Implementación de un proceso de inducción del nuevo personal en una organización
Introducción
¡Hola, es un gusto volvernos a encontrar en la tercera clase de este curso y que sigamos siendo parte de este trayecto formativo! Una vez abordados los temas referentes al funcionamiento de la empresa y los fundamentos del proceso de inducción del nuevo personal, nos centraremos en la dinámica de implementación de este en una organización de carácter empresarial.
En esta clase digital conoceremos la metodología que se requiere para la elaboración, la implementación, el seguimiento y la evaluación del proceso de inducción al personal de nuevo ingreso en una organización. Lo anterior tiene el objetivo de identificar las consideraciones y dinámicas más relevantes en la instrumentación del proceso, mismas que servirán como base para la elaboración de una guía de implementación.
De acuerdo con lo anterior, ¡comencemos la clase!
Desarrollo del tema
1. Consideraciones en el proceso de inducción
Consideraciones previas al proceso de inducción
El proceso de inducción dependerá de las necesidades, de la naturaleza propia de la organización, así como del equipo que colabora en esta actividad. Todo proceso de inducción deberá incorporar elementos que cubran la información relativa a los procedimientos de la organización, la estructura organizacional, los beneficios, la inducción al puesto, así como una introducción al equipo de trabajo. El uso de las tecnologías de la comunicación para el diseño, elaboración y ejecución de un programa de inducción resulta ser una excelente oportunidad, debido a que facilita al equipo de profesionales de recursos humanos su tarea y los empleados pueden llegar a asimilar mejor la información proporcionada, contribuyendo a fomentar la interacción con otros compañeros y garantizando una experiencia positiva para el nuevo personal.
Acerca del tiempo de prueba para trabajadores de nuevo ingreso
Cuando seleccionan y contratan a nuevo personal para su equipo de trabajo, la mayoría de las empresas acostumbran a tener un tiempo de prueba dentro de sus políticas internas, el cual va desde los tres meses hasta seis meses, aproximadamente. En este tiempo la empresa realiza una serie de evaluaciones para determinar si el trabajador es competente para el puesto que está desempeñando y, por su parte, el empleado puede considerar si el puesto y el lugar de trabajo son realmente los indicados para él/ella.
Este tiempo de prueba se puede dividir en tres momentos:
a) Inducción inicial
Este primer momento puede tener una duración de 5 días hábiles laborables, debido a que es el tiempo en que se da comienzo de manera formal con el proceso de inducción del personal de nuevo ingreso.
b) Período de prueba
En este segundo momento se abordan puntos específicos relacionados con la labor del empleado, se lleva a cabo también el entrenamiento y capacitación al puesto y se identifica cualquier tipo de necesidad o inquietud que requiera el trabajador para poder realizar su trabajo. Asimismo, se lleva un control calificable, el cual es diseñado por la empresa donde se evalúan aspectos positivos y negativos del trabajador con relación a su comportamiento al interior de las instalaciones, su productividad, a fin de determinar si es apto o no para desempeñar la labor.
c) Término del periodo de prueba y confirmación de continuidad en el empleo
En este momento la empresa tiene un registro interno de información que le permite medir el desempeño del empleado en su labor diaria. Si los resultados indican que el empleado continúa dentro de la empresa porque es apto para el puesto, se procede a emitir una carta de confirmación de empleo para el trabajador. Algunos conocen este documento como carta de definitividad.
De igual manera, le llevará a partir de este momento revisiones futuras de desempeño con la finalidad de asegurarse que los trabajadores estén laborando dentro de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa.
Por otro lado, en el caso de que la empresa tome la decisión de no continuar con el empleado después del periodo de prueba, se le hará saber al trabajador de la decisión. Se sugiere que la empresa evidencie los apoyos, el entrenamiento y los recursos que le facilitó al trabajador para realizar su labor, así como los resultados de la evaluación y demás aspectos que influyeron en la toma de esa decisión.
Por último, en el caso de que la empresa tome la decisión de no continuar con el empleado después del periodo de prueba de seis meses, se le hará saber al trabajador de la decisión. De la misma manera, la empresa deberá de evidenciar los apoyos, el entrenamiento y los recursos que le facilitó al trabajador para realizar su labor, así como los resultados de la evaluación y demás aspectos que influyeron en la toma de esa decisión.
