Clase digital 2. Los recursos contables de una organización

Los recursos contables de una organización

Introducción

¡Saludos nuevamente! Bienvenidos a la segunda clase de Contabilidad básica. En la primera sesión se analizó el concepto contabilidad, en tanto refiere a: 

• El proceso de registros sistematizados por medio de la técnica contable
• Las necesidades de contar con un sistema contable en el proceso de registro
• La clasificación y el análisis de la información incurrida en un determinado periodo
• Las leyes que obligan llevar contabilidad

No obstante, hace falta conocer qué elementos son los que conforman el proceso contable, cuáles son las funciones que desempeñan en la información contable, así como su representación y evaluación.

Los recursos contables hacen mención de los bienes o riquezas de la entidad. En esta clase se podrán identificar los conceptos contables, su función, la manera en la que deben ser clasificados para su control y su presentación en la información financiera. Toda entidad económica, para realizar procesos de comercialización, transformación, servicios o alguna otra actividad, debe contar con fuentes de riqueza o inversiones, también el reconociendo de las deudas contraídas de dichas actividades. 

Los contenidos de esta clase serán:

• Contexto: generalidades de los recursos y conceptos clave. 
• Activos (derechos)
• Pasivos (deudas y obligaciones)
• Capital contable (fuentes internas de los recursos)

Sin más preámbulos, comencemos la clase.

Desarrollo del tema

Es importante identificar los recursos propiedad de la organización con el fin de limitar los derechos y obligaciones que pueden ser generados a partir de la responsabilidad y el actuar de las empresas, los recursos son y están en disposición de las operaciones diarias de la entidad, la administración de los recursos deben corresponder a la dirección, la contabilidad por medio de los estados financieros clasificara y determinara los montos que correspondan a cada rubro y estarán en disposición de las operaciones.

Las principales cuentas que integran dichos recursos son los derechos o bienes que conforman los activos y las obligaciones contraídas, mismas que la entidad tendrá la obligación de liquidar en determinado momento de las actividades denominadas pasivos. Por su parte, el capital conformado por la inversión de los propietarios pretende ser resarcido por medio de dividendos o utilidades del ejercicio para generar rentabilidad.

Iniciemos con nuestro tema.

Contexto generalidades de los recursos y conceptos clave 

Resulta esencial para las organizaciones realizar un inventario global de los bienes, derechos y obligaciones en un momento determinado. Estos son llamados elementos del patrimonio y se agrupan de acuerdo a su clasificación y naturaleza. Cabe mencionar que tienen una función específica en el contexto contable y estarán representados por su grado de liquidez y exigibilidad. La representación de estos bienes debe ser cuantificada en unidades monetarias; las tres primeras clasificaciones de nivel primario son: activo, pasivo y capital.

El activo se constituye por bienes y derechos, mientras que el pasivo por obligaciones. Tanto el activo como el pasivo pueden dividirse en clasificaciones inferiores de acuerdo a cada elemento. Por un lado, los activos incluyen: los activos circulantes (efectuados en un plazo inferior a doce meses), los activos fijos o no circulantes (realizados en un plazo superior a doce meses y constituidos principalmente por partidas de inversiones) y los activos diferidos u otros activos (con un plazo de realización superior a doce meses y con elementos que son sujetos a la devengación contable).

Por otro lado, los pasivos se dividen en corto plazo (al igual que los activos deben ejecutarse en un periodo inferior de doce meses) y los pasivos a largo plazo (su realización corresponde a un periodo superior de doce meses). Otros pasivos pueden o no formar parte en la representación. Algunos autores o empresas, de acuerdo a la percepción del contador, lo presentan dentro del rubro del pasivo a largo plazo, manteniendo las características y su grado de realización. 

Todos los elementos que constituyen dicha clasificación son reconocidos como cuentas contables y expresan los saldos disponibles de la empresa.

En la siguiente imagen se podrá identificar cada elemento que corresponde a cada una de las clasificaciones anteriormente mencionadas. Posteriormente, se explicarán dichos elementos con el fin de determinar de forma plena a qué hacen referencia cada uno de los ellos.

A continuación, se abordarán los conceptos clave del proceso contable, mismos que hacen referencia a la identidad de las organizaciones.

Entidad económica

Hace referencia a la entidad identificable que realiza actividades económicas. Está constituida por recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, los cuales son conducidos y administrados por un único centro de control y poseen la capacidad de toma de decisiones en el cumplimiento de un fin específico.

Unidad identificable

Persigue fines económicos particulares y mantiene independencia de otras entidades. Aunado a lo anterior, tiene personalidad propia y ejerce sus derechos y obligaciones de forma autónoma.

