Clase digital 2. Equipos de mejora

Equipos de mejora

Introducción

Hola, qué gusto encontrarte de nuevo en este recorrido. Te doy la bienvenida a esta segunda clase del curso Calidad, productividad y excelencia en el trabajo, en donde se tratarán los siguientes temas:

• ¿Qué es un equipo de mejora?
• Selección de miembros para un equipo de mejora
• Formación del equipo de mejor

Lo que aprenderás en esta clase te permitirá conocer una descripción general de las características y beneficios de un equipo de mejora para el logro de la calidad en el trabajo de cualquier organización. Consideremos entonces que la efectividad del proceso de mejora continua a menudo depende de la capacidad de los miembros del equipo para trabajar juntos.

Una vez descrito esto, estamos listos para comenzar con el desarrollo de la clase.

Desarrollo del tema

¿Qué es un equipo de mejora?

Para comenzar con el desarrollo de nuestra clase, es necesario definir lo que es un equipo de mejora. Un equipo de mejora de procesos es un grupo seleccionado de personas que se enfrenta al desafío de mejorar un proceso seleccionado dentro de cualquier organización. 

Una iniciativa típica de un equipo de mejora comienza cuando los gerentes de la organización se reúnen para discutir problemas de costos y procesos. Después de la lluvia de ideas sobre las soluciones, se anuncian las mejoras que se implementarán en toda la infraestructura. Los gerentes de departamento planifican e inician las mejoras, mientras que los supervisores de departamento implementan y vigilan la iniciativa. 

Para que un proyecto de mejora continua tenga éxito, una organización debe utilizar el conocimiento, las habilidades, las experiencias y las perspectivas de una amplia gama de personas que en conjunto forman un equipo. 

Selección de miembros para un equipo de mejora

La atención cuidadosa hacia la selección de miembros para un equipo de mejora continua es fundamental para una mejora exitosa. Si bien no existe una guía específica de “cómo hacer” para la selección del equipo, hay algunos principios que vale la pena considerar. Un miembro ideal del equipo debe:

1. Representar cualquier disciplina e idealmente trabajar directamente con el sistema objetivo de mejora.
2. Estar dispuesto a aprender de otros miembros del equipo.
3. Estar dispuesto a mantener una comunicación abierta con el personal, los líderes y los consumidores.
4. Estar dispuesto a asumir una responsabilidad individual que contribuya al éxito del equipo.
5. Comprometerse con el éxito del proyecto de mejora.

Por otro lado, los líderes de equipos de mejora continua exitosos sugieren que una organización debe buscar personas que tengan los siguientes atributos:

 Formación del equipo de mejora 

Una forma de resolver problemas y realizar mejoras en el lugar de trabajo es crear un equipo de mejora de procesos. La composición y estructura del equipo de mejora es fundamental para su éxito. 

A continuación, se ofrecen algunos consejos para formar un buen equipo: 

• Forma un equipo que conozca el proceso y tenga estilos de pensamiento diversos. El equipo debe estar compuesto por expertos en procesos, pero recuerda incluir la representación de los proveedores y clientes relevantes, ascendentes o descendentes.
• Designa a un líder de equipo. El líder del equipo debe estar familiarizado con el proceso y tener experiencia en la gestión de proyectos y reuniones. El líder del equipo también debe estar familiarizado con la metodología Six Sigma y las herramientas disponibles. 
• Restringe el tamaño del equipo a un número manejable. Un equipo de más de siete u ocho miembros puede limitar la capacidad de participación individual.
• Establece una hora de reunión que sea conveniente para todos.
• Establece reglas básicas en la primera reunión. Hazle saber a todos cuáles son las expectativas de asistencia, participación y requisitos de tiempo.
• Designa un cronometrador/registrador del equipo. No subestimes la importancia de este puesto. Se han perdido muchas buenas ideas porque no se registraron. 
• También es una buena idea registrar la asistencia al comienzo de cada reunión. Esto enfatizará la importancia de la asistencia y proporcionará responsabilidad si no se cumplen los compromisos. 

Los equipos compuestos por personas que trabajan bien juntas y aportan las habilidades adecuadas a la mesa tienen una alta tasa de éxito. La selección de un líder o facilitador que pueda gestionar la agenda, asignar elementos de acción y mantener al equipo encaminado es de vital importancia. Los miembros que dominan excesivamente las reuniones pueden obstaculizar el progreso y causar problemas de moral. Mantener el equilibrio en los niveles de participación de los miembros del equipo es una responsabilidad fundamental del facilitador.

Para tener éxito, los equipos requieren herramientas o una metodología específica para usar en la resolución de problemas. La capacitación a menudo incluye lecciones sobre la creación de diagramas de flujo, técnicas de observación, recopilación organizada de datos, diagramas de causa y efecto y otras técnicas aplicables a un enfoque de resolución de problemas en grupo.

