Unidad didáctica 3 – Gestión del proyecto

La única diferencia entre el éxito y el fracaso es la capacidad de actuar.  

Alexander Graham Bell 

Introducción

En la actualidad, el personal de enfermería debe ser agente de cambio en la atención de la salud, sobre todo en la constante transición epidemiológica. Dentro del ámbito de la profesión de enfermería, los integrantes deben poseer conocimiento y las herramientas para proponer y desarrollar proyectos con el objetivo de mejorar o aminorar una problemática o necesidad identificada dentro de un grupo,  contexto o población en específico. 

Enfermería  como gestor debe tener cualidades de liderazgo e innovación para poder sugerir cambios necesarios y desempeñar su máximo potencial como agente de  cambio (1). 

Hemos venido avanzando a lo largo de la UDA con gran parte de lo que veremos, sin embargo quedará más clarificado, así que comencemos. 

Competencias

  • Desarrolla un proyecto de intervención profesional aplicando propuestas innovadoras para la gestión de un cambio para la práctica profesional de enfermería.
  • Presenta un proyecto ante posibles instancias proveedoras de recursos y servicios de enfermería.

Contenido

3.1 Elementos del Proceso de gestión de proyectos

3.1.1 Inicio: Análisis situacional e identificación del problema

Si haces una reflexión de por qué te encuentras en este momento en el lugar en donde estas, seguramente harás referencia a la suma de las decisiones que has tomado a lo largo de tu vida, que estudiar, donde estudiar, donde trabajar, a quien consideras tu amigo y así una lista interminable, cada una de ellas han sido un paso para llegar a ese sitio.

La fase de inicio de todo proyecto es la identificación de necesidad o problema, esta se va a dar mediante el análisis de la situación que se está observando, se debe identificar todos los factores que influyen para que la problemática se genere (2). La identificación del fenómeno de enfermería puede surgir de la práctica diaria o de la autoevaluación de los servicios de salud y puede ser abordado desde un marco referencial propio de enfermería (3) La óptima identificación de necesidades nos permite clarificar y determinar las oportunidades posibles que se tienen para la resolución posible en un futuro, así como las debilidades y fortalezas (4). Como vimos en las unidades previas una herramienta que se utiliza dentro de la identificación del problema para desarrollar ideas creativas es un diagrama “Árbol de problemas”, es una metodología de tres pasos que nos permite organizar la información obtenida dónde se identifica la problemática (tronco del árbol), las posibles causas (raíces del árbol) y consecuencias (ramas del árbol) (5).

Las causas del problema van a ser determinadas en base a los conceptos del referente teórico, que al ser aplicadas nos van a ayudar a la solución del problema. Es importante tener en cuenta que no debemos identificar como causas aquellas de índole administrativas o de presupuesto institucional (3).

Es de vital importancia determinar la magnitud del problema para establecer si el costo-beneficio es factible para dicho proyecto. Es decir, si los beneficios esperados superan el costo de dicho proyecto (5).

Una vez que se ha determinado la existencia de un beneficio en pro de la salud de la población, el gestor del proyecto debe pasar a la siguiente fase que es la planificación.

3.1.2 Planificación: Desarrollo de propuesta

La fase nuclear de la gestión de proyectos es la planificación, de la cual depende el éxito o el fracaso (6), por ende; un proyecto cuando se planea apropiadamente nos va a permitir la satisfacción de las necesidades de la población estudiada.

 

Imagen 1. La planificación del proyecto presenta las tareas necesarias para lograr el objetivo. 

La planeación es un conjunto de tareas sistematizadas que se deben aplicar para llegar al cumplimiento de un objetivo y nos va a puntualizar lo que se necesita y como llegar a lograrlo. Se debe tener en cuenta que los participantes del proyecto formen parte también de la planificación, debido a que se comprometerán a llevarlo a cabo conforme al plan que se va a establecer.

El primer paso de la planeación es el establecimiento del objetivo que se desea, este debe ser alcanzable, específico, medible y lo suficientemente claro y conciso (2). Es recomendable retomar el problema y convertirlo en término de solución y de manera positiva, así el problema principal con su verbo correspondiente se convierte en el objetivo general y a su vez, las causas de igual manera con sus verbos correspondientes en objetivos específicos (3).