Algunas empresas reubican a este tipo de trabajadores en otras áreas con la finalidad de que siga siendo parte del equipo de trabajo y por la capacitación y entrenamiento recibido, dando la opción de volver a postularse para el puesto en un futuro.
2. Fases del proceso de inducción
Fases del proceso de inducción
En el presente apartado abordaremos las fases que integran un proceso de inducción para la persona de nuevo ingreso en una empresa. En el diagrama 1 se muestran las seis fases que integran el proceso de inducción. Estas fases pueden variar según el tamaño de la empresa, así como las necesidades particulares de las mismas.
A continuación, revisaremos de manera específica cada punto para conocer sus implicaciones operativas.
Fase 1. Gestión de documentación administrativa
Es conocida también como pre-inicio, pre-empleo, introductoria, entre otras denominaciones, mismas que varían, como lo hemos comentado, según las necesidades de la empresa.
Esta fase de gestión de la documentación administrativa es una de las primeras experiencias que tiene el nuevo trabajador con el personal administrativo, así como con la tramitología de la empresa. Los temas que se tratan en esta fase son los siguientes:
- Se le informa acerca de la duración del tiempo de prueba, en caso de aplicar.
- Se le da a leer el contrato colectivo de trabajo (en caso de que hubiese) y se aclaran dudas del trabajador; posteriormente lo debe de firmar.
- Se le solicita al trabajador una prueba legal en el país (es necesario en caso de ser extranjero/a), licencias o permisos para trabajar, título profesional, cédula profesional o certificados de estudios.
- Para la forma de pago de nómina es necesario que se proceda al llenado de los formatos o formularios para realizar el pago a través de transferencia bancaria, así como la designación de beneficiario(s) de la cuenta.
- Se solicita la información personal del trabajador, por ejemplo, domicilio particular, contacto de emergencia, teléfonos y tipo de sangre. Además, deberá especificar si tiene alguna condición médica que le produzca alergias a algún medicamento y deberá de proporcionar su número de registro nacional (para México es la CURP), entre otros.
- Se le proporciona la información de las fechas de pago por nómina.
- Se le informa acerca de las posibles retenciones de impuestos.
- Se le indica todo lo relacionado a los planes de pensiones, la aseguranza médica y la aseguranza de vida, en caso de existir.
- Se le proporciona un calendario con las fechas no laborables por ley, periodos de vacaciones, licencias especiales, entre otros.
- Se le informa acerca de las jornadas laborables y pago de tiempo extraordinario.
- Se le comunica lo relacionado al tiempo de trabajo, incluido el horario, el horario flexible y los arreglos para los descansos.
- Se le informa por escrito y verbalmente cuál será su horario y jornada de trabajo.
- Se indica cuáles son los procedimientos y lineamientos institucionales para realizar reembolsos o reclamos de gastos.
- Se procede a realizar el alta en el sistema de control de asistencia de la empresa.
- Se genera la tarjeta de identificación del trabajador para poder ingresar a las instalaciones.
- Se le da a conocer las políticas internas relacionadas con las ausencias por enfermedad, días personales, retardos y otras políticas de empleo específicas.
- Se le informa acerca del procedimiento que deberá seguir en caso de solicitar un permiso.
- Se le solicita al trabajador que proporcione una cuenta de correo electrónico para poder enviar información útil y para que reciba la dirección del sitio web de la empresa.
- En caso de que la empresa tenga una aplicación (app) para empleados, se le asigna un usuario y el password para que pueda ingresar a la plataforma de la empresa, poder imprimir sus comprobantes de nómina y poder realizar algunos trámites de manera directa.
- Para algunas empresas es necesario, por razones de seguridad, que el trabajador registre su vehículo para asignar un estacionamiento al interior de esta.
- Se le da a conocer cuáles son las políticas internas de la empresa con relación a la igualdad y diversidad de género, así como las relacionadas con el uso del intranet, correo electrónico, redes sociales y uso de dispositivos móviles al interior de la empresa. Recordemos que algunas empresas no permiten que los trabajadores usen celulares en áreas designadas por estas.
