«Cuando todo parezca ir en tu contra, recuerda que el avión despega contra el viento»
Henry Ford 

Introducción

El ser humano como responsable principal de las funciones operarias de la organización, cumple con las tareas estipuladas y correspondientes a su perfil profesional, pero como ser pensante posee capacidad de observación, así puede construir propuestas innovadoras que a través de su aplicación modifiquen, mejoren y eficiente los procesos.

Si bien es cierto que en el colectivo es donde surgen muchos proyectos, su consolidación en un tiempo determinado con resultados de calidad y sin exceder los presupuestos, se encuentra supeditado a múltiples factores.

Para lograr el éxito de un proyecto se necesita de un líder con actitudes y aptitudes que le permitan definirle integralmente el proyecto, para cumplir y superar las demandas de los proveedores, de la organización y del cliente, considerando el valor potencial y capacidad de los recursos humanos que conforman la organización 1.

Cuando se formula un proyecto es de suma relevancia tener claros las condiciones en las que se sitúa, todos los elementos causales o generadores del plan, los posibles escenarios durante su desarrollo, visualizar las etapas, la dinámica, no escatimar en la probabilidad de los retos y obstáculos; cuidar con esmero cada una de los componentes y su interrelación.

Antes de poner en marcha el proyecto se deberá evaluar en éste proyecto los conceptos técnicos, financieros, económicos y hasta ambientales, para intentar dar una aplicación integral. No es suficiente formular un proyecto si no logramos precisar si es factible o no su aplicación.

Diagrama 1. Fases para un proyecto.

Competencias

• Identifica las fases y elementos para el desarrollo de un proyecto.

Contenido

2.1 Definición y tipos de proyecto

Gestión de proyectos en enfermería, implica el reconocimiento y comprensión de dos conceptos: Proyecto y Gestión. 

El término de proyecto surge en el ámbito empresarial entre los años 50 y 60 en Estados Unidos bajo el término administración de proyectos. Por lo que busca sistematizar técnicas de gestión y formas de organización para afrontar operaciones complejas. 

Existen varias definiciones de Proyecto: por ejemplo, la enunciada por Project Management Institute en el 2004, dice “es un esfuerzo único de carácter temporal, un conjunto, un principio y un fin”.

La Organización de las Naciones Unidas la enuncian como un “conjunto de antecedentes y elementos de juicio que permiten estimar la conveniencia de asignar recursos a la producción de determinados bienes o servicios”. Por lo que es una unidad de inversión menor con un esquema coherente y que técnicamente puede realizarse con independencia de otros proyectos. 

Otra definición nos dice que proyecto deriva del latín proiectus, derivado de projicere “poner delante”.  Es la planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas para alcanzar un determinado objetivo. 

También se comenta como un plan detallado para la ejecución de una cosa. Como un trabajo no repetitivo que requiere planificarse y realizarse según especificaciones técnicas determinadas, cuenta con objetivos, costos, inversiones y plazos prefijados. 

En un significado básico es un plan prospectivo capaz de materializar algún aspecto del desarrollo económico o social, por lo que son considerados unidades elementales. 

Imagen 1. Planificar consiste en una serie de actividades que  llevan a  obtener un objetivo.

Como se puede observar todas las definiciones describen un proceso, con base en un diagnóstico que se analizará, las probabilidades de éxito y las actividades y recursos que se necesitan para lograr el objetivo del proyecto.

En tanto el término gestión del latín gestĭo. hace referencia a la administración de recursos, sea dentro de una institución estatal o privada, para alcanzar los objetivos propuestos.

La gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que trata de la planificación y el control de proyectos. Es la aplicación de conocimientos, habilidades herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

Diagrama 2.  Actividades de un proyecto.

Por lo anterior podemos decir que el proyecto es el plan y la gestión son todos los procedimientos administrativos desde el planteamiento hasta su implementación.

Desde este enfoque administrativo, la salud puede ser abordada con proyectos y estrategias de intervención, dirigidas a la creación y mejoras de las instituciones médicas, educativas, para eficientar los procesos de atención con la finalidad de resolver las necesidades de salud – enfermedad de diferentes grupos sociales, familias e individuos.

Es importante conocer la clasificación general de los proyectos, pues la gamma es amplia y depende de donde se genera. 

Cuadro 1: A manera general existen diferentes categorías en las que se suelen dividir los proyectos.  

2.1.1 Ciclo de vida y clave del éxito de un proyecto.

Diagrama 3. Ciclo de vida.

El diseño de un proyecto involucra distintos pasos, a saber:  

• Identificar un problema y enunciar los indicadores que den cuenta del mismo.  
• Reconstruir las causas del problema.  
• Formular los objetivos y definir los destinatarios.  
• Diseñar una estrategia.  
• Identificar los recursos necesarios y disponibles para llevarla adelante. 
• Operacionalizar las actividades que movilizan estos recursos.  
• Definir cómo y quiénes van a gestionar el proyecto. Y 
• Definir la modalidad que se adoptará para evaluar el proyecto.  