Único centro de control

Es un órgano descentralizado con la facultad para gobernar las políticas de operación y financieras de los recursos, así como las fuentes de una entidad económica con el fin de obtener beneficios.

Puede ser un sujeto jurídicamente o un conjunto de ellos, siempre y cuando estén sujetos a un único centro de decisiones. Los primeros conceptos hacen referencia a la identidad particular de las organizaciones, mantienen independencia de otras entidades sin importar que existan socios accionistas en común.

Único centro de control

Es un órgano descentralizado con la facultad para gobernar las políticas de operación y financieras de los recursos, así como las fuentes de una entidad económica con el fin de obtener beneficios.

Puede ser un sujeto jurídicamente o un conjunto de ellos, siempre y cuando estén sujetos a un único centro de decisiones. Los primeros conceptos hacen referencia a la identidad particular de las organizaciones, mantienen independencia de otras entidades sin importar que existan socios accionistas en común

Tipos de entidades en atención de su finalidad

Dos tipos de entidades:

1. Entidad lucrativa, con el propósito de resarcir y retribuir a los inversionistas por medio de reembolsos o rendimientos de la inversión.
2. Entidad no lucrativa, cuyo principal objetivo es el beneficio social, es decir, no buscan resarcir económicamente a los patrocinadores.

Entidad persona física 

Unidad de negocios independiente de su propietario, con personalidad y capital contable propio, bajo el control de una persona física.

Entidad persona moral

Tiene personalidad moral y capital contable o patrimonio propio distinto a las personas que la constituyen y administran. Constituidas por una escritura constitutiva.

Clasificación de algunas actividades empresariales 

Comerciales, industriales, agrícolas, ganaderas, pesqueras y silvícolas. Como se puede observar, las entidades tienen personalidad jurídica; no importa cuál sea su actividad principal, debe de existir un responsable en los procesos de la administración.

Activos (derechos)

Están constituidos por bienes y derechos. Como ya se ha mencionado previamente, los activos son recursos que dispone una entidad económica en su proceso de operaciones. Los derechos son adquiridos cuando se contraen obligaciones, que conformarán las transacciones diarias del ente económico. También pueden corresponder a fuentes de inversión: los recursos deben tener una justificación en su representación, no pueden ser registrados sin señalar un origen de la riqueza. 

La clasificación de los activos de una empresa debe hacerse en atención al grado de disponibilidad, esto es, la conversión o transformación en efectivo. Sus características son:

• Es un recurso controlado por la entidad.
• Está identificado en términos monetarios.
• Espera beneficios económicos futuros.
• Deriva de las actividades de la entidad. 
• Es un recurso controlado por una entidad.
• Dado que se tiene el derecho de obtener beneficios, no puede ser controlado por otra entidad.
• Es identificado y tangible cuando se determinan los beneficios económicos que genera.
• Puede separarse para venderlo, intercambiarlo, transferirlo, licenciarlo o distribuirlo.
• Está cuantificado en términos monetarios.

Clasificación del activo (NIF B-6)

El activo puede clasificarse a corto y largo plazo o presentarse en orden ascendente o descendente, según su disponibilidad.

Activo a corto plazo o circulante

Los elementos o partidas representan efectivo y los convertibles en efectivo, en un lapso no mayor a un año. Se consideran los elementos de constante rotación.

Los activos se mantienen con el propósito de negociación (venderlo) dentro de un ciclo inferior a un año.

Las principales cuentas que lo integran son las siguientes:

• Caja: dinero en efectivo propiedad de la entidad, representado por monedas de curso legal.
• Bancos: efectivo propiedad de la entidad y depositado en instituciones del sistema financiero.
• Clientes: son los derechos exigibles derivados de las ventas de mercancía a crédito, representa la actividad principal de la entidad.
• Documentos por cobrar: derechos exigibles distintos a las ventas o servicios, únicamente a crédito por medio de letras de cambio o pagarés a favor de la entidad.
• Deudores diversos: préstamos concedidos sin garantía documental exclusivamente a crédito.
• Inventarios: total de la existencia de mercancías para venta, propiedad de la entidad.
• Papelería y útiles: pagos anticipados por materiales y útiles de oficina que serán consumidos en el periodo contable.
• Propaganda y publicidad: pagos anticipados a los medios de comunicación para informar al público sobre las mercancías o servicios que se ofrecen.
• Primas de seguros y fianzas: pagos anticipados a las compañías aseguradoras, adquiriendo derechos de asegurar los bienes.
• Rentas pagadas por anticipado: pagos anticipados de rentas.