- Algunas empresas cuentan con sistemas del manejo de rendimiento para los trabajadores, esta información se da a conocer al trabajador.
Fase 2. Conocimiento de la organización
Consiste en dar a conocer la forma en que está constituida la empresa: cuál es su historia, cultura y valores que la rigen, dónde está posicionada en la actualidad, etc. con la finalidad de que el empleado se comience a familiarizarse y comience a crear una identidad con la misma.
Los puntos esenciales que en esta fase se deben de abordar son los siguientes:
- Bienvenida a la empresa.
- Explicación de la historia de la empresa. En este punto se debe de abordar la historia u orígenes, especificar el número de sucursales o locaciones tiene, definir qué tipo de empresa es (en caso de pertenecer a un corporativo se debe indicar) y aclarar a qué sector al que pertenece. También es importante mencionar los objetivos y las metas que persigue la empresa, entre otros.
- Como parte de la cultura y los valores de la empresa, se deberá especificar cuál es la misión, la visión, los valores y la política de calidad.
- Es menester dar a conocer cómo está compuesta la estructura orgánica global de la empresa y la estructura específica del departamento en donde se integrará el trabajador, con la finalidad de que conozca quién es su jefe inmediato y demás personal de su área. En este punto es recomendable que se le entregue al trabajador un directorio con los números de teléfonos y extensiones, así como correos electrónicos de las áreas con las que pudiera interactuar. Esta información se recomienda sea vía correo electrónico e impreso.
- Es importante que se dé a conocer cuáles son las estrategias de la empresa.
- Resulta necesario especificar cuáles son los productos y servicios que ofrece la empresa.
- Muchas empresas tienen sistemas de calidad y se someten a procesos de certificaciones internacionales a fin de mantenerse competitivas dentro del mercado mundial, motivo por el cual es indispensable que el trabajador conozca y entienda este punto.
- Es esencial dar a conocer a los nuevos trabajadores cuáles son las oportunidades de desarrollo y cursos internos.
- Se debe indicar si en la empresa se tiene un plan de desarrollo profesional y personal.
Fase 3. Políticas, legislaciones y reglamentaciones internas
En esta fase, como su nombre lo indica, se le da a conocer al personal de nuevo ingreso cuáles son las normas, políticas, reglamentos y apartados legales establecidos al interior de la empresa.
A continuación, se mencionan algunos ejemplos comunes de estos:
- Políticas de atención al cliente
- Políticas de seguridad e higiene industrial
- Políticas de privacidad de datos
- Procedimientos y políticas para la evacuación ante una emergencia
- Políticas sobre tabaquismo
- Procedimientos de seguridad
- Políticas de confidencialidad y protección de datos
- Conocimiento de sus derechos y responsabilidades, basados en las leyes laborales
- Reglamento interno de trabajo (uso de equipo de seguridad, de ropa protectora, entre otros)
- Notificación de accidentes
Fase 4. Presentación y recorrido
En esta fase es cuando se presenta al nuevo trabajador con los diferentes líderes, gerentes, directivos y demás trabajadores administrativos y operativos. Usualmente, en este momento aprovechan los encargados de estas áreas para hacer una breve introducción a las actividades que desempeñan en sus puestos de trabajo, los trámites que se gestionan, así como los servicios que brindan.
Posteriormente, se continúa dando el recorrido con la finalidad de que el nuevo trabajador ubique espacios tales como:
- Visita guiada al edificio y explicación de los trámites locales
- Oficinas administrativas
- Áreas de producción
- Las salidas de emergencia en caso de utilizarlas en un procedimiento de evacuación
- Las instalaciones de primeros auxilios
- Los baños y bebederos de agua
- Comedor industrial
- Comedor
- Áreas de estacionamiento
- Áreas de fumadores
- Áreas comunes para descanso
- Salas de eventos especiales
- Espacios para entrenamiento y reclutamiento de personal
- Estacionamientos
- Entre otros
Fase 5. Funciones y ubicación en el puesto de trabajo
Se explica de manera detallada al trabajador de nuevo ingreso cuáles serán las funciones específicas que debe desarrollar en el puesto de trabajo, con base al manual organizacional de la empresa.
