Clase digital 4. Planeación

Planeación

Introducción

Bienvenidas y bienvenidos a la clase cuatro del curso Administración. En esta sesión se abordará una de las fases fundamentales del proceso administrativo: la planeación. Por la experiencia se constata que una organización no improvisa, sino que todo lo planea con anticipación; para ser efectiva, determina desde un inicio el rumbo hacia donde se va a dirigir y los escenarios futuros, también define los resultados que pretende obtener, así como las estrategias que va a implementar para lograrlos, considerando siempre minimizar los riesgos. 

Ya que se tiene una visión general del contenido de esta clase, sin más preámbulos comenzamos.

Desarrollo del tema

La planeación es la función básica de la gestión o del proceso administrativo y que consiste en decidir de antemano qué hacer, cuándo y cómo hacerlo. Por razones lógicas comenzamos por definir lo que se entiende por proceso administrativo.  

Proceso administrativo

Concepto y características

Dado que la Administración es una ciencia, utiliza para su desarrollo teórico y práctico el método científico. Por tanto, se organiza a través de una estructura básica y sistemática, razón por la que el proceso administrativo se define como una sucesión de fases o etapas mediante las cuales se realiza de manera sustantiva la práctica administrativa, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Algunos autores se refieren a este proceso como un modelo con el cual se estandariza la función del administrador. 

El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas que buscan aprovechar al máximo cada recurso con el que cuenta una empresa de manera correcta, rápida y eficiente. Se integra por cuatro fases: planeación, organización, dirección y control. 

Características del proceso administrativo

Dada la importancia del proceso administrativo en este campo del conocimiento, se mencionan algunas características de este: 

Naturaleza del proceso administrativo

La naturaleza del proceso administrativo es su razón de ser, esto es, nace como una necesidad de explicar y estructurar toda una función administrativa cuya función es coordinar las demás funciones de la organización. Se fundamenta en la disciplina, el orden, la flexibilidad, la creatividad y la eficiencia.

¿Qué es la planeación?

La planeación es el camino para seguir, es establecer el paso a paso en el día a día de las organizaciones. En sí, es trazar una ruta para poder establecer mecanismos que permitan alcanzar una meta. Determina a dónde se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden.

Münch define la planeación como la “determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se pretende obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias para minimizar riesgos tendientes a lograr la misión y visión organizacional con una mayor probabilidad de éxito” (2010, p. 41). 

La planeación consiste en tomar decisiones anticipadas sobre lo que debe hacerse antes de la ejecución, de la acción. Desde el punto de vista formal, planear consiste en simular el futuro esperado y establecer previamente los cursos de acción necesarios y los medios adecuados para alcanzar los objetivos. Responde a la pregunta: ¿qué se va a hacer? implica definir las metas, establecer la estrategia y el desarrollo de planes para orientar las actividades. 

Chiavenato conceptualiza la planeación como “la función administrativa que determina por anticipado cuáles son los objetivos que deben alcanzarse y qué debe hacerse para conseguirlos” (2006, p. 143).  

De manera sencilla, se afirma que la planeación presenta los objetivos de la organización y establece los procedimientos idóneos para alcanzarlos.

Para Sharma (s. f.) la planificación es el proceso mediante el cual los gerentes (directivos, rectores) de una organización establecen objetivos, hacen una evaluación general del futuro y trazan los cursos de acción con miras a lograr las metas organizacionales.

De los conceptos mencionados se deriva que el proceso de planificación implica:

Naturaleza y propósito de la planeación

Cuando se habla de planeación hacemos referencia a la primera fase del proceso administrativo que incluye proyectar y generar escenarios, por lo que su naturaleza deviene de la capacidad con la que cuenta el planificador o planificadores para desarrollar el aspecto intelectual de una organización. Deben distinguirse por contar con un alto grado de abstracción de la realidad en la que se desenvuelve la organización. Esto es, los que planifican pasan por un proceso intelectual, al pensar en los objetivos, cursos de acción alternativos y, sobre todo, al tomar decisiones para elegir determinadas alternativas.   

