El diagnóstico medio para conocer las necesidades y problemáticas de las organizaciones
Introducción
Antes de abordar el diagnóstico organizacional es importante comentar que la organización ha de considerarse desde el enfoque de sistemas.
El enfoque de sistemas surge como una herramienta que ayuda a las organizaciones a adecuarse a los cambios que se presentan en el medio. Todo fue gracias al biólogo Ludwig Von Bertalanffy quien, hacia 1925, presentó la teoría general de sistemas, lo que marcaría el nacimiento del término conocido como sistema abierto.
La teoría general de sistemas es considerada como un enfoque interdisciplinario y aplicable a cualquier sistema tanto natural como artificial, destacando entre estas a las organizaciones humanas y, entre ellas, la empresa, que es el ámbito donde se aplica el desarrollo organizacional.
Desarrollo del tema
Enfoque de sistema abierto y el diagnóstico organizacional
Iniciaremos conceptualizando lo que entenderemos por sistema y para ello mencionamos a Richard Menschel (citado en Guízar, 2008), quien sugiere que un sistema es una red de procedimientos relacionados entre sí y desarrollados de acuerdo con un esquema integrado para lograr una mayor actividad de las empresas.
Podemos sumar al concepto anterior que todo sistema es adaptable y, por ende, se reajusta constantemente ante nuevos insumos o estímulos ambientales. Los reajustes que se realizan se llevan a cabo por un intercambio con el medio donde se encuentra la organización; dadas estas circunstancias, se concibe a la organización como un sistema abierto, el cual forma parte de un suprasistema que influye en la empresa. Algunos elementos esenciales se representan en el esquema siguiente:
En el esquema anterior se representa de manera gráfica la interacción de la organización con el ambiente que la rodea y el cómo se relacionan los elementos sustanciales del sistema.
- Entrada: son todos aquellos insumos que serán transformados mediante el proceso de operación que realiza la organización.
- Operación: involucra el proceso productivo o de transformación de la materia prima.
- Salidas: son los resultados de lo que se ha transformado.
Este esquema nos lleva a determinar un sistema abierto, el cual implica que:
- Existe un intercambio de información entre el sistema y su entorno, lo cual significa que se encuentra en permanente interacción con el medio.
- Ese intercambio o interacción es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equilibrio continuo.
- Las relaciones del entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones.
Diagnóstico del sistema organizacional
El diagnóstico organizacional es una actividad compleja. Permite entender una organización: lo que es, lo que quiere ser, lo que quizá no quiere ser, lo que quiere hacer y cómo quiere hacerlo, cómo trabaja, cómo se organiza, cómo anda su jerarquía. Permite, también, entender cuáles son sus problemas: los mayores, los críticos, los secundarios y los que molestan a todos. A veces el diagnóstico permite encontrar soluciones a los problemas porque hace posible que se los entienda mejor y brinda una información más clara, mejor organizada, mejor presentada.
Una aportación importante realizada por Guízar (2008) con relación al diagnóstico es que, de acuerdo con la teoría de sistemas abiertos, la organización puede ser valorada desde tres niveles.
Para realizar un diagnóstico efectivo es necesario conocer las características de cada nivel y cómo han de ser las interacciones entre cada uno.
Algunas recomendaciones que ofrece Guízar para potenciar el desarrollo organizacional son las siguientes:
- Ofrecer oportunidades para que las personas se desempeñen como seres humanos y no como elementos de la producción.
- Ofrecer oportunidades para que cada miembro de la organización, en conjunto con esta, desarrollen todo su potencial.
- Aumentar la eficiencias del organismo en función de todas sus metas.
- Crear un ambiente en el que sea posible encontrar trabajo estimulante que signifique un reto.
- Proporcionar oportunidades a los miembros de los organismos que influyen en la forma de desempeñar el trabajo en la organización y en el medio
- Tratar a cada ser humano como persona que tiene diversas necesidades, todas importantes para su trabajo y su vida.
Indicadores que han de considerarse para realizar un diagnóstico organizacional
Una de las propuestas con mayor difusión y éxito en las organizaciones es la que ofrece Kurt Lewin: campo de fuerzas impulsoras y restrictivas.
El análisis de Campo de Fuerzas es una herramienta que permite trabajar la resistencia al cambio mediante la identificación de las fuerzas positivas (impulsoras) y las fuerzas negativas (represoras) del cambio. Asimismo, la herramienta ayuda a encontrar los factores (internos y externos) que pueden apoyar el cambio, así como a contrarrestar los factores internos y externos que pueden estar reprimiendo el cambio.
Esta herramienta nos permite tomar conciencia de todo lo que está influyendo de una forma positiva y negativa en nuestro proceso de cambio y nos permite generar alternativas para reforzar lo positivo y eliminar lo negativo.
Conclusión
Para elaborar el diagnóstico se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar. El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para perfeccionar las condiciones de la organización.
Adquirir consciencia de la tensión que se produce en el proceso de cambio por la interacción de distintas fuerzas nos permite entender por qué cuestan tanto los cambios, ya que, a pesar de querer lograr un objetivo, no somos capaces de tomar la acción para conseguirlos. Adicionalmente, nos permite empatizar con las personas que están en un momento de cambio, comprendiendo su lucha y sus resistencias. Comprender este campo de fuerzas nos ayuda a saber gestionar la energía necesaria para el cambio, trabajando para fortalecer las fuerzas impulsoras y para minimizar o eliminar las fuerzas represoras.