Concretamente, se debe brindar la siguiente información:
- Nombre del puesto
- Perfil del trabajador para el puesto
- Objetivo del puesto
- Funciones del puesto
- Cómo será evaluado el desempeño del trabajador en el puesto.
- Las responsabilidades que tendrá y cómo debe ser el manejo de la información.
- Cuáles son los canales de comunicación y las áreas con las que tendrá mayormente contacto en su función diaria.
- Cómo debe ser su presentación y conducta dentro de la empresa (en el caso de que el empleado tenga que usar uniforme de trabajo se le indica por qué y la finalidad de este).
- Una breve introducción de las personas que conforman su equipo de trabajo, así como las dinámicas de trabajo.
- Reunión con empleados senior clave (ya sea en persona o mediante el uso de tecnología por medio de una videollamada, llamada, etc.).
Dependiendo de la naturaleza del puesto, algunas empresas llevan el proceso de capacitación centrada en las funciones del empleado, por ejemplo: en el uso de tecnología a través de simuladores, control y manejo de sustancias peligrosas, manejo de herramientas específicas, entrenamiento sobre los procesos, etc. Por su parte, otras empresas llevan la capacitación hasta este momento de la inducción.
En esta fase, por lo general, algunas empresas dan por terminado el proceso de inducción de la persona de nuevo ingreso, algunas otras dan por concluido este proceso después de la presentación y recorrido por las diferentes instalaciones de la empresa.
Fase 6. Evaluación y seguimiento del proceso de inducción
a) Seguimiento
El seguimiento proporciona a los jefes inmediatos superiores y líderes de la organización las herramientas necesarias para determinar si el trabajador de nuevo ingreso está integrado exitosamente o no en sus funciones y en general a la organización. En caso de que el trabajador no esté integrado, se analizarán las causas. Una vez identificadas estas, se procede a diseñar estrategias para revertir esa situación. Por ejemplo, si se detecta que el trabajador requiere de más capacitación y entrenamiento, se deberá de proporcionarle.
El área de Recursos Humanos de las empresas deberá de realizar revisiones periódicas de seguimiento, es decir, recabar de manera personalizada las experiencias, dudas e inquietudes que puedan surgir por parte del trabajador después de su incorporación a sus funciones. Algunas actividades que se pueden emplear, por ejemplo, es visitar a los trabajadores en sus áreas de trabajo, así como programar reuniones periódicas con el nuevo trabajador a fin de conocer su experiencia en la empresa.
La información que se recopile en formatos internos o instrumentos de evaluación durante esta fase de seguimiento del proceso de inducción ayudará para enriquecer y mejorarlo.
b) Evaluación
Al término del proceso de inducción, tiene que ser evaluado por los trabajadores participantes para determinar si cumple con los objetivos propuestos y las expectativas de los nuevos reclutas. Para ello, se debe de aplicar un instrumento de evaluación diseñado de acuerdo con las necesidades de la empresa, abordando preguntas claves sobre cada uno de los temas tratados en la inducción con el objetivo de identificar cuáles son los puntos que no fueron suficientemente claros por parte del personal de nuevo ingreso. A continuación, se muestra un formato que puede servir como machote, debido a que contiene los elementos esenciales para la elaboración y diseño del instrumento.
3. Sugerencias para una presentación exitosa del programa de inducción al personal de nuevo ingreso
Lo que se debe hacer
En la planeación y diseño del programa de inducción, es importante que se consideren los siguientes puntos:
a) Antes de comenzar. El profesional de Recursos Humanos deberá de tener una agenda del día, así como de los requerimientos esenciales para llevar a cabo el proceso de inducción.
b) Programar citas. Es importante invitar y agendar con anticipación la participación de los líderes, gerentes y directivos con la finalidad de que estos les den la bienvenida como parte de su equipo de trabajo al nuevo personal. De no ser posible durante las primeras fases del proceso, se busca agendar durante la fase del recorrido.
c) Elaborar lista de registro de asistencia. Su finalidad es evidenciar que el empleado está presente en su proceso de inducción.
d) Espacio físico. Se debe de prestar especial atención en el lugar donde se llevará a cabo el proceso de inducción. Es necesario verificar la ventilación e iluminación, también de si se requiere de un pódium, micrófono, control remoto, pizarra electrónica, conexiones para cualquier tipo de dispositivos móviles, acceso a la red inalámbrica de la empresa, entre otros.
e) Elaboración de los materiales de apoyo. En el diseño de los materiales de apoyo, se trata de que los datos de la empresa estén actualizados (beneficios, reglamentos, políticas, organigramas, etc.). Existen diferentes materiales de apoyo que se pueden diseñar, por ejemplo:
- En el caso de realizar presentaciones en diapositivas, en estas se deberá evitar saturar de texto o información, debido a que el personal pierde el interés.