De lo mencionado en el párrafo anterior se infiere que la planificación es un proceso intelectual y racional. Es un ejercicio mental porque supone la imaginación, la previsión y el buen juicio. Por lo tanto, se fundamenta en una disposición mental de pensar antes de actuar a la luz de los hechos en lugar de adivinar, razón por la que los directivos deben caracterizarse por su talante intelectual. La calidad de la planificación depende de las habilidades de estos para recopilar todos los hechos relevantes, analizarlos e interpretarlos de manera correcta. 

El propósito de toda planeación es orientar a la organización hacia el estado deseado por la dirección de la empresa. Para ello, se requiere de estrategias y toma de decisiones adecuadas. También tiene como propósito definir el objetivo o camino concreto y la racionalización de los planes, logrando con ello un juicioso consumo de recursos. 

 Al ser un proceso sistémico, involucra a toda la organización y debe abordarse de manera integral.

Importancia de la planeación

La planificación es clave en el éxito de una organización, al grado de que la mayoría de sus logros se atribuyen a una planeación cuidadosa. Es dentro de la función de planificación donde se determinan los objetivos, se toman las decisiones, se hacen los pronósticos y se inician las estrategias. En consecuencia, la planeación ha adquirido una gran importancia en todos los tipos de organización, ya sean empresariales o no empresariales, del sector público o privado, pequeñas o grandes.

Para los estudiosos de la administración, la planificación es la función básica y principal del proceso administrativo y precede a las demás fases de este, mismas que están diseñadas para alcanzar los objetivos establecidos en la planeación. En la práctica diaria se constata que los directivos deciden las políticas, procedimientos, programas y proyectos antes de continuar con el trabajo. Las otras fases del proceso solo se llevan a cabo después de que se ha elaborado la planeación. 

Según Münch (2010) mediante la planeación se plantea el rumbo hacia donde se dirige la organización, por eso se considera como el punto de partida del proceso administrativo. De esta forma, gran parte del éxito de cualquier empresa depende de la planeación. A través de la planeación se responden las cuestiones: ¿qué queremos?, ¿quiénes somos?, ¿hacia dónde nos dirigimos? De esta forma, con la planeación se promueve la eficiencia, se optimizan recursos, se reducen costos y se incrementa la productividad al establecer claramente los resultados por alcanzar. 

La importancia de la planeación deriva de estas ventajas que proporciona a cualquier organización:

Tipos o niveles de la planeación

Tomando en cuenta el proceso de planeación en organizaciones complejas, el nivel jerárquico en el que se realice, el periodo que comprenda y el ámbito de la organización que abarque, la planeación puede ser:

Elementos de la planeación

La planeación, como proceso integral de administración, consta de los siguientes elementos o componentes, sobre todo a nivel estratégico:

Objetivos

Los objetivos aluden a los resultados que la organización pretende obtener, manifiestan un estado ideal que se pretende alcanzar. Es aquí donde se conjuntan los esfuerzos. Por ejemplo, el objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas en 2021 en comparación con las de 2020. Los objetivos pueden ser a corto plazo (1 año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).

Tienen como características el ser concretos, claros y, en la medida de lo posible, cuantificables, lo cual permitirá compararlos con los resultados. En este aspecto es fundamental determinar qué habrá de medirse en cada aspecto y cuál será la unidad de medida; orientar en la toma de decisiones, alcanzables, lógicos, representar un reto, delimitados por el tiempo, ser factibles en su realización, tienen jerarquía, entre otras. 

Tipos y clasificación de objetivos 

Robbins y Coulter (2014) establecen que las organizaciones cuentan con diversos objetivos. Por ejemplo, las empresas podrían estar interesadas en aumentar su participación de mercado, mantener el entusiasmo de sus empleados por trabajar para la compañía y lograr prácticas laborales sustentables desde la perspectiva ecológica. Por su parte, una institución religiosa tal vez buscaría ofrecer un lugar para practicar el culto, pero también dar apoyo a personas de su comunidad que enfrentan desventajas económicas y actuar como sitio de reunión para sus integrantes. Esta es la razón por la cual existen diversos objetivos dentro de las organizaciones, los más comunes son:

Clasificación de los objetivos

Existen diversos tipos de objetivos y pueden clasificarse en diferentes formas:

Jerarquía de los objetivos

Los objetivos de los diferentes niveles de la organización forman una jerarquía en la que los objetivos de un nivel son un fin en sí mismos y un medio para la consecución de los objetivos del nivel superior. Pueden clasificarse con base en estos criterios:

• Por su propósito socioeconómico
• Por su misión
• Generales de la organización
• Generales más específicos
• De división
• De departamento y tema
• Individuales

Políticas

Las políticas refieren a los lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones. Sirven de pautas para orientar la acción.

En las políticas se describe por escrito lo que la organización espera de sus integrantes. Pueden mencionarse el desempeño, los valores y el comportamiento. También pueden servir como advertencias previas para los empleados, ya que además describen las consecuencias de no cumplir con las reglas. 

Las políticas de la empresa tienen estas ventajas:

• Establecer expectativas
• Mantener la gestión responsable
• Asegurar el cumplimiento de la ley
• Ayudarse a defender de reclamos legales
• Ayudar con el trato justo a los empleados

Clasificación de las políticas

De acuerdo con la UNAM, las políticas se clasifican de esta manera:

• Externas: consultadas o expresas, formuladas e implícitas; se generan fuera de la organización.
• Consultadas: tienen su origen en la decisión de los altos mandos.
• Formuladas: se originan y aplican en todos los niveles.
• Implícitas: tienen su origen en la costumbre y se realizan, aunque no estén determinadas en algún documento. A su vez se clasifican así:
  • Estratégicas.
  • Tácticas o departamentales.
  • Operativas o específicas.

Programas

En los programas se explicitan y detallan el conjunto de actividades, responsables y tiempos necesarios para llevar a cabo las estrategias. Por tanto, se entienden como un conjunto de políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción. Hernández y Rodríguez (2011) los definen como la calendarización de operaciones con cronogramas que señalan la secuencia de las actividades en fechas de inicio y terminación, así como el tiempo que requiere cada operación con estimación de costos en gastos e inversiones, calculados en términos económico-presupuestales. Además, especifican los recursos a utilizar (financieros, técnicos y humanos) y pueden contener otros llamados subprogramas. 

Münch (2010) plantea que la elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

• Identificar y determinar las actividades comprendidas. 
• Ordenar cronológicamente la relación de las actividades. 
• Interrelacionar las actividades, es decir, determinar qué actividad debe realizarse antes de otra y qué actividades deben efectuarse posteriormente.
• Asignar a cada actividad la unidad de tiempo en su duración, así como los recursos necesarios. 

Münch también considera que la elaboración de los programas es fundamental, debido a que: 

• Suministran información e indican el estado de avance de actividades. 
• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad. 
• Determinan los recursos que se necesitan.
• Disminuyen los costos.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente. 
• Determinan el tiempo de iniciación y terminación de las actividades. 
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias. 
• Evitan la duplicidad de esfuerzos. 

Es importante que en la elaboración de un programa se tomen en cuenta estos elementos:  

• En la elaboración de este es importante que participe el responsable del programa y los que le ayudarán en su ejecución. 
• Deben tener claridad sobre los recursos que se requieren y el periodo que tomará su implementación con la finalidad de que la organización analice sus posibilidades. 
• Los involucrados en el programa deben estar informados de la aprobación del desarrollo y ejecución de este. 
• Cualquier programa que se implemente deberá ser factible y viable.
• Es necesario cuidar que haya afinidad entre los diferentes programas que se implementen.
• Deben ser claros, precisos, muy concretos, comprensibles y deben presentarse por escrito. 
• Se debe ajustar a los cambios que se le deban hacer.
• Se deben analizar las consecuencias que pudiera tener en el futuro.    

Procedimientos

Münch (2010) define los procedimientos como aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa. Los procedimientos son como “el seccionamiento” funcional de cada acto administrativo.

