Desarrollo de habilidades de comunicación y dirección de equipos
Introducción
¡Hola de nuevo! Te doy la bienvenida a nuestra séptima clase del curso de Desarrollo de competencias y habilidades para la supervisión de personal. La buena nueva es que estás ya muy cerca de la meta, el final del curso. En esta sesión se hablará de la comunicación, vista como un proceso mediante el cual las personas crean y comparten información e ideas entre sí, con la finalidad de llegar a un entendimiento mutuo y hacer las cosas. Desde mi experiencia, puedo afirmar que la comunicación eficaz es la base de las relaciones laborales positivas y cooperativas.
Los responsables de gestionar los recursos humanos y los supervisores realizan la función de líderes en su lugar de trabajo y necesitan poder comunicarse de manera efectiva con el personal, colegas y la alta gerencia. En consecuencia, las habilidades de comunicación son competencias básicas que se esperan en prácticamente cualquier puesto dentro del lugar de trabajo. La capacidad de comunicarse con los empleados en todos los niveles de la organización es especialmente importante para los supervisores que tienen como objetivo primordial mejorar las operaciones del departamento y el desempeño y la productividad de los empleados bajo su supervisión. Con el fin de lograr lo mencionado hasta aquí, se te propone el siguiente contenido:
7.1. Concepto de comunicación organizacional
7.2. Importancia de la comunicación organizacional o corporativa
7.3. Competencias o habilidades clave en la comunicación organizacional
7.4. Construyendo una estrategia de comunicación
7.5. ¿A qué se refieren las organizaciones cuando hablan de equipo de trabajo?
7.6. Habilidades en la gestión y dirección de equipos de trabajo
7.7. Alto desempeño de los equipos
Puesto en contexto con estas ideas, estamos listos para iniciar la sesión, siéntete en confianza y ahora, comenzamos.
Desarrollo del tema
Como ya se mencionó en la introducción, los gerentes (en nuestro caso supervisores) tienen la función de proporcionar a los empleados comentarios constructivos sobre el desempeño y el comportamiento en el lugar de trabajo. Las habilidades de comunicación son importantes porque la forma en que los supervisores interactúan con los empleados afecta la forma en que los empleados reciben la retroalimentación de los supervisores. Un supervisor con la capacidad de comunicar las directivas laborales y los comentarios de los empleados de manera clara, sucinta y de una manera que motive a los empleados en lugar de alienarlos es un líder más eficaz. Pero te preguntarás, ¿qué es la comunicación organizacional? Enseguida lo analizarás y comprenderás con base en tus experiencias en este aspecto.
7.1. Concepto de comunicación organizacional
La comunicación organizacional se define como el proceso mediante el cual los individuos inducen significado en la mente de otros individuos, por medio de mensajes verbales y no verbales en las circunstancias de una organización formal. Integra elementos esenciales, tales como: el desarrollo y mantenimiento de relaciones grupales interpersonales dentro de las organizaciones, la toma de decisiones y manejo de conflictos, el uso de símbolos para crear y mantener imágenes, misiones y valores organizacionales, el poder y política dentro de las organizaciones, la interacción humana con tecnología informática y la socialización.
La comunicación organizacional se define como “un programa que se enfoca en los procesos y dinámicas generales de comunicación dentro de las organizaciones. Es un factor de vital importancia para cualquier organización. Ya sea que el propósito sea actualizar a los empleados sobre nuevas políticas, prepararse para un desastre climático, garantizar la seguridad en toda la organización o escuchar las actitudes de los empleados, la comunicación eficaz es un tema integral en una gestión eficaz. Para tener éxito, las organizaciones deben tener políticas y estrategias integrales para comunicarse con sus personal, clientes y partes interesadas, así como con la comunidad en general.
De manera muy sencilla, puede afirmarse que la comunicación organizacional se refiere a las formas y canales de comunicación entre miembros de organizaciones. Investigaciones que se han realizado al respecto encuentran una fuerte relación entre los niveles de comunicación en una organización y el desempeño y la satisfacción en el trabajo. La comunicación organizacional puede ser formal o informal, fluir en varias direcciones y hacer uso de varios medios.
La comunicación organizacional alude al flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes que implica personas, sus actitudes, sus sentimientos y sus relaciones. (Pacheco, 2005).
7.2. Importancia de la comunicación organizacional o corporativa
Existen diversas razones que avalan la importancia de la comunicación organizacional o corporativa: promueve la motivación al informar y aclarar a los empleados sobre la tarea a realizar, la forma en que la están realizando y cómo mejorar su desempeño si no está a la altura. Es la fuente de información por excelencia para la toma de decisiones, ya que permite identificar y evaluar ideas, opiniones e información alternativa.
Juega un papel crucial en la transformación de la conducta y actitudes de los individuos: cuando se está bien informado se tiene una mejor actitud. La comunicación favorece la socialización. No se sobrevive sin comunicación, es fundamental en el control del proceso, fortalece el comportamiento del personal de la organización y ayuda a controlar la función de gestión, de todo esto deriva su importancia.
7.3. Competencias o habilidades clave en la comunicación organizacional
Un sistema de comunicación eficaz y eficiente requiere competencia y habilidad gerencial en la entrega y recepción de mensajes. Un gerente debe descubrir varias barreras a la comunicación, analizar las razones de su ocurrencia y tomar medidas preventivas para evitar esas barreras. Por lo tanto, la responsabilidad principal de un gerente es desarrollar y mantener un sistema de comunicación eficaz en la organización.