Sin importar la metodología que sea empleada para trabajar la gestión del proyecto, es de suma importancia lo siguiente:

• Conocer y entender el contexto de la organización en donde se desarrollará.
• La triple restricción (variables que impactan en la calidad final del proyecto).
• La comunicación.

Diagrama 4. Triple restricción.

Es así como podemos afirmar que el éxito del objetivo de un proyecto está limitado por cuatro factores, Alcance, Costo, Programa y satisfacción del cliente.

Por ello es relevante poseer Claridad en la definición de objetivos, ser sistemáticos y metodológicos en la construcción del proyecto, tener precisión en la planificación, lograr el compromiso de los participantes, priorizar y establecer las tareas además de hacer buen uso del avance tecnológico y la comunicación.

El alcance se refiere a cumplir con los requisitos o criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto. (la entrega en tiempo y con calidad del producto final)

• El alcance se refiere a cumplir con los requisitos o criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto (la entrega en tiempo y con calidad del producto final). 
• Costos: Presupuesto que incluye el estimado financiero de los diversos recursos que se utilizan para el desarrollo e implementación del proyecto.

Imagen 2. Los costos son los recursos que deben definirse para el desarrollo del proyecto.

• Programa de un proyecto: Relación de tiempos de cuando se inicia y termina una actividad.
• Satisfacción del Cliente: Completar el alcance dentro del presupuesto para la fecha determinada a satisfacción del cliente. La norma ISO 9000:2005 del «Sistemas de gestión de la calidad — Fundamentos y vocabulario», la define como la «percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos».

Presupuesto y su impacto: 

Desarrollar un presupuesto permite asegurar el financiamiento del proyecto y las decisiones concernientes al mismo. Al estimar los costes se pueden minimizar uno de los riesgos, controlar su rendimiento (gestión del valor acumulado), además permite cumplir con las expectativas, límites de alcance, reconsiderar y/o validar tareas; por ende, es una herramienta para gestionar recursos. Debe considerar los costos laborales, de equipamiento, materiales, tecnología, viajes, los de operación, los adicionales y los de cambios probables.  Es así como se desarrolla un presupuesto inicial que es flexible, fácil de analizar y que recoge diferentes posibilidades hasta llegar a la presupuestación final. 

Diagrama 5: Aspectos a considerar para trabajar un presupuesto. 

2.2 Fases de formulación de proyectos

Para el logro exitoso se requiere una planeación detallada que lleve a desarrollar lo necesario para lograr el objetivo. 

Tabla 1. Fases de la formulación de proyectos.

Una vez clarificados y comprendidos los términos, es trascendental que se cumplan con las fases consecutivas para que el proyecto sea todo un éxito, revisemos los siguientes puntos: 

a) Los estudios Preliminares: En esta fase con base en las características del problema o necesidad se identifica: su magnitud, el escenario, y lo que se pretende; se deben de considerar e investigar lo relacionado con la disponibilidad de insumos, recursos disponible y proveedores del mercado, indagar los avances tecnológicos y desarrollo de nuevas tecnologías, políticas y normas vigentes para limitar las fallas y asegurar la factibilidad.

b) La fase de Prefactibilidad: Comparación entre diferentes enfoques alternativos de varios elementos del proyecto y se recomiendan las altivas más adecuadas para cada elemento. Se refiere al estudio, análisis y disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo los objetivos o metas propuestas en el proyecto.

Imagen 3. De acuerdo con Stephen R. Covey, la proactividad es empezar con un fin en mente, establecer prioridades, pensar en ganar-ganar, procurar primero comprender y después ser comprendido, sinergizar u afilar la sierra. 

c) Fase de estudio de Ciclo Primario: A esta fase también se le conoce como Preparación del Proyecto, incluye tres etapas: Estudio de Factibilidad, Proyecto Preliminar y Diseño Detallado.

• El estudio de Factibilidad, requiere de los siguientes pasos: Detección de necesidades, Definición del problema, Búsqueda de información, Generación de soluciones, Evaluación Tecnológica, Evaluación Económica; Les reitero si al comparar entre varias opciones de estos pasos existe alguna solución viable, podemos afirmar que se cuenta con un proyecto preliminar.3

Para precisar el componente de factibilidad o viabilidad es imperante que se también se analice con mesura: La factibilidad económica: analizar si se dispone del financiamiento necesario para invertir en el desarrollo del proyecto.

Diagrama 5: la factibilidad es una herramienta que facilita la toma de decisiones en la formulación de un proyecto, facilita identificar la viabilidad para la implementación. 

El proyecto Preliminar: Está conformado por los siguientes pasos: Selección del concepto, formulación del modelo, Análisis de estabilidad, Análisis de Sensibilidad, Análisis de compatibilidad, Optimización; y finalmente una vez logrado el concepto de optimización se continuará con el Diseño Detallado del Proyecto.

d) Fase del estudio de ciclo secundario o implementación: En esta fase se consideran los tiempos, la instalación de equipos y maquinaria de producción; es el momento de elaborar el presupuesto de producción; esta fase se constituye de tres elementos: Producción, Comercialización y Consumo.

