INTRODUCCIÓN

“ No hay nada más difícil de planear, más dudoso de tener éxito,  ni más peligroso
 de manejar que la creación de un nuevo orden de las cosas… ”
Niccoló  Machiavello. “El Príncipe”

El hombre desde la antigüedad ha sido consciente que para lograr un objetivo se requiere un orden, recursos, coordinación y disciplina. Por lo que la organización siempre se a visto como un conjunto en partes ordenadas para alcanzar un fin determinado. Se encuentra integrada por personas que a su vez se integran en grupos y a la cual se decide pertenecer  si los intereses son compartidos (el equipo de natación, el club de lectura, una asociación, un hospital, un hotel),  por lo que se puede pertenecer a varias sin importar su tamaño.

COMPETENCIA

Explicas la organización a partir de su estudio reflexivo sobre las relaciones lógicas entre la división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación, incluyendo los beneficios en la aplicación de sus técnicas e instrumentos en el contexto del departamento de enfermería.

Reconoces los beneficios  generales de las estructuras organizacionales, entendiendo el supuesto de la existencia de las organizaciones informales internas.

CONTENIDO

3.2 Organización

Considerar la organización como la función para que la empresa logre alcanzar sus metas, define el cómo hacerlo, esto es, la fase preejecutoria, dentro de sus aspectos principales se encuentran la asignación de tareas definidas, de responsabilidades y la actitud de colaboración.  cimientos de las nuevas corrientes del pensamiento administrativo (reingeniería, downsizing, outsourcing, resizing, empowerment, etc).

3.2.1 Generalidades

Recordando a Fayol la organización tiene los principios de: División del trabajo necesaria para la eficiencia, autoridad y responsabilidad; unidad de mando como principio de la autoridad única; Unidad de dirección esto es un jefe y un plan; Centralización referente a la autoridad jerárquica, y jerarquía o cadena escalar una línea de autoridad. Entonces concluimos que para la teoría clásica la organización  se concibe en términos de estructura. Los componentes que implica dió origen a la teoría  del Desarrollo Organizacional desarrollada por el sociólogo  Alemán Max Weber (teoría estructuralista). En cuanto a los teóricos estructuralistas, la estudiaron desde la visión estructura-funcional y medios para conseguir resultados. Buscando la eficiencia establecen normas, principios y comportamientos (racionalización del trabajo humano que dió origen a la burocracia).

Si consideramos la perspectiva administrativa actual, las empresas requieren de la aplicación de técnicas y principios administrativos, lo que fundamenta elementos comunes (personas-relación de trabajo; objetivos-finalidad; estructura jerárquica; cooperación-cumplimiento; ejecución-procesos). Los administradores y/o gerentes son la “cabeza de una organización…es el responsable de su éxito o fracaso” (Ramírez Cardona, 2010).

Dentro de la teoría del desarrollo organizacional se considera que la organización se comporta como un ser vivo en constante evolución y pasa por varias etapas para lograr acoplarse, su finalidad introducir, descubrir y adoptar aquello que pueda llevar al mejoramiento, analiza toda la información obtenida.

En cuanto a la gerencia de procesos, la organización participa con la distribución del trabajo, su énfasis precisamente en la gerencia de procesos fundamentales, aterrizando en definir responsables que a su vez garanticen la coordinación interdepartamental para evitar estancamientos o cuellos de botella. 1

Pasemos a revisar algunos conceptos de los teóricos:

• “Es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados”. Agustín Reyes Ponce (1981)
• “Es el conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una indicación de la autoridad y responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecución de funciones respectivas”. George Terry (1978).
• “Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía y así establecer las relaciones que entre dichas unidades deben existir”. Eugenia Sisto Velasco.
• “Proceso de determinar las actividades y los puestos necesarios en una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad y deberes de cada uno; asignarlos a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemática y efectiva”. Centro Nacional de la productividad de México.
• “Sistema integrado por un conjunto de subsistemas”. Mc Gregor.

Se habla de dos tipos de organizaciones:

• “Organización formal: Determinación de estándares de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a través de normas, directrices y reglamentos  de la organización para el logro de sus objetivos”.  Chiavenato (1991)
• “Organización informal: constituida por las relaciones que los indivi­duos establecen de manera espontánea y libre, congruentes o incongruentes con las tareas formales asignadas a cada uno de ellos”. Ramirez Cardona

Imagen 1. La organización es parte de la estructura de trabajo de la persona.

