue un papel de relevancia. Por tal razón, los trabajadores son los propietarios del medio de producción más importante.
Las organizaciones, hoy por hoy, deben analizar su entorno tanto el interno como el externo si quieren ser exitosas y desarrollarse. Así mismo, deben estudiar organizaciones humanas complejas para contar con aliados, observar ambientes diferentes y complejos (por ejemplo, las distintas sociedades que se adaptan a los lineamientos del Estado generador de normas y leyes en pro de bienestar colectivo son sociedades complejas debido a las necesidades requeridas), fortalecer la cultura, así como la ideología que las identifique y las diferencian unas de otras.
La sociedad actual es mucho más exigente con las empresas u organizaciones para poder situarse en un nivel óptimo de productividad que manifieste la evolución no sólo de las sociedades, sino de los esquemas organizacionales, los sistemas de información, su aplicación y adaptación a la realidad en todos los ámbitos de la vida humana. Todo ello requiere de un aprendizaje arduo, proceso que es de por vida y permitirá a las organizaciones adaptarse a entornos cada vez más complejos, cambiantes e inciertos donde se necesita la colaboración y agrupación de los integrantes. Una organización orientada al cambio, a la gestión de la incertidumbre y al aprovechamiento de las oportunidades del entorno estará atenta a las nuevas realidades y podrá permanecer en el tiempo.
Una organización que aprende es una organización inteligente en continua relación con el nuevo entorno y la nueva racionalidad económica. Solo así será capaz de construir competencias para anticiparse, dar respuesta y adaptarse rápidamente a los cambios y a contextos altamente complejos, lo que le permitirá evolucionar y ser altamente competitiva, integrando en sus procesos de funcionamiento y estructuras la flexibilidad y la resiliencia como aspectos esenciales en su funcionamiento.
Fuentes de información
- Coordinación de Universidad Abierta y Educación a Distancia-UNAM. (s. f.). Teoría de las organizaciones [Gráfico]. https://programas.cuaed.unam.mx/repositorio/moodle/pluginfile.php/1098/mod_resource/content/10/uapa_teoria_conceptos/index.html.
- Evan, W. M. (1976). Organization Theory Structures. Systems and Environments. J. Wiley and Sons.
- Drucker, P. F. (2002). La gerencia en la sociedad futura (trad. Jorge Cárdenas Nanneti). Editorial Norma.
- Gareth, R. J. (2008). Teoría Organizacional. México: Pearson Educación.
- Sistema de Gestión de la Calidad (2015). ISO 9001:2015. Recuperado de: https://www.parquemetroleon.com/assets/norma-iso-9001-2015.pdf
- Kreitner, R. y Kinicki, A. (1997). Comportamiento de las organizaciones (1ra ed.). McGraw-Hill.
- Torres Valdivieso, S. & Mejía Villa, A. H. (2006). Una visión contemporánea del concepto de administración: revisión del contexto colombiano. En Cuadernos de Administración, 19(32), págs. 111-133. Disponible en: https://www.redalyc.org/articulo.oa?id=20503205