El trabajo de mejora invariablemente implica el trabajo en múltiples sistemas y disciplinas dentro de una práctica. El equipo o comité de mejora de la calidad (QI) es el grupo de personas dentro de una práctica encargado de llevar a cabo los esfuerzos de mejora. Asimismo, el equipo puede depender del director ejecutivo de la organización. Para ser eficaz, el equipo debe incluir personas que representen todas las áreas de la práctica que se verán afectadas por la mejora propuesta, así como representantes de los pacientes.

El equipo de QI se reúne periódicamente para revisar los datos de desempeño, identificar las áreas que necesitan mejoras, así como llevar a cabo y monitorear los esfuerzos de mejora. Para estas actividades, los equipos utilizarán una variedad de enfoques y herramientas de QI, incluido el Modelo de Mejoramiento (MFI), los ciclos Plan Do Study Act (PDSA), mapeo del flujo de trabajo, evaluaciones, auditoría y retroalimentación, evaluación comparativa e investigación de mejores prácticas. 

El equipo debe tener un «campeón» claramente identificado que esté comprometido con el ideal y el proceso de mejora continua. Esta persona debe estar interesada en desarrollar la capacidad en la práctica para la mejora continua e implementar procesos efectivos que permitan la mejora. Dichos procesos pueden incluir la recopilación y la reflexión sobre los datos, la búsqueda de las mejores prácticas y la participación de las voces y perspectivas de las personas involucradas en todos los aspectos del proceso/actividad bajo escrutinio. El papel del campeón del equipo de QI es garantizar que el equipo funcione de manera efectiva y cumpla con los estatutos de la organización.

Definición de roles y responsabilidades en el equipo de mejora

Dentro de un equipo de mejora continua, los miembros a menudo se organizan para realizar eficazmente el trabajo mediante la definición de roles específicos. La siguiente es una lista de roles clave del equipo:

1. Capitán o líder del equipo: comprende completamente los procesos de mejora y la amplitud del proyecto con el fin de liderar eficazmente las reuniones del equipo.
2. Facilitador de equipo: ayuda al líder del equipo a planificar reuniones y desarrollar agendas. El facilitador del equipo se ocupa del proceso de la reunión, asegurando la participación de todos los miembros del equipo, supervisando la agenda y llevando un registro del tiempo.
3. Miembros del equipo: acuerdan contribuir con sus conocimientos y perspectivas al proyecto, así como con apoyar las mejoras sugeridas en sus áreas de la organización para facilitar la aceptación de los cambios que resulten en mejoras. 

Beneficios de la creación de un equipo de mejora 

Además del beneficio obvio de mejorar un proceso debido a la participación del equipo, surgen beneficios inherentes. El aumento de la moral y el sentido de logro surgen cuando los individuos resuelven problemas como una unidad. Los miembros del equipo perfeccionan o adquieren nuevas habilidades y obtienen una comprensión más profunda de las técnicas de resolución de problemas. 

La oportunidad de trabajar en un equipo multifuncional es otro beneficio. A menudo, la satisfacción del cliente es el resultado de la mejora del proceso. La experiencia general de trabajar en equipo suele inspirar a los empleados a buscar otra experiencia de mejora de procesos.

Para complementar tus conocimientos obtenidos durante el cursado de esta clase, te invito a que visualices el siguiente video denominado “Diferentes tipos de equipos de mejora bajo el sistema de Kaizen”. 

Conclusión

Un equipo de mejora eficaz es lo suficientemente flexible para responder a los desafíos continuos en la mejora de la calidad. La atención cuidadosa hacia la selección de miembros para un equipo de mejora continua es fundamental para el éxito de la mejora. Si bien no existe una lista específica de «procedimientos» para la selección del equipo de mejora continua, podemos tomar en cuenta que un integrante ideal que forme parte de dicho equipo deberá:

• Representar cualquier disciplina e, idealmente, trabajar directamente con el sistema dirigido a la mejora.
• Estar dispuesto a aprender de otros miembros del equipo.
• Estar dispuesto a mantener una comunicación abierta con el personal, los líderes y los consumidores.
• Estar dispuesto a asumir una responsabilidad individual que contribuya al éxito del equipo.
• Comprometerse con el éxito del proyecto de mejora.

Por lo tanto, un equipo eficaz incluye miembros con diversos estilos de pensamiento, enfoques, experiencia y conocimiento. La diversidad puede apoyar la creatividad a través de varios puntos de vista. Cuando las personas con diferentes opiniones, experiencias y habilidades tienen la tarea de un proyecto o desafío, sin duda alguna al combinarse los esfuerzos se pueden superar con creces lo que un solo individuo puede lograr.

Hemos llegado al término de nuestra segunda clase, agradezco tu tiempo y participación. 

¡Te deseo el mejor de los éxitos!