¿Qué observas en común en los conceptos? 

La estructura dentro de una organización se relaciona con la satisfacción del individuo en su trabajo y responde a las funciones de:

• Suministra métodos para desempeñar funciones, con un esfuerzo mínimo para alcanzar resultados, por lo que evita duplicidad de esfuerzos,  delimita funciones y responsabilidades
• Está diseñada para disminuir las diferencias individuales poniendo por encima los objetivos organizacionales.
• A través de ella se ejerce el poder en la toma de decisiones, buscando la eficacia de las actividades,  reduciendo los costos e incrementando la productividad.
• “Estructura organizacional es la distribución de las personas, en diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones”. Blau, Peter M.

Entonces esta fase podemos afirmar que culmina cuando se cuenta con la estructura que dividirá las tareas y cuando se sabe el cómo se utilizarán los recursos. Las tareas y la relaciones jerárquicas ofrecen la pauta para establecer el control, es así como toda organización cuenta con un organigrama que le garantiza un orden. Una cadena de mando.

“Línea ininterrumpida de autoridad que une a todos los  miembros de la empresa y especifica las relaciones jerárquicas entre ellos” (Richard L  Daft pp.314).2

Principios generales de la organización

• Unidad de dirección: En una estructura eficaz y efectiva cada individuo contribuye al logro de los objetivos
• Eficiencia: Todo perfectamente definido con el mínimo de costos o consecuencias indeseables.
• Jerarquía: Precisión en líneas de autoridad mayor efectividad en comunicación y toma de decisiones.
• Tramo de control: Número de puestos que se coordina. A mayor complejidad, mayor control.
• Unidad de mando: Determina un centro de autoridad, que lleva a un solo superior determinando sentido de lealtad y obligación, evitando confusiones en órdenes emitidas.
• Delegación:  asegurar logros. Igualdad de autoridad y responsabilidad: Autoridad delegada requiere del mismo grado de responsiva.
• Nivel de autoridad: Decisiones al nivel de competencia.
• División del trabajo: Actividades definidas y agrupadas en torno a los objetivos diseñados.
• Equilibrio: Tan explícita que permita señalar los puntos de contingencia compensatorios.
• Flexibilidad: Mecanismos de adaptabilidad a incorporar.
• Liderazgo: Que permita un buen desempeño y desarrollo de potencialidades.

Imagen 2. La organización permite mejorar el desempeño laboral.

Es importante mencionar que la autoridad es un derecho formal por lo tanto legítimo que tiene un gerente para tomar decisiones y asignar recursos, por lo que tiene tres características. De igual importancia se indica la responsabilidad que evidentemente es la obligación de realizar la actividad asignada, implica ética, entrega, empeño y garantía de cumplimiento. Seguidamente el Empowerment es el proceso en donde es transferida la autoridad y responsabilidad a niveles jerárquicos debajo de ella, es delegar, conferir, entregar, depositar, confiar, encomendar, se dice que:  “la autoridad se delega, la responsabilidad se comparte”. Todo esto lleva a lo tan mencionado de la rendición de cuentas en donde se conjunta la responsabilidad y autoridad con sus atribuciones para presentar resultados. Tanto mayor sea el número de niveles la cadena de mando necesitará de tiempo para que la información sea entregada a todos.

Diagrama 1. Características de la autoridad.

De acuerdo con Fayol: “La línea de autoridad o de mando es aquella que va del escalón más alto al más bajo”.  De modo que un ejecutivo sin importar su nivel no puede disociarse de lo que hagan o dejen de hacer sus subordinados, es tan responsable como ellos de los actos ejecutados.

Se torna de vital importancia la comunicación formal que equivale al intercambio de información en razón del puesto que se ocupa, para generar las respuestas requeridas.