Para lograr lo anterior el supervisor requiere de competencias o habilidades clave que favorezcan la comunicación organizacional, estas son:
| El liderazgo. Según Pacheco (2005), el liderazgo se define como “el arte de influir sobre la gente para que trabaje con entusiasmo en la consecución de objetivos en pro del bien común”. El liderazgo se enfoca más a la gestión de relaciones. Entre las conductas que desarrolla un líder para favorecer la comunicación organizacional están principalmente: la confianza, la integridad, la credibilidad, la delegación de responsabilidades, la motivación, la valoración de la creatividad y esfuerzo personal, la valoración del trabajo en equipo y la veracidad como paradigma de comportamiento del líder. Un estilo de liderazgo que presenta los atributos mencionados es un liderazgo participativo, formador, orientativo y favorece, sin lugar a duda, la comunicación efectiva, no sólo en la organización sino también fuera de ella, construyendo una organización vital e inteligente. |
| Trabajo en equipo. Un equipo de trabajo es “un grupo de personas altamente comunicativas, con diferentes trasfondos, habilidades y aptitudes, con un propósito en común, que están trabajando juntos para lograr objetivos claramente identificados”. Esta es una competencia clave en la comunicación. |
| Manejo de conflictos. El manejo de conflictos se identifica como competencia clave de la comunicación organizacional; convertir los conflictos en oportunidades de mejoramiento de la comunicación es una habilidad que deberían poseer todos los líderes de la organización. |
7.4. Construyendo una estrategia de comunicación
Es importante concientizar al personal de la organización, a los profesionales de recursos humanos, a los supervisores y a los líderes organizacionales en general sobre la importancia de generar estrategias de comunicación formal e integral que se vinculen con los diferentes procesos y áreas.
Para desarrollar una estrategia de comunicación, los empleadores deben comenzar por vincular la comunicación con el plan estratégico, incluida la misión, la visión y los valores de la organización; sus metas y objetivos estratégicos; y su marca de empleo.
Estrategias de comunicación efectivas:
- Salvaguardar la credibilidad para generar lealtad y generar confianza.
- Mantener la coherencia para establecer una marca de empleo sólida.
- Escuchar a los empleados y a los miembros del equipo de liderazgo.
- Buscar aportes de todos los distritos electorales.
- Suministrar realimentación.
- Preparar a los gerentes en sus roles como líderes organizacionales.
Una estrategia de comunicación incluye los siguientes elementos:
- Estrategias altamente efectivas que a menudo son de arriba hacia abajo, con la alta gerencia marcando el tono para una serie de mensajes en cascada.
- Un presupuesto que permite el uso de varios tipos de canales de comunicación en función del mensaje que se va a entregar y de las cuestiones específicas asociadas a él.
- Un proceso mediante el cual los líderes evalúan cualquier situación particular que impulse la necesidad de comunicarse y del cual surgirán mensajes clave.
- Un método para generar comentarios y usarlos para dar forma a los mensajes de seguimiento.
- Un enfoque de entrega personalizado con materiales de comunicación fáciles de entender.
7.5. ¿A qué se refieren las organizaciones cuando hablan de equipo de trabajo?
Se dice que el talento humano es el activo más importante en una organización, sin embargo, muchas prácticas y decisiones organizacionales no manifiestan esa creencia. Por ende, se requiere entender a profundidad qué es un equipo de trabajo.
Robbins (2004) define equipos de trabajo como aquel grupo, donde los esfuerzos individuales dan como resultados un desempeño mayor que la suma de sus aportaciones individuales.
Puede afirmarse con Martínez (2003) que el trabajo en equipo es toda una filosofía organizacional: es una forma de pensar diferente y un camino que las empresas han descubierto en los últimos años para hacer realmente que el trabajador se comprometa de verdad con los objetivos de la empresa. Se concibe también como una herramienta eficaz para incrementar la efectividad organizacional, pero para lograrlo se requiere que los equipos de trabajo desarrollen competencias específicas que les permita aplicar una metodología de trabajo que facilite la integración de los recursos del equipo para el logro de la productividad y la creatividad grupal.
7.6. Habilidades en la gestión y dirección de equipos de trabajo
Las habilidades de gestión de equipos de trabajo se definen como cualidades que ayudan a los líderes a guiar a los grupos de manera eficaz.
Los ejemplos de habilidades incluyen inteligencia emocional, comunicación y toma de decisiones. Estas características permiten a los gerentes guiar a los empleados con empatía, lógica y confianza.
Se mencionan como habilidades esenciales en la dirección de equipos de trabajo las siguientes:
- Comunicación eficaz
- Delegación
- Inteligencia emocional
- Establecer límites
- Organización
- Formación de equipos de trabajo
- Toma de decisiones
- Resolución de problemas
- Negociación
- Liderazgo
- Gestión del riesgo
Nota: no se definen por estar definidas con anterioridad.
7.7. Alto desempeño de los equipos
Todos los equipos de trabajo deben considerar ocho actividades clave esenciales para un alto desempeño:
Conclusión
Resulta primordial comprender las habilidades deben construir un liderazgo que coadyuve al logro de objetivos organizacionales, desarrollado en un clima organizacional adecuado y fundamentado en la calidad del trabajo y de sus condiciones. La capacidad para fortalecer el trabajo en equipo y la destreza para gestionar pertinentemente los conflictos generados (dentro de las organizaciones y entre el personal que las integran) se consideran como el conjunto de competencias claves para lograr una comunicación organizacional efectiva.
Liderar un equipo requiere más que un título. Al expandir las competencias de gestión de equipos, los líderes crean un conjunto de herramientas capaz de solucionar cualquier problema. El perfeccionamiento de las habilidades de liderazgo de equipos previene problemas y conflictos que provocan retrasos y dudas.
Has llegado al final de la clase siete, ¿Cómo te sentiste? Espero que hayas aprendido cosas nuevas acerca de lo reflexionado en esta sesión. Solo te falta responder el cuestionario que se te propone como reporte de lectura.