Si se analiza la lista de las cuentas que integran el activo, resalta el hecho de que la cuenta de caja es representada antes que la cuenta banco (grado de disponibilidad): la caja está integrada por dinero en efectivo, por lo que no es necesario realizar ninguna acción en su conversión; por su parte, para que la cuenta de banco pueda disponer de los recursos a manera de efectivo, tendría que elaborar un cheque para ser cobrado en la ventanilla y,  así, tener los recursos en efectivo (involucraría acciones adicionales para ser de grado inmediato).  

Activo a largo plazo (no circulante)

Por su naturaleza, no son recuperables durante el ciclo normal de operaciones (superiores a un año). Constituyen recursos propiedad de la entidad que son adquiridos para su uso, no para su venta. Tienen como característica principal su permanencia por varios años en la entidad; cuando se encuentran en malas condiciones pueden ser vendidos o dados de baja por obsolescencia.

La adquisición o fabricación de estos bienes tienen la finalidad de ser utilizados en los procesos de las actividades del contribuyente, no la de ser enajenados dentro del curso normal de operaciones.

Las principales cuentas que conforman esta clasificación son:

• Terrenos
• Edificios
• Mobiliario y equipo
• Equipo de cómputo
• Equipo de reparto
• Depósitos en garantía
• Inversiones permanentes

Su depreciación o pérdida de valor se encuentra establecido en la Ley del Impuesto sobre la Renta, en la sección de las Inversiones.

Otros activos o diferidos

Son los gastos pagados por anticipado; dan derecho a la entidad de disfrutar un servicio o beneficio equivalente al importe pagado anticipadamente. Representan erogaciones efectuadas por servicios o bienes que van a recibir para el uso exclusivo del negocio. Deberán ser capaces de generar un beneficio o evitar el desembolso en el futuro.

Al respecto de otros activos o diferidos, se deben presentar primero los gastos relativos a la etapa preoperatoria y, después, los gastos anticipados de operación.

Cuentas más comunes:

• Gastos de investigación y desarrollo
• Gastos en etapas preoperativas de organización y administración
• Gastos de instalación
• Intereses pagados por anticipado

Las erogaciones anticipadas deben ser devengadas conforme el uso de los bienes o servicios. Dicho de otro modo, los activos son derechos de la entidad que serán devengados conforme sean utilizados.

En resumen, cada uno de los elementos son derecho de la entidad, el origen de los activos proviene de contraer obligaciones o aportaciones de inversión.  

Pasivos (deudas y obligaciones)

Ahora es momento de analizar los pasivos y por qué son considerados obligaciones contraídas por la entidad económica. La inversión y los créditos otorgados a la entidad deben ser liquidados en determinado momento. Con la inversión se espera obtener beneficios futuros. Los créditos son obligaciones que deben formar parte del proceso de operación, también se espera que generen beneficios de acuerdo con actividad preponderante de la organización.

El origen de los pasivos constituye fuentes externas o internas de recursos de las que dispone la entidad; son obligaciones actuales, surgidas como consecuencia de hechos pasados. Al adquirir pasivos, estos se representarán normalmente como activos.

Ahora bien, el pasivo está constituido por deudas y obligaciones de distintas naturalezas, clasificadas por elementos o partidas homogéneas. La clasificación del pasivo de la entidad debe hacerse en atención al grado de exigibilidad.

Grado de exigibilidad: el menor y mayor plazo que dispone la entidad para liquidar sus deudas y obligaciones.

• Mayor grado de exigibilidad corresponde al menor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas. 
• Menor grado de exigibilidad corresponde al mayor plazo del que dispone la entidad para liquidar sus deudas.

En atención a su mayor o menor grado de exigibilidad, el pasivo de la entidad se clasifica en dos grupos.

1. Clasificación del pasivo
   • Pasivo corto plazo o circulante
   • Pasivo a largo plazo
2. Pasivo a corto plazo o circulante
   • Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento inferior a un año o menor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.

Principales cuentas de pasivo a corto plazo o circulante

• Proveedores
• Documentos por pagar
• Acreedores diversos
• Anticipos de clientes
• Gastos pendientes de pago
• Impuestos pendientes de pago

Pasivo a largo plazo

Este grupo está constituido por las deudas y obligaciones a cargo de la entidad, con un vencimiento mayor a un año o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo, por su grado de exigibilidad.

Principales cuentas de pasivo a largo plazo

• Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios
• Documentos por pagar
• Cuentas por pagar

Se puede notar que los pasivos están representados por su grado de exigibilidad, a diferencia de los activos por su grado de disponibilidad. Los pasivos son responsabilidades ineludibles y cuantificadas en términos monetarios que representarán una disminución futura de los beneficios económicos.En el siguiente tema se abordará el tercer grupo de los recursos de las entidades económicas denominado capital contable.