En cuanto a la centralización (la autoridad está en la cúspide) y la descentralización ( la autoridad está en ámbitos más bajos), se refiere a la parte de donde provienen las decisiones.  Mientras que la autoridad Staff se concede a un especialista en el campo que se requiere. La departamentalización es otra característica de la estructura en donde se agrupan puestos, la autoridad se vuelve funcional, esto es, se delega a éste el control de procesos relacionados con las actividades que se llevan a cabo en el mismo.

La organización tiene dos grandes dimensiones:

• Material: división de tareas: trabajo, equipo, herramientas, instrumentos administrativos.
• Inmaterial: distribución de autoridad y responsabilidad. (Andrade, 2001, p. 58).

Tipología de la organización

Se hace referencia a los modelos de estructura que se implantan, a fin de lograr la congruencia de esfuerzos para llevar a cabo lo planeado.

La organización tiene un carácter continuo, se encuentra sujeta a cambios (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), es un medio para alcanzar las metas.

La organización informal  se origina ante la necesidad de relacionarse, los nexos llevan a la amistad, compañerismo o solidaridad, por la presencia de intereses comunes, si  embargo puede existir conflicto de intereses y requerir conciliación por los administrativos.

Las organizaciones tienen mayor posibilidad de subsistir cuando su estructura  y funcionamiento cuentan con un autocontrol con mecanismos eficientes y eficaces de retroalimentación, en donde la energía no se desperdicia generando circuitos bidireccionales que mantienen el sistema en funcionamiento. Por ello el diseño de la organización va más allá de solo elaborar mapas, organigramas, o distribuir funciones, requiere de trabajar en relaciones. La creatividad toma relevancia para logarar atender necesidades  y trabajar en las oportunidades que se presentan.  Aunque a menudo el statos quo lleva a la resistencia.

Imagen 3. Una organización en buen funcionamiento se ve reflejado en el servicio y las oportunidades que presentan.

En resumen podemos afirmar que la función de organizar requiere que la estructura refleje objetivos y planes, exprese la autoridad con sus facultades y el ambiente en el que se desarrolla la empresa para que funcione. Lo anterior puede llevar a determinar necesidades futuras.

3.2.2 Herramientas

• Organigramas, cartas gráficas o cuadros de organización:

La estructura organizacional  puede representarse  a través de un organigrama, éste es una representación gráfica de la estructura formal de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría, con sus correspondientes responsabilidades, delimitación de  funciones, relaciones y coordinación entre los diversos puestos.

Tabla 1. Las ventajas y las desventajas de los organigramas.

Es sumamente importante que todos  los  miembros de la empresa entiendan la estructura para que pueda funcionar. Con la planeación previa se limitan errores.  El organigrama y la descripción de los puestos pueden reducir en mucho  los conflictos.

Clasificación:

• Por su naturaleza: Microadministrativos, macroadministrativos y mesoadministrativos.
• Por su finalidad: Analítico, formal, informal, informativo.
• Por su ámbito: Generales y específicos.
• Por su contenido: Integrales; De puestos, plazas y unidades; funcionales
• Por su presentación o disposición gráfica: Vertical, horizontal, mixto, bloques, circular, matricial, escalar,  por oposición de grupo.

Veamos los más comunes:

Tabla 2. En concordancia con el modelo organizacional, la naturaleza, dimensión y giro se estructura el organigrama.

Diseño:

En su proceso de elaboración en necesario distinguir:

• La participación de los niveles superiores que impacta en su autorización.
• Recopilar información real, clasificarla y analizarla para poder proyectarlo.

Las principales fuentes de información son los archivos, las unidades orgánicas que integran la empresa o dependencia (plazas, niveles jerárquicos, puestos, funciones y relaciones que guardan entre sí), además de los empleados.

Es importante conocer la utilización y significado de las figuras, líneas y cómo o cuando se colocan. Considerar los niveles de organización y su respectivo orden, para lograr una correcta  diagramación.

Diagrama 2. Los niveles de organización.

Las líneas. – Son figuras geométricas que representan: orden, relaciones de dirección, asesoramiento, subordinación, apoyo, control y relaciones consultivas que se presentan al interior de la organización.

Tabla 3. Simbología en organigrama.

Te invito a revisar más a profundidad el tema.

Manuales

En esta parte abordaremos las características generales de los manuales, éstos son documentos que facilitan conocer a la organización.