Un segundo paso es la justificación del proyecto, se deben plasmar las razones por las cuales se está realizando, haciendo énfasis en señalar la importancia social y sobre todo para la disciplina de enfermería. En este último punto, se puede expresar con base a investigaciones científicas desarrolladas en los diferentes contextos (internacionales y nacionales) para adquirir los mejores sustentos de las intervenciones de la disciplina que se pretenden realizar (3).

Se debe elaborar un plan de acción donde se plasmen las actividades y tareas a realizar las cuales pueden contribuir al cumplimiento de los objetivos planteados. Las actividades pueden presentarse en forma de tablas, las cuales deben contener actividades, recursos, indicadores y medios de verificación (3). De igual manera deben contener la duración estimada de las actividades, esta debe tomar en cuenta el tiempo de la actividad más el tiempo de espera relacionado (2).

Diagrama 1: Trabajar en las estimaciones de forma completa, es parte de la clave para gestionar los riesgos, el presupuesto y la calendarización. Además de crear un nivel mayor de compromiso con el proyecto. 

Por último, se debe plasmar las consideraciones éticas en las cuales se va a basar el proyecto, debido a que la ética es un componente esencial del cuidado de enfermería (3) se deben tener en cuenta los siguientes principios éticos (7):

  • Beneficencia: se pretende que las acciones de enfermería sean en beneficio tanto para el profesional como para el paciente.
  • No maleficencia: donde el personal de enfermería debe evitar dañar dentro de la praxis.
  • Justicia: donde no se discrimine por ningún motivo a las personas y sean tratadas por igual.
  • Autonomía: donde el individuo sea libre de decidir todo lo que crea que es más conveniente para él, el cual debe ser ejercido mediante la información adecuada.

Esto no implica que dejes de lado los propios principios de la profesión (deontología) 

La Gestión del Proyecto se refiere a la descripción de la estrategia, técnica o procedimiento a seguir, los procesos e instrumentos que serán utilizados, para dar solución a las diferentes áreas de oportunidad que han sido detectadas, es aquí donde la creatividad del sustentante se pondrá de manifiesto en el planteamiento de las estrategias, propuestas y medidas de acción a tomar, a fin de lograr la venta del proyecto a los administrativos de las dependencias donde se llevará a cabo su implementación. 

Estrategias para la presentación y venta del proyecto 

Aquí es menester plantear una estrategia de presentación oficial del proyecto; es decir, la explicación del cómo, el cuándo y el dónde se presentará el proyecto, a partir del quienes de las voces decisorias. 

Imagen 2: En la presentación debe existir claridad, simplicidad que proyecte su importancia y que problema se desea resolver.   

Se debe preparar una oferta lo más atractiva posible, para lo cual se recomienda usar los siguientes pasos: 

  • Nombrar un Director de Oferta el cual por lo regular debe ser el director del Proyecto. 
  • Analizar el Papel del Cliente, debemos partir de la base en que el cliente ya ha estudiado o conoce las necesidades del proyecto. 
  • Abordar la asignación de trabajo “paquetes de trabajo” del equipo que participará en la preparación de la oferta para posteriormente integrarla. 
  • Realizar la descripción técnica del alcance del proyecto, resaltando lo más atractivo para el cliente y tener en claro que los puntos débiles.  
  • Hacer énfasis en los beneficios que puede proporcionar el proyecto y los factores de evaluación. 
  • Realizar la ficha de coste del proyecto perfectamente desglosada para favorecer y establecer el presupuesto. 
  • Si el caso es la venta del proyecto, el precio deberá ser realizado por una persona ajena al equipo, cuidar no exceder el costo calculado, de preferencia debe ser inferior. 
  • Tener en cuenta la asesoría jurídica para ofertar, debido a que se requiere de papeleo legal. 
  • Finalizados estos pasos de preparación puede realizarse el lanzamiento de la oferta.

Diagrama 2: El reto es superar las circunstancias que puedan impedir el logro del proyecto. La propuesta debe ser un documento vendedor no es un simple o complejo informe técnico.   