Según esta teoría, existen tres reglas para los procedimientos:

Presupuestos

Münch (2010) define el presupuesto como un documento en el que se determina por anticipado, en términos cuantitativos (monetarios y no monetarios), el origen y asignación de los recursos para un periodo específico.

Los presupuestos son indispensables al planear, ya que a través de estos se proyectan, de forma cuantificada, los recursos que requiere la organización para cumplir con sus objetivos. Su principal finalidad consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que permite controlar las actividades de la organización en términos financieros. Implican un cálculo del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos requeridos para lograr los objetivos. 

Es importante mencionar que los presupuestos se estiman con base en los pronósticos y datos numéricos de los resultados obtenidos con anterioridad en la empresa. En su estimación deben participar los responsables de las áreas funcionales, los departamentos y, en general, todos los involucrados.   

Un sistema presupuestal integral debe incluir:

• Presupuestos de operación. Abarcan presupuestos de ventas, producción, compras, mano de obra y gastos diversos.
• Presupuestos de capital. Comprenden los presupuestos de inversiones capitalizables que realiza la empresa y de activos fijos tales como maquinaria y equipo, edificios y construcciones, mobiliario, mantenimiento, entre otros. 
• Presupuesto financiero. Incluye el balance y los estados de resultados, de origen, de aplicación de recursos y de flujo de caja.

Proyectos

Hernández y Rodríguez (2006), citando a la ISO 9000, define los proyectos como un proceso único que consiste en una serie de actividades coordinadas y controladas, con fechas de inicio y terminación, que se llevan a cabo para alcanzar un objetivo, con base en ciertos requisitos específicos, limitaciones en tiempo, costo y recursos. 

Un proyecto goza de importancia debido a que, sin su realización, no se podrían evaluar las posibilidades o dificultades de este, su factibilidad y viabilidad, su recurso a utilizar, sus consecuencias legales, entre otros. 

De acuerdo con Hernández y Rodríguez, S. (2006) son características de un proyecto:

• El uso de modelos matemáticos
• El evitar riesgos
• Permitir establecer diversos cursos de acción
• El apoyo en tecnología de punta
• Herramientas indispensables para la optimización de recursos financieros en las empresas

Toma de decisiones

Dado que es un tema ya abordado con anterioridad solo se dará una breve explicación sobre este elemento.

Según el Oxford Advanced Learner’s Dictionary, el término toma de decisiones significa: el proceso de decidir sobre algo importante, especialmente en un grupo de personas o en una organización.

Trewatha & Newport define el proceso de toma de decisiones de la siguiente manera: “La toma de decisiones implica la selección de un curso de acción entre dos o más alternativas posibles para llegar a una solución para un problema dado”.

Puede afirmarse que el proceso de toma de decisiones es considerado como un sistema de control y equilibrio que mantiene a la organización creciendo tanto en direcciones verticales como lineales. Significa que el proceso de toma de decisiones busca un objetivo. Para lograr estos objetivos, la empresa puede enfrentarse a muchos obstáculos en las áreas administrativa, operativa, de marketing y operativa. Estos problemas se resuelven mediante un proceso integral de toma de decisiones. Ninguna decisión llega como un fin en sí misma, ya que en ella pueden surgir nuevos problemas que resolver. Cuando se resuelve un problema surge otro y así sucesivamente, de tal manera que el proceso de toma de decisiones, como se dijo anteriormente, es continuo y dinámico.

Principios de la planeación

Reyes Ponce (2007) describe los principios de la planeación de esta manera:

Proceso básico de la planeación

En el siguiente esquema se describe de manera muy general el proceso básico de la planeación, es decir, los pasos específicos y formales para llevarla a cabo: 

Para Snell y Bateman (2009), los pasos del proceso de planeación se describen de esta manera:

• El análisis del ambiente permite estudiar y analizar las situaciones pasadas, examina las condiciones actuales e intenta plantear escenarios futuros.  
• El proceso de planeación debe permitir establecer objetivos claros y concretos, así como planes alternativos que puedan ser de utilidad para alcanzar dichos objetivos. Este paso del proceso debe enfatizar la creatividad y alentar a los directivos y a los empleados a pensar en términos amplios acerca de sus trabajos. Recordemos que los objetivos son los propósitos o los fines que los directores quieren alcanzar. Para ser eficientes, estos deben tener ciertas cualidades: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporalmente determinados. 
• Los planes son acciones o medios que los directores desean utilizar para alcanzar los objetivos. En un nivel mínimo, la planeación debe esbozar acciones alternativas para alcanzar cada objetivo, así como los recursos necesarios para llevarlos a cabo y resolver los obstáculos que puedan presentarse.  
• Una vez que los directores han seleccionado los objetivos y planes, estos deben implementarse para alcanzar los objetivos propuestos. No se puede perder de vista que aún los mejores planes son inútiles si no se implementan correctamente. Los directores y los empleados deben entender los planes, contar con los recursos para implementarlos y estar motivados para hacerlo, al igual que los empleados que estuvieron en los pasos previos del proceso de planeación y que abrieron el camino para la fase de implementación.
• Finalmente, se debe verificar continuamente el que se esté caminando hacia los resultados. Para ello, es bueno el monitoreo y control frecuente; sin estos nunca se sabrá si el plan tendrá éxito o si se lograrán los resultados.   

Ventajas de la planeación

Entre las ventajas más significativas de la planeación se pueden enumerar las siguientes:

• Proporcionar la base de la decisión
• Ayudar a centrar la atención en los objetivos
• Minimizar la incertidumbre y el riesgo
• Adaptarse a los cambios
• Asegurar la economía
• Facilitar las funciones en la coordinación
• Apoyar para que el control sea efectivo
• Aumentar la eficacia organizativa

Conclusión

Es bueno realizar este análisis respecto a la planeación, dado que nos permite llevar a cabo una evaluación de la situación actual de las organizaciones y que, de acuerdo con Kotler (2009), es con lo que inicia el proceso de planificación. 

La planificación nos compromete a llevar a cabo un diagnóstico donde se examinan las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que las organizaciones requieren para poder perseguir sus objetivos y destinar los recursos necesarios para alcanzarlos. 

Por otra parte, es necesario evidenciar que la evolución en la fase del ciclo de vida organizacional supone más fases de planificación entre más compleja se vuelve. Cuanto más se desarrolla y evoluciona una organización, más va a utilizar todas las fases de la planeación.  

También resulta importante mencionar que, cuando las organizaciones comprenden los deseos y las necesidades de los integrantes, están más posibilitadas a desarrollar productos y servicios que los satisfagan. 

Las herramientas de la planificación y todo lo que se abordó en este tema podrá contribuir a mejorar el desempeño de las diferentes funciones organizacionales e impactar en el crecimiento y consolidación de los negocios. Así mismo, se esperan mayores niveles de competitividad que permitan posicionarse en el mercado de manera efectiva.

Fuentes de información

• Chiavenato, I. (2006). Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill Interamericana. 
• Hernández y Rodríguez, S. (2011). Introducción a la Administración. Teoría general administrativa: origen, evolución y vanguardia (5ta edición). McGraw-Hill-Educación.
• Hitt, M. A., Black, S. J. y Porter L. W. (2006). Administración (9a ed.). Pearson Educación.
• Münch, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Pearson Educación.
• Reyes, Ponce, A. (2007). Administración moderna. México: Limusa.  
• Robbins, Stephen, P., y Coulter, Mary. (2005). Administración (trad. José Francisco Javier Dávila Martínez y Miguel Ángel Sánchez Carrión) (8va edición). Pearson Educación.
• Sharma, P. (s. f.). Planning: Importance, Elements and Principles | Function of Management. Your Article Library [sitio web]. Recuperado el 15 de febrero de 2022 de: 
• Rodríguez Valencia, J. (1999). El sistema de planeación. En Introducción a la administración con enfoque de sistemas (p. 330). ECAFSA. Disponible en: https://www.uaq.mx/servicios/desacad/tutorias/documentos/Rodriguez_Valencia.pdf
• Snell, S., A. & Bateman, T., S. (2009). Administración. Liderazgo y colaboración en un mundo competitivo (8va ed.). McGraw-Hill.