Para la elaboración de cualquier tipo de manual es necesario identificar los documentales  (legales o  normados), los  antecedentes, el personal involucrado (operativo, especializado y directivo), la realidad obtenida por observación directa en las áreas de trabajo y los clientes, usar terminología correcta. Su contenido dependerá  del grado de desarrollo de la unidad, su revisión debe ser periódica para mantenerse vigente. Si la institución lo permite en hojas por separado, para su fácil corrección, sin alterar paginado. Para que cumplan con su función deben ser conocidos por todo el personal (distribuidos en documento y en sesiones).

Es así que tenemos una clasificación de los manuales administrativos, iniciemos por su concepto general:

• “Documento que contiene en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.  Gustavo Quiroga L.
• “Concentración sistemática en un folleto o libro fácil de manejar, de los elementos administrativos propuestos para alcanzar un objetivo”. Balderas
• “Herramientas administrativas para transmitir conocimientos y experiencias, para documentar la tecnología acumulada sobre un tema en específico”. Marianela Armijo

Su función implica el explicar en términos lo más accesible posible el porqué de las decisiones y el cómo se deben aplicar en la práctica, buscando con ello garantizar una conducta uniforme que sirva de parámetro de control, además de orientar al personal en el desempeño de funciones.

Abordaremos los comunes en Enfermería:

Manual de Organización:

• “Expresa la esencia de la organización y su funcionamiento”.  Balderas Pedrero.
• “Muestran la estructura orgánica y funciones de las dependencias, formalizan su organización y asignan responsabilidades”. M Armijo.
• “A través de ellos se conocen los antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras, grados de autoridad y responsabilidad, funciones y actividades de los órganos de una empresa”. G.Quiroga.
• Aquel que expone con detalle la estructura de una organización…explica los grados de autoridad y responsabilidad… funciones y actividades de los órganos de la empresa… canales de comunicación y coordinación.  (Duhalt Krauss).

Por lo que puede haber manuales, generales, específicos y departamentales.

Manual de procedimientos

Permiten  conocer  el funcionamiento interno: tareas, ubicación, requerimientos y responsables de su ejecución. Se integran en forma ordenada, secuencial y detallada  las operaciones que se efectúan, órganos que intervienen y formatos a usar, por lo que establecer formalmente los métodos y técnicas de trabajo en la realización de actividades, precisando responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades. Revisemos algunos conceptos:

• “Contiene la secuencia cronológica de las operaciones  de un trabajo determinado”. Balderas
• “Instrumento de información en el que se consigna en forma metódica, las operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una o varias entidades”. G. Quiroga
• “Describe en secuencia lógica y ordenada las actividades que forman el proceso general de una dependencia, un servicio o sistema”. Marianela Armijo

Se clasifican en: Generales (involucran dos o más unidades orgánicas) y específicos (Se circunscriben a un solo órgano). Para su elaboración es importante agrupar los procedimientos para uniformar y orientar la operación, generalmente se hace necesario el análisis de procesos y elementos de aseguramiento de la calidad en las actividades. Identificar los bienes y servicios resultantes y la satisfacción de necesidades. Conocer las actividades, movimientos, acciones y por último identificar qué y quienes proveen los insumos al proceso.

Para lograr un buen resultado es menester descomponerlo en sus partes:

• Conocer su naturaleza
• Los Objetivos
• Los responsables de la ejecución
• Lugar y tiempo a realizar

¿Qué trabajo se hace, Quién lo hace, Cómo se hace, Cuándo se hace, Por qué se hace?

Descripción  precisa y la posibilidad de mejorarlo.

Manual de Bienvenida

Es un manual considerado múltiple, pues contiene aspectos de la organización y de procedimientos.

Es un instrumento de apoyo dirigido al personal de nuevo ingreso, que le permite conocer información sobre  la organización  y funcionamiento, facilitando  la adaptación, el desarrollo, la identificación y el sentido de pertenencia en el menor tiempo posible y de la mejor manera. Por lo que puede además contribuir a la mejora de la calidad, la concientización de las funciones, responsabilidades y relaciones que implica su nueva situación y contribuir  al logro de la misión y visión.

Es necesario recordar que cada Unidad de salud cuenta con su propia organización, por lo cual es necesario informarse de los contenidos, requisitos y lineamientos para su elaboración y en su defecto sugerir complementos.

Imagen 4.  El manual de bienvenida  ayuda a conocer de forma rápida la organización y funcionalidad del servicio.

Métodos específicos de Trabajo

Algunas Instituciones trabajan en Métodos Específicos de Trabajo conocidos como MET’s. Estos tienen la función de optimizar los recursos disponibles para operar normas y procedimientos autorizados, podemos decir que se adecuan al nivel en que se trabajarán. Esto no implica modificar disposiciones,  objetivos,  políticas,  actividades y formatos establecidos, se respeta además los procedimientos puesto que cuentan con una autorización previa.

En él se describen las actividades específicas que se realizan con los recursos disponibles (incluso pueden ser también las necesidades particulares) de las labores encomendadas, que se desprenden de una norma o de un procedimiento autorizado.

Para su elaboración se requiere conocer y analizar el procedimiento, revisar objetivos y políticas del mismo, las actividades. Con esto se validan las probables adecuaciones con el personal implicado identificando ideas justificada para adecuar el procedimiento. Por último se verifican los formatos. Se integran los resultados con la propuesta para su autorización. En algunos nosocomios no se modifica el manual en sí, sino que se opta por tener  otro documentos donde estos se juntan y solo contiene: hoja de identificación y autorización, objetivo, documentos de referencia, descripción de las actividades, un diagrama de flujo que es opcional.

Ejemplifico:  La NOM-087-ECOL-SSA1-2002, Protección ambiental – Salud ambiental – Residuos peligrosos biológico-infecciosos – Clasificación y especificaciones de manejo. En ningún lado dice que en la clasificación de residuos se debe separar: cartón, papel, vidrio. Sin embargo  hay empresas que lo hacen y no están violentando la norma, solo en su procedimiento de clasificación sustentan el porqué también separan lo anterior. Ellos clasifican los residuos biológico infecciosos de acuerdo a la norma y además lo que consideramos basura común. Para esto también son revisadas las normas que se puedan ver involucradas como sería la NOM-161-SEMARNAT-2011, Que establece los criterios para clasificar a los Residuos de Manejo Especial y determinar cuáles están sujetos a Plan de Manejo; además los criterios ecológicos y de medio ambiente municipales. Lo más importante es no violentar ninguna Ley, norma, decreto, etc.

Programas

Cuando ya existe un claro panorama de las problemáticas a enfrentar, es momento de trabajar en planes y programas. Para ello debe estar identificado las políticas nacionales e internacionales con sus indicadores correspondientes.

La empresa debe definir un responsable para la coordinación, asesoría y apoyo de las actividades con responsabilidades establecidas.

Para  Koontz y Weihrich los programas “Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción”.  Terry y Franklin

Cada programa cuenta con una estructura propia, sin embargo para su elaboración se requiere:

• Identificar y determinar las actividades que comprenderá.
• Debe estar ordenado cronológicamente y con actividades interrelacionadas (cual antes, cual después).
• Asignar a cada actividad una unidad de tiempo y los recursos necesarios para su cumpliento.
• Debe indicar avances.
• Se aplica la división del trabajo definiendo responsabilidades y evitando duplicidad de esfuerzos.
• Se enlaza con un presupuesto y su buen desarrollo permite disminuir tanto costos como tiempos perdidos.
• La aprobación y ejecución debe informarse a los involucrados.
• Deben ser factibles y evitar se contrapongan con otros.
• Se establecen por escrito, de fácil comprensión y precisos.
• Debe ser adaptable a cambios o modificaciones ante situaciones que puedan presentarse.
• Son base del control

Se clasifican en dos grandes rubros:

Como podrás deducir, los programas no se dan en el nivel estratégico, debido a que aquí se establecen los lineamientos generales mas no los específicos.
Otra división de ellos tiene que ver con si son:

• Generales: Los elabora el directivo, lo aplica el operativo, su propósito es lograr los objetivos del plan. general.
• Específicos: Se aplican en procesos de trabajo, su propósito es hacer operativos los planes generales (departamento).