La producción se refiere a la elaboración del producto o servicio, requiere de un estricto control de calidad, lo que dará paso a la comercialización del bien, requiere plantear cómo se va a distribuir en el mercado y como estará a disponibilidad directa con el cliente o usuario para su consumo, si cumple o satisface las necesidades, o será posible evolucionar el proyecto.

2.3 Riesgo

Todo proyecto conlleva algún tipo de riesgo, veamos los siguientes términos:

• Riesgo: Evento incierto que podría afectar negativamente a los factores críticos de éxito si llega a ocurrir
• Asunción: Factor que se considera cierto, real
• Defecto: Discrepancia entre lo que es (real) y lo que debería ser (esperado).

Gregor y M. Horine, mencionan las siguientes fuentes de riesgo: Tamaño y complejidad del proyecto, requisitos, impacto del cambio, organización, nivel de compromiso, tecnología, factores externos y empresariales, financiamiento, tiempo, asunciones y limitaciones; además especifican los riesgos durante la planificación del proyecto:

Tabla 2. En el contexto del proyecto, el riesgo implica un proceso analítico-probabilístico.

Es así como en el contexto del proyecto hablar de riesgo implica la amenaza de sufrir daños o pérdidas que lleva a un resultado negativo, sin embargo, también nos lleva a incluir las oportunidades o resultados positivos. Por ello una buena administración del riesgo disminuye la probabilidad de ocurrencia, clarificando posibles errores mediante un análisis cualitativo, clasificándolos u agrupándolos para evitar que ocurran y su posible impacto.

En cuanto al plan de acción, es importante no perder de vista el objetivo específico para así lograr plasmar adecuadamente todo aquello a realizar para cumplirlo. Veamos un ejemplo:

Objetivo específico 3: Realizar capacitación para el autocuidado del adolescente.

Cómo te has dado cuenta, esta parte implica la ejecución, el control y el cierre.

Conclusiones

La base de un proyecto exitoso, es indagar y conocer a profundidad el medio en el cual se desea aplicar, poseer cualidades como la iniciativa e imaginación para lograr llegar a la implementación de una nueva idea; requiere de una visión a futuro del objetivo desde la preparación del proyecto hasta el consumo y utilización del producto o servicio por el usuario.

No olvides que cuando se formula un proyecto generalmente nos enfrentamos a: 

• Identificar de forma precisa el problema o necesidad que se requiere resolver o satisfacer. 
• El análisis de las causas que provocan el problema. 
• La identificación de objetivos y de quienes serán los beneficiados. 
• Establecer los recursos necesarios y disponibles 
• Pensar en la estrategia de la gestión del proyecto  
• Diferenciar las actividades y la organización en el tiempo 
• Formas a evaluar el desarrollo del proyecto. 

La guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (guía del PMBOK) desarrollada por el  Project Management Institute (PMI),  plantea seis procesos que tienen lugar por lo menos una vez en cada proyecto:   

• Planificación de la gestión de riesgos: Se enfocan las actividades de gestión de riesgos.  
• Identificación de riesgos: Determinar los riesgos que pueden afectar y documentar sus características.   
• Análisis cualitativo de riesgos: Clasificar según su probabilidad de ocurrencia e impacto. 
• Análisis cuantitativo de riesgos: Cada riesgo identificado es analizado según su efecto. 
• Planificación de la respuesta a los riesgos: Desarrollar  opciones y acciones para reducir las amenazas. 
• Seguimiento y control de riesgos: supervisar los riesgos residuales, identificar la existencia de nuevos, ejecutar planes de respuesta y evaluar su efectividad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

Bibliografía consultada

• Covey, Stephen R.  Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Paidos. 2017. 
• Chamoun, Yamal. Administración profesional de proyectos. La guía.McGrawHill.2002 
• Definición de proyecto disponible en:. https://definicion.de/proyecto/, consultado 26 de agosto de 2017. 
• Definición de satisfacción del cliente, disponible en http://calidadgestion.com.ar/boletin/65_satisfaccion_del_cliente.html. consultado 25 de agosto de 2017. 
• Gido-Clements-Baker (2018). Administración Exitosa de Proyectos. Soluciones empresariales. 6ta ed. Edit.Cengage Learning. 
• Gregor y M. Horine. Gestión de proyectos Ed. Multimedia 2005. pag.42 
• Ministerio de salud. Formulación de proyectos. Una herramienta para la gestión de políticas públicas. Programa Nacional de Municipios y Comunidades Saludables. Junio 2016. 
• Moreno F. ME y Lucy Muñoz de Rodríguez. De la teoría de Enfermería a la práctica.  Experiencias con proyectos de gestión de cuidado. Universidad de la Sabana. Editores científicos 2016. 
• Murcia J. Proyectos formulación y criterios de evaluación. 1er ed. México: Alfaomega; 2009.