Capital contable (fuentes internas de los recursos)

El capital contable representa todos los recursos de los que dispone una entidad para realizar sus fines. Son aportaciones de los propietarios, socios o accionistas; también. Se trata de aportaciones internas, por lo cual surge la obligación de la entidad en retribuir a sus propietarios mediante la distribución de dividendos.

Se calcula por medio de la ecuación contable, la diferencia entre el valor del activo y del pasivo. El remanente representaría el valor monetario de la cuenta de capital contable.

 Características del capital contable

1. Relación que guarda la entidad con los propietarios (dueños).
2. Determina la proporción del activo total financiado por los propietarios.
3. Se refiere a la naturaleza residual, representada por la diferencia entre el activo y el pasivo.
4. Surge de la aportación inicial de los dueños o propietarios.

Enseguida se identificarán algunos conceptos y su definición que permitirán saber qué elementos componen este rubro y su implicación.

• Capital contribuido. Conformado por las aportaciones de los propietarios de la entidad, así como el ajuste en los cambios de precios, reconociendo los efectos de la inflación y aplicando las NIF.
• Capital ganado. Se integra de las utilidades y pérdidas integrales del ejercicio y acumuladas.
• Capital social. Son las aportaciones o retiros efectuados de los socios o accionistas. Está representado por el número de acciones o partes sociales emitidas a los accionistas o socios y por la evidencia de su participación en la sociedad. Se encuentran evaluadas según el valor nominal de estas acciones.

Atendiendo a su derecho y limitaciones, las acciones se clasifican en dos tipos: ordinarias o preferentes.

• Características de las acciones ordinarias: incluye las acciones de los socios fundadores. Es el capital mínimo que debe existir en una entidad.
  • Derecho de voto en la administración de la entidad
  • Derecho a dividendos declarados por la junta de dirección
  • Derecho a comprar acciones si se decidiera incrementar el capital
  • En el caso de liquidación, derecho en la distribución de efectivo o bienes
  • Son títulos nominativos

• Características de las acciones preferentes: 
  • Preferencia a los dividendos
  • Preferencia respecto a los accionistas comunes
  • Retirables si se establece en la escritura constitutiva
  • Sin derecho a voto, salvo algunas excepciones
  • Por medio de acuerdos pueden ser convertidas a acciones comunes:

• Utilidad neta del ejercicio. Representa la ganancia obtenida por la entidad al finalizar el ejercicio.
• Pérdida neta del ejercicio. Representa la pérdida obtenida por la entidad al finalizar el ejercicio.
• Utilidades acumuladas. Representa los traspasos de las utilidades de los ejercicios anteriores en cada periodo contable.
• Pérdidas acumuladas. Representa los traspasos de las pérdidas de los ejercicios anteriores en cada periodo contable.
• Reserva legal. Creación de la reserva establecida por la Ley General de Sociedades Mercantiles.

Conclusión

En la clase se abordó cómo se constituye la entidad económica que realiza actividades económicas, misma que se compone por recursos humanos, materiales, tecnológicos, financieros conducidos y administrados por un único centro de control. Con ello, lograste identificar cómo están clasificadas como entidades físicas y morales: la primera es un propietario que ejerce su personalidad y capital contable propio; mientras que una persona moral se funda por medio de un acta constitutiva e incluye la participación de los socios de la misma, estimando los derechos y obligaciones.

Asimismo, se aprendió que la clasificación de los activos de una empresa debe hacerse en atención del grado de disponibilidad, esto es, la conversión o transformación en efectivo. Esto brindará beneficios futuros económicamente. En segundo lugar, se determinaron las diferencias entre activos y pasivos, pues son deudas y obligaciones de distinta naturaleza, clasificados por elementos o partidas para su liquidación en tiempo y forma.

Por último, el capital contable representa todos los recursos de los que dispone una entidad para realizar sus fines. En la organización se pueden tener aportaciones de los propietarios, socios o accionistas (aportaciones internas), por lo cual surge la obligación de la distribución de dividendos.

¡Nos vemos en la siguiente sesión!

Fuentes de información

• Celaya, R., (2013). Contabilidad básica un enfoque basado en competencias. México: Cengage Learning.   
• Ochoa, G. y Saldívar, R., (2012). Administración financiera correlacionada con las NIF. México: McGraw-Hill.
• Guerrero, J. y Galindo, J., (2014). Contabilidad para administradores. México: Grupo Editorial Paria.
• Farías, M., (2014). Manual de contabilidad básica. México: Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.
• Romero, A., (2013). Contabilidad práctica para no contadores. México: McGraw-Hill.
• Consejo Mexicano de Normas de Información Financiera. (2021) CINIF. México.