En cuanto al espacio temporal:

• Largo plazo: son distantes (ni mayor  a 6 años ni menos de 4) y distantes o remotos (mayor a 6 años), lo aplica el nivel operativo.
• Corto plazo: Inmediatos (no mayor a 1 año ni menor a 6 meses) y mediatos (no mayor a 2 años ni menor a 1 año).

Los programas son parte  de una estructura compleja , por lo que es necesario que antes de su implementación sean plenamente conocidos por las partes involucradas y aquellas que pueden verse afectadas, no obstante se debe recordar que forman parte de un plan general de la organización.
En su elaboración se trabaja con gráficas de Gantt, diagrama Pert, diagrama de red y cartas descriptivas. Al igual que en otras herramientas su contenido depende de la institución.

En cuanto a los campos de actuación en Instituciones de salud generalmente se dan para la educación sanitaria, pueden estar dirigidos a la población en general o a la población enferma.Hacia adentro de la institución se realizan para implementar para capacitar en procesos y procedimientos o actualizar.

Administración del tiempo

La mejor definición, si bien no la más clara, sigue siendo ”El número, o la medida, del movimiento según antes y después”. Aristóteles

Para él como para la mayoría de los filósofos antiguos y medievales, la palabra movimiento equivalía a cambio (decían que todo lo que cambiaba “se movía” de la potencia al acto, es
decir, de la posibilidad a la realidad).

Diagrama 4. El tiempo como parte de nuestra organización diaria.

El tiempo es una constante. Una medida de intervalos, que se mueve al mismo ritmo. Todos los estudiosos concuerdan en que es un recurso único,  invisible, indispensable, intangible, irremplazable y, por consiguiente, invaluable.

Es una manera de ser y una forma de vivir. De acuerdo con Peter Drucker, la administración del tiempo es importantísima, debe suministrarse adecuadamente o nada que valga la pena será logrado. La gran paradoja es: “Nos parece que no tenemos suficiente tiempo y sin embargo tenemos todo el tiempo que  hay”.

El tiempo es un recurso que fluye y para el administrativo requiere de ser aprovechado a cada segundo para sacar el mejor partido posible al mismo, esto lleva consigo el ser organizado (establecer cronología y prioridad de las actividades a cubrir), distribuirlo suficientemente a cada tarea, contar con alternativas.

Veamos algunos aspectos que implican no aprovechar correctamente el tiempo:

En otras palabras administrar el tiempo implica administrarnos a nosotros mismos, pues de nada sirve el hacer las tareas de forma rápida  si no se hacen de la manera correcta. Generalmente el trabajar bajo presión ocasiona errores, al igual que trabajar más horas son estrategias poco proactivas. Lo realmente importante en la administración del tiempo es hacer que sirva para obtener beneficios.

El tiempo se use o no… desaparece. El tiempo se gasta a razón de 60 minutos por hora sin importar lo que pase.

Te invito a ver el siguiente video en el enlace:

La urgencia es un aspecto que ocasiona desde las malas relaciones interpersonales, errores hasta agravar lo que se intenta resolver. Sin embargo a algunas personas les otorga una sensación de poder. Pero tu tiempo es solamente tuyo y eres la única persona que puede mejorar o empeorar su calidad, te define, por ello  el compromiso de administrarlo es contigo mismo. De la tenacidad y  autodisciplina  se obtiene la voluntad para realizar lo que se debe  antes de lo que en realidad queremos o deseamos hacer.

Veamos la matriz del tiempo:

Diagrama 5. Matriz de tiempo. (Stephen R. Covey, 1994)

Urgente: requiere rápida ejecución o solución.
Importante: permite trascender la realidad actual proyectando hacia el futuro.

Luego entonces:

• Urgente e importante, hazlo ahora  (por ejemplo un problema de salud).
• Importante pero no urgente, puedes planificarlo  (dejarlo para más tarde)
• Urgente pero no importante, quizás lo puedes delegar o buscar una mejor oportunidad para hacerlo
• No es urgente y no es importante. Tiempo fuera, esto es, lo puedes hacer  cuando la circunstancias lo permitan.
• El pasar mucho tiempo en este cuadrante habla de falta de previsión.

Las 5’s

¿Has oído hablar de ellas?, a nivel mundial es considerada como la base para aplicar el “Just in time”, gestión de calidad total y mantenimiento productivo total. Busca la eficiencia en los lugares de trabajo, implementada en Japón durante los años sesentas, buscando incrementar la productividad, la reducción de materiales en proceso, optimizar espacios, evitar posibles accidentes, incrementar la velocidad de mejoras y calidad total, a través del enfoque sistémico y mejoras duraderas en los niveles de organización, limpieza y orden. Se implementó en varias empresas. A partir de los años 90’s se aplica en varios países entre ellos México.

A través de 5 principios se buscan entornos que permitan maximizar recursos, el tiempo y la productividad personal. El número de “S” que se implementan  varía en las empresas. Por lo que en algunas se habla de 9.

Diagrama 6. La 9 «S» que las empresas implementan.

Entonces esta metodología permite la creación de áreas de trabajo más limpias, seguras y visualmente más organizadas. Es una herramienta de calidad que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y limpieza, un ambiente de trabajo agradable y eficiente, con clima de seguridad para realizar eficazmente las actividades diarias.

Para su aplicación se requiere: concientización, establecer metas, seleccionar  acciones prioritarias (proyectos), análisis de la situación actual (los hechos), desarrollo de las acciones correctivas y evaluación (comparación con la situación anterior). Pues la creación de un  entorno productivo es tarea de todos, un requisito en los procesos competitivos y reduce la adicción a la urgencia. Se trata de que todos participen mediante el “aprender haciendo”. El Dr. Kaoru Ishikawa manifestaba que estos procesos de creación de cultura y hábitos buenos en el trabajo, se logran mediante el ejemplo.

Plantilla

Se han realizado diferentes estudios en las instituciones de salud, buscando que la atención de enfermería conlleve un equilibrio entre cuidados de calidad, complejidad de cuidados  y productividad, por lo cual se trabaja con indicadores de horas-enfermero-paciente, para el  cálculo de  recursos humanos necesarios.  En 1997 la Comisión Interinstitucional de Enfermería realiza un análisis de la situación, debido a que en las Instituciones no se han generado cambios ni existe una unificación de criterios para los mismos.  Pues el procedimiento administrativo sólo cuenta con el criterio de número de camas. Es así como elabora una  guía técnica de la Secretaría de Salud para que las instituciones hospitalarias del Sector Salud cuenten con lineamientos para determinar los recursos humanos en enfermería, cuenta con criterios establecidos. Puedes revisar el documento en anexos.

Imagen 7. La complejidad del cuidado requiere recursos humanos acordes a las necesidades de la organización.

El hablar de dotación de recurso humano en enfermería requiere de lo siguiente:

• Cálculo de personal: Es el procedimiento para determinar la cantidad de personal considerando: servicio, Número de camas, preparación académica, turno y nivel jerárquico.

Los factores que influyen son: Índice enfermero-paciente, jornada de trabajo, categoría y porcentaje, porcentaje de ausentismo, disponibilidad de contratación, tipo  y capacidad de hospital, Nivel de atención y programas.

• El balance de descansos facilita el obtener cargas de trabajo equilibradas, por categoría y por turnos.
• La plantilla concentra los datos numéricos del personal calculado como necesario y  autorizado en relación a las cargas de trabajo en base al recurso instalado, agrupándolos por clave del área, categoría y jornada, lo que permite el control en la dotación  facilitando la revisión periódica. Las instituciones pueden mencionarles como: Teórica: Analizar el número de plazas autorizadas por categoría, turno, área de responsabilidad, jornada y tipo de contratación.  Nominal: Permite identificar las plazas normalmente existentes y autorizadas así como sus características y descansos.  Como cuadro de distribución: Muestra la distribución del personal por servicio, No. Camas, turno, categoría y tipo de contratación, Índice enfermero paciente de la unidad. Y una plantilla mínima: usada en casos específicos y que  tiene la distribución del personal por categoría, servicio y turno mínimo necesario para laborar un día.
• Roll: Es un cuadro de distribución por servicio y áreas del mismo. Dependiendo de la institución contiene datos como nombre, categoría, descanso, periodo vacacional, rotación de área y actividad principal en la misma, correspondiente  al personal asignado.

La predicción de necesidades requiere de la planificación de los recursos humanos para poder suministrar el personal adecuado en el momento justo.  Toda organización debe identificar sus necesidades de personal a corto plazo (1 año) y largo plazo (5 años), con lo cual el proceso de planificación se hace necesario.

3.2.3 Departamento de Enfermería

En el periodo neoclásico surge el término departamentalización debido a la división del trabajo. Gulick menciona que es el medio para homogeneizar las tareas y cita que puede ser por objetivos, por procesos, por clientela o por área geográfica. El Departamento de enfermería es considerado el núcleo de un hospital y según Balderas es: ”la estructura orgánica que forma parte de una institución médica, sanitaria o asistencial, que presta un servicio de enfermería eficiente, eficaz y oportuna al paciente, familia y/o comunidad. Es fuente de información y formación de profesionales de las salud y el área donde se integran las acciones del equipo médico que culminan en la proyección de la institución hacia los usuarios”.

También se le considera como la unidad orgánica que ejecuta  acciones y procedimientos de enfermería, otorgando atención integral e individualizada, además de proyectar su labor  a la familia y la comunidad.

A través del tiempo Enfermería ha sido definida como arte, ciencia, técnica, profesión y proceso.

La función cuidar es una actividad indispensable para la sobrevivencia, desde que la humanidad existe, el cuidado ha sido relevante constituyendo una función primordial para promover y desarrollar todas aquellas actividades que hacen vivir a las personas y a los grupos. A través del tiempo, el cuidar se ha convertido en la función exclusiva de un gremio, al cual algunos le llaman oficio y otros, espero la mayoría, le llamamos profesión de enfermería.

La complejidad de cuidados tienen que ver con la clasificación de diagnósticos, la morbilidad, las complicaciones médicas o quirúrgicas como predictor del riesgo de mayor utilización de recursos sanitarios o sociales (complejidad de cuidados) o del riesgo de muerte o secuelas (complejidad clínica o gravedad).

La visualización del cuidado permite dar un enfoque hacia el futuro sobre vigilancia o bienestar de alguien o funcionamiento de alguna cosa.

El objetivos es mejorar la salud, conservarla y prevenir las enfermedades o infecciones.

El departamento de enfermería luego entonces tiene como objetivos:

• Utilizar un método propio que permita tomar  decisiones (valoración diagnóstica y tratamiento de Enfermería).
• Coordinar acciones del equipo de salud.
• Proporcionar educación  para el autocuidado.
• Prestar servicios de calidad con proyección extramuros.
• Mostrar competencias y valores (alto sentido ético y humano).
• Integrarse al equipo multidisciplinario (atender demandas en materia de atención médica con actitud de respeto hacia el ser humano) con conducta profesional basada en principios éticos.

En cuanto a las características el departamento de Enfermería presta servicio las 24hrs todos los días del año. Concentra el mayor volumen de personal del total de la Institución, por lo que absorbe un gran presupuesto e integra las acciones del personal de salud.

Tabla 4. Los sistemas de trabajo en el departamento de enfermería.

Las funciones que se realizan son:

• Administrativas:  Dirigidas al personal, pacientes y servicios.
• Educativas
• Asistenciales
• Investigación

CONCLUSIÓN

En esta segunda etapa del proceso administrativo es importante considerar la estructura organizacional en donde se reflejan actividades, clima, autoridad para cumplir con los objetivos trazados previamente en el plan.

La organización no es estática debe diseñarse para responder en cualquier momento a las necesidades internas y del contexto en el que se desarrolla.

La organización es el proceso de comprometer a las personas en un trabajo conjunto estructurado para conseguir objetivos comunes.  No olvidar en ningún momento las limitaciones y las costumbres de las personas que integran la empresa.

La planificación del tiempo ahorra tiempo.
Se pueden planificar las labores básicas del departamento, entre otras el reclutamiento, la selección y la capacitación, lo cual permitirá alcanzar ventajas como: reducción de costos en las contrataciones, mejorar las bases de datos de personal contratado y de posibles contrataciones, mejorar la utilización del personal y empalmar los objetivos generales de la empresa con los de recursos humanos

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

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• Pollo Cattaneo M. F. (2008). Organigramas. Sistemas y Organizaciones. Universidad Tecnológica Nacional.
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