- Elaboración de videos introductorios de la empresa.
- Diseño e integración de materiales a utilizar en las dinámicas de integración.
f) Presentación. El o los expositores a cargo tienen la finalidad de hacer posible que el trabajador reciba de forma clara, concreta y específica la información, acorde a los objetivos establecidos por la empresa. Así mismo, es importante que considere los siguientes puntos básicos previos a su presentación:
- Elaborar una sinopsis de su exposición.
- Estudiar y ensayar su presentación.
- Asegurar los materiales de apoyo, cañón, computadora, etc. Para que estén listos antes de su exposición.
- Utilizar un vocabulario y léxico adecuado.
- Tratar de mantener el mayor tiempo posible el contacto visual con las y los trabajadores.
g) Descansos. Es importante considerar tiempos de receso o descanso, conocido también como coffee break, para que las y los empleados puedan levantarse y salir por unos minutos del lugar de la exposición. Algunas empresas acostumbran a ofrecer servicio de refrigerio.
h) Entrega de materiales. Al inicio del programa de inducción se sugiere entregar al trabajador una copia del cronograma u orden del día, el material didáctico, un directorio de personal por departamento, el formato de evaluación final, etc. Muchas empresas en la actualidad son amigables con el ambiente y dentro de sus políticas está el evitar el uso desmedido del papel, es por ello que esta información podrá ser enviada al correo electrónico del trabajador y estará disponible en la plataforma virtual o sitio web de la empresa.
i) Evidencias. Durante el proceso de inducción es esencial recabar evidencias de que se llevó a cabo el proceso de inducción y fue completado. Algunas evidencias que se pueden recabar son listas de registro de asistencia, fotografías, envío de invitación e información a cada una de las cuentas de correo electrónico de los trabajadores, así como registro del envío de mensajes de texto a los móviles del nuevo personal, confirmando la fecha, hora y lugar del evento de inducción.
j) Presentes. Algunas empresas acostumbran a obsequiar un artículo de bienvenida, por ejemplo, agendas, gorras, playeras, etc. con el logotipo de la empresa.
Conclusión
Hemos llegado al final de nuestra tercera clase, ¿qué te ha parecido? Espero que hayas aprendido cosas nuevas, pues esto te hará más sencillo el recorrido de este curso.
Antes de despedirnos recuerda las siguientes ideas clave:
- A fin de llevar a cabo el proceso de inducción para el personal de nuevo ingreso en una empresa es indispensable que se establezca una metodología, misma que servirá de guía para establecer un orden cronológico y secuencial del proceso, permitiendo cumplir de manera exitosa con los objetivos planteados por la compañía.
- Durante las seis fases del proceso de inducción al personal, la información que se genere deberá de ser clara, precisa y contundente, con la finalidad que el trabajador la asimile con mayor facilidad.
- La selección de los materiales de apoyo, la preparación del espacio físico, las exposiciones, los medios digitales y demás recursos materiales son parte de la clave del éxito de un proceso de inducción.
- La elaboración de un instrumento de evaluación es una herramienta eficaz que nos proporciona datos útiles para mejorar continuamente la versión del programa de inducción.
- Llevar un seguimiento posterior al proceso de inducción es benéfico para la organización y los trabajadores. Por un lado, los trabajadores manifiestan dudas, inquietudes, necesidades de capacitación, desacuerdos etc., de manera que se convierten en áreas de oportunidad que se deberán de atender a la brevedad y que evitarán mayores complicaciones laborales.
- Es recomendable que durante el proceso de inducción y posterior a este se generen evidencias que permitan servir de apoyo para la acertada toma de decisiones de los directivos de la empresa.
¿Cómo te has sentido hasta el momento? Sigue adelante, te espero en la próxima clase digital.