Estrategias para vencer las resistencias 

Se recomienda identificar las posibles resistencias que puedan suscitarse ante el proyecto y analizar las razones por las cuales dichas resistencias se generarán. Con la información general se establecerán aquella más apropiadas para vencerlas y convertirlas en fuerzas impulsoras del proyecto. 

La preparación de la propuesta debe ser una tarea directa con diseño sencillo, conciso y suficiente para convencer de su importancia, debe contar con el tiempo asignado para la revisión y aprobación.  Con frecuencia se organiza en tres partes o secciones: la parte técnica, administrativa y de costos.  

3.1.3 Ejecución y Control

Una vez desarrollado el plan se procederá a la ejecución (2), es decir; la realización de todas aquellas actividades y tareas planeadas.

Es relevante destacar, que gran parte del éxito de estaetapa, depende directamente de la participación y compromiso de todos los participantes en la ejecución del proyecto; el líder debe de vender, motivar, comprometer, lograr convencer a cada individuo de lo valioso de su papel para el logro de la meta.

El gestor para patentar su liderazgo y ser ejemplo a seguir presta atención a los valores, actitudes y conocimientos de la disciplina enfermera con ello será posible motivar a los participantes enfermeros (usuarios internos) en el proceso de mejora de los cuidados.

Por tanto es primordial que los responsables gestionen los recursos necesarios para la realización del proyecto (3).

Igualmente se requiere convencer a los futuros usuarios de sus beneficios, pero es indispensable persuadir a quienes tienen el poder de decisión sobre la aceptación del proyecto, plantear una(s) estrategia(s) de presentación oficial del proyecto; la explicación del:¿Cómo? ¿Cuando? ¿Donde? Y ¿Para qué? 

Un Proyecto no aceptado, por más benéfico y bien realizado que sea, no tiene esperanzas de vida……

Por lo tanto, debe detectarse: ¿Quiénes serán las personas clave para el proyecto? ¿De qué forma se logrará interesarse e involucrarse en el proyecto?

Al mismo tiempo se debe ir observando el avance, esto nos es útil para asegurar que todo va conforme al plan establecido. Es indispensable medir el progreso real debido a que, si en algún momento se presentan retrasos o fallas en lo establecido deban aplicarse medidas correctivas (2) para que el éxito del proyecto llegue en tiempo y forma.

La ejecución comienza durante el desarrollo de la planeación, por ello el control inicia y termina con la ejecución. Durante este tiempo es importante evitar supuestos incorrectos y dirigir los esfuerzos a seguir el plan.   

En esta fase se busca el aseguramiento de la calidad del proyecto mediante la evaluación regular del desempeño. Es momento de asegurar que todos cumplan con lo estipulado.   

El control implica comparar la parte de la ejecución con lo planeado, identificando posibles desviaciones para trabajar de forma preventiva más que con acciones correctivas y así continuar con un avance real. Puede darse algún tipo de atraso, pero debe evitarse al máximo que consuma tiempo valioso trabajando estrategias con oportunidad.  

El presupuesto también se debe monitorear para mantener el llamado valor ganado (presupuesto de acuerdo al avance planeado), también permite dar seguimiento al desempeño. Stephen R Covey menciona que “las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades. Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas” 

Diagrama 3: Procesos de gestión o componentes del control de un proyecto.   

Gregor y M Horner (2005), mencionan la regla del 15 por ciento del punto de finalización: Ningún proyecto se recupera de una variación en el 15 por ciento del punto de finalización.  

Algunas técnicas efectivas para esta parte son por ejemplo: trabajar en paquetes de trabajo pequeños, mantener líneas base, reuniones de trabajo, criterios específicos, revisiones, requisitos de seguimiento, marcadores de hitos y puntos de control, auditorias, umbrales de escalada, cierres e informes formales y oportunos. Resaltar los problemas principales, los riesgos, los cambios y logros.   

Una de las metas del sistema de control se centra en la detección precoz y las respuestas apropiadas que faciliten emprender acciones correctivas y reestablecer las líneas base. 

Diagrama 4: Para combatir los desafíos tener presentes los principios del control son: prevención, detección y acción.   

Como pudiste observar el control del proyecto conlleva sistemas de información y procedimientos de gestión para responder sobre el rendimiento. Los conceptos fundamentales engloban centrarse en las prioridades, escalar las necesidades, establecer procesos y ser constante. 

3.1.4 Cierre

La fase final del proyecto es el cierre, donde se debe realizar la evaluación de la ejecución, de igual manera el impacto que se obtuvo y las debilidades encontradas durante la ejecución (6). Los resultados que se obtuvieron pueden ser evaluados por el grupo de interés, por el logro de los objetivos planteados y por los productos que se obtuvieron con la aplicación del referente teórico de la disciplina (3).

Existen diferentes indicadores de gestión propios de enfermería:

  • Impacto: Evalúan el alcance del proyecto a largo plazo.
  • Efecto: Evalúan el alcance del proyecto con el cumplimiento del objetivo general.
  • Producto: Evalúan el cumplimiento de cada uno de los objetivos específicos.
  • Proceso: Evalúan las actividades desarrolladas en cada uno de los objetivos.

La mayor parte de las tareas  pueden trabajarse con listas de control al final de cada fase del proyecto. Esto facilita su futuro uso. Su importancia radica en finalizar en tiempo todas las actividades, verificar que todo el trabajo realizado y los entregables (tratamiento de datos) estén correctos. 9  

El cierre de un proyecto es uno de los cinco procesos que componen el ciclo de vida del proyecto. El informe puede incluir: Resumen ejecutivo, evolución del proyecto, logros más importantes, comparativa de lo previsto vs lo real (alcance, calidad, planificación, presupuestos y costes, organización, comunicación, riesgos, sistema sinformátcios e integración), asuntos para análisis más detenido o más profundo y análisis general (objetivo y desapasionado). 

Conclusiones

Es de suma importancia que la disciplina de enfermería tenga herramientas propias para identificar necesidades y la resolución de las mismas, proporcionar las pautas necesarias para dar un giro en la prestación del cuidado de manera dinámica, innovadora, sofisticada, pero sobre todo sistematizada, basándose en evidencia científica que transforme la práctica de enfermería, dejando atrás las actividades rutinarias del cuidado delegado o prescrito por otros profesionales.

El terminar con éxito y a tiempo un proyecto nos da la visión de cómo poder mejorar en el futuro, debido a que aprendimos de la experiencia que nos dejó la realización y gestión del proyecto. 

Se recomienda documentar todo lo que sucede para evitar minimizar una posible amenazan que lleve a un riesgo insalvable.  

Stephen R Covey menciona en las meditaciones para la genta altamente efectiva que  “ la clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades”. 

Bibliografía consultada

  1. Lacono L, Altman A. Las enfermeras como líderes de cambio. Nursing. 2017; 34(2):36-39.
  2. Gido J, Clements J. Administración exitosa de proyectos. 1er ed. México: Thomson; 1999. p. 23-70.
  3. Muñoz L. El marco lógico en la aplicación de las teorías de rango medio. En: Moreno-Fergusson ME, Muñoz L. De la teoría de enfermería a la práctica Experiencias con proyectos de gestión del cuidado. 1er ed. Colombia: Universidad de La Sabana; 2016. p. 29-42.
  4. Novoa-Tamayo A. Plan de marketing para el lanzamiento al mercado farmacéutico ecuatoriano del medicamento antidepresivo Valdoxan de Laboratorios Servier. [Tesis]. Ecuador: Escuela Politécnica del Ejercito; 2009.
  5. Martínez R, Fernández A. Árbol de problema y áreas de intervención. México: COMFAMA/CEPAL; 2008. p. 1-13.
  6. Cobo-Serrano S. Arquero-Avilés R. La gestión de proyectos en las bibliotecas universitarias: percepciones de los profesionales latinoamericanos. Rev. gen. inf. doc. 2017; 27(1): 247-260.
  7. Poblete-Troncoso M, Sanhueza-Alvarado O. Principios bioéticos para la práctica de investigación de enfermería. Rev Enferm IMSS. 2005; 13(3): 161-165.
  8. Díaz Martín A. El arte de dirigir proyectos. ; Alfaomega grupo editor; 2009; p.181-195.
  9. Gregor y M. hornier. Gestión de proyectos; Anaya-multimedia; 2